Einstellungen

How-To

awork weiterempfehlen

Dir gefällt awork und du möchtest es gerne weiterempfehlen? Darüber würde wir uns natürlich riesig freuen und deshalb belohnen wir gerne deine Mühen. 🎁

Wenn du awork erfolgreich weiterempfiehlst und es zu einem 12- oder 24 Monatsvertrag kommt, erhältst du den Monatswert des Neuabschlusses auf deine nächste Rechnung gut geschrieben. Und das für jede einzelne erfolgreiche Empfehlung!

Rechenbeispiel

Du empfiehlst awork und es kommt zu einem Abschluss mit Premium-Plan, jährlichen Abrechnungsturnus und 10 Usern. Der Monatswert liegt bei 10 Usern x 10 EUR = 100 EUR.

Du erhältst damit eine 100 EUR Gutschrift auf deine nächste awork Rechnung. 🎉

Das empfohlene Team, erhält ebenfalls den selben Wert als Rabatt auf die erste Rechnung.

Das selbe gilt, wenn das Team erst einen monatlichen Plan bucht und später zu einem 12 oder 24 Monats-Turnus wechselt.

Vorraussetzungen

Um die Rabatte erhalten zu können, muss die Empfehlung über das automatische Formular unter Einstellungen -> Workspace -> awork Weiterempfehlen erfolgen.  

Screenshot_2020-09-12_at_22.42.43.jpg

Um die jeweiligen Rabatte zu erhalten muss sich dein Workspace beim Empfehlen als auch beim Buchen des Empfohlenen in einem bezahlten awork Plan befinden.  

 

Die Auszahlen von Gutschriften kann leider nicht vornehmen werden. Solltest du allerdings Geld mit der Empfehlung von awork verdienen wollen, schau dir doch mal unser Partner-Programm an.

Workspace

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist eine Gruppe von Leuten, die mit awork ihre Projekte managen. Meistens besteht ein Workspace aus den Menschen, die in einer Firma oder in einer anderen Form von Organisation zusammenarbeiten.

Wenn du dich das erste Mal bei awork registrierst, wirst du direkt aufgefordert deinen Namen und den Namen deines Workspace anzugeben.

Natürlich kannst du mit einem awork Account auch in mehreren awork-Workspaces aktiv sein.

Achtung: Premium (Enterprise) Lizenzen müssen für jeden Workspace einzeln gebucht werden.

Wie kann ich weitere Teammitglieder einladen?

Du kannst weitere Teammitglieder unter "Workspace" / "User" einladen.

Wie kann ich mein Workspace personalisieren?

Du kannst unter "Einstellungen" / "Workspace" den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen. Wenn dein Team den Enterprise Plan gebucht hat, kannst du hier auch die URL des Workspace anpassen.

Außerdem kannst du Daten in deinen Workspace importieren.

GER_Workspace.png

 

Teams

Mit Teams lassen sich Projekte und User deines Workspaces gruppieren und die Sichtbarkeit gegenüber anderen Teams einschränken.

So ist es möglich, dass Teams nur ihre eigenen Projekte sehen können, aber nicht die Projekte anderer Teams.

 

Anlegen von Teams

Im Menüpunkt Einstellungen -> Teams kannst du die Teams in deinem Workspace verwalten.

Solange du keine Teams angelegt hast, wirst du in deinem Workspace auch nicht Optionen sehen, um User oder Projekte zu Teams zuzuweisen oder nach ihnen zu filtern.

Um ein neues Team anzulegen, klicke zuerst auf die Team hinzufügen-Schaltfläche. Du musst deinem Team einen Namen geben, sowie eine Farbe und ein Icon auswählen. Die ausgegrauten Icons stellen Icons dar, die du bereits für andere Teams verwendet hast. Du kannst sie dennoch für weitere Teams verwenden.

Wenn du ein neues Team angelegt hast, wird dir sofort die User-Auswahl angezeigt. Hier kannst du dein neues Team direkt besetzen.

