Unter dem Menüpunkt Meine Aufgaben findest du alle dir zugeordneten Aufgaben gruppiert nach Projekt. Außerdem gibt es auch eine Aufgabenliste für deine privaten Aufgaben. Du kannst die Reihenfolge der privaten Aufgaben per Drag-and-Drop anpassen oder durch Klick auf einen Projektnamen direkt in das Projekt wechseln. Außerdem kannst du neben der Gruppierung nach Projekt auch weitere Gruppierungen wählen.

Ansichtsoptionen

In der Ansicht gibt es noch die folgenden Optionen:

1. Neue Aufgaben erstellen
2. Abgeschlossene Aufgaben anzeigen ja/nein
3. Aufgaben gruppieren
4. Aufgaben sortieren
5. Nach Aufgaben suchen

Achtung: Für abgeschlossene Private Aufgaben, werden nur Aufgaben angezeigt, die in den letzten 30 Tagen abgeschlossen wurden.

Wenn du mehr als 3 Projekte hast, werden nur Aufgaben aus Projekten gezeigt, die Aktiv sind (gelber Status)

Gruppieren und Sortieren der Ansicht

Über die Gruppieren und Sortieren Funktion kann jeder User die Ansicht nach seinen Bedürfnissen konfigurieren. awork merkt sich die letzte verwendete Ansicht.

Es gibt folgende Elemente nach denen gruppiert werden kann:

• Projekt (Standard)
• Projekttyp
• Tätigkeit
• Tageweise
• Wochenweise
• Monatsweise
• Nicht gruppieren

Es gibt folgende Elemente nach denen sortiert werden kann:

• Standard
• Tätigkeit
• Fälligkeit
• Erstellung
• Geplanter Aufwand
• Status

Aufgabenaktionen

Du kannst für Aufgaben die folgenden Aktionen ausführen:

1. Aufgabenstatus ändern
2. In die Aufgabendetails gehen
3. Geplanten Aufwand sehen
4. Aufgabenliste / Projekt sehen (je nach Gruppierung)
5. Regel für wiederkehrende Aufgaben bearbeiten
6. Deadline setzen
7. Timer starten
8. Bearbeiter setzen
9. Aufgabe bearbeiten
10. Neue Zeit erfassen
11. Aufgabe löschen

In awork können Aufgaben auf unterschiedlichen Wegen angelegt werden:

• Über den "Globalen Hinzufügen-Button"
• Auf dem Dashboard – Meine Aufgaben
• In den Projektaufgaben
• Unter "Meine Aufgaben"

Je nachdem wo du die Aufgabe anlegst, gibt es zwei Wege:

• Aufgabe erstellen Fenster
• In einer Aufgabenliste

Aufgabe Erstellen Fenster

Im Fenster kannst du die folgenden Daten eingeben:

• Aufgabenname
• Beschreibung
• Startdatum
• Deadline
• Geplanter Aufwand
• Bearbeiter
• Projekt
• Aufgabenliste (nicht bei privaten Aufgaben)
• Tätigkeit
• Aufgabenstatus
• Anhang hinzufügen

Wenn du "Weitere Aufgabe" wählst bleibt das Fenster offen und du kannst direkt die nächste Aufgabe erstellen.

Aufgabenlisten

Um eine neue Aufgabe zu erstellen klicke einfach auf den "Aufgabe hinzufügen" Bereich. Alternativ kannst du mit der Maus an die Stelle gehen, an der die neue Aufgabe erstellt werden soll. Dann erscheint die Option die Aufgabe an der Stelle zu erstellen.

Du kannst nun den Namen der Aufgabe eingeben und die Tätigkeit auswählen.

Wenn du Enter drückst, wird die Aufgabe gespeichert. Weitere Informationen kannst du entweder direkt in der Aufgabenliste oder den Aufgabendetails eingeben.

Die Aufgabendetails erreichst du durch Klick auf eine Aufgabe. Das funktioniert innerhalb einer Aufgabenliste, auf dem Dashboard oder in den Benachrichtigungen.

Basisdaten bearbeiten

Nun kannst du den Namen der Aufgabe anpassen, eine Beschreibung hinterlegen, Tags festlegen oder die Aufgabe in eine andere Liste verschieben. 

Unteraufgaben, Deadline & Fortschritt

Um zu einer Aufgabe eine Unteraufgabe anzulegen, klickst du einfach auf "Unteraufgabe hinzufügen" und gibst den Namen ein. Unteraufgaben selbst haben keine eigene Deadline oder verantwortlichen User. Außerdem kann eine Deadline gesetzt oder der Planaufwand für eine Aufgabe festgelegt werden. 

Dateien hochladen

Zu Aufgaben können auch Dateien direkt oder über das Aktivitätslog (siehe unten) hochgeladen werden. Um eine Datei hochzuladen klicke einfach auf Anhang hochladen oder ziehe die Datei per Drag & Drop in deinen Browser.

Aktivitätslog

Im Aktivitätslog kannst du alle Veränderungen und Kommentare zu der Aufgabe verfolgen (probiere einmal aus, andere Benutzer mit @ zu taggen). Außerdem kannst du hier auch Dateien der Aufgabe hinzufügen, indem du sie innerhalb eines Kommentars hochlädst. Die Datei wird dann im Aktivitätslog als Vorschau gezeigt.

Aufgabenstatus & Zeiterfassung anpassen

Ganz oben kannst du Zeit auf die Aufgabe erfassen und den Status der Aufgabe umstellen. Z.B. sobald die Zeiterfassung gestoppt ist, die Aufgabe auf abgeschlossen setzen.

