Die Workload-Berechnung in awork ist die akkurateste Berechnung, die du aktuell in einem Work-Management-Tool finden kannst. 🙌

Klar gibt es immer Spezialfälle und Sonderregeln, die auch wir noch nicht abdecken, aber wir arbeiten gezielt daran, die Planung nach und nach zu verbessern.

Die 10 Grundsätze der Workload-Berechnung

1. Nur die Zukunft

Die Workload-Ansicht betrachtet nur heute und die Zukunft.

Die Vergangenheit wird durch abgeschlossene Aufgaben und Projekte verfälscht.

2. Verschachtelte Planungslevel

Es gibt drei Planungslevel: Projekte (grob), Aufgaben in Timeline (mittel), Aufgaben im Kalender (fein).

Diese Planungslevel sind von grob nach fein verschachtelt und lassen sich somit super zusammen verwenden, ohne dass es zu einer Doppelverglasung kommt.

Das bedeutet konkret: Wenn ein User mit 10h auf ein Projekt besetzt ist und mit 5h auf einer Aufgabe des Projekts, so sind gesamt nur 10h besetzt. 5h verteilt auf die Aufgabe und die restlichen 5h auf das Projekt.

3. Kalender zählt immer

Alles was im Kalender steht (Termine & Aufgaben im Kalender), wird direkt als Workload betrachtet.

4. Gleichmäßige Verteilung

Der geplante Aufwand von Projekten und Aufgaben wird gleichmäßig über die verfügbaren Tage verteilt, über deren Zeitbereich sie sich erstrecken.

Aufgaben im Kalender betreffen nur den Tag, an dem sie beginnen (Startzeit).

Projekte und Aufgaben, die keinen Zeitbereich haben (Start- & Endzeit), haben keine direkte Auswirkungen auf den Workload. Aufgaben mit Planaufwand und ohne Zeitbereich können jedoch den restlichen Workload eines Projekts reduzieren.

5. Workload reduziert sich nicht von alleine

Der Workload einer Aufgabe oder eines Projekts wird in die Zukunft geschoben, wenn Start- und Enddatum um heute herum liegen und die Zeit fortschreitet. Der geplante Aufwand verschwindet nicht allein dadurch, dass Zeit vergeht (siehe folgende Punkte).

6. Zeiterfassung wird abgezogen

Um den Fortschritt eines Projekts oder einer Aufgabe genau darzustellen, wird der gleichmäßig verteilte Workload (durch Aufgaben oder Projekte) um die erfasste Zeit reduziert. Um ein doppeltes Abziehen durch eventuell vorhandene Aufgaben im Kalender zu vermeiden (die ebenfalls abgezogen werden), werden Kalendereinträge der Vergangenheit ignoriert und nur die tatsächlich erfasste Zeit abgezogen.

7. Abgeschlossene Aufgaben & Projekte

Abgeschlossene Aufgaben und Projekte wirken sich nicht auf den Workload aus, noch nicht gestartete Projekte und die Aufgaben von noch nicht gestarteten Projekten dagegen schon (da es Sinn ergibt, sie bereits zur Planung heranzuziehen). Die Zeit, um die eine abgeschlossene Aufgabe den Restwert des Projektes reduziert (Regel Nr. 2) ist, sofern vorhanden, die auf diese Aufgabe erfasste Zeit. Wenn keine Zeit auf diese Aufgabe erfasst wurde, so wird der Restwert des Projektes um den höheren Wert aus geplantem Aufwand und Summe der im Kalender eingeplanten Aufgabenslots reduziert.

8. Planaufwand wird gleichmäßig auf Bearbeiter*innen verteilt

Wenn mehrere User*innen einer Aufgabe zugewiesen sind, wird die restliche Arbeitslast (wenn Aufgaben im Kalender, erfasste Zeit usw. bereits abgezogen sind) gleichmäßig auf alle verteilt.

9. Abwesenheiten reduzieren verfügbare Tage

Eine Abwesenheit entfernt die verfügbaren Arbeitstage (nur volle Tage). Diese Tage werden bei der Verteilung des geplanten Aufwands von Projekten und Aufgaben ausgespart, ähnlich wie bei Wochenenden. Termine und Aufgaben im Kalender, die an abwesenden Tagen liegen, werden jedoch auch an diesen Tagen als Workload-Belegung angezeigt.

10. Parallele Kalendereinträge werden nicht doppelt gezählt

Wenn mehrere Termine und/oder Aufgaben im Kalender parallel liegen, also die Uhrzeiten sich überschneiden, dann werden nur die abgedeckten Stunden an diesem Tag als Workload berechnet.

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