 

User zu Teams zuweisen

Die User kannst du in der Team-Übersicht unter Einstellungen -> Teams auf deine Teams verteilen. Jeder User kann dabei in beliebig vielen Teams gleichzeitig sein.

Klicke dazu auf den Mehr-Button (mit den 3 Punkten) des jeweiligen Teams und dort auf User zuweisen. Es öffnet sich ein Fenster, indem du die User aus- oder abwählen kannst.

User haben auf ihrer Detail-Seite eine Teams-Auswahl (direkt unterhalb des Namens), über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann. Da diese Änderungen Berechtigungsänderungen mit sich bringen können, bedarf es hier Admin-Rechte, um die Änderungen vornehmen zu können.

Beim Einladen von neuen Usern musst du ein Team auswählen, zu dem der jeweilige User zugewiesen wird. Du kannst die Teams nach der Einladung jeder Zeit in den Einstellungen oder User-Details ändern.

 

Projekte zu Teams zuweisen

Projekte haben auf ihrer Detail-Seite und im Bearbeitungsfenster eine Team-Auswahl, über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann.

Wenn ausreichend Berechtigungen für das Projekt vorliegen, können die Teams geändert werden. Man hat hier allerdings immer nur die Projekte zur Auswahl, die man selbst sehen kann.

Legt man ein neues Projekt an und darf selbst als User nur die Projekte der eigenen Teams sehen, muss das Projekt beim Anlegen bereits einem der eigenen Teams zugeordnet werden.

 

Sichtbarkeit auf eigene Teams beschränken

In den Einstellungen der Berechtigungsrollen (Einstellungen -> Rechtemanagement -> Rollen Details) gibt es die zwei Optionen Nur Projekte vom eigenen Team und Nur User vom eigenen Team. Werden diese aktiviert, dürfen User dieser Berechtigungsrolle nur noch die Projekte oder User der eigenen Teams sehen, bzw. es gelten dann die eingestellten Berechtigungen.

Aktiviere ich beispielsweise Nur Projekte vom eigenen Team für eine Berechtigungsrolle und vergebe dann nur Leserechte für die Projektdetails, -Aufgaben und -Zeiten, so können User nur noch die Projekte des eigenen Teams sehen – und zwar nur mit Leserechten. 

Ist die Einstellung nicht aktiviert, gelten die eigestellten Berechtigungen für Projektdetails, -Aufgaben und -Zeiten für alle Projekte des Workspaces.

 

Welche Projekte sehe ich trotzdem?

Wenn ein User auf ein Projekt besetzt wurde, dass nicht zu seinem Team gehört, wird der User dieses trotzdem sehen dürfen. Es gelten die Berechtigungen der jeweiligen Projektrolle, die der User auf dem Projekt hat.

Wenn der User der Ersteller des Projekts ist, darf dieser das Projekt jederzeit sehen und bearbeiten.

Wird ein User lediglich auf eine Aufgabe eines Projektes besetzt, das dieser eigentlich nicht sehen darf, so wird er Aufgaben sehen dürfen, jedoch nicht die Projektdetails einsehen können.

 

Nach Teams filtern

Sind im Workspace Teams angelegt, so gibt es Filter, die es erlauben, nach Teams zu filtern.

Diese Filter findest du beispielsweise hier:

  • Teamplanung
  • Zeitauswertungen
  • Aufgabenansichten
  • Projektübersicht
  • User-Übersicht

Man beachte, dass es einen Unterscheid macht, ob man beispielsweise die Zeitauswertung nach Teams über die User oder die Projekte filtert.

Filtert man die Projekte nach Teams, so werden alle Zeiten der Projekte angezeigt, die dem Team zugeordnet sind. Das können auch Zeiten von Usern sein, die eigentlich nicht dem Team angehören.

Filtert man die User nach Teams, so werden alle Zeiten der User angezeigt, die dem Team angehören. Das müssen aber nicht alle Zeiten sein, die auf dem Projekt erfasst wurden.

 

Löschen von Teams

Teams können jederzeit in der Team-Übersicht unter Einstellungen -> Teams über das Menü des Mehr-Buttons gelöscht werden.

