Zeiterfassung

How-To

Einstellungen zur Zeiterfassung

Die Einstellungen zur Zeiterfassung ermöglichen es dir, für den gesamten Workspace festzulegen für welche Projekte oder Zeiträume Zeiten erfasst und bearbeitet werden dürfen. 

Du findest die Einstellungsmöglichkeiten in den Workspace-Einstellungen.

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Zeiterfassung auf abgeschlossenen Projekten verhindern

Wenn diese Einstellung aktiv ist, kann auf abgeschlossene Projekt keine Zeit mehr erfasst werden und die Zeiten auf diesen Projekten lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Zeiterfassung in der Zukunft verhindern

Diese Einstellung verhindert das Erfassen von Zeiten die weiter in der Zukunft liegen als heute.

Zeiterfassung in die Vergangenheit einschränken

Hier wird die Erfassung und Bearbeitung von Zeiten nur für ein paar Tage in die Vergangenheit erlaubt. Der Wert wird in Tagen angegeben. 0 Tage bedeutet, dass Zeiten nur für heute erfasst werden dürfen. Zeiten die vor diesem Zeitraum liegen, können nicht mehr bearbeiten werden. Ist das Feld leer, dürfen Zeiten beliebig in der Vergangenheit angelegt und bearbeitet dürfen, sofern sie nicht durch eine der anderen Einstellungen eingeschränkt sind.

 

Der Wert Abgerechnet lässt sich auch trotz der Einschränkung der Bearbeitbarkeit der Zeiten bearbeiten, so dass Zeiten auch nach dem Projektabschluss abgerechnet werden können und der entsprechende Status gesetzt wird.

User der Admin-Gruppe sind von den Einstellungen nicht betroffen und können Zeiten jederzeit bearbeiten, anlegen oder löschen. So können trotzdem Korrekturen auf abgeschlossene Projekte vorgenommen werden, ohne dass die Einstellungen aufgehoben werden müssen.

Globale Zeiterfassung

Du kannst die globale Zeiterfassung von überall aus awork heraus aktivieren. Dazu musst du einfach auf die Stoppuhr unten rechts klicken und der Timer startet. Das ist besonders hilfreich, wenn du spontan eine Zeiterfassung starten musst und später weitere Details ergänzt, z.B. wenn du einen Anruf annimmst.

Du kannst später oder direkt die folgenden Daten eintragen:

  • Projekt
  • Aufgaben
  • Tätigkeit
  • Aufgabe abrechenbar?
  • Notiz

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Zeiterfassung über das Zeiterfassungsfenster

Bei der Zeiterfassung über das Zeiterfassungsfenster hast du die folgenden Optionen:

  • Datum setzen
  • Startzeit auswählen (Uhrzeit auswählen oder einfach eintippen)
  • Endzeit auswählen (Uhrzeit auswählen oder einfach eintippen)
  • Dauer eingeben
  • Dauer über den Slider auswählen
  • Tätigkeit auswählen
  • Projekt auswählen
  • Aufgabe auswählen
  • Notiz eingeben
  • Auswahl Zeit ist abrechenbar / nicht abrechenbar

Wenn du Weitere Zeit? auswählst, bleibt das Fenster offen und du kannst direkt die nächste Zeit erfassen.

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Meine erfassten Zeiten

In "Meine erfassten Zeiten" gibt es drei Ansichten:

  • Mein Tag
  • Meine Woche
  • Meine Zeiten

Mein Tag

Auf der linken Seite gibt es einen Ladekreis. Dieser zeigt dir zu welchen Teilen du deinen Tag bereits erfasst hast (du kannst oben zwischen den verschiedenen Tagen wechseln). Direkt darunter ist eine Liste aller erfassten Zeiten des Tages, in der du diese bearbeiten oder löschen kannst. Außerdem kannst du hier weitere Zeiten erfassen.

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In der Mitte kannst du per Drag-&-Drop neue Zeiterfassungseinträge erstellen. Die gestrichelten Linien zeigen zwei Dinge an: wann du dich eingeloggt hast und die aktuelle Uhrzeit. Wenn du eine neue Zeit erfasst, erscheint das Zeiterfassungsfenster.
Das Symbol in dem Eintrag zeigt dir den Tätigkeitstyp an. Direkt neben deinen erfassten Zeiten findest du Vorschläge von awork, zu welchen Elementen du eventuell noch Zeiten erfassen kannst. Auch die Einträge aus der Kalenderintegration findest du hier.

Meine Woche

Unter "Meine Woche" kannst du alle Zeiten sehen, die du in einer Woche erfasst hast. Über den "+ Button" kannst du weitere Zeiten erfassen. Du kannst alle Einträge bearbeiten, löschen oder per Drag-&-Drop verlängern / verkürzen.

Oben kannst du zwischen den Wochen wechseln.

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Meine Zeiten

Unter "Meine Zeiten" kannst du alle deine erfassten Zeiten nach Woche oder Tag sortiert sehen. Timer die noch laufen werden hier nicht angezeigt.

Darüber hinaus kannst du hier die folgenden Aktionen durchführen:

  1. Zwischen Monaten wechseln
  2. Zwischen Tages- und Wochenansicht wechseln
  3. Einträge bearbeiten, Duplizieren oder löschen

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Zeiten duplizieren

Über eine Klick auf die drei Punkte können Zeiteinträge dupliziert werden. Dabei öffnet sich das Duplikat und kann ggf. noch angepasst werden.

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Zeiterfassung in Projekten

Es gibt verschiedene Wege direkt in einem Projekt Zeiten zu erfassen:

Den Timer in der Projektübersicht starten

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Den Timer in den Projektdetails starten

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Innerhalb von Projektaufgaben

Die Zeiterfassung kann auch aus Projektaufgaben direkt heraus erfolgen.

Zeiterfassung in Aufgaben

Listen

Innerhalb von Listen gibt es zwei Wege Zeiten zu erfassen:

  1. Timer für eine Aufgabe starten
  2. Neue Zeit erfassen

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(Kanban-) Board

Hier kannst du die Zeit auf folgende Art erfassen:

  1. Timer für eine Aufgabe starten
  2. Neue Zeit erfassen

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FAQ

Kann ich auf abgeschlossene Projekte Zeiten erfassen?

In awork ist es nicht möglich Zeit auf abgeschlossene Projekte zu erfassen. Du kannst den Status eines Projekts aber jederzeit wieder auf aktiv umstellen um weitere Zeiten zu erfassen

Warum brauche ich Tätigkeiten?

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Dies ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedenen Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Kann ich die Tätigkeit auch in der Aufgabe einstellen?

Ja, du kannst die Tätigkeit beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe festlegen. Diese wird dann bei der Zeiterfassung vorselektiert.

Kann ich zwei Timer auf einmal laufen lassen?

Aktuell kann nur ein Timer zur Zeit laufen.

Kann ich Zeiten für andere Benutzer erfassen?

Es ist aktuell nicht möglich für andere Benutzer Zeiten zu erfassen.