Mit der Integration können erfasste Zeiten aus awork direkt in ein Rechnungs-Tool auf eine Rechnung übertragen werden. Aktuell ist die Integration der folgenden Tools möglich:

• sevDesk
• lexoffice
• HQ

Integration einrichten

Integration in awork einrichten

Um die Integration einzurichten, gehst du in awork im Menü auf Einstellungen / Integrationen. Dort wählst du im Bereich "Rechnungs-Tools" das Tool aus, mit dem du awork verbinden willst.

Nun öffnet sich ein Fenster in dem du den API-Schlüssel des Rechnungs-Tools eingeben musst. (Wo du diesen findest, beschreiben wir im nächsten Punkt.) Nachdem du den API-Schlüssel in das Feld kopiert hast, klickst du auf speichern und die Integration ist eingerichtet. 

API-Schlüssel des Rechnungs-Tool finden

sevDesk

Den API-Token findest du unter Einstellungen / Benutzer. Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen. 

Lexoffice

Lexoffice wird seit dem 12.07.2020 über eine oAuth 2.0 Authentifizierung integriert. Wenn man also aus awork eine Integration zu Lexoffice startet, wird man zu Lexoffice weitergeleitet und muss sich dort mit seinem Lexoffice-Benutzer und Passwort anmelden. Man wird dann zurück zu awork geleitet und kann die Integration direkt nutzen. Der Austausch von API-Keys ist nicht mehr notwendig.

Die Integration is so lange gültig, bis der Nutzer (der die Lexoffice-Integration autorisiert hat) die Berechtigung in Lexoffice entfernt oder gesperrt wird.

HQ

Den API Token findest du unter Admin / API Clients. Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen.

Eine Rechnung erzeugen

Erfasste Zeiten können im Modul Zeitauswertungen in eine Rechnung übertragen werden. Mit einem Klick auf das Dollar-Icon wird eine neue Rechnung erzeugt.

Zunächst wird eine Übersicht über alle abrechenbaren, nicht-abrechenbaren und abgerechneten Zeiten angezeigt. 

Neue Rechnung vs. bestehender Rechnungsentwurf

Im nächste Schritt kannst du wählen, ob eine neue Rechnung erzeugt werden soll oder auf einen bestehenden Entwurf zurückgegriffen werden soll. 

Zusammenfassung der Positionen

Nun kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

• Gruppen = Positionen: Es werden nur die Gruppenüberschriften mit den addierten Summen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich, wenn die Daten in der Zeitauswertung gruppiert sind!)
• Summen = Positionen: Es werden nur die Summen der Positionen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich wenn die Daten in der Zeitauswertung aufsummiert sind!)
• Zeiten = Positionen: Jeder Zeiteintrag wird als eigene Position auf die Rechnung übernommen.

Positionstext und Mengeneinheit wählen

In diesem Schritt kannst du wählen, was als Positionstext auf der Rechnung gezeigt werden soll. Es gibt die folgenden Optionen:

• Projektname
• Aufgabenname
• Username

Außerdem kannst du entscheiden, ob die Zeiten in Stunden oder Tagen auf die Rechnung übernommen werden. Dabei hat ein Tag immer acht Stunden. 

Daten anpassen und Preise eingeben

Nun können für die einzelnen Positionen die Preise eingegeben werden. Außerdem können alle Daten noch einmal angepasst und ggf. korrigiert werden. Dabei gibt es folgende Optionen:

• Namen der Position ändern
• Anzahl der Stunden / Tage anpassen
• Position löschen
• Reihenfolge der Positionen ändern
• Neue Position erstellen

Zeiten als abgerechnet markieren und Rechnung erstellen

Im letzten Schritt kannst du alle Zeiten die auf die Rechnung übernommen wurden als abgerechnet markieren und die Rechnung in deinem Rechnungs-Tool erstellen. Nun kannst du das Fenster schließen oder direkt zum Rechnungs-Tool gehen.