Die User werden automatisch von dem gelöschten Team entfernt.

Waren dem Team Projekte zugeordnet, können diese durch die Auswahl eines anderen Teams innerhalb des Löschfensters verschoben werden.

 

Team abschalten

Wenn du die Teams in deinem Workspace nicht mehr nutzen willst, musst du lediglich alle Teams entfernen und schon verschwinden auch die Team-Filter und Auswahlmöglichkeiten in deinem Workspace.

Projekttypen

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt.

Des Weiteren kannst du deinen Projekttypen Projektstatus, Aufgabenstatus und Aufgabenpakete zuweisen. So kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung viel Zeit sparen.

Wie kann ich weitere Projekttypen erstellen?

Um neue Projekttypen zu erstellen, gehe zu Einstellungen / Projekttypen. Hier findest du alle bestehenden Projekttypen, kannst diese bearbeiten und neue erstellen.

Beim Erstellen eines neuen Typ öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen, eine Beschreibung, und ein Icon wählen kannst. Wenn du zum Typ wählst, wirst du zu den Details des Projekttypen weitergeleitet. Hier kannst du Projektstatus, Aufgabenstatus und Aufgabenpakete für den Projekttyp hinterlegen.

GER_Project_Types_1.gif

Projektstatus erstellen

Wenn du einen Projektstatus erstellst, musst du nur den Namen und die Projektphase einstellen.

Es stehen folgende Projektphasen zur Verfügung:

  • In Planung
  • Läuft
  • Abgebrochen
  • Beendet

Achtung: In den Phasen In Planung, Abgebrochen und Beendet werden Aufgaben nicht in Meine Aufgaben angezeigt bzw. Projekte werden nicht auf dem Dashboard angezeigt.

GER_Project_Types_2.gif

Aufgabenstatus hinzufügen

Wenn du einen Aufgabenstatus erstellst, musst du nur den Typ und den Namen des Status festlegen. Zusätzlich kann ein Logo gewählt werden. Das Logo ist vor allem dann hilfreich, wenn du mehrere Status mit der gleichen Farbe definierst. 

Die Bedeutung der Typen ist wie folgt:

  • Blau (To-Do): Aufgaben, an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
  • Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
  • Rot (Geblockt): Aufgaben, an denen nicht aktiv gearbeitet werden kann, da es ein Problem gibt
  • Lila (In Freigabe): Aufgaben, bei denen auf den Vorgesetzten oder Kunden gewartet wird
  • Grün (Fertig): Aufgaben, die abgeschlossen sind

GER_Project_Types_3.gif

Aufgabenpakete hinzufügen

Hier kannst du einfach das Aufgabenpaket auswählen, dass du zu dem Projekttyp hinzufügen möchtest, sowie den Status in welchem dieses erstellt werden soll. Du kannst natürlich auch mehrere Aufgabenpakete zu einem Projekttypen hinzufügen.

GER_Project_Types_4.gif

Automatisierung hinzufügen

Du kannst zu deinem Projekttypen auch Automatisierungen hinzufügen. Klicke dazu auf das + Symbol und wähle den Auslöser sowie die Aktion. Mehr Informationen zu den Automatisierungen findest du hier.

Die Automatisierung wird nur bei neu erstellen Projekten verwendet. Bei bestehenden Projekten müssen diese händisch in den Projekteinstellungen ergänzt werden.

Bei einem Projekttypen können mehrere Automatisierungen hinterlegt werden.

GER_Automations_Project_Type.gif

Aufgabenpakete

Aufgabenpakete helfen dir, deine Projekte besser zu organisieren und schneller zu erstellen. Sie sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst, kannst du Standardprojektpläne erstellen.

Es gibt drei Möglichkeiten in awork Aufgabenpakete zu erstellen:

  1. Händisch Pakete erstellen
  2. Pakete aus unserer Bibliothek importieren
  3. Paket aus einem Projekt erstellen

Aufgabenpakete händisch erstellen

Klicke unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Aufgabenpaket hinzufügen wählen. Im nächsten Schritt kannst du einen Namen und eine Beschreibung für das Paket eingeben, sowie ein Logo auswählen.

TaskBundle_Create.gif

Anschließend kannst du, wie in einem Projekt, Aufgabenlisten und Aufgaben zu dem Aufgabenpaket hinzufügen. 

TaskBundle_CreateTasks_GER.gif

Über die drei Punkte neben einer Aufgabe, kannst du die Aufgabendetails bearbeiten. Hier kannst du folgenden Elemente festlegen:

Außerdem kannst du festlegen, wie viele Stunden und Tage das Startdatum und die Deadline nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Die Grundlage hierfür ist der Zeitpunkt zu dem das Aufgabenpaket in ein Projekt geladen wird. Wenn Startdatum und Deadline hinterlegt werden, wird die Aufgabe direkt in der Timeline angezeigt. 

TaskBundles_GER.gif

Aufgabenpakete aus unserer Bibliothek importieren

Gehe unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Vorlagen von awork wählen. Hier wird dir unsere Vorlagen-Bibliothek angezeigt. Du kannst die hier aufgeführten Aufgabenpakete direkt über den kleinen Pfeil importieren oder mit einem Klick auf das Paket die Details ansehen.

TaskBundle_Lib1_GER.gif

In den Details ist das Aufgabenpaket noch einmal genau beschrieben. Du hast auch die Option, den dazugehören Beitrag in unserem Blog zu lesen. Außerdem kannst du dir den genauen Inhalt der Listen und Aufgaben anzeigen lassen. Am Ende kannst du das Paket einfach in den Workspace importieren.

TaskBundle_Lib2_GER.gif

Natürlich kannst du das Aufgabenpaket entsprechend deiner Bedürfnisse anpassen. Klicke dazu in der Übersicht einfach auf den Namen und du hast alle unten beschriebenen Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Aufgabenpakete aus Projekt erstellen

Ein neues Aufgabenpaket kann aus den bestehenden Aufgaben und Listen eines Projekts erzeugt werden.

Gehe dazu in die Projekt-Aufgaben in die Listenansicht. Über den Mehr-Button lässt sich das ganze Projekt als Aufgabenpaket speichern. Alle Aufgabenlisten und Aufgaben inkl. ihrer Details werden als Aufgabenpaket gespeichert und können in anderen Projekten wiederverwendet werden.

Es können auch einzelne Listen eines Projekts als Aufgabenpaket gespeichert werden. Gehe dazu über den Mehr-Button an der jeweiligen Aufgabenliste und wähle dort die Aktion zum Anlegen eines neuen Aufgabenpakets aus.

Aufgabenpakete bearbeiten

Du kannst Aufgabenpakete jederzeit bearbeiten. Dazu kannst du das Paket in der Übersicht einfach anklicken. Neben den Optionen, die du bei der Erstellung hast, kannst du auch Listen neu anordnen, Listen löschen oder alle Aufgaben einer Liste löschen.

TaskBundles_GER.gif

Tipp: Wenn du nachträglich ein Aufgabenpaket anpasst, das bereits in Projekten oder einem Projekttypen verwendet wird, hat dies keine Auswirkungen auf das Projekt.  

Aufgabenpakete zu Projekttypen hinzufügen

Um das Aufgabenpaket mit einem Projekttypen zu verknüpfen, klickst du einfach oben auf das drei-Punkte-Symbol und wählst die Option Projekttypen verwalten. Hier kannst du bestehende Verknüpfungen bearbeiten oder eine neue Verknüpfung (über den Button Projekttyp zuweisen) erstellen. 

Im nächsten Schritt kannst du einen Projekttypen auswählen. Danach gibt es noch die Option zu entscheiden in welchem Projektstatus das Aufgabenpaket im Projekt angelegt werden soll. Wird hier ein Projektstatus und nicht die Option Projekt erstellt gewählt, erscheinen die Aufgaben erst, wenn das Projekt in den entsprechenden Status versetzt wird. 

TaskBundle_to_ProjectType_GER.gif

Du kannst Aufgabenpakete auch aus den Einstellungen für Projekttypen zu einem Projekttyp hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

Aufgabenpakete zu einem Projekt hinzufügen.

