Unter dem Menüpunkt Meine Aufgaben findest du alle dir zugeordneten Aufgaben gruppiert nach Projekt. Außerdem gibt es auch eine Aufgabenliste für deine privaten Aufgaben. Du kannst die Reihenfolge der privaten Aufgaben per Drag-and-Drop anpassen oder durch Klick auf einen Projektnamen direkt in das Projekt wechseln. Außerdem kannst du neben der Gruppierung nach Projekt auch weitere Gruppierungen wählen.

Ansichtsoptionen

In der Ansicht gibt es noch die folgenden Optionen:

1. Neue Aufgaben erstellen
2. Abgeschlossene Aufgaben anzeigen ja/nein
3. Aufgaben gruppieren
4. Aufgaben sortieren
5. Nach Aufgaben suchen

Achtung: Für abgeschlossene Private Aufgaben, werden nur Aufgaben angezeigt, die in den letzten 30 Tagen abgeschlossen wurden.

Wenn du mehr als 3 Projekte hast, werden nur Aufgaben aus Projekten gezeigt, die Aktiv sind (gelber Status)

Gruppieren und Sortieren der Ansicht

Über die Gruppieren und Sortieren Funktion kann jeder User die Ansicht nach seinen Bedürfnissen konfigurieren. awork merkt sich die letzte verwendete Ansicht.

Es gibt folgende Elemente nach denen gruppiert werden kann:

• Projekt (Standard)
• Projekttyp
• Tätigkeit
• Tageweise
• Wochenweise
• Monatsweise
• Nicht gruppieren

Es gibt folgende Elemente nach denen sortiert werden kann:

• Standard
• Tätigkeit
• Fälligkeit
• Erstellung
• Geplanter Aufwand
• Status

Aufgabenaktionen

Du kannst für Aufgaben die folgenden Aktionen ausführen:

1. Aufgabenstatus ändern
2. In die Aufgabendetails gehen
3. Geplanten Aufwand sehen
4. Aufgabenliste / Projekt sehen (je nach Gruppierung)
5. Regel für wiederkehrende Aufgaben bearbeiten
6. Deadline setzen
7. Timer starten
8. Bearbeiter setzen
9. Aufgabe bearbeiten
10. Neue Zeit erfassen
11. Aufgabe löschen

In awork können Aufgaben auf unterschiedlichen Wegen angelegt werden:

• Über den "Globalen Hinzufügen-Button"
• Auf dem Dashboard – Meine Aufgaben
• In den Projektaufgaben
• Unter "Meine Aufgaben"

Je nachdem wo du die Aufgabe anlegst, gibt es zwei Wege:

• "Aufgabe erstellen" Fenster
• In einer Aufgabenliste

"Aufgabe erstellen" Fenster

Im Fenster kannst du die folgenden Daten eingeben:

• Aufgabenname
• Beschreibung
• Startdatum
• Deadline
• Geplanter Aufwand
• Bearbeiter
• Projekt
• Aufgabenliste (nicht bei privaten Aufgaben)
• Tätigkeit
• Aufgabenstatus
• Anhang hinzufügen

Wenn du "Weitere Aufgabe" wählst, bleibt das Fenster offen und du kannst direkt die nächste Aufgabe erstellen.

Aufgabenlisten

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicke einfach auf den "Aufgabe hinzufügen" Bereich. Alternativ kannst du mit der Maus an die Stelle gehen, an der die neue Aufgabe erstellt werden soll. Dann erscheint die Option, die Aufgabe an der Stelle zu erstellen.

Du kannst nun den Namen der Aufgabe eingeben und die Tätigkeit auswählen.

Wenn du Enter drückst, wird die Aufgabe gespeichert. Weitere Informationen kannst du entweder direkt in der Aufgabenliste oder den Aufgabendetails eingeben.

Schnelles Erstellen mit Kurzbefehlen 

Die Eingabe zum schnellen Erstellen von Aufgaben öffnest du, indem du irgendwo in awork die Taste "t" oder "a" drückst (sofern du nicht grad irgendwo etwas schreibst).

In diesem Fenster kannst du deine Aufgabe notieren, Projekt, Liste, Deadline und User zuweisen und mit Enter/Return speichern.

Mittels Slash-Befehle kannst du die Zuordnung auch ohne Verwendung der Maus machen. Gebe dazu in dem Aufgabenfeld einfach "/" ein und awork sucht automatisch nach möglichen Aktionen, die du eingebe kannst.

Beispielsweise die Zuweisung eines Users, eines Projektes, einer Liste eines Projekts etc. 

