Eine*n neue*n User*in einladen
Es gibt drei Wege, um das Fenster zum Einladen neuer User*innen in awork zu öffnen:
Gehe im Menü auf User und klicken auf den Button User einladen.
Gehe im Menü neben User auf das Icon mit dem Plus User einladen.
Öffne das Popup zum Zuweisen eines*einer User*in zu einer Aufgabe und wähle dort Einladen per E-Mail
Zum Einladen eines*einer neuen User*in musst du ausreichend User*innen in deinem Plan gebucht haben. Lerne mehr über das Zu- oder Abbuchen von User*innen. In dem Fenster wird dir angezeigt, wie viele User*innen du noch einladen kannst. Innerhalb deiner kostenlosen 14-Tage Trial kannst du beliebig viele User*innen einladen.
☝️ Wichtig: Nur Admins können neue User*innen einladen, da je nach Lizenzzahl neue Lizenzen gebucht und Rechte vergeben werden müssen.
Gebe die E-Mail-Adresse für den*die einzuladenden User*in in das entsprechende Feld ein. awork versucht, den Namen aus der E-Mail-Adresse zu erkennen. Gebe den Namen sonst händisch ein, falls awork falsch liegt.
Du musst noch eine Berechtigungsrolle auswählen, die der User haben soll.
Sind Teams in deinem awork aktiv, so kannst du hier auch schon auswählen, zu welchem Team der*die User*in gehören soll. Nachdem der*die User*in eingeladen ist, kannst du weitere Teams zuweisen.
Du kannst mehrere Zeilen und damit Einladungen gleichzeitig absenden, um die Einladung zu verschicken.
Direkt nach dem Einladen ist der*die neue User*in in awork verfügbar und du kannst ihn*sie bearbeiten, auf Projekte besetzen und Aufgaben zuweisen. Der*die eingeladene User*in erhält eine E-Mail mit einem Link zu awork und zum Annehmen der Einladung sowie zum Festlegen eines Passworts.
Viele User auf einmal einladen
Über den Button User importieren unten links in dem Einladungsfenster kannst du das Einladungsfenster automatisch mit einer großen Anzahl an User-Einladungen ausfüllen, in dem du eine Excel-Tabelle mit E-Mail-Adressen, Namen und optional dem Geschlecht sowie dem Namen der Berechtigungsrolle hochlädst.
Wer kann neue User*innen einladen?
Da man beim Einladen von neuen User*innen die Berechtigungsrollen vergeben kann, ist es nur User*innen mit der Berechtigungsrolle Admin erlaubt, neue User*innen einzuladen.
Muss ich eine Rolle auswählen?
Ja, es muss immer eine Berechtigungsrolle ausgewählt werden, da sonst nicht klar ist, was der*die User*in beim ersten Anmelden sehen darf.
Kann ich eine Einladung erneut versenden?
Solange der*die User*in den Status Eingeladen hat, hat er*sie die Einladung noch nicht angenommen und noch keinen Account vervollständigt.
Innerhalb dieses Status kannst über den Aktions-Button rechts in der User-Übersicht oder den User-Details, die Einladung erneut versenden.
Die Einladung ist abgelaufen, was kann ich tun?
Sollte der Link zum erstmaligen Anmelden in der Einladung nicht mehr funktionieren, sende die Einladung einfach erneut (siehe oben).