Wenn du Aufgabenpakete zu einem bestimmten Projekt, und nicht zu einem Projekttypen, hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf Aufgabenpakete importieren und alle Listen und Aufgaben werden zu deinem Projekt hinzugefügt.

Hier kannst du natürlich auch Pakete aus unserer Bibliothek importieren.

TaskBundle_Import_GER.gif

 

Tätigkeiten

Was sind Tätigkeiten

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Das ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Wie kann ich neue Tätigkeitstypen hinzufügen?

Um einen neuen Typ hinzuzufügen gehe auf >Einstellungen< / >Tätigkeiten<. Beim Erstellen musst du nur einen Namen eingeben und ein Icon auswählen.

Gif-8-Ger-Settings.gif

Wo kann ich Tätigkeiten festlegen?

Die Tätigkeit wird in Aufgaben festgelegt und ist dann bei der Zeiterfassung vorausgewählt.

Screen-9-Ger-Settings.png

Wenn du deine Zeit nicht auf Aufgaben erfasst, kannst du die Tätigkeit bei der Zeiterfassung auswählen.

Screen-10-Ger-Settings.png

FAQ

Rechtemanagement: Ist es möglich, dass Benutzer nur eigene Projekte / Aufgaben sehen? (Freelancer, Kunden, Gäste, Externe)

Ja, es ist möglich in awork eine Rolle anzulegen in der Benutzer nur Projekte sehen, in denen sie im Team besetzt sind. In diesem Fall kann der User keine weiteren Projekte oder von anderen Benutzern erfasste Zeiten sehen. Diese Rolle eignet sich besonders, wenn Freelancer oder Kunden ins Team eingeladen werden.

Dazu kannst du einfach unserer vordefinierte Berechtigungsrolle "Externer User" verwenden. Mehr dazu findest du hier.

Alternativ kann auch die Gastrolle verwendet werden. User in dieser Rolle verbrauchen im Premium Plan auch keine volle Lizenz.

 

Aufgabenpakete: Kann ich die Reihenfolge der Listen in Aufgabenpaketen anpassen?

Ja das ist möglich. Dazu klickst du einfach auf die drei Punkt neben dem Listennamen und wählst die Option "Aufgabenliste umordnen". Nun kann die einfach die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen.

Reorder_TaskBundles_GER.gif

Gibt es einen Darkmode?

Ja es gibt einen Darkmode. Um diesen zu aktivieren, gehe einfach auf Mein Profil / Meine Einstellungen und wähle zwischen folgenden Optionen:

  • Aus: Der Darkmode ist immer deaktiviert.
  • Auto: Der Darkmode ist aktiv, wenn dein Browser den Darkmode verwendet.
  • An: Der Darkmode ist immer aktiviert.

Achtung: In der mobile App aktiviert / deaktiviert sich der Darkmode entsprechend deiner Systemeinstellungen.

Darkmode_GER.gif

Welcher Browser werden von awork unterstützt?

awork unterstützt die folgenden Browser (Versionen):

  • Chrome (ab v57)
  • Edge (ab v40)
  • Safari (ab v10)
  • Mobile Safari (ab v10)
  • Firefox (ab v52)
  • Opera (ab v44)

Gibt es eine awork App für den Mac / PC (Desktop-App)?

Eine direkte App im Store gibt es nicht. Einige Browser (z.B. Chrome, Edge) erlauben es jedoch Web-Apps, wie awork, direkt aus dem Browser zu installieren. 

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ACHTUNG: Aufgrund eines Problems erscheint dieser Button (siehe Beschreibung unten) aktuell nicht. Es gibt trotzdem die Option awork über den Browser als App zu installieren:

Chrome

Chrome.png

Edge

Edge.png

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Chrome

awork wird von Chrome als Web-App erkannt. D.h. du kannst einfach auf das + in der Adressleiste klicken und dann Installieren auswählen. Nun öffnet sich awork in einem eigenen Fenster.

