Zeiterfassung

How-To

Globale Zeiterfassung

Du kannst die globale Zeiterfassung von überall aus awork heraus aktivieren. Dazu musst du einfach auf die Stoppuhr unten rechts klicken und der Timer startet. Das ist besonders hilfreich, wenn du spontan eine Zeiterfassung starten musst und später weitere Details ergänzt, z.B. wenn du einen Anruf annimmst.

Du kannst später oder direkt die folgenden Daten eintragen:

  • Projekt
  • Aufgaben
  • Tätigkeit
  • Aufgabe abrechenbar?
  • Notiz

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Zeiterfassung über das Zeiterfassungsfenster

Bei der Zeiterfassung über das Zeiterfassungsfenster hast du die folgenden Optionen:

  • Datum setzen
  • Startzeit (durch den Tag scrollen oder einfach eintippen)
  • Endzeit (durch den Tag scrollen oder einfach eintippen)
  • Dauer
  • Dauer per Slider
  • Tätigkeit
  • Projekt
  • Aufgabe
  • Notiz
  • Ist die Zeit abrechenbar?

Wenn du >Weitere Zeit?< wählst bleibt das Fenster offen und du kannst direkt die nächste Zeit erfassen.

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Meine erfassten Zeiten

In >Meine erfassten Zeiten< gibt es drei Ansichten:

  • Mein Tag
  • Meine Woche
  • Meine Zeiten

Mein Tag

Auf der linken Seite gibt es einen Ladekreis. Dieser zeigt dir zu welchen Teilen du deinen Tag bereits erfasst hast (du kannst oben zwischen den verschiedenen Tagen wechseln). Direkt darunter ist eine Liste aller erfassten Zeiten des Tages, in der du diese bearbeiten oder löschen kannst. Außerdem kannst du hier weitere Zeiten erfassen.

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In der Mitte kannst du per Drag-&-Drop neue Zeiterfassungseinträge erstellen. Die gestrichelten Linien zeigen zwei Dinge an: wann du dich eingeloggt hast und die aktuelle Uhrzeit. Wenn du eine neue Zeit erfasst, erscheint das Zeiterfassungsfenster.
Das Symbol in dem Eintrag zeigt dir den Tätigkeitstyp an. Direkt neben deinen erfassten Zeiten findest du Vorschläge von awork, zu welchen Elementen du eventuell noch Zeiten erfassen kannst. Auch die Einträge aus der Kalenderintegration findest du hier.

Meine Woche

Unter >Meine Woche< kannst du alle Zeiten sehen, die du in einer Woche erfasst hast. Über den >+ Button< kannst du weitere Zeiten erfassen. Du kannst alle Einträge bearbeiten, löschen oder per Drag-&-Drop verlängern / verkürzen.

Oben kannst du zwischen den Wochen wechseln.

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Meine Zeiten

Unter >Meine Zeiten< kannst du alle deine erfassten Zeiten nach Woche oder Tag sortiert sehen. Timer die noch laufen werden hier nicht angezeigt.

Darüber hinaus kannst du hier die folgenden Aktionen durchführen:

  1. Zwischen Tages- und Wochenansicht wechseln
  2. Zwischen Monaten wechseln
  3. Einträge bearbeiten oder löschen

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Zeiterfassung in Projekten

Es gibt verschiedene Wege direkt in einem Projekt Zeiten zu erfassen:

1. Den Timer in der Projektübersicht starten

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2. Den Timer in den Projektdetails starten.

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3. Innerhalb von Projektaufgaben.

Zeiterfassung in Aufgaben

Listen

Innerhalb von Listen gibt es zwei Wege Zeiten zu erfassen:

  1. Timer für eine Aufgabe starten
  2. Neue Zeit erfassen

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(Kanban-) Board

Hier kannst du die Zeit auf folgende Art erfassen:

  1. Timer für eine Aufgabe starten
  2. Neue Zeit erfassen

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Zeiterfassungs-Reports

Die Zeiterfassungs-Reports geben dir einen Überblick über alle Zeiten, die in deinem Workspace erfasst wurden. Du kannst einen bestimmten Monat auswählen (1) und dir die Zeiten per Wochen oder Tag (2) aggregieren lassen.

Dabei kannst du die folgenden Elemente betrachten (3):

  • Benutzer: Wie viel Zeit hat ein bestimmter Benutzer erfasst?
  • Projekt: Wie viel Zeit wurde auf die verschiedenen Projekte erfasst?
  • Kunden: Wie viel Zeit wurde auf die verschiedenen Kunden erfasst?
  • Typen: Wie viel Zeit wurde auf die verschiedenen Tätigkeiten erfasst?

Der Balken in der Ansicht (4) zeigt wie viel Zeit bereits

  • abgerechnet wurde
  • abrechenbar ist
  • nicht Abrechenbar ist

Unten werden die Zeiten für das ausgewählte Element und den Zeitraum angezeigt (5).

Natürlich kannst du hier auch Filter setzen (6) und die Daten als Excel exportieren (7), z. B. um diese einer Rechnung hinzuzufügen.

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FAQ

Kann ich auf abgeschlossene Projekte Zeiten erfassen?

In awork ist es nicht möglich Zeit auf abgeschlossene Projekte zu erfassen. Du kannst den Status eines Projekts aber jederzeit wieder auf aktiv umstellen um weitere Zeiten zu erfassen

Warum brauche ich Tätigkeiten?

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Dies ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedenen Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Kann ich die Tätigkeit auch in der Aufgabe einstellen?

Ja, du kannst die Tätigkeit beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe festlegen. Diese wird dann bei der Zeiterfassung vorselektiert.

Kann ich zwei Timer auf einmal laufen lassen?

Aktuell kann nur ein Timer zur Zeit laufen.

Kann ich Zeiten für andere Benutzer erfassen?

Es ist aktuell nicht möglich für andere Benutzer Zeiten zu erfassen.