Die Zeiterfassungs-Einstellungen sind grundsätzlich nur im Business Plan verfügbar. Wenn du dich im Basic Plan befindest, dann werden die Zeiterfassungs-Einstellungen zurückgesetzt und lassen sich nicht anpassen, siehe hier.

Die Einstellungen zur Zeiterfassung ermöglichen es dir, festzulegen, ob und für welche Projekte oder Zeiträume Zeiten erfasst und bearbeitet werden dürfen.

Du findest die Einstellungsmöglichkeiten unter Einstellungen > Allgemeines > Zeiterfassungs-Einstellungen.

☝️Hinweis: User*innen der Admin-Gruppe sind von den Einstellungen nicht betroffen und können Zeiten jederzeit bearbeiten, anlegen oder löschen. So können trotzdem Korrekturen auf abgeschlossene Projekte vorgenommen werden, ohne dass die Einstellungen aufgehoben werden müssen. Ausnahme hier ist das Deaktivieren der Zeiterfassung, diese Einstellung gilt auch für alle Admins.

Im Enterprise Plan haben Admins die Möglichkeit, die Zeiterfassung für alle User*innen zu deaktivieren. Wenn diese Einstellung aktiv ist, können alle User*innen grundsätzlich keine Zeiten mehr erfassen.

Wenn diese Einstellung aktiv ist, kann auf abgeschlossene Projekte keine Zeit mehr erfasst werden und die Zeiten auf diesen Projekten lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Diese Einstellung verhindert das Erfassen von Zeiten, die weiter in der Zukunft liegen als heute.

Hier kannst du die Erfassung und Bearbeitung von Zeiten nur für eine gewisse Anzahl an Tagen in die Vergangenheit erlauben. Der entsprechende Wert wird in Tagen angegeben.

0 Tage bedeutet, dass Zeiten nur für heute erfasst werden dürfen. Zeiten, die vor diesem Zeitraum liegen, können nicht mehr bearbeiten werden. Ist das Feld leer, dürfen Zeiten beliebig in der Vergangenheit angelegt und bearbeitet dürfen, sofern sie nicht durch eine der anderen Einstellungen eingeschränkt sind.

☝️Hinweis: Der Wert Abgerechnet lässt sich auch trotz der Einschränkung bearbeiten, sodass Zeiten auch nach dem Projektabschluss abgerechnet werden können und der entsprechende Status gesetzt wird.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht vor, dass pro Tag maximal 10 Stunden gearbeitet werden darf:

Arbeitszeitgesetz ArbZG, § 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer.

Die Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer darf acht Stunden je Arbeitstag nicht überschreiten.

Sie darf nur dann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen ein Durchschnitt von acht Stunden pro Arbeitstag nicht überschritten wird.

Möchtest du deshalb die Zeiterfassung in deinem awork Workspace auf 10h pro Tag limitieren, um deine Mitarbeiter*innen daran zu erinnern oder einfach deine Daten über Zeiterfassung "sauber" zu halten, so kannst du diese Einstellung aktivieren.

Ist diese Einstellung aktiv, so wirkt sich unmittelbar auf alle Möglichkeiten des Anlegens oder Bearbeiten von Zeiten aus:

Bereits erfasste Zeiten sind davon nur bei einer Bearbeitung betroffen.

☝️Hinweis: Wie am Anfang des Artikels bereits erwähnt, können User*innen der Admin-Gruppe trotzdem weiterhin Zeiten über 10h anlegen und bearbeiten, weil sie von dieser Einschränkung nicht betroffen sind.

Möchtest du, dass in deinem Workspace ausschließlich Zeiten erfasst werden, die auch einem Projekt zugeordnet sind, so kannst du das mit dieser Einstellung erzwingen. Für alle User und Userinnen, die nicht in der Admin-Rolle sind, wird das Feld Projekt zum Pflichtfeld beim Anlegen oder Bearbeiten von Zeiten.

Ist die Einstellung aktiv, so wirkt sich das auch auf die Stoppuhr aus. Erst sobald das Projekt ausgewählt wurde, startet der Timer.

Das Erfassen von Zeiten auf private Aufgaben wird damit ebenfalls nicht mehr möglich sein.