Aufgaben

How-To

Meine Aufgaben

In der Ansicht "Meine Aufgaben" findet du alle dir zugeordneten Aufgaben gruppiert nach Projekt. Außerdem gibt es auch eine Aufgabenliste für deine privaten Aufgaben. Du kannst die Reihenfolge der Projekte per Drag-&-Drop anpassen oder durch Klick auf einen Projektnamen direkt in das Projekt wechseln.

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Du kannst bei Aufgaben die folgenden Aktionen ausführen:

  1. Aufgabenstatus ändern
  2. In die Aufgabendetails gehen
  3. Timer starten
  4. Deadline setzen
  5. Bearbeiter setzen
  6. Aufgabe bearbeiten
  7. Neue Zeit erfassen
  8. Aufgabe löschen

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In der Ansicht gibt es noch die folgenden Optionen:

  1. Neue Aufgaben erstellen
  2. Abgeschlossene Aufgaben anzeigen ja/nein
  3. Nach Aufgaben suchen

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Neue Aufgaben erstellen

In awork können Aufgaben auf unterschiedlichen Wegen angelegt werden:

  • Über den >Globalen Hinzufügen-Button<
  • Auf dem Dashboard – Meine Aufgaben
  • In den Projektaufgaben
  • Unter >Meine Aufgaben<

Je nachdem wo du die Aufgabe anlegst, gibt es zwei Wege:

  • Aufgabe erstellen Fenster
  • In einer Aufgabenliste

Aufgabe Erstellen Fenster

Im Fenster kannst du die folgenden Daten eingeben:

  • Aufgabenname
  • Beschreibung
  • Startdatum
  • Deadline
  • Geplanter Aufwand
  • Bearbeiter
  • Projekt
  • Aufgabenliste (nicht bei privaten Aufgaben)
  • Tätigkeit
  • Aufgabenstatus
  • Anhang hinzufügen

Wenn du >Weitere Aufgabe< wählst bleibt das Fenster offen und du kannst direkt die nächste Aufgabe erstellen.

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Aufgabenlisten

Um eine neue Aufgabe zu erstellen klicke einfach auf den >Aufgabe hinzufügen< Bereich. Du kannst nun den Namen der Aufgabe eingeben und die Tätigkeit auswählen. Wenn du Enter drückst, wird die Aufgabe gespeichert. Weitere Informationen kannst du entweder direkt in der Aufgabenliste oder den Aufgabendetails eingeben.

Aufgabendetails

Die Aufgabendetails erreichst du durch Klick auf die Aufgabe. Das funktioniert innerhalb einer Aufgabenliste, auf dem Dashboard oder in den Benachrichtigungen. Hier kannst du dann die folgenden Daten bearbeiten:

  1. Aufgabennamen anpassen
  2. Beschreibung eingeben
  3. Tags hinzufügen
  4. Status anpassen
  5. Timer starten
  6. Deadline setzen
  7. Planaufwand festlegen
  8. Bisher erfasste Zeit einsehen
  9. Fortschritt der Aufgabe einsehen (Planaufaufwand vs bisher erfasste Zeit)
  10. Bearbeiter setzen
  11. Dateien hochladen
  12. Benachrichtigungen ein- und ausschalten
  13. Aufgabe zur Prioritätsaufgabe machen
  14. Weitere Aufgabendetails bearbeiten / Aufgaben duplizieren / Neue Zeit erfassen / Aufgabe löschen
  15. Unteraufgabe erstellen
  16. Details schließen

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Um zu einer Aufgabe eine Unteraufgabe anzulegen, klickst du einfach auf "Unteraufgabe hinzufügen" und gibst den Namen ein. Unteraufgaben selbst haben keine eigene Deadline oder verantwortlichen User. Außerdem kann eine Deadline gesetzt oder der Planaufwand für eine Aufgabe festgelegt werden. 

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Im Aktivitätslog kannst du alle Veränderungen und Kommentare zu der Aufgabe verfolgen (probiere einmal aus, andere Benutzer mit >@< zu taggen). Außerdem kannst du hier auch Dateien der Aufgabe hinzufügen, indem du sie innerhalb eines Kommentars hochlädst. Die Datei wird dann im Aktivitätslog als Vorschau gezeigt.

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Aufgabenansichten

Mit den Aufgabenansichten können individuelle Ansichten von Aufgaben (Filter) über Projekte, User und Kunden hinweg erstellt werden. In diesem Modul, kannst du dir z.B. alle Aufgaben eines bestimmten Teams oder Kunden, welche diese Woche fällig werden, anzeigen lassen. Natürlich stehen hier vielfältige Filteroptionen zur Verfügung. 

