Mit Teams lassen sich Projekte und User deines Workspaces gruppieren und die Sichtbarkeit gegenüber anderen Teams einschränken.
So ist es möglich, dass Teams nur ihre eigenen Projekte sehen können, aber nicht die Projekte anderer Teams.
Anlegen von Teams
Im Menüpunkt Einstellungen -> Teams kannst du die Teams in deinem Workspace verwalten.
Solange du keine Teams angelegt hast, wirst du in deinem Workspace auch nicht Optionen sehen, um User oder Projekte zu Teams zuzuweisen oder nach ihnen zu filtern.
Um ein neues Team anzulegen, klicke zuerst auf die Team hinzufügen-Schaltfläche. Du musst deinem Team einen Namen geben, sowie eine Farbe und ein Icon auswählen. Die ausgegrauten Icons stellen Icons dar, die du bereits für andere Teams verwendet hast. Du kannst sie dennoch für weitere Teams verwenden.
Wenn du ein neues Team angelegt hast, wird dir sofort die User-Auswahl angezeigt. Hier kannst du dein neues Team direkt besetzen.
User zu Teams zuweisen
Die User kannst du in der Team-Übersicht unter Einstellungen -> Teams auf deine Teams verteilen. Jeder User kann dabei in beliebig vielen Teams gleichzeitig sein.
Klicke dazu auf den Mehr-Button (mit den 3 Punkten) des jeweiligen Teams und dort auf User zuweisen. Es öffnet sich ein Fenster, indem du die User aus- oder abwählen kannst.
User haben auf ihrer Detail-Seite eine Teams-Auswahl (direkt unterhalb des Namens), über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann. Da diese Änderungen Berechtigungsänderungen mit sich bringen können, bedarf es hier Admin-Rechte, um die Änderungen vornehmen zu können.
Beim Einladen von neuen Usern musst du ein Team auswählen, zu dem der jeweilige User zugewiesen wird. Du kannst die Teams nach der Einladung jeder Zeit in den Einstellungen oder User-Details ändern.
Projekte zu Teams zuweisen
Projekte haben auf ihrer Detