Die Workload-Berechnung in awork ist die akkurateste Berechnung, die du aktuell in einem Work-Management-Tool finden kannst, da sie Planung, dein Projekt-Management sowie die Kalender berücksichtigt. 🙌
Klar gibt es immer Spezialfälle und Sonderregeln, die hier und da noch nicht abgedeckt sind, aber wir arbeiten gezielt daran, die Planung nach und nach zu verbessern.
Die 10 Grundsätze der Workload-Berechnung
1. Nur die Zukunft
Die Workload-Ansicht betrachtet nur heute und die Zukunft.
Die Vergangenheit kann durch abgeschlossene Aufgaben und Projekte sowie das in-die-Zukunft schieben von verbleibenden Planaufwand nicht dargestellt werden.
2. Verschachtelte Planungslevel
Es gibt zwei Planungslevel:
Aufgaben und Buchungen in der Timeline (grob)
Aufgaben im Kalender (fein).
Diese Planungslevel sind verschachtelt und lassen sich somit super zusammen verwenden, ohne dass es zu einer Doppelverglasung kommt.
Das bedeutet konkret: Wenn ein User mit 6h auf eine Aufgabe besetzt ist und diese Aufgabe 3h im Kalender eingetragen ist, so werden trotzdem insgesamt nur 6h in der Workload verzeichnet.
3. Kalender zählt immer
Alles was im Kalender steht (Termine & Aufgaben im Kalender), wird direkt als Workload betrachtet.
4. Gleichmäßige Verteilung
Der geplante Aufwand von Buchungen und Aufgaben wird gleichmäßig über die verfügbaren Tage verteilt, über deren Zeitbereich sie sich erstrecken.
Bei variierender, verfügbarer Kapazität an unterschiedlichen Wochentagen, passt sich die gleichmäßige Verteilung entsprechend anteilig an.
Aufgaben im Kalender betreffen nur den Tag, an dem sie beginnen (Startzeit).
Aufgaben, die keinen Zeitbereich haben (Start- & Endzeit), haben keine direkte Auswirkungen auf den Workload.
5. Workload reduziert sich nicht von alleine (Aufgaben)
Der Workload einer Aufgaben (nicht von Buchungen!) wird in die Zukunft geschoben, wenn Start- und Enddatum um heute herum lieget. Der geplante Aufwand verschwindet nicht allein dadurch, dass Zeit vergeht (siehe folgende Punkte).
Für Buchungen gilt das jedoch nicht. Diese verbleiben an den Tagen, auch wenn diese in der Vergangenheit liegen.
6. Zeiterfassung wird abgezogen
Um den Fortschritt einer Aufgabe genau darzustellen, wird der gleichmäßig verteilte Workload um die erfasste Zeit reduziert. Um ein doppeltes Abziehen durch eventuell vorhandene Aufgaben im Kalender zu vermeiden (die ebenfalls abgezogen werden), werden Kalendereinträge der Vergangenheit ignoriert und nur die tatsächlich erfasste Zeit abgezogen.
7. Abgeschlossene Aufgaben & Projekte
Abgeschlossene Projekte setzen die Workload durch Aufgaben und Buchungen auf 0. Das gleiche gilt für abgeschlossene Aufgaben. Ihre Auswirkung auf die Workload ist ebenfalls immer 0. Noch nicht gestartete Projekte und deren Aufgaben dagegen schon (da es Sinn ergibt, sie bereits zur Planung heranzuziehen).
8. Planaufwand wird gleichmäßig auf Bearbeiter*innen verteilt
Wenn mehrere User*innen einer Aufgabe zugewiesen sind, wird die restliche Arbeitslast (wenn Aufgaben im Kalender, erfasste Zeit usw. bereits abgezogen sind) gleichmäßig auf alle verteilt.
9. Abwesenheiten reduzieren verfügbare Tage
Eine Abwesenheit entfernt die verfügbaren Arbeitstage (nur volle Tage). Diese Tage werden bei der Verteilung des geplanten Aufwands von Projekten und Aufgaben ausgespart, ähnlich wie bei Wochenenden. Termine und Aufgaben im Kalender, die an abwesenden Tagen liegen, werden jedoch auch an diesen Tagen als Workload-Belegung angezeigt.
Halbtägige Abwesenheiten reduzieren die Workload an dem jeweiligen Tag um die Hälfte.
10. Parallele Kalendereinträge werden nicht doppelt gezählt
Wenn mehrere Termine und/oder Aufgaben im Kalender parallel liegen, also die Uhrzeiten sich überschneiden, dann werden nur die abgedeckten Stunden an diesem Tag als Workload berechnet.