Übersicht

In den Aufgabenansichten hast du folgende Optionen:

  1. Neue Aufgabenansicht erstellen
  2. Zwischen gespeicherten Ansichten wechseln
  3. Ansicht bearbeiten
  4. Ansicht löschen
  5. Aufgabendetails öffnen

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Neue Aufgabenansicht erstellen

Zuerst gibt es die Option eine neue Aufgabenansicht zu erstellen (1) oder auf eine bestehende, von dir oder anderen Usern freigegebene Ansicht, zuzugreifen (2).

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Anschließend hast du folgende Optionen:

  1. Namen der Aufgabenansicht festlegen
  2. Filter für die Ansicht festlegen
  3. Vorschau der gefilterten Aufgaben
  4. Option Ansicht für andere Benutzer deines Workspace freizugeben

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Wenn du die Ansicht nun speicherst, steht sie dir, und bei Freigabe auch den anderen Usern deines Workspace, zur Verfügung.

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Mit Aufgabenansichten arbeiten

Über den Namen der Aufgabenansicht kannst du ganz einfach zwischen verschiedenen gespeicherten Ansichten wechseln.

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Wenn du auf eine Aufgabe klickst, werden die Aufgabendetails angezeigt. Diese können direkt in den Aufgabenansichten bearbeitet werden.  

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Aufgabenlisten

Um sich im Projekt besser zu organisieren gibt es die Möglichkeit Listen zu erstellen. In den Listen können mehrere Aufgaben zusammengefasst werden. Die Reihenfolge der Listen kann per Drag-&-Drop angepasst werden, genau wie auch die Aufgaben per Drag-&-Drop zwischen den Listen verschoben werden können. Um eine neue Liste zu erstellen kannst du einfach unter oder über einer Liste >Neue Liste hier einfügen< anklicken.

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Um eine neue Aufgabe zu erstellen klicke einfach auf den >Aufgabe hinzufügen< Bereich. Du kannst nun den Namen der Aufgabe eingeben und die Tätigkeit auswählen. Wenn du Enter drückst, wird die Aufgabe gespeichert. Weitere Informationen kannst du entweder direkt in der Aufgabenliste oder in den Aufgabendetails eingeben.

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Du kannst für eine Aufgabe die folgenden Aktionen ausführen:

  1. Aufgabenstatus setzen
  2. In die Aufgabendetails wechseln
  3. Deadline setzen
  4. Timer starten
  5. Bearbeiter setzen
  6. Weitere Daten bearbeiten
  7. Aufgabe duplizieren
  8. Neue Zeit erfassen
  9. Aufgabe löschen

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FAQ

Kann ich Aufgabenstatus anpassen bzw. neue Status im Board erstellen?

Grundsätzlich werden die Aufgabenstatus in den Projekttypen definiert.

Es ist allerdings auch möglich innerhalb eines Projektes weitere Status anzulegen. Dazu kann im Board ganz rechts über das "+" eine neue Spalte, und damit ein neuer Aufgabenstatus, angelegt werden. Du kannst dann die Spalte per Drag & Drop an die Stelle verschieben, an der du sie benötigst. So lassen sich Workflows ideal abbilden. Der neue Status ist dann natürlich auch in der Listenansicht verfügbar. 

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Die Bedeutung der Farben ist wie folgt:

  • Blau (To-Do): Aufgaben an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
  • Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
  • Rot (Geblockt): Aufgaben bei denen es ein Projekt gibt, aufgrund dessen nicht aktiv an der Aufgabe gearbeitet werden kann
  • Grün (Fertig): Aufgaben die abgeschlossen sind

Kann ich Unteraufgaben erstellen?

Ja, es ist möglich Unteraufgaben zu erstellen. Mehr Informationen dazu, wie du dies genau tust, findest du im Artikel zu den Aufgabendetails.

Kann man Benutzer in Aufgaben taggen?

Ja, das ist im Aktivitätslog in den Aufgabendetails möglich. Du kannst einfach @ + den Namen des Benutzers eintippen.

Je nach den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen wird der Nutzer von awork automatisch über deinen Kommentar informiert.

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Kann ich Dateien an Aufgaben anhängen?

Ja, gehe einfach in die Aufgabendetails und klicke auf >Datei anhängen<. Oder du ziehst die Datei einfach per Drag-&-Drop hinein. Du kannst Anhänge einzeln oder mehrere gleichzeitig hochladen. Für die Anzahl von Anhängen gibt es keine Begrenzung.

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Außerdem kannst du auch Dateien über die Kommentare im Aktivitätslog hochladen. Füge dazu deine Dateien einfach einem Kommentar hinzu. 

Gibt es eine Größenbegrenzung für Aufgabenanhänge?

Derzeit gibt es keine Größenbegrenzung.

Warum sollte ich Aufgaben taggen?

Wenn eine Aufgabe getaggt ist, kannst du diese einfach über die Suche (Tag eintippen) finden.