Projekte

How-To

Dateien in Projekten

Die Dateiablage deines Projekts findest du in den Details eines Projekts unter dem Reiter Dateien.

Du kannst hier einfach Dateien hinzufügen über den grünen Button, den großen Button falls dein Projekt noch keine Dateien hat, oder indem du einfach eine oder mehrere Datein in das awork Fenster von deinem Computer ziehst.

Dateien die als Kommentare in dem Projekt angehängt werden, tauchen automatisch in den Projektdateien auf.

Ebenfalls automatisch tauchen hier Dateien aus Aufgaben auf. Über den Aufgabennamen unter dem Dateinamen kannst du sehen zu welcher Aufgabe die jeweilige Datei gehört und über den Link direkt zu ihr springen.

Die Dateien können nach belieben gruppiert und sortiert werden, so wie es für deine Arbeit am besten passt.

Um die Aufgaben eines Projekts sehen zu können, braucht deine Berechtigungsrolle Leserechte auf die Projektdetails. Für die Dateien aus Aufgaben werden entsprechend Leserechte für die Aufgaben benötigt. Zum Löschen bedarf es entsprechender Schreibrechte.

Projekt erstellen

Wenn du dein awork Workspace erstellst, wirst du direkt durch den Prozess zur Erstellung des ersten Projekts geleitet. Natürlich gibt es noch weitere Optionen Projekte zu erstellen.

Globaler Hinzufügen Button

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Dashboard Widget

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Projektübersicht

S_ProjectOVerview_GER.jpg

Hauptmenü

NewProject_GER.png

Projekt erstellen

Wenn ein Projekt erstellt wird, muss zunächst ein Projekttyp ausgewählt werden. Anschließend können weitere Daten zum Projekt eingegeben werden:

  • Projekt-Bild
  • Projektname
  • Beschreibung
  • Start-Datum
  • Deadline
  • Kunde (Hier kann auch ein neuer Kunde erstellt werden)
  • Tag
  • Team

 Im nächsten Schritt muss noch der Projektstatus gewählt werden. Wenn die Checkbox „Zum Projekt gehen“ angeklickt ist, wirst du direkt zum Projekt weitergeleitet.

Project_Create_GER.gif

Projektübersicht

Du erreichst die Projektübersicht über Workspace / Projekte. Hier hast du folgende Optionen:

  • alle Projekte anzeigen
  • alle laufenden Projekte anzeigen
  • beendete Projekte anzeigen

Project_Overview-GER.jpg

In jeder Ansicht werden die Projekte nach Status sortiert. Hier hast du folgenden Optionen:

  1. Auf den Projektnamen klicken, um zu den Projektdetails zu gelangen.
  2. Den Timer für die Zeiterfassung auf das Projekt starten.
  3. Das Projekt bearbeiten.
  4. Den Projektstatus anpassen.
  5. Den Projekttyp anpassen.
  6. Das Projekt löschen.

Projekt_bersicht_-_GER.jpg

In den Projektdetails kannst du die Übersicht einfach einblenden, indem du auf den Projekte-Button (1) klickst. Du kannst dir die Übersicht auch dauerhaft anzeigen lassen (3).

GIF-Projectlist_GER.gif

Projekte gruppieren

Projekte können in der Übersicht beliebig gruppiert werden. Öffne dazu das Gruppierung-Menü und wähle die gewünschte Gruppierung aus. Die Gruppierung wird für dich automatisch gespeichert.

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Projekte anpinnen

Du kannst deine wichtigsten Projekte im Menü anpinnen. So werden sie immer ganz oben angezeigt.

Pin_Projects_GER.gif

Projektdetails

Detailseite

In den Projektdetails kannst du die folgenden Dinge einsehen und einstellen:

  1. Den Projektnamen, sowie Kunden und Projekttyp
  2. Das Projekt-Briefing / die Beschreibung
  3. Tags
  4. Den aktuellen Projektstatus
  5. Benachrichtigungen aktivieren / deaktivieren
  6. Mehr-Button, hier kannst du weitere Projektaktionen vornehmen
  7. Zeiterfassung starten
  8. Projektdeadline
  9. Die bereits erfasste und die geplante Zeit, sowie das Projekt-Budget
  10. Abgeschlossene und offene Aufgaben
  11. Projektfortschritt
  12. Kunde
  13. Projektteam 

Screen_Projectdetails_GER.png

Über den Mehr-Button erreichst du das Bearbeitungsfenster für das Projekt, wo du ebenfalls Änderungen an dem Projekt vornehmen kannst. 

GIF_EditProjectDetails_GER.gif

 

Projektbild

Für jedes Projekt in awork kann ein kleines Bildchen hochgeladen, damit es schneller wiedererkannt werden kann.

Screenshot_2021-02-14_at_16.39.33.jpg

Klicke dazu in den Projektdetails auf das runde Projektbild oder lade ein Bild über das Bearbeitungsfenster hoch.

Ist dem Projekt ein Kunde zugewiesen, welcher ein Bild hat, wird dieses standmäßig angezeigt.

Ist kein Bild ausgewählt, weder für Projekt noch Kunden, wird das Icon des Projekttypen angezeigt.

 

Projekt-Budget & geplante Zeit

Projekt-Budget

Das Projekt-Budget ist ein zeitliches Budget, dass für das Projekt geplant werden kann. Es entspricht häufig dem verkauften Kunden-Budget.

Geplanter Aufwand

Der geplante Aufwand setzt sich aus der Summe aller geplanten Aufwände der Projektaufgaben zusammen. Er kann nicht für das Projekt bearbeitet werden, sondern ist immer nur die Aggregation aus den Aufgaben.

Fortschritt

Der Fortschritt berechnet sich über die erfasste Zeit und das Budget. Wenn kein Budget hinterlegt wurde, über den geplanten Aufwand. Wenn dieser auch nicht hinterlegt ist, so wird der Fortschritt anhand der abgeschlossenen vs. aller Aufgaben berechnet. Durch ein Klicken auf den Fortschrittswert lässt sich jederzeit zwischen den drei Modi hin und herschalten.

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Offenes Projekt-Budget

Wird der geplante Aufwand einer Projekt-Aufgabe bearbeitet, so tauch in einem kleinen Popup das noch offene Projekt-Budget auf. Es setzt sich zusammen aus:

= Budget - erfasste Zeit(nur auf Projekt) - erfasste Zeit(auf abgeschlossene Aufgaben) - geplante Zeit (auf noch offenen Aufgaben) 

Screenshot_2020-12-18_at_14.36.22.jpg

Aktivitätslog

Das Aktivitätslog zeigt alle Veränderungen im Projekt in chronologischer Reihenfolge. Du kannst hier auch Kommentare hinterlassen, Dateien in den Kommentaren hochladen / herunterladen und andere Benutzer per @ taggen.

GIF_PD_Log_GER.gif

Projektaufgaben

In den Projektaufgaben gibt es mehrere Ansichten:

  1. Listen
  2. (Kanban-) Board
  3. Timeline

Du kannst in den Projektaufgaben oben zwischen den Ansichten wechseln. Egal in welcher Ansicht du arbeitest, die Tasks sind immer die gleichen. 

Tipp: awork merkt sich die zuletzte verwendete Ansicht für jedes Projekt. 

Screen_GER.png

Projektaufgaben - Aufgabenlisten

Um sich im Projekt besser zu organisieren, gibt es die Möglichkeit Listen zu erstellen. In den Listen können mehrere Aufgaben zusammengefasst werden.

Listen erstellen

Um eine neue Liste zu erstellen, kannst du auf das "+" klicken oder den Mauszeiger zu der Stelle bewegen an der die Liste erstellt werden soll. Hier erscheint dann eine Option eine neue Leiste zu erstellen. Anschließend kann der Name der Liste eingegeben werden.

TaskLists_Create_GER.gif

Reihenfolge der Liste anpassen

Die Reihenfolge der Listen kann per Drag & Drop angepasst werden. Alternativ kann die Reihenfolge über den Button Aufgabenlisten managen angepasst werden.

Ebenso können die Aufgaben per Drag & Drop zwischen den Listen verschoben werden.

Task_Lists_Manage.gif

Quick-Aktionen in Listen

Einige Aktionen können direkt in Listen durchgeführt werden. So kannst du

  1. Den Status einer Aufgabe anpassen
  2. Die Aufgabe in eine andere Liste verschieben
  3. Die Deadline einer Aufgabe anpassen
  4. Zeiterfassung für eine Aufgabe starten
  5. Bearbeiter der Aufgabe ändern
  6. Weitere Details der Aufgabe bearbeiten

TaskLists_Inline_GER.png

Arbeitsfortschritt anzeigen

Sobald der Mauszeiger über eine Liste bewegt wird, zeigt diese den aktuellen Fortschritt an. Dieser kann auf zwei Arten angezeigt werden. Die Umstellung erfolgt über einen Klick auf den Fortschritt:

  • Abgeschlossene Aufgaben / Vorhandene Aufgaben
  • Erfasste Zeit / Geplante Zeit

TaskLists_Progress_GER.gif

Listen ausblenden & Archivieren

Du kannst die Aufgaben einer Liste ausblenden indem du auf den Pfeil oben rechts in der Liste klickst.

TaskLists_Collapse_GER.gif

Soll die Liste als Ganzes nicht mehr angezeigt werden, können Listen auch archiviert werden. Dazu klickst du auf Aufgabenlisten managen. Dort kannst du über die drei Punkte folgende Optionen wählen:

  • Liste archivieren
  • Liste löschen (Die Aufgaben werden in den Bereich Ohne Liste verschoben)
  • Alle Aufgaben der Liste löschen

Wenn du die Option "Liste archivieren" wählst, wird die Liste ausgeblendet. Sind in der Liste noch offene Aufgaben, hast du folgende Optionen:

  • Aufgaben in eine andere Liste verschieben
  • Aufgaben in Ohne Liste verschieben
  • Aufgaben auf Erledigt setzten
  • Aufgaben löschen

TaskLists_Archive.gif

Listen auf großen Bildschirmen

Auf großen Bildschirmen erweitert sich deine Aufgabenansicht um mehrere Spalten, die dir noch mehr Informationen zu deinen Aufgaben auf den ersten Blick geben.

Zusätzlich wird eine Minimap am rechten Bildschirmrand angezeigt, die eine Vogelperspektive auf alle Aufgaben und Listen darstellt. Hier kannst du schnell erkennen, wo du dich gerade mit deiner Ansicht befindest und kannst durch ein Klicken auf den jeweiligen Bereich der Minimap zu der Aufgabenlisten navigieren.

Aufgabendetails öffnen

Der einfachste Weg, um mit mehreren Aufgaben zu arbeiten, ist auf die Aufgaben zu klicken und damit die Detailansicht zu öffnen. awork zeigt die Details der Aufgabe dann auf der rechten Seite an. Mit einem Klick auf eine Aufgabe kannst du zwischen den Details mehrerer Aufgaben springen. Mehr Informationen wie du Aufgabenlisten erstellen und bearbeiten kannst, findest du hier.

TaskLists_TaskDetails_GER.gif

Aufgabenpakete importieren

Du kannst zu deinen Projekte vorgefertigte Aufgabenpakete hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

 

FAQ

Wie kann ich meine Kapazität oder die meines Teams ändern?

Kapazität = Planbare Wochenarbeitszeit

Die Kapazität wird als Wochenarbeitszeit in Stunden angeben und über die fünf Werktage (Mo-Fr) gleichmäßig verteilt.

Der voreingestellte Wert sind 40 Stunden/Woche, was acht Stunden an den Tagen Mo-Fr entspricht.

Die eingestellte Kapazität hat Auswirkungen darauf, wann in der Teamplanung die Auslastung als rot = überlastet angezeigt wird.

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Des Weiteren stellt sie den Zielwert der Zeiterfassung dar. Die Tageskapazität, in diesem Fall acht Stunden, entspricht dem Wert, bei dem die Fortschrittsanzeige der Zeiterfassung vollständig grün ist. 

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Die eigene Kapazität anpassen

Die eigene Kapazität kann im eigenen Profil bearbeitet werden. Unter den Einstellungen dort befindet sich ein Feld mit der verfügbaren Wochenkapazität.

 

Die Kapazität anderer User anpassen

Die Kapazität kann direkt in der Teamplanung angepasst werden. Neben dem User-Namen wird die Wochenkapazität angezeigt. Durch ein Klicken auf den Wert kann dieser geändert werden, sofern Schreibrechte für die User bestehen.

 

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Änderungen wirken sich direkt und rückwirkend in der Zeitleiste der Teamplanung aus.

 

Tipp: Die Kapazität muss nicht gleich der Arbeitszeit sein

In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Kapazität geringer als die eigentliche Arbeitszeit zu halten. So behält man ein bisschen Platz für tägliche, nicht projektbezogene Tätigkeiten und schafft eine höhere Planungssicherheit.

Merkt sich awork den Projektreiter?

Ja, awork merkt für jedes Projekt, ob du zuletzt die Details, Aufgaben oder Zeiten geöffnet hattest und wird den Reiter das nächste Mal, wenn du in das Projekt gehst, öffnen.

In den Projektaufgaben merkt sich awork auch, ob du zuletzt die Liste, das Board oder die Timeline verwendet hast.

Wie berechnet sich der Projektfortschritt?

Der Projektfortschritt kann auf zwei Arten berechnet werden:

  1. Angefallene Stunden / Geplanten Aufwand
  2. Anzahl abgeschlossene Tasks / Anzahl geplante Tasks

Der Geplante Aufwand berechnet sich aus den in den einzelnen Projektaufgaben geplanten Aufwänden.

awork berechnet den Projektfortschritt für beide Alternativen. Du kannst durch einen einfach klick auf den Wert im Feld Fortschritt zwischen den beiden Varianten umschalten.

Gibt es ein Kanban-Board in awork?

Ja, du kannst die Ansicht in den Projektaufgaben auf ein Board umschalten. Mehr dazu findest du hier.

Warum benötige ich Projekttypen?

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und du siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt. Du kannst Filter nach Projekttypen erstellen und danach auswerten.

Hier kannst du weitere Informationen dazu finden, wie man in awork Projekttypen erstellt.

Des Weiteren kannst du für einen Projekttypen Status, und Aufgabenpakete zuweisen.

Warum benötige ich ein Projektteam?

Das Projektteam zeigt dir mit wem du an einem bestimmten Projekt arbeitest und wofür der jeweilige User in diesem Projekt zuständig ist.

Du kannst das Projektteam in den Projektdetails ändern.

Die jeweilige Rolle der Projektteilnehmer entscheidet auch über die projektspezifischen Zugriffsrechte dieser Personen. So kannst du z.B. auch externe Projektteilnehmer wie Kunden oder Freelancer einbinden, ohne ihnen Zugriff auf dein ganzes awork geben zu müssen.

Team_GER.jpg