Läuft das Projekt wie geplant?

Sind wir im Zeitplan?

Kommen wir mit den eingeplanten Ressourcen zurecht?

Anstatt sich selbst ständig den Kopf über diese Fragen zu zerbrechen, kann die Beantwortung nun getrost an den Autopiloten abgegeben werden. Solange der Autopilot nicht Alarm schlägt, ist alles in Ordnung. Sollte das Zeitbudget oder eine Deadline nach der anderen überschritten werden, greift der Autopilot ein und informiert mit entsprechenden Mailings.

Der Autopilot in awork besteht aus einer Reihe von smarten Mailings, die den Projektmanager und das Projektteam über den Projektverlauf informiert halten. Dabei unterscheiden sich die Mails, die der*die Projektverantwortliche erhält, von denen, die an das Team verschickt werden. Während das Team hauptsächlich über die eigenen kommenden und dringendsten To-Dos informiert wird, unterstützt der awork Autopilot den*die Projektleiter*in bei seiner*ihrer Hauptaufgabe: dem Projektmanagement.

Autopilot für dein Projekt aktivieren

Wenn du ein neues Projekt erstellst, fragt dich awork ob du den Autopiloten aktiveren möchtest. Dort kannst du ihn einfach von Anfang an aktivieren.

Möchtest du den Autopiloten bei einem bestehenden Projekt aktivieren oder Abschalten, machst du dies in dem Tab Einstellungen in deinem Projekt und dort in der Sektion Autopilot.

Projektmanagement-Modus auswählen

Bereits bei der Aktivierung des Autopiloten musst du dich für den Modus entscheiden, in dem der Autopilot dein Projekt überwacht/managed. Du hast die Optionen zwischen einem agilen oder Wasserfall-Modus.

Agil

Im Autopilot solltest du den agilen Modus für alle Projekte wählen, die keinen festen Zeitplan haben. Bei diesen Projekten orientierst du dich also eher an den Arbeitszeiten, die zur Verfügung stehen, als an fixen Terminen (z.B. Kanban oder Scrum).

Wasserfall

Die Wasserfall-Methode ist wiederum dann am besten geeignet, wenn du Deadlines und feste Verantwortlichkeiten schon ganz genau kennst. Wenn du also mit Meilensteinen und einem Gantt-Chart arbeitest und der zeitliche Faktor sehr wichtig ist, dann ist die Wasserfall-Methode die bessere Wahl.

Wenn der*die Projektverantwortliche andere Mails erhält, als das Projektteam (s.o.), ist es wichtig diese korrekt im Projekt zu hinterlegen

Einstellungen für den Autopiloten ändern

Du kannst die Einstellungen für den Autopiloten eines Projekts auf zwei Wege erreichen:

  1. Wenn du im Projekt unter dem Tab Details oben rechts auf das awork Icon klickst

  2. Wenn du im Projekt unter dem Tab Einstellungen in dem Bereich Autopilot auf Bearbeiten klickst

Es öffnet sich jeweils das Fenster mit den Optionen für den Autopiloten. Hier kannst du ihn jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Außerdem kannst du zwischen dem agilen oder dem Wasserfall-Modus umschalten.

Im unteren Bereich des Fensters kannst du entscheiden, welche Benachrichtigungen vom Autopiloten für die Projektmitglieder ausgelöst werden sollen.

Durch den Autopilot ausgesendete Nachrichten

Projektmitglieder und Projektverantwortliche erhalten unterschiedliche Benachrichtigungen durch den Autopiloten über die Projektdauer hinweg.

Projektverantwortliche erhalten Informationen, die zur Steuerung des Projekts notwendig sind. Normale Projektmitglieder hingegen allgemeine Infos zum Stand des Projekts und anstehender Deadlines.

Nachrichten für Projektverantwortliche

Nachrichten für den Projektverantwortlichen zeigen, abhängig von der Nachricht, die folgenden Informationen:

  • Deadline des Projekts

  • Offene Aufgaben

  • Erfasste Zeit

  • Verbleibender geplanter Aufwand

  • Verbleibendes Budget in Tagen

Diese Informationen werden oberhalb der Hauptnachricht angezeigt.

