Je größer die Organisation ist, in der awork zum Einsatz kommt, desto mehr User*innen arbeiten mit dem Tool und desto höher werden die Ansprüche an euren Workspace. Wie können größere Teams mit 50, 100 oder 500+ User*innen ihren Workflow smooth in awork abbilden? Wie strukturiert ihr euren Workspace am besten? Und könnt ihr auch komplexere Projekte in awork managen? Antworten auf diese und weitere Fragen findet ihr hier!

Alle Inhalte im Überblick

  1. Individuelle Workspace-Struktur & Rechte

  2. Projekte, Prozesse & interne Orga in einem Workspace

  3. Akkurate Kapazitätsplanung

  4. Einfacher Überblick mit Ansichten, Filtern & Co.

  5. Vorlagen für wiederkehrende Projekte

  6. Zeiten, Projekte & Aufgaben auswerten

  7. Gastlizenzen für die Zusammenarbeit mit Externen

  8. Praktische Importfunktionen & Integrationen

Individuelle Workspace-Struktur & Rechte

First things first! Bevor ihr awork in eurer Organisation einführt, solltet ihr euren Workspace so konfigurieren, dass er genau zu euren Anforderungen passt. Größere Unternehmen haben häufig eine hierarchische Struktur, die Abteilungen und Standorte voneinander abgrenzt und klare Aufgabenbereiche der einzelnen Teammitglieder festlegt. Diese Hierarchie kann sich auch beim Tool-Einsatz zeigen: Unterschiedliche Teams benötigen verschiedene Zugriffe auf Ressourcen und Projekte innerhalb des Tools.

Mit dem Rechtemanagement in awork könnt ihr euren Workspace individuell anpassen und verschiedene Hierarchielevel und Organisationsstrukturen problemlos abbilden. Diese Cases und viele weitere Möglichkeiten sind in awork darstellbar:

  • Die Geschäftsführung will über alle laufenden Projekte informiert sein, benötigt aber keinen Zugriff auf Aufgaben-Details?

  • Die Teamleitung muss Aufgaben ihres Teams koordinieren und deren zeitliche Verfügbarkeit bearbeiten und auswerten können?

  • Unterschiedliche Teammitglieder müssen in verschiedenen Projekten eingesetzt werden, sollen aber keinen Vollzugriff auf alle Projektdetails, die Zeitauswertung oder Details anderer Mitarbeitenden erhalten?

  • Verschiedene Standorte, Abteilungen oder andere Organisationseinheiten sollen nur ihre eigenen Projekte sehen und bearbeiten können?

  • Freelancer*innen, Kund*innen oder externe Berater*innen arbeiten von Zeit zu Zeit auf einzelnen Projekten mit?

Projekte, Prozesse & interne Orga in einem Workspace

Ganz nach den unterschiedlichen Arbeitsweisen und Vorhaben, die in großen Organisationen und ihren einzelnen Einheiten koexistieren, ist es möglich, eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte in einem einzigen Workspace abzubilden. Aber nicht nur bei der Projektplanung ist awork euer treuer Begleiter, sondern ihr könnt auch verschiedenste Prozesse, Orga-Themen und Workflows im Tool organisieren.

Das kann zum Beispiel Folgendes sein:

  • Die Kreation einer neuen Kampagne,

  • der interne Recruiting-Prozess,

  • die Montage-Schritte in der Werkstatt,

  • das wöchentliche Team-Meeting,

  • oder der nächste Sprint samt Backlog für die Entwicklung der neuen App.

Je nach Arbeitsstil könnt ihr dabei die Aufgaben und ihre Details in Listen, als agiles Board oder als Timeline mit Deadlines und Abhängigkeiten darstellen. Diese Anzeige erfolgt projektindividuell, sodass ihr jederzeit die wichtigsten Informationen auf einen Blick seht – nicenstein!

>> Welche unterschiedlichen Projekte und Anwendungen für Unternehmensbereiche in awork möglich sind und wie du genau diese Projektbeispiele sofort für dich umsetzen kannst, erfährst du im 20+ Projektbeispiele Webinar!

Akkurate Kapazitätsplanung

Gerade in größeren Teams ab 50+ Mitarbeitenden wird die Kapazitätsplanung schnell zur Herausforderung: Mit wachsender Teamgröße verliert die Teamleitung den Überblick über anstehende To-Do´s und Deadlines. Außerdem kann Ungleichgewicht entstehen: Während bei den einen Kapa-Mangel herrscht, fühlen sich andere unterfordert.

Mit awork bringen große Teams Transparenz in ihren Workload. Im Teamplaner erkennt ihr projekt- und userübergreifend die Kapazitäten aller Teammitglieder und könnt die Auslastung entsprechend anpassen. Der integrierbare Kalender sorgt dabei für eine smoothe, verlässliche Planung: Er reduziert automatisch die verfügbare Kapazität von einzelnen Teammitgliedern, wenn neue Projekte, Termine oder Aufgabenblocker eingetragen werden. awork sorgt also auch in größeren Organisationen für eine einfache, verlässliche Team- und Projektplanung.

Keep calm and plan with awork!

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Der neue Planer kombiniert die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender deines Teams. Das Ergebnis: Die akkurateste Workload-Kalkulation aller Zeiten!

Projektüberblick mit Ansichten, Filtern und Co.

Eine typische Herausforderung beim Workmanagement in großen Unternehmen: Da ihr eine Vielzahl an Projekten und Workflows gleichzeitig im Tool abbilden müsst, können die hohe Komplexität und Anzahl an Aufgaben schnell zu großem Durcheinander führen. awork bietet euch verschiedene Möglichkeiten, um auch in umfangreichen Projekten die Übersicht zu behalten.

  • Die Zuordnung von Tags, Tätigkeiten und Projekttypen schafft Auswertungs- und Kategorisierungsmöglichkeiten. Auf den ersten Blick zeigen dir diese Attribute die Projekte und Aufgaben, die für dich relevant sind und machen auch einen stark gefüllten Workspace ordentlich und übersichtlich.

  • Du kannst deine Projekte mittels Aufgabenlisten inhaltlich strukturieren. Das Ein- und Ausklappen der Listen macht auch das parallele Arbeiten an Aufgaben top übersichtlich. Außerdem hilft es dir dabei, den Fokus auf die für dich relevanten Tasks zu lenken.

  • Neben den Aufgabenlisten bieten das Aufgaben-Board und die Timeline weitere Ansichten im Projekt, um Aufgaben entweder nach ihrem Status oder in ihrer zeitlichen Abfolge zu gliedern. Dabei kannst du selbst entscheiden, ob du lieber agil oder nach dem Wasserfallprinzip arbeitest.

Good to know: Wir haben Kunden mit mehreren 100 Mitarbeitenden, die komfortabel und übersichtlich in einem einzigen Workspace arbeiten! Wie z.B. unser Kunde thjnk mit über 500 Mitarbeitenden sein Projektmanagement durch awork aufs nächste Level bringt, erfährst du in unserem Youtube-Video.

Vorlagen für wiederkehrende Projekte

For the joy of work – unser Slogan sagt es: Wir bei awork möchten echte Freude an der Arbeit bereiten und vermeiden, dass ihr durch administrative Tätigkeiten von der Umsetzung eurer Vorhaben abgehalten werdet. Damit ihr eure Projekte noch fixer anlegen könnt, gibt es die Möglichkeit, für häufig vorkommende, identische Projekte oder Aufgabensets simple Vorlagen zu erstellen. Damit spart ihr manuelle Arbeit und habt mehr Zeit für die Umsetzung wichtiger Themen.

Besonders bei größeren Unternehmen mit vielen standardisierten Prozessen und wiederkehrenden Projekten sind diese Vorlagen ein echter Gamechanger. Probiert es einfach mal aus!

Zeiten, Projekte & Aufgaben auswerten

In vielen großen Organisationen müssen während oder nach Beendigung von Projekten auch Auswertungen für das interne oder externe Reporting erstellt werden. Mit awork könnt ihr diese Daten in nur wenigen Klicks zusammenstellen und exportieren.

  • Exportiert eure Aufgaben und Projekte in verschiedenen Ansichten und Formaten, um z.B. den aktuellen Stand eurer Projekte mit dem Team oder Kunden zu besprechen.

Gastlizenzen für die Zusammenarbeit mit Externen

Da große Teams häufig mit externen Partnern zusammenarbeiten, sollen diese Personen auch mit in ihre Projekte eingebunden werden können:

  • Ein*e Freelancer*in arbeitet stundenweise auf einem Projekt mit?

  • Der / die Kund*in möchte einen Überblick über den Fortschritt seines / ihres Projekts behalten?

  • Ihr setzt eine*n externe*n Berater*in in eurem Projekt ein?

Unsere praktische & kostensparende Lösung dafür: Die Gastlizenzen.

Stellt euch eine awork Gastlizenz vor, wie eine normale Lizenz. Ein*e User*in mit der Rolle Gast „verbraucht“ in awork jedoch nur 1/3 der regulären Lizenz. Warum sind die Gastlizenzen so cool für euer Team? Ihr könnt in Echtzeit mit euren Kund*innen oder Freelancer*innen zusammenarbeiten und spart euch zeitfressende Emails. Beide Seiten profitieren von der hohen Transparenz.

Praktische Importfunktionen & Integrationen

Last but not least: Auch für eine smoothe Einbindung von awork in eure bestehenden Tools wird gesorgt. Je größer die Organisation, desto höher ist in der Regel auch die Anzahl verwendeter Programme und Services. Für effizientes Arbeiten ist daher der Datenimport und Export aus awork wichtig. Auch die Arbeit mit Schnittstellen vereinfacht euer Daily Business. Das funktioniert folgendermaßen:

  • Durch Importsheets könnt ihr Daten aus einer zuvor verwendeten Projektmanagement-Software easy-peasy in awork übertragen. Gleiches gilt für die Anlage vieler User*innen. Damit spart ihr Zeit beim Tool-Wechsel und seid schnell startklar!

  • Mit Hilfe von Zapier & Webhooks könnt ihr standardisierte Daten in oder aus anderen Tools verarbeiten.

  • Die awork Integrationsbibliothek ermöglicht euch die unkomplizierte Anbindung verschiedenster Tools. Von Chat-Apps wie Slack oder MS Teams, über Rechnungstools bis zu einer Vielzahl von SSO-Providern – tobt euch mit euren liebsten Integrationen aus und erleichtert damit eure tägliche Arbeit!

  • Last but not least könnt ihr dank unserer offenen API und der zugehörigen Dokumentation fast jedes weitere Tool mit awork integrieren.

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