Benachrichtigungen & weitere Einstellungen

Oben rechts gibt es die Möglichkeit die Benachrichtigungen für eine Aufgabe zu aktivieren / deaktivieren, sowie die Aufgabe als Priorität zu kennzeichnen. Über die 3 Punkte können noch weitere Aktionen durchgeführt werden:

• Weitere Aufgabendetails bearbeiten
• Aufgabe duplizieren
• Zeit erfassen
• Wiederkehrend
• Aufgabe löschen

Mit den Aufgabenansichten können individuelle Ansichten von Aufgaben (Filter) über Projekte, User und Kunden hinweg erstellt werden. In diesem Modul kannst du dir z.B. alle Aufgaben eines bestimmten Teams oder Kunden, welche diese Woche fällig werden, anzeigen lassen. Natürlich stehen hier vielfältige Filteroptionen zur Verfügung. 

Achtung: Private Aufgaben werden angezeigt. Aber es werden nur deine eigenen privaten Aufgaben und private Aufgaben, die du an andere vergeben hast, angezeigt.

Übersicht

In den Aufgabenansichten kannst du:

1. Eine neue Aufgabenansicht erstellen.
2. Zwischen gespeicherten Ansichten wechseln.
3. Die Ansicht gruppieren.
4. Die Ansicht sortieren.
5. Die Ansicht bearbeiten.
6. Die Ansicht löschen.
7. Den Projektnamen anzeigen.
8. Die Deadline anzeigen.
9. Den Bearbeiter anzeigen.
10. Die Aufgabendetails öffnen.

Neue Aufgabenansicht erstellen

Zuerst gibt es die Option eine neue Aufgabenansicht zu erstellen (1) oder auf eine bestehende, von dir oder anderen Usern freigegebene Ansicht, zuzugreifen (2).

Anschließend hast du folgende Optionen:

1. Namen der Aufgabenansicht festlegen
2. Filter für die Ansicht festlegen
3. Vorschau der gefilterten Aufgaben
4. Option Ansicht für andere Benutzer deines Workspace freizugeben

Wenn du die Ansicht nun speicherst, steht sie dir, und bei Freigabe auch den anderen Usern deines Workspace, zur Verfügung.

Mit Aufgabenansichten arbeiten

Über den Namen der Aufgabenansicht kannst du ganz einfach zwischen verschiedenen gespeicherten Ansichten wechseln.

Wenn du auf eine Aufgabe klickst, werden die Aufgabendetails angezeigt. Diese können direkt in den Aufgabenansichten bearbeitet werden.  

Gruppieren und Sortieren der Ansicht

Über die Funktion Gruppieren und Sortieren kann jeder User die Ansicht nach seinen Bedürfnissen konfigurieren. awork merkt sich die letzte verwendete Ansicht.

Es gibt folgende Elemente nach denen gruppiert werden kann:

• Projekt (Standard)
• Projekttyp
• Tätigkeit
• Tageweise
• Wochenweise
• Monatsweise
• Nicht gruppieren

Es gibt folgende Elemente nach denen sortiert werden kann:

• Standard
• Tätigkeit
• Fälligkeit
• Erstellung
• Geplanter Aufwand
• Status

Ja, klar!

Du kannst alle Aufgaben eines Projekts oder einer Aufgabenansicht in einer Excel-Tabelle (.xlsx) exportieren und dann weiterverarbeiten.

In dem Projekt findest du den Export-Button oben rechts im Reiter Aufgaben in der Listen-Ansicht.

In den Aufgabenansichten befindet sich der Export-Button ebenfalls oben rechts, in dem Aktions-Menü.

Grundsätzlich werden die Aufgabenstatus in den Projekttypen definiert.

Es ist allerdings auch möglich innerhalb eines Projektes weitere Status anzulegen. Dazu kann im Board ganz rechts über das "+" eine neue Spalte, und damit ein neuer Aufgabenstatus, angelegt werden. Du kannst dann die Spalte per Drag & Drop an die Stelle verschieben, an der du sie benötigst. So lassen sich Workflows ideal abbilden. Der neue Status ist dann natürlich auch in der Listenansicht verfügbar. 

Die Bedeutung der Farben ist wie folgt:

• Blau (To-Do): Aufgaben an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
• Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
• Rot (Geblockt): Aufgaben bei denen es ein Projekt gibt, aufgrund dessen nicht aktiv an der Aufgabe gearbeitet werden kann
• Lila (In Freigabe): Aufgaben bei denen auf den Vorgesetzten oder Kunden gewartet wird
• Grün (Fertig): Aufgaben die abgeschlossen sind

Ja, es ist möglich Unteraufgaben zu erstellen. Mehr Informationen dazu, wie du dies genau tust, findest du im Artikel zu den Aufgabendetails.

Ja, das ist im Aktivitätslog in den Aufgabendetails möglich. Du kannst einfach @ + den Namen des Benutzers eintippen.

Je nach den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen wird der Nutzer von awork automatisch über deinen Kommentar informiert.

Nein, eine Aufgabe kann immer nur einem Benutzer zugewiesen werden. D.h. Aufgaben müssen auf die einzelnen Bestandteile für jeden Benutzer herunter gebrochen werden. 

Aktuell ist das in awork nur über die Zapier Integration möglich. 

Wenn du einen neuen Zap erstellt, wählst du als Trigger Email by Zapier aus.

Nun musst du bei Zapier eine Custom E-Mail Adresse erstellen. 

Wenn alle Tests erfolgreich waren, du musst eine Test E-Mail an diesen Account senden, dann kannst du nun ganz normal die Action für awork in Zapier einrichten. Diese Schritte sind hier beschrieben.

Wenn der Zap aktiv ist, werden alle E-Mails die du an diese Adresse sendest als Aufgaben in awork angelegt.