Mit den Projektvorlagen awork kannst du Projekte vorkonfigurieren, so dass sie bestimmte Workflows abbilden oder schon ein standardisiertes Set an Aufgaben beinhalten. Das ist sehr praktisch bei häufiger wiederkehrenden Arten von Projekten.

Vorlage und Projekt sind nicht fest verknüpft

Bei der Erstellung eines Projekts mit einer Vorlage werden alle in der Vorlage vorkonfigurierten Daten in das Projekt nur kopiert. In dem Projekt können danach alle Daten bearbeitet oder gelöscht werden, ohne dass das Auswirkungen auf die Vorlage hat.

Gleiches gilt auch für Änderungen in der Vorlage. Wird die Vorlage geändert, so hat das keine Auswirkungen auf die Projekte, die bereits aus der Vorlage erstellt wurden. Die einzige Ausnahme sind Automatisierungen. Wird daran eine Änderung vorgenommen, fragt awork anschließend, ob diese in bestehenden Projekten übernommen werden soll.

Was beinhaltet eine Vorlage alles?

Eine Vorlage selbst hat einen Namen und kann ein Bild haben. Das Bild wird bei der Auswahl einer Vorlage bei Projekterstellung angezeigt und dient dem Wiedererkennen.

Beschreibung

Hier kannst du eine Standard-Beschreibung für das Projekt definieren. Bei Anlage eines neuen Projekts wird der Beschreibungstext aus der Vorlage immer zu dem Text aus dem Projektfenster ergänz.

Tags

Weise hier bereits Tags hinzu, die deine Projekte haben sollen, die mittels dieser Vorlage erstellt werden.

Projekteinstellungen

Du kannst in der Vorlage bereits definieren, ob das Projekt dieser Vorlage standardmäßig abrechenbar ist für die erfassten Zeiten. Die Option Auto macht den Wert davon abhängig, ob bei der Projekterstellung ein Kunde ausgewählt wurde oder nicht. Wenn ein Kunde auswählt wurde, wird das Projekt auf abrechenbar gesetzt.

Des Weiteren kannst du definieren, in welche Aufgabenliste (die auch in der Vorlage definiert sein muss), Aufgabe erstellt werden sollen, die vie E-Mail erstellt werden können.

Es handelt sich hier um Einstellungen die in dem Projekt in dem Tab Einstellungen angepasst werden können.

Projektstatus

Die Projektstatus definieren den Workflow deines Projekts.

Die unterschiedlichen Statustypen haben in awork Auswirkungen auf die Sichtbarkeit des Projekts. Es ist deshalb notwendig immer mindestens einen gelben (laufendes Projekt) und einen grünen Status (abgeschlossenes Projekt) zu haben.

Du kannst die Anzeigereihenfolge der Status einfach per Drag & Drop anpassen.

Aufgabenstatus

Die Aufgabenstatus definieren den Workflow der Aufgaben innerhalb des Projekts. Sie stellen gleichzeitig die Spalten in der Board-Ansicht des Projekts dar.

Du kannst die Anzeigereihenfolge der Status einfach per Drag & Drop anpassen.

Automatisierungen

Erstelle hier Automatisierungen für deinen Projekt-Workflow.

Wurden bereits Projekte mit dieser Vorlage angelegt, so wirst du beim Bearbeiten der Automatisierungen von awork gefragt, ob die laufenden Projekte die Änderungen übernehmen sollen. Der Schritt kann aber auch übersprungen werden.

☝️ Tipp: Du kannst eine Automatisierung auch deaktiviert in der Vorlage erstellen und dann können die Projektverantwortlichen selbst für jedes Projekt entscheiden, ob sie die Automatisierung nutzen wollen oder nicht.

Aufgabenlisten & Aufgaben

Definiere hier Aufgabenlisten und Aufgaben vor, die bei Erstellung eines Projekts mit dieser Vorlage von Anfang an im Projekt auftauchen.

Du kannst die Aufgaben und Listen per Drag & Drop in der Reihenfolge anpassen.

Die Aufgaben ein paar relative Felder, wie z.B. die Deadline. Mehr dazu in dem Artikel zu den Aufgabenvorlagen.

Eine neue Vorlage anlegen

Um eine Neue Vorlage anzulegen, navigiere zu Einstellungen > Vorlagen. Der obere Bereich ist der Bereich Vorlagen für Projekte. Über den grünen Hinzufügen-Button kannst du eine neue Vorlage anlegen.

Gebe der Vorlage dazu einen Namen und optional ein Bild mit Wiedererkennungspotenzial.

Anschließen wird du in die Details der Vorlage weitergeleitet. Die Vorlage beinhaltet bereits ein minimales Set an Einstellungen, die notwendig sind um damit sinnvolle Projekte zu erzeugen.

Du kannst die Vorlage nun nach deinem Bedarf befüllen.

Ein bestehendes Projekt in eine Vorlage umwandeln

Es ist auch möglich aus einem bestehenden Projekt in eine Projektvorlage zu erstellen. Wähle dafür im Projekt bearbeiten Menü den Punkt "Vorlage erstellen" aus.

Nun kannst du der Vorlage nicht nur ein Bild und einen Namen geben, sondern auch anpassen, welche Projekt Elemente in deine Vorlage übernommen werden sollen. Automatisch sind alle Elemente ausgewählt. Möchtest du z.B. die Automatisierungen nicht mit in deine Vorlage übernehmen, entferne einfach das Häkchen der Checkbox und klicke auf "Speichern".

Vorlagen Verwalten

In dem Bereich Einstellungen > Vorlagen findest du oben Vorlagen für Projekte. Hier werden alle in deinem awork hinterlegten Vorlagen angezeigt.

Über den Aktions-Button kannst du Vorlagen duplizieren, löschen oder den Namen und das Bild anpassen.

Um den Inhalt den Vorlage zu bearbeiten, klicke auf eine Vorlage in der Liste um in die Vorlagendetails zu gelangen. Hier kannst du alle Details der Vorlage anpassen.

Ein separates Speichern der gesamten Vorlage ist nicht notwendig. Änderungen werden sofort mit der Bestätigung übernommen.

Ein Projekt mit Vorlage erstellen

Um ein Projekt mit einer Vorlage zu erstellen, musst du lediglich bei der Erstellung eines neuen Projekts die entsprechende Vorlage auswählen.

Sind Vorlagen in deinem awork konfiguriert, so erscheint das Fenster mit der Auswahl der Vorlagen, nach dem Fenster zur Eingabe aller Projektinformationen.

Hier kannst du durch ein Klick auf eine Vorlage diese zur Erstellung des Projekts nutzen, oder durch ein Klick auf den Button Überspringen ein leeres Projekt ohne Nutzung einer Vorlage verwenden.

Vorschau von Projektvorlagen

Durch einen Klick auf das Augen-Icon bei der Auswahl der Projektvorlagen, kann du dir eine Vorschau der Vorlage anschauen. Hier siehst du welche Einstellungen und Inhalte die Vorlage auf dein Projekt anwenden wird.

Vorgefertigte Vorlagen

Wir bieten Ihnen eine Reihe von vorgefertigten Projektvorlagen für einen einfachen Start in awork. Probieren Sie sie aus, sie sind wirklich toll! Hier finden Sie weitere Informationen zu den Vorlagen.

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