Für Projektverantwortliche gibt es die folgenden Nachrichten:

Neues Projekt

Wasserfalls-Modus

  • Erinnert den*die Projektverantwortliche*n daran, dass es noch To-Dos zur Planung eines Projekts gibt

  • Wird ausgelöst, wenn nicht alle benötigten Planungsschritte durchgeführt wurden

Agiler-Modus

  • Erinnert den*die Projektverantwortliche*n daran, dass es noch To-Dos zur Planung eines Projekts gibt

  • Wird ausgelöst, wenn nicht alle benötigten Planungsschritte durchgeführt wurden

Projekt gestartet

Wasserfalls-Modus

  • Informiert den*die Projektverantwortliche*n darüber, dass ein Projekt gestartet und das Team gebrieft wurde

  • Wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird.

Agiler-Modus

  • Informiert den Projektverantwortlichen darüber, dass ein Projekt gestartet und das Team gebrieft wurde

  • Wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird.

Projekt noch nicht gestartet

Wasserfalls-Modus

  • Informiert der Projektverantwortlichen, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde.

Agiler-Modus

  • Informiert der Projektverantwortlichen, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde.

Projekt hinter Zeitplan

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben die hinter dem Zeitplan sind

  • Zeigt Aufgaben die bereits starten sollten, aber noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben

Agiler-Modus

  • Zeigt Aufgaben die hinter dem Zeitplan sind

  • Zeigt Aufgaben die bereits starten sollten, aber noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben

  • Für agile Projekte wird ein linearer Burndown aller Aufgaben angenommen. Wenn das Projekt dahinter zurückfällt, wird die Nachricht ausgelöst

Projekt hinter Zeitbudget

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs. erfasste Zeit)

  • Es werden auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt

  • Wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt

Agiler Modus

  • Zeigt Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs. erfasste Zeit)

  • Es werden auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt

  • Wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt

Projekt kurz vor Deadline

Wasserfall-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projekt-Zeitbudget bald erreicht

Wasserfall-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projekt-Deadline überschritten

Wasserfall-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projektzeitbudget überschritten

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden

  • Zeigt überfällige Aufgaben

  • Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projekt abgeschlossen

Wasserfalls-Modus

  • Information, dass ein Projekt in den Status Beendet (grün) gesetzt wurde

Agiler Modus

  • Information, dass ein Projekt in den Status Beendet (grün) gesetzt wurde

Projekt gestoppt

Wasserfalls-Modus

  • Information dass ein Projekt in den Status Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Agiler Modus

  • Information, dass ein Projekt in den Status Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Projekt vernachlässigt

Wasserfalls-Modus

  • Information, dass es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat.

Agiler Modus

  • Information, dass es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat.

Projekt Team

Nachrichten für das Projekt Team zeigen immer folgende Informationen:

  • Deadline des Projekts

  • Offene Aufgaben

  • Verbleibender geplanter Aufwand

Diese Informationen werden oberhalb der Hauptnachricht angezeigt.

Für das Projekt Team gibt es die folgenden Nachrichten:

Neues Projekt gestartet

Wasserfall-Modus

  • Zeigt die nächsten Aufgaben für den User

  • Wird ausgelöst, wenn das Projekt in dem Status Läuft (gelb) gesetzt wird

Agiler Modus

  • Zeigt die wichtigsten Aufgaben (nach geplantem Aufwand) oder die ersten fünf, falls kein Aufwand geplant wurde

  • Wird ausgelöst, wenn das Projekt in dem Status Läuft (gelb) gesetzt wird

Projekt hinter Zeitplan

Wasserfall-Modus

  • Zeigt kritische (überfällige) Aufgaben des Users

Agiler Modus

  • Zeigt kritische (überfällige) Aufgaben des Projekts

Projekt kurz vor Deadline

Wasserfall-Modus

  • Zeigt offene Aufgaben des Users

Agiler Modus

  • Zeigt offene Aufgaben des Projekts

Projekt abgebrochen

Wasserfall-Modus

  • Informiert das Team, dass ein Projekt abgebrochen wurde

  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Agiler Modus

  • Informiert das Team, dass ein Projekt abgebrochen wurde

  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Projekt abgeschlossen

Wasserfall-Modus

  • Informiert das Team, dass ein Projekt abgeschlossen wurde

  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Beendet (grün) gesetzt wurde

Agiler Modus

  • Informiert das Team, dass ein Projekt abgeschlossen wurde

  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Beendet (grün) gesetzt wurde

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