Chrome_1.png

Mac: Nun öffnet sich der Finder mit dem Ordner Chrome Apps und du kannst die awork App in dein Dock ziehen und awork als App benutzen. 

Windows: awork erscheint im Startmenü unter den Zuletzt hinzugefügten Apps und kann per Rechtsklick zum Startmenü oder der Taskleiste hinzugefügt werden. 

App_GER_3.png

Edge

awork wird von Edge als Web-App erkannt. D.h. du kannst einfach auf das + in der Adressleiste klicken und dann Installieren wählen. Nun öffnet sich awork in einem eigenen Fenster.

Edge_1.pngNun wird das Browserfenster als App abgekoppelt und als separate App in der Taskleiste angezeigt. Dort kannst du awork dann anpinnen. Außerdem ist awork auch als App im Startmenü verfügbar.

Was passiert, wenn ich mich aus der Admin-Rolle entferne?

Es ist nicht möglich, dass kein User der Admin-Rolle zugeteilt ist. Dementsprechend kann der letzte Admin-User nicht aus der Rolle entfernt werden.

Falls du dich aus Versehen in eine nicht-Admin-Rolle geschoben hast, musst du dich an einen der verbliebenen Admin-User wenden, damit sie dich wieder zur Admin-Rolle hinzufügen.

awork Premium

Wie kann ich awork Premium buchen?

Um awork Premium zu buchen klickst du im Hauptmenü einfach auf "Hol dir Premium".

Alternativ erreichst das Buchungsfenster auch über Einstellungen -> Workspace.

Premium_1_GER.png

Zunächst musst du dich nun zwischen dem Premium- und Enterprise-Plan entscheiden. Mehr Informationen zu den Plänen und Preisen findest du hier.

Sub_Screen_GER.png

Nun erscheint ein Fenster in welchem du festlegen kannst, für welchen Zeitraum du awork buchen möchtest. Dabei stehen die folgenden Optionen zur Auswahl (1):

  • 1 Monat (Zahlung jeden Monat, Account kann monatlich gekündigt werden)
  • 12 Monate (Zahlung jährlich, Account kann nach 12 Monaten gekündigt werden)
  • 24 Monate (Zahlung zweijährlich, Account kann nach 24 Monaten gekündigt werden)

Außerdem kannst du die Anzahl an benötigten Usern (2) festlegen. 

Buchung2_GER.png

Nun muss du einmal die Buchung überprüfen und dann weiter zum Checkout (3).

Buchung3_GER.png

Anschließend muss die Rechnungsadresse eingegeben werden.

Buchung4_GER.png

Hier kannst du dann als Zahlungsart entweder eine Kreditkarte oder das Lastschriftverfahren wählen.

Buchung5.1_GER.pngBuchung5.2_GER.png

Nun kannst du die Buchung noch einmal überprüfen und ggf. Daten wie Rechnungsadresse oder Zahlungsart anpassen (4-6). Anschließend müssen die Terms of Service (7) akzeptiert werden. Dann kannst du auf "bezahlen und abonnieren" (8) klicken. Nun hast du awork im Premium Plan gebucht.

Buchung6_GER.png

Kann ich Gäste einladen?

Ja man kann Gäste zu awork einladen und ihnen die Gastrolle zuweisen. Diese findet man in den globalen Berechtigungsrollen und heißt Gast.

Tipp: Die Berechtigungen der Rolle sind vordefiniert und können nicht bearbeitet werden.

Guest_Access_GER.png

Was kostet ein Gast?

Ein Gast verbraucht 1/3 einer Lizenz, während ein normaler User 1 volle Lizenz verbraucht. 

Beispiel: In einem Workspace wurden 10 Lizenzen gebucht, diese können nun z.B. wie folgt genutzt werden:

  • Beispiel 1: 10 User
  • Beispiel 2: 9 User + 3 Gäste
  • Beispiel 3: 5 User + 15 Gäste

Wenn z.B. 5 Lizenzen gebucht sind und es 4 User und 2 Gäste im Workspace gibt, kann nur noch ein weiterer Gast eingeladen werden. Ein weiterer normaler User würde eine weitere Lizenz benötigen, da nur noch eine 1/3 Lizenz frei ist. 

Guest_User_Plan_GER.png

Welche Rechte haben Gäste?

Gäste können nur den Bereich Meine Arbeit sehen. Die Berechtigungen, um an einem Projekt  arbeiten zu dürfen, erhält der User über die Projektrolle. Ein Gast kann immer nur Mitglied in einem Projekt sein – niemals gleichzeitig in mehreren.

Einem User die Gastrolle zuweisen

Damit ein User die Gastrolle einnimmt, muss er einfach der entsprechenden Benutzergruppe zugeordnet werden. Da Gäste nur einem Projekt zugeordnet sein dürfen, müssen User, die vorher bereits mehreren Projekten zugeordnet waren, erst einmal aus diesen Projektteams (inkl. Projektaufgaben) entfernt werden. 

Guest_GER.gif

Rechnungen die du von awork erhälst herunterladen

Um die Rechnung herunterzuladen gehst du im Menü ganz unten auf Plan Verwalten. Dann öffnet sich ein Fenster in dem du auf Konto und Zahlungsdaten klickst. Da wählst du die Option Billing History und wählst die Rechnung(en) aus die du herunterladen willst.

Download_Invoice_GER.gif

Premium-Abonnement kündigen

Falls wir dich bei der Nutzung von awork oder Vertragsfragen unterstützen können, melde dich jederzeit bei unserem kostenfreien Support unter support@awork.io, hier im Live-Chat oder per Telefon unter +49 40 882 15 33 20.

Um dein Abonnement zu kündigen, kannst du im Hauptmenü auf den Punkt "Plan verwalten" klicken.

1_Cancellation_Button_GER.png

Nun wählst du die Option "Konto und Zahlungsdaten".

2_Cancellation_Popup_GER.png

Hier klickst du dann auf deinen Plan.

3_Cancellation_SelectPlan_GER.png

Im nächsten Fenster gibt es dann die Option das Abonnement zu kündigen.

4_Cancellation_Cancel_GER.png

Anschließend kannst du eine Begründung eingeben und die Kündigung bestätigen. (Eine Begründung hilft uns sehr dabei awork noch besser zu machen.) Du erhältst dann eine E-Mail zur Bestätigung der Kündigung. 

Du kannst immer zum Ende des aktuellen Zahlungsturnus kündigen. Im Fenster wird dir angezeigt, bis zu welchem Datum du die awork Premium-Funktionen nutzen kannst. Nach diesem Datum hast du keinen Zugriff mehr auf deinen Workspace. 

5_Cancellation_Confirmation_GER.png

Datenimport

Daten in awork importieren

Um Daten (Kunden, Projekte und Aufgaben) in deinen Workspace zu importieren, musst du im Hauptmenü im Bereich Einstellungen auf Workspace gehen. Dort gibt es die Option Daten zu importieren.

Importer_Overview_GER.png

Daten in awork hochladen

Wenn du auf den Button Daten importieren geklickt hast, öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du dir unsere Importvorlage (Excel) herunterladen (1). In diese kannst du deine Daten einfügen. Hier findest du auch eine Beschreibung, wie du die Daten aus deinem alten Tool exportieren kannst (2). Wenn deine Daten bereits im Excel-Format vorliegen, kannst du die Datei (oder die ausgefüllte Importvorlage) einfach hochladen (3). 

Importer_Explanation_GER.png

Felder zwischen awork und Excel abgleichen 

Sollten die Spaltenüberschriften der Excel-Datei nicht mit den Feldnamen in awork übereinstimmen, kannst du im nächsten Schritt die awork Felder per Drag-and-Drop den Spaltenüberschriften zuordnen.

Importer_MatchFiles_GER.gif

Wenn die Feldnamen in awork und deiner Excel-Datei bereits übereinstimmen, wird dieser Schritt einfach übersprungen. 

Daten überprüfen und korrigieren

Nun werden alle Daten noch einmal in einer Übersicht angezeigt. Oben wird die Anzahl an Aufgaben angezeigt (1), damit du sicherstellen kannst, dass alle Daten übernommen werden. Außerdem wird dir auch angezeigt, falls es noch Probleme mit den Daten gibt (2). Zusätzlich sind die Zellen mit einem roten Punkt gekennzeichnet (3). Wenn ein Projekt oder Kunde bereits in deinem Workspace hinterlegt ist, werden die Felder mit einem Stern gekennzeichnet (4). D.h. es werden keine neuen Datensätze angelegt, sondern die bereits in awork vorhandenen Daten verwendet. 

Importer_Correction_Screen_GER.png

Außerdem hast du die Option, alle Zellen noch einmal zu bearbeiten. Klicke dazu einfach in die entsprechende Zelle.

Importer_Import_GER.gif

Wenn du nun auf Importieren klickst, werden die Daten in deinen Workspace geladen. Sobald der Import erfolgt ist, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail. 

Daten aus Trello importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Trello exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Trello exportieren

Achtung: Trello erlaubt den Export von Daten nur für "Business-Class" Kunden. Eine Alternative ist es die Trello Chrome Extension zu installieren.

Trello exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf "Daten" und dann "Text in Spalten"
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option "getrennt"
  4. Wähle die Option "Komma" und klicke auf fertig stellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Trello
Projektname <->      "Name des Boards"
Kunde <->      Name
Aufgabenname     <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Beschreibung <->      desc
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Deadline <->      due
Aufwand <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Members
Status <->      idList

 

Via Chrome Extension:

awork   Trello
Projektname <->      "Name des Boards"
Kunde <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Title
Beschreibung <->      Description
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Deadline <->      Due
Aufwand <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Member
Status <->      List

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Daten aus Asana importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Asana exportieren. Asana ermöglicht es dir einzelne Projekte oder das komplette Unternehmen (nur für Enterprise-Kunden) zu exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Asana exportieren.

Asana exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt in einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf "Daten" und dann "Text in Spalten"
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option "getrennt"
  4. Wähle die Option "Komma" und klicke auf fertig stellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Asana
Projektname <->      Projects
Kunde <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Name
Beschreibung <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Start Date
Deadline <->      Due Date
Aufwand <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Assignee
Status <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Daten von Monday importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Monday exportieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten

In beiden Fällen wird für jedes Board eine eigene Excel Datei angelegt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist das Mapping der Felder wie folgt:

awork   Monday
Projektname <->      "Name des Boards"
Kunde <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Name
Beschreibung <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Deadline <->      Date
Aufwand <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Person
Status <->      Status

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Tipp: Der direkte Export von Monday lässt sich nicht importieren, da u.a. eine Bilddatei in der Excel exportiert wird. Diese muss zunächst gelöscht werden.

Daten aus Jira importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Jira exportieren. Um ein Jira-Projekt zu exportieren gehst du in das Projekt, wählst den Punkt Vorgänge und Filter aus und gehst auf Erweiterte Suche. Nun erscheint oben rechts ein Exportieren-Button. Wähle hier die Option Excel CSV (alle Felder) exportieren und es wird eine .csv Datei heruntergeladen.  

Screenshot_1_-_GER.png

Screenshot_2_-_GER.png

Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option getrennt
  4. Wähle die Option Komma und klicke auf fertigstellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Jira
Projektname <->      Project Name
Kunde <->      Feld ist im Jira-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Summary
Beschreibung <->      Description
Tätigkeitstyp <->      Issue Type
Startdatum <->      Feld ist im Jira-Export nicht vorhanden
Deadline <->      Due Date
Aufwand <->      Original Estimate
Bearbeiter <->      Assignee
Status <->      Status

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Daten aus Meistertask importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Meistertask exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Meistertask exportieren.

Meistertask exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option getrennt
  4. Wähle die Option Komma und klicke auf fertig stellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Meistertask
Projektname <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Kunde <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      name
Beschreibung <->      notes
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Deadline <->      due_date
Aufwand <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      assignee
Status <->      section

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren.