Mit den Automatisierungen kannst du bestimmte Aktionen auf Projektaufgaben ausführen, wenn bestimmte Auslöser eintreten.

Beispiel: "Wenn eine neue Aufgabe in der Liste Neu erstellt wird, weise den*die User*in Julia zu."

Die Automatisierungen kannst du genauso einfach erstellen, weil sie dir immer genau als ganzer Satz angezeigt werden. 🙌

Du kannst die Automatisierung in deinem Projekt in dem Tab Einstellungen > Automatisierungen anlegen und verwalten.

Jedes Projekt kann beliebig viele Automatisierungen haben.

Eine neue Automatisierung einrichten

Öffne dein Projekt und gehe in den Tab Einstellungen > Automatisierungen. Klicke dort auf den grünen Hinzufügen-Button. Es öffnet sich ein Fenster zum Auswählen deines Auslösers.

Jede Automatisierung besteht immer aus genau einem Auslöser und beliebig vielen Aktionen.

Auslöser wählen

Der Auslöser ist das Event, das eintreten muss, damit die Automatisierung startet. Es gibt eine Vielzahl an Auslösern in awork, wie du an der Liste erkennen kannst.

Je nach Auslöser musste noch bestimmte Bedingungen hinzufügen. Das erkennst du über die unterstrichenen Felder in dem Satzbaustein. Klicke auf das Feld um die Bedingung hinzuzufügen.

Aktion festlegen

Im weiten Schritt wählst du aus, welche Aktion(en) ausgelöst werden sollen. Auch hier gibt es eine lange Liste an möglichen Optionen.

Für manche Aktionen ist ebenfalls die Eingabe weiterer Informationen notwendig. Achte wieder auf die unterstrichenen Felder und fülle diese aus.

Du kannst für jede Automatisierung beliebig viele Aktionen hinzufügen.

Klicke anschließend auf Speichern und deine Automatisierung ist angelegt und sofort aktiv.

Projekt-Automatisierungen vs. Aufgaben-Automatisierungen

Automatisierungen können für Projekte und für Aufgaben erstellt werden. Abhängig von dem jeweiligen Auslöser, ist es möglich Projekt- oder Aufgaben Aktionen auszuwählen. Manche Aktionen sind auch für beide Arten von Auslösern verfügbar.

Beispiel: Wenn das Projekt Budget erreicht ist, benachrichtige Julia und setze den Projekt Status auf Blockiert.

☝️Tipp: Projekt-Automatisierungen sind besonders hilfreich, wenn du einen stetigen Überblick aller Projekte benötigst.

Automatisierung in Projektvorlagen

Du kannst deine Automatisierungen bereits in den Projektvorlagen anlegen, so dass sie bei Erstellung eines neuen Projekts mit der Vorlage alle bereits in deinem Projekt auftauchen.

Um eine Automatisierung zu der Projektvorlage hinzuzufügen, gehst du in die Vorlage (Einstellungen > Vorlagen > Projektvorlagen) und klickst bei Automatisierungen auf den grünen Hinzufügen-Button. Die Erstellungen läuft genau so ab, wie oben für das Projekt beschrieben.

In einer Projektvorlage können beliebig viele Automatisierungen vordefiniert werden.

Beachte, dass eine Änderung einer Automatisierung in der Vorlage nicht rückwirkend die Automatisierungen in den Projekten, die mit der Vorlage erstellt wurden, geändert werden. Die Inhalten der Vorlage werden nur bei Projekterstellung einmalig in das Projekt kopiert.

Tipp☝️: Du kannst in deiner Vorlage auch abgeschaltete Automatisierungen anlegen. Diese werden ebenfalls bei neuen Projekten in das Projekt kopiert, sind allerdings nicht aktiv, bis sie im Projekt eingeschaltet werden. So kannst du optionale Automatisierungen vordefinieren, die je nach Geschmack genutzt oder ignoriert werden können.

Automatisierung abschalten statt zu löschen

Du kannst deine Automatisierungen auch einfach abschalten, anstatt sie zu löschen. Das machst du anhand des Switch-Buttons in der Übersicht der Automatisierungen.

Das ist hilfreich, wenn du z.B. einmalig in deinem Projekt aufräumst und bis dahin alle Aktionen unterdrücken willst.

Kann eine Automatisierung eine weitere Automatisierung auslösen?

Nein – dass eine Automatisierung mit einer Aktion eine andere Automatisierung auslöst, wird technisch in awork verhindert, um rekursive Ping-Pong-Effekte zu verhindern. Wenn du mehrere Aktionen durch den selben Auslöser ausführen möchtest, musst du die Aktionen alle in der selben Automatisierung anlegen.

Meine Automatisierung scheint nicht mehr zu laufen. Warum?

Das kann verschiedene Gründe haben. Überprüfe, ob sich deine Automatisierung durch einen Fehler ggf. selbst abgeschaltet hat. Das kann passieren, wenn z.B. eine in der Automatisierung verwendete Aufgabenliste o.Ä. gelöscht wurde.

Gehe in dein Projekt in den Tab Einstellungen > Automatisierungen. Ist dort deine Automatisierung abgeschaltet? Wenn sie sich durch einen Fehler abgeschaltet hat, siehst du ein rotes Ausrufezeichen daneben. Wenn du mit der Maus darüber gehst, siehst du den Grund des automatischen Abschaltens. Korrigiere deine Automatisierung und schalte sie wieder an.

Ich habe einen Fälligkeits-Auslöser. Wann wird dieser ausgelöst?

Wenn du eine Automatisierung mit einem Fälligkeits-Auslöser baust (z.B. "Wenn Aufgabe fällig ist..."), dann werden die Aktionen bei Eintreten des Datums morgens (CEST) ausgelöst.

War diese Antwort hilfreich für dich?