Du kannst auch Dateien hochladen, indem du sie einfach per Drag&Drop in das Fenster ziehst, oder über den Slash-Befehl "/Datei" hinzufügst. 

Nach dem Speichern bleibt das Fenster offen, so dass du direkt die nächste Aufgabe anlegen kannst.

Du kannst es durch ein Klicken auf das rote Kreuz, mittels der ESC-Taste oder durch ein Klicken auf den Hintergrund schließen, sofern du noch keinen Text eingegeben hast.

Mit der erfolgreichen Erstellung der Aufgabe erscheint oben rechts im Fenster ein Bestätigungshinweis. Wenn du auf diesen klickst, gelangst du direkt zu der Aufgabe. 

Praktischer Hinweis: Wenn du das Fenster innerhalb eines Projektes öffnest, ist genau das Projekt schon vorausgewählt.

Aktuelle Einschränkungen

Aktuell ist es noch nicht möglich Tags, die Tätigkeit, Prio, Beschreibung, Startdatum sowie den geplanten Aufwand für eine Aufgabe innerhalb der Schnellerstellung von Aufgaben zu setzen.

Die Aufgabendetails erreichst du durch Klicken auf eine Aufgabe. Das funktioniert innerhalb einer Aufgabenliste, auf dem Dashboard oder in den Benachrichtigungen.

Basisdaten bearbeiten

Nun kannst du den Namen der Aufgabe anpassen, eine Beschreibung hinterlegen, Tags festlegen oder die Aufgabe in eine andere Liste verschieben. 

Unteraufgaben, Deadline & Fortschritt

Um eine Unteraufgabe zu einer bestehenden Aufgabe anzulegen, klickst du einfach auf "Unteraufgabe hinzufügen" und gibst den Namen ein. Unteraufgaben selbst haben keine eigene Deadline oder verantwortliche User. Außerdem kann eine Deadline gesetzt oder der Planaufwand für eine Aufgabe festgelegt werden. 

Dateien hochladen

Zu Aufgaben können auch Dateien direkt oder über das Aktivitätslog (siehe unten) hochgeladen werden. Um eine Datei hochzuladen, klicke einfach auf Anhang hochladen oder ziehe die Datei per Drag & Drop in deinen Browser.

Du kannst Dateien auch aus einem Google-Drive oder One-Drive verknüpfen. Beachte hier, dass die Datei nur verknüpft wird. Wenn andere Personen sie einsehen wollen, brauchen sie die entsprechenden Rechte in dem Google-Drive oder One-Drive. Eine Vorschau dieser Dateien innerhalb aworks ist aktuell leider nicht möglich.

Aktivitätslog

Im Aktivitätslog kannst du alle Veränderungen und Kommentare zu der Aufgabe verfolgen (probiere einmal aus, andere Benutzer mit @ zu taggen). Außerdem kannst du hier Dateien der Aufgabe hinzufügen, indem du sie innerhalb eines Kommentars hochlädst. Die Datei wird dann im Aktivitätslog als Vorschau gezeigt.

Aufgabenstatus & Zeiterfassung anpassen

Ganz oben kannst du Zeit auf die Aufgabe erfassen und den Status der Aufgabe umstellen, z.B. sobald die Zeiterfassung gestoppt ist, die Aufgabe auf Abgeschlossen setzen.

Benachrichtigungen & weitere Einstellungen

Oben rechts gibt es die Möglichkeit die Benachrichtigungen für eine Aufgabe zu aktivieren / deaktivieren, sowie die Aufgabe als Priorität zu kennzeichnen. Über die drei Punkte können noch weitere Aktionen durchgeführt werden:

• Weitere Aufgabendetails bearbeiten
• Aufgabe duplizieren
• Zeit erfassen
• Wiederkehrend
• Aufgabe löschen

Aufgabenbeteiligte

Aufgabenbeteiligte sind in awork die User, die Benachrichtigungen für eine Aufgabe erhalten.

Die Benachrichtigungen für eine Aufgabe werden für einen  User automatisch aktiviert, wenn z.B.

• dieser User die Aufgabe erstellt hat
• der User auf die Aufgabe besetzt wird
• der User in einem Kommentar der Aufgabe erwähnt wurde

Durch das deaktivieren der Benachrichtigungen für eine Aufgabe, wird der User aus der Liste der Beteiligten entfernt und erhält keine Updates mehr für diese Aufgabe. Jeder User kann nur sich selbst aus der Liste der Beteiligten entfernen.

Der User, der auch Bearbeiter der Aufgabe ist, wird nicht erneut unter den Beteiligten angezeigt, trotz dass dieser ebenfalls Benachrichtungen erhält.

Aufgaben aus E-Mails

Durch das Weiterleiten von E-Mails an spezielle awork-E-Mail-Adresses können aus den E-Mails direkt Aufgaben erstellt werden.

Damit können unglaubliche praktische Prozesse schlank gestaltet werden, wie z.B.:

• Rechnungsfreigabe durch Weiterleitung von Rechnungen an ein zentrales Projekt
• Abarbeiten von Kundenanfragen für bspw. regelmäßige Social-Media-Beiträge
• Das strukturierte Bearbeiten von Bewerbern 
• Sammeln und Bearbeiten von Feedback & Bugs für Software-Produkte
• uvm.

Jedes Projekt und jeder User hat dafür in awork eine spezielle, einzigartige E-Mail-Adresse.

Diese findest du für das Projekt in den Projekt-Einstellungen.

Projekteinstellungen

Für den User ist die E-Mail-Adresse in den Profil-Einstellungen zu finden.

User-Profil

Hinweis: Da das Anlegen von Aufgaben über E-Mails anonym passiert, findet hier keine Berechtigungsprüfung statt. Auch ein User ohne Schreibrechte auf die Projekt-Aufgaben kann somit eine Aufgabe in dem Projekt anlegen. 

Welche Informationen werden in der Aufgabe übernommen?

Tags über den Betreff hinzufügen

Tags in dem Format #tag, die im Betreff stehen, werden als Aufgaben-Tags in awork übernommen.

Nutze die vCard für dein Adressbuch 

Neben dem E-Mail-Feld kannst du dir eine vCard, also einen Adressbuchkontakt, herunterladen und abspeichern. So kannst du diesen Kontakt in deinem E-Mail-Client hinterlegen und schneller die E-Mails an die jeweilige Adresse weiterleiten, ohne die Adresse nachschlagen zu müssen.

Aufgaben in Aufgabenliste einsortieren

Projektaufgaben können automatisch in bestimmten Aufgabenlisten angelegt werden. Dazu kannst du in den Projekteinstellungen, die jeweilige Standard-Aufgabenliste auswählen.

Aufgaben automatisieren

In den Projekteinstellungen, oder den Einstellungen des Projekttypen, kannst du Automatisierungen für Aufgaben anlegen, die aus E-Mails erstellt wurden.

So kannst du direkt weitere Aktionen mit den Aufgaben aus E-Mails durchführen, wie Bearbeiter festlegen, tags hinzufügen, den Status wechseln oder eine Deadline hinzufügen. How cool is that then?

Mit den Aufgabenansichten können individuelle Ansichten von Aufgaben (Filter) über Projekte, User und Kunden hinweg erstellt werden. In diesem Modul kannst du dir z.B. alle Aufgaben eines bestimmten Teams oder Kunden, welche diese Woche fällig werden, anzeigen lassen. Natürlich stehen hier vielfältige Filteroptionen zur Verfügung. 

Achtung: Private Aufgaben werden angezeigt. Aber es werden nur deine eigenen privaten Aufgaben und private Aufgaben, die du an andere vergeben hast, angezeigt.

Übersicht

In den Aufgabenansichten kannst du:

1. Eine neue Aufgabenansicht erstellen.
2. Zwischen gespeicherten Ansichten wechseln.
3. Die Ansicht gruppieren.
4. Die Ansicht sortieren.
5. Die Ansicht bearbeiten.
6. Die Ansicht löschen.
7. Den Projektnamen anzeigen.
8. Die Deadline anzeigen.
9. Den Bearbeiter anzeigen.
10. Die Aufgabendetails öffnen.

Neue Aufgabenansicht erstellen

Zuerst gibt es die Option eine neue Aufgabenansicht zu erstellen (1) oder auf eine bestehende, von dir oder anderen Usern freigegebene Ansicht, zuzugreifen (2).

Anschließend hast du folgende Optionen:

1. Namen der Aufgabenansicht festlegen
2. Filter für die Ansicht festlegen
3. Vorschau der gefilterten Aufgaben
4. Option Ansicht für andere Benutzer deines Workspace freizugeben

Wenn du die Ansicht nun speicherst, steht sie dir, und bei Freigabe auch den anderen Usern deines Workspace, zur Verfügung.

Mit Aufgabenansichten arbeiten

Über den Namen der Aufgabenansicht kannst du ganz einfach zwischen verschiedenen gespeicherten Ansichten wechseln.

Wenn du auf eine Aufgabe klickst, werden die Aufgabendetails angezeigt. Diese können direkt in den Aufgabenansichten bearbeitet werden.  

Gruppieren und Sortieren der Ansicht

Über die Funktion Gruppieren und Sortieren kann jeder User die Ansicht nach seinen Bedürfnissen konfigurieren. awork merkt sich die letzte verwendete Ansicht.

Es gibt folgende Elemente nach denen gruppiert werden kann:

• Projekt (Standard)
• Projekttyp
• Tätigkeit
• Tageweise
• Wochenweise
• Monatsweise
• Nicht gruppieren

Es gibt folgende Elemente nach denen sortiert werden kann:

• Standard
• Tätigkeit
• Fälligkeit
• Erstellung
• Geplanter Aufwand
• Status

Du kannst in awork in den Listenansichten mehrere Aufgaben auswählen und bestimmte Aktionen durchführen.

Das geht unter Meine Aufgaben, der Listenansicht der Aufgaben in einem Projekt sowie in den Aufgabenansichten.

Wähle dazu die jeweiligen Aufgaben oder ganze Listen über die Checkboxen links neben der Aufgabenliste aus. Diese tauchen auf, wenn du mit der Maus über die Aufgabenzeilen gehst.

Am unteren Fensterrand taucht jetzt eine Leiste auf, die dir anzeigt wieviele Aufgaben ausgewählt und welche Aktionen möglich sind. Hier kannst du die Aufgaben wieder abwählen (dann verschwindet die Leiste wieder) oder eine Aktion auf alle ausgewählten Aufgaben ausführen.

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Verfügbare Mehrfachauswahl

Aufgabenstatus ändern
Ändert den Status der ausgewählten Aufgaben. Diese Aktion ist nur möglich, sofern die ausgewählten Aufgaben alle zu dem selben Projekt gehören, denn die Aufgabenstatus können sich für jedes Projekt unterscheiden.

Bearbeiter ändern

Ändert den Bearbeiter für alle ausgewählten Aufgaben. Der Bearbeiter kann auch entfernt werden.

Deadline ändern
Ändert die Deadline für alle ausgewählten Aufgaben. Die Deadline kann auch entfernt werden.

Projekt ändern

Ändert das Projekt für alle ausgewählten Aufgaben. Hier muss ebenfalls ein neuer Aufgabenstatus ausgewählt werden, denn die Aufgabenstatus können in dem neuen Projekt ganz andere sein. Es kann ebenfalls eine Liste ausgewählt werden, in die die Aufgaben verschoben werden sollen.

Liste ändern

Verschiebt alle ausgewählten Aufgaben in eine anderen Liste. Die Aufgaben werden automatisch aus allen anderen Listen entfernt. Es gibt jedoch auch die Option, die Aufgaben in den aktuellen Listen zu belassen und nur zusätzlich zu der ausgewählten Liste hinzuzufügen.

Tags ändern

Fügt einen Tag zu allen ausgewählten Aufgaben hinzu.

Tätigkeit ändern

Ändert die Tätigkeit für alle ausgewählten Aufgaben. Hier kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die selbe Tätigkeit auch für alle Zeiten, die auf die Aufgabe erfasst wurden, geändert werden soll.

Priorität setzen

Ändert die Prio für alle ausgewählten Aufgaben.

Aufgaben löschen

Löscht die ausgewählten Aufgaben.

Notwendige Berechtigungen

In den Aufgabenansichten werden globale Bearbeitungsrechte für Aufgaben benötigt, um die Mehrfachauswahl von Aufgaben aus den frei definierten Filtern heraus durchführen zu können.

In der Listenansicht der Aufgaben eines Projekts, werden lediglich Bearbeitungsrechte für die Aufgaben des Projekt benötigt.

Unter Meine Aufgaben kann jeder User seine eigenen privaten und Projektaufgaben gleichzeitig bearbeiten.

Was geht aktuell nicht?

Aktuell sind keine weiteren Aktionen möglich, die nicht oben aufgeführt werden.

Des Weiteren ist es aktuell nicht möglich, mehrere Aufgaben vom Dashboard, der Board- oder Timeline-Ansicht gleichzeitig auszuwählen und zu bearbeiten.

Du kannst Aufgaben, Projekten und Kommentaren auch Dateien aus dem Google-Drive oder Microsoft One-Drive / Sharepoint anhängen.

So geht's

1. Währe dazu beim Upload das jeweilige Cloud-Drive aus. Es öffnet sich ein Fenster zur Anmeldung (wenn sich keins öffnet, schau weiter unten in dem Artikel). 
2. Melde dich mit deinem Account an und schon kannst du dein Cloud-Drive durchsuchen.
3. Wähle die Datei aus, die du anhängen willst.
4. Die Datei erscheint danach in deiner Aufgabe, dem Projekt oder als Platzhalter in deinem Kommentar. 

