Nach Erstellung eines neuen Projekts findest du alle Informationen rund um das Projekt unter dem Tab Details in dem Projekt. In den Projektdetails kannst du die meisten Felder bearbeiten, in dem du einfach hineinklickst.

Über den Aktions-Button oben rechts erreichst du weitere Aktionen, wie z. B. das Löschen des Projekts.

Der Name deines Projekts soll dir helfen, es zu identifizieren. Wähle deshalb eine knackige, eindeutige Bezeichnung. Du kannst den Namen einfach direkt inline bearbeiten, wenn du ihn ändern möchtest.

Jedes Projekt hat immer einen aktuellen Status. Dieser wird in den Übersichten angezeigt und spielt eine wichtige Rolle in awork. So werden häufig nur laufende Projekte in Auswahlfeldern oder Übersichten angezeigt. Die verfügbaren Status für dein Projekt kannst du in den Projekteinstellungen festlegen.

Das Projekt-Briefing ist eine Beschreibung des Projekts für deine Projektmitglieder. Es empfiehlt es sich, hier alles Wichtige festzuhalten und auch relevante Links und Dokumente aufzuführen, damit jede*r alles schnell griffbereit hat.

Neben dem Einfügen von Überschriften, Listen, Trennstrichen sowie dem Anhängen und Verlinken von Bildern & Dateien ermöglicht dir die Toolbar des Text-Editors die Textgröße zu ändern, zusätzliche Stile wie fett, kursiv, durchgestrichen, unterstrichen oder Code-Markierung hinzuzufügen und Links zum Text einzugeben.

Für jedes Projekt kann ein kleines Bild hochgeladen werden, damit dein Team es schneller wiedererkennt.

Klicke dazu in den Projektdetails auf das runde Projektbild oder lade ein Bild über das Bearbeitungsfenster (Aktions-Button > Bearbeiten) hoch.

Ist dem Projekt ein Kunde zugewiesen, welcher bereits ein Bild hat, wird dieses standardmäßig ebenfalls für das Projekt angezeigt.

Ist gar kein Bild ausgewählt – weder für Projekt noch für Kunden– wird das Icon des Projekttypen angezeigt.

Tags sind Label, die du nutzen kannst, um deine Projekte zu kategorisieren oder sie für Filter zu verschlagworten. So kannst du einfach nach ihnen suchen, filtern oder erkennst bestimmte Projekte in den Übersichten schneller wieder.

Das Fenster zum Bearbeiten der Tags zeigt dir all die Tags an, die bereits für bestehende Projekte in awork verwendet wurden.

Lerne mehr über Tags in awork.

Ein Projekt kann, muss aber keine Deadline haben. Sie ist jedoch sehr hilfreich in der Kommunikation mit dem Team und für die Aufgabenplanung in der Timeline. Dort wird die Deadline nämlich präsent dargestellt.

Eine Projekt-Deadline hat in awork keine Uhrzeit. Aufgaben haben eine Uhrzeit, jedoch ist die Präzisionsstufe für Projekte aus unserer Erfahrung nicht notwendig.

Das Projekt-Budget ist ein zeitliches Budget, dass für das Projekt geplant werden kann. Es entspricht häufig dem verkauften Kunden-Budget.

Der geplante Aufwand setzt sich aus der Summe aller geplanten Aufwände der Projektaufgaben zusammen. Er kann nicht für das Projekt bearbeitet werden, sondern ist immer die Summe der geplanten Zeiten aller Aufgaben.

Der Fortschritt berechnet sich über die erfasste Zeit und das Budget. Wenn kein Budget hinterlegt wurde, dann berechnet er sich über den geplanten Aufwand. Wenn dieser auch nicht hinterlegt ist, so wird der Fortschritt anhand der abgeschlossenen vs. aller Aufgaben berechnet. Durch ein Klicken auf den Fortschrittswert lässt sich jederzeit zwischen den drei Modi hin- und herschalten.

☝️Hinweis: Wenn ein Admin die Zeiterfassung für alle User*innen deaktiviert hat, dann wird der Fortschritt hier nur anhand der erledigten Aufgaben angezeigt.

Wird der geplante Aufwand einer Projektaufgabe bearbeitet, so taucht in einem kleinen Pop-up das noch offene Projekt-Budget auf. Es setzt sich zusammen aus:

= Budget - erfasste Zeit (nur auf Projekt) - erfasste Zeit (auf abgeschlossene Aufgaben) - geplante Zeit (noch offener Aufgaben)

Unter Erfasst siehst du die erfasste Zeit vs. den geplanten Aufwand, sprich die Summe aller geplanten Aufwände der Projektaufgaben.

☝️Hinweis: Wenn ein Admin die Zeiterfassung für alle User*innen deaktiviert hat, dann wird die erfasste Zeit (blaues Kästchen) nicht angezeigt und vollständig ausgeblendet.

Projekte in awork können Kunden haben, müssen sie aber nicht. Kunden helfen dabei, deine Projekte den echten Auftraggebern zuzuordnen und innerhalb von awork zu kategorisieren und Zeiten bspw. projektübergreifend auszuwerten oder abzurechnen.

Beim Anlegen eines neuen Projekts kannst du immer einen bereits hinterlegten Kunden auswählen, oder einfach schnell einen neuen Kunden anlegen.

Tipp☝️: Wenn du die Kundenlogos sauber pflegst, dann übernehmen deine Projekte mit den Kunden automatisch das Logo und deine Projektübersicht sieht super übersichtlich aus.

Hier gibt’s mehr zu den Kunden in awork.

Das Hinzufügen von Mitgliedern zu deinem Projekt hat zwei Funktionen:

Ein Projekt, auf dem ich Mitglied bin, wird für meinen User als Mein Projekt von awork erkannt und zeigt es mir (wenn laufend) z. B. auf dem Dashboard oder als Vorschlag in der Zeiterfassung an. Ich finde es damit also schnell, weil es meinem User zugeordnet ist.

Bei der Zuordnung eines*einer User*in als Projektmitglied musst du eine Rolle auswählen, die die Rechte des*der User*in auf dem Projekt definiert, sofern diese*r nicht sowieso schon die Rechte hat, alle Projekte sehen und bearbeiten zu dürfen.

Mehr dazu gibt es im Bereich Rechtemanagement.

Jedes Projekt hat genau eine* verantwortlichen User*in. Die Auswahl dessen erfolgt in dem Fenster zum Auswählen der*die User*in mittels der Checkbox zwischen dem User-Namen und der Projektrolle.

Der*die Projektverantwortliche wird in der Projektübersicht mit seinem*ihrem Bild dargestellt und kann sowohl für die Gruppierung der Projekte, als auch in den Filtern verwendet werden.

Eine weitere relevante Rolle spielt der*die Projektverantwortliche bei Aktivierung des Autopiloten. Dabei erhält dieser User gesonderte Mails, die für die Leitung des Projekts bestimmt sind.

Weitere Implikationen hat die Zuordnung nicht.

Das Aktivitäts-Log zeigt alle wichtigen Veränderungen des Projekts in chronologischer Reihenfolge. So kann die Aktivität nachvollzogen werden.

Good to know☝️: Updates zu der Zeiterfassung und zu den Aufgaben werden nur durch die User*innen gesehen, die auch die Berechtigung haben, die Aufgaben bzw. die Zeiten des Projekts zu sehen.

Du kannst in dem Aktivitäts-Log auch Kommentare hinterlassen. Dabei kannst du auch Dateien in den Kommentaren hochladen und andere Benutzer*innen mittels "@" taggen/erwähnen, sodass diese eine explizite Benachrichtigung erhalten, egal ob sie die allgemeinen Benachrichtigungen für das Projekt erhalten oder nicht. Die einzige Voraussetzung hier ist, dass du die Benachrichtigung "Jemand hat dich in einem Kommentar erwähnt." in deinen Profileinstellungen aktiviert hast.

Zudem kannst du die User*innen auch noch mit @Workspace, @Projekt und @"Team" taggen/erwähnen.

@Workspace: Jede*r User*in des Workspaces wird benachrichtigt.

@Projekt: Jede*r User*in, der*die auf das Projekt besetzt ist ODER das Glocken-Icon im Projekt aktiviert hat, wird benachrichtigt.

@"Team" (z. B. @Marketing): Jedes Teammitglied wird benachrichtigt.

Voraussetzungen für das Erhalten von diesen Benachrichtigungen:

In dem Detail Tab des Projekts findest du oben rechts ein Glocken-Icon. Ist es aktiviert, so bedeutet das, dass du automatisch Benachrichtigungen zu Updates über das Projekt erhältst, wenn andere User*innen z. B. den Status ändern oder einen Kommentar hinterlassen.

Für jede*n User*in, der*die auf das Projekt besetzt wird, werden diese Benachrichtigungen aktiviert. Nach Bedarf können diese Benachrichtigungen wieder abgeschaltet werden.

In deinen Profileinstellungen kannst du selbst entscheiden, welche Benachrichtigungen du zu Projekten erhalten möchtest und auf welchem Kanal (bspw. ob auch per E-Mail) du diese erhalten möchtest.