Herzstück des awork Planers sind neben der Workload-Übersicht auch die zwei Ansichten zum Einplanen von Aufgaben: die Timeline- und die Kalender-Ansicht. Wer bearbeitet die Aufgabe und wann?

User*innen zum Planen anzeigen

Welche User*innen zum Planen angezeigt werden, kannst du einfach selbst wählen. Dabei stehen dir verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die du beliebig kombinieren kannst.

  1. Wähle einzelne User*innen aus

  2. Wähle alle User*innen eines Teams aus

  3. Wähle alle User*innen die Teil eines Projekts

Den Button zum Auswählen oder Ändern deiner Selektion findest du ganz unten in der Liste der User*innen.

Aufgaben zum Planen anzeigen

Welche Aufgaben dir zum Planen angezeigt werden, kannst du ebenfalls einfach auswählen. Dazu stehen dir folgende Möglichkeiten zu Verfügung:

  1. Wähle einen zuvor von dir erstellten Aufgabenfilter

  2. Wähle ein Projekt, um nur die Aufgaben für dieses Projekts zu sehen

  3. Wähle ein Team, um alle Aufgaben der Projekte des Teams zu sehen

  4. Wähle einen Kunden, um alle Aufgaben der nicht abgeschlossenen Projekte des Kunden zu sehen

Abgeschlossene Aufgaben

Abgeschlossene Aufgaben sind initial ausgeblendet, da sie meist nicht mehr eingeplant werden müssen. Über das Icon mit den zwei Checkmarks kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen lassen.

Bereits eingeplante Aufgaben

Bereits eingeplante Aufgaben werden automatisch in der Liste ausgeblendet. Über das Icon mit der Checkbox in dem Kalender kannst du dir die ausgeblendeten (bereits eingeplanten) Aufgaben in der Liste wieder anzeigen lassen. Du erkennst sie an der lila Checkbox in der Liste.

Die Aufgaben-Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen

Die Liste der Aufgaben lässt sich über die Icons oberhalb der Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen.

Gibt es auch eine Planer-Ansicht im Projekt?

Da das ganze auch projektübergreifend erfolgen kann, gibt es keine eigene Planer-Ansicht innerhalb eines Projekts. Es gibt jedoch den Button In Planer anzeigen oben rechts in den Projektaufgaben, mit der du direkt in den Planer springen kannst. Das Projekt sowie die Projektmitglieder*innen sind dann vorausgewählt.

Die Timeline-Ansicht

In der Timeline-Ansicht siehst du neben den Aufgaben auch die eingeplanten Projekte. Damit eine Aufgabe oder ein Projekt in der Timeline auftaucht, müssen Start- sowie End-Datum gesetzt sein, sowie jeweilige User*innen darauf besetzt sein.

Projekte oder Aufgaben ausblenden und anzeigen

Über das Zahnrad-Icon oben rechts kannst du die Ansicht für dich anpassen. So kannst du beispielsweise Projekte oder Aufgaben ausblenden, oder nur die Elemente anzeigen lassen, die auch eine Auswirkung auf den Workload haben.

Aufgaben einplanen, ausplanen oder verschieben

Eine Aufgabe gilt als dann eingeplant, wenn sie mindestens einem*r User*in zugewiesen ist sowie über ein Start- und Enddatum verfügt. Du kannst eine Aufgabe einfach durch Drag & Drop in die Timeline einplanen und zuweisen.

Durch das länger oder kürzer ziehen oder verschieben kannst du den geplanten Zeitbereich der Aufgabe verändern.

Um eine Aufgabe wieder auszuplanen, klicke einmal auf die Aufgabe, um sie zu öffnen, und entferne dann Start- & Enddatum.

Projekte ein- oder umplanen

Um Projekte einzuplanen, schau mal in diesem Artikel vorbei. Ist ein Projekt sichtbar in der Timeline, kannst du es auch umplanen, ohne in die Projektdetails zu springen. Klicke dazu auf den Aktions-Button (die drei Punkte) am Ende des Projekts in der Timeline. Klicke auf Plane Zeit & Aufwand und es öffnet sich das Fenster zum Festlegen der Planwerte für die User*innen sowie der Zeitbereich des Projekts.

☝️ Hinweis: Denke daran: Wenn du den Zeitbereich des Projekts anpasst, gilt das für alle User*innen des Projekts.

Die Kalender-Ansicht

Aufgaben einplanen, ausplanen oder verschieben

Die Aufgaben kannst durch Drag & Drop in den Kalender ziehen und somit einplanen. Im Kalender kannst du die Aufgaben dann verschieben, verkleinern, vergrößern, duplizieren oder wieder aus dem Kalender entfernen.

Eingeplante Aufgaben, die keinen geplanten Aufwand haben, verschwinden automatisch aus der Liste (siehe nächster Abschnitt). Aufgaben, die einen geplanten haben, lassen sich mehrfach in den Kalender ziehen, bis die Summe der Stunden des geplanten Aufwands erreicht ist.

Du siehst anhand der kleinen Zahl in dem Planaufwand, wie häufig diese Aufgabe bereits im Kalender eingeplant wurde.

Eingeplante Aufgaben in Liste ausblenden

Bereits eingeplante Aufgaben kannst du über den Filter mit dem Kalender-Icon mit der Checkbox ein- oder ausblenden.

Das ist praktisch, wenn du nur die Aufgaben sehen willst, die du noch nicht im Kalender eingeplant hast.

Blendest du sie ein, erkennst du bereits im Kalender eingeplante Aufgaben anhand der lila Checkbox in der Aufgabenliste. Du kannst bereits eingeplante Aufgaben auch immer wieder in den Kalender einplanen.

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