Du kannst die Datei genau wie regulär hochgeladene Dateien wieder löschen. Dabei wird nur die Verknüpfung der Datei zu awork gelöscht. Die Datei bleibt in deinem Cloud-Drive davon unberührt.

Das Fenster öffnet nicht

Sollte sich das Fenster nicht automatisch öffnen, dann verhindert dein Browser wahrscheinlich das Öffnen des Popups. Je nach Browser, mache dann folgendes:

Chrome: Oben rechts in der URL-Zeile taucht ein kleines Symbol auf, das darauf hinweist, dass ein Popup unterbunden wurde. Klicke darauf und erlaube es für deine awork URL. Dann wähle erneut dein Cloud-Drive zum Anhängen der Datei aus.

Firefox: Es taucht ein gelber Hinweis-Balken auf, der besagt, dass ein Popup unterbunden wurde. Klicke auf "Einstellungen" rechts in dem Balken und erlaube es für deine awork URL. Dann wähle erneut dein Cloud-Drive zum Anhängen der Datei aus.

Safari: Es taucht ein Hinweis in der URL auf, der besagt, dass ein Popup unterbunden wurde. Klicke auf den Hinweis oder rechts auf das kleine Fenster-Symbol und das Popup wird sich öffnen.

Sollte das nicht helfen, kann es sein, dass dein Browser notwendige Cookies blockiert. 🍪

Mein*e Kollege*in kann die Datei nicht öffnen

Die Datei aus deinem Cloud-Drive wird nur mit awork verknüpft.

Nicht jeder, der die Aufgabe oder das Projekt in awork sehen darf, darf automatisch auch die Dateien in dem ausgewählten Cloud-Drive sehen.

Es kann deshalb sein, dass mal jemand keinen Zugang auf die Datei hat. Das muss dann in dem Drive separat geregelt werden.

Für den Google-Drive lässt sich das einfach mit einer Berechtigungs-Anfrage machen, die man absenden kann, wenn man eine Datei öffnet, für die man keine Rechte hat.

Am einfachsten ist es sogar, wenn du awork und Google-Drive mit deinem Slack verbindest. Dann kannst du diese Berechtigungs-Anfragen mit einem Klick aus Slack heraus beantworten. 

Ich muss mein Passwort jedes Mal eingeben

Am besten speicherst du deinen Google- oder One-Drive-Login im Browser, dann ist es nur eine Account-Auswahl. 

Wenn man mit mehreren Accounts arbeitet ist, das sehr praktisch. Des Weiteren sorgt das Verfahren dafür, dass in awork keine Zugänge pro Nutzer gespeichert werden müssen.  

Ja, klar!

Du kannst alle Aufgaben eines Projekts oder einer Aufgabenansicht in einer Excel-Tabelle (.xlsx) exportieren und dann weiterverarbeiten.

In dem Projekt findest du den Export-Button oben rechts im Reiter Aufgaben in der Listen-Ansicht.

In den Aufgabenansichten befindet sich der Export-Button ebenfalls oben rechts, in dem Aktions-Menü.

Grundsätzlich werden die Aufgabenstatus in den Projekttypen definiert.

Es ist allerdings auch möglich innerhalb eines Projektes weitere Status anzulegen. Dazu kann im Board ganz rechts über das "+" eine neue Spalte, und damit ein neuer Aufgabenstatus, angelegt werden. Du kannst dann die Spalte per Drag & Drop an die Stelle verschieben, an der du sie benötigst. So lassen sich Workflows ideal abbilden. Der neue Status ist dann natürlich auch in der Listenansicht verfügbar. 

Die Bedeutung der Farben ist wie folgt:

• Blau (To-Do): Aufgaben an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
• Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
• Rot (Geblockt): Aufgaben bei denen es ein Projekt gibt, aufgrund dessen nicht aktiv an der Aufgabe gearbeitet werden kann
• Lila (In Freigabe): Aufgaben bei denen auf den Vorgesetzten oder Kunden gewartet wird
• Grün (Fertig): Aufgaben die abgeschlossen sind

Ja, es ist möglich Unteraufgaben zu erstellen. Mehr Informationen dazu, wie du dies genau tust, findest du im Artikel zu den Aufgabendetails.

Ja, das ist im Aktivitätslog in den Aufgabendetails möglich. Du kannst einfach @ + den Namen des Benutzers eintippen.

Je nach den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen wird der Nutzer von awork automatisch über deinen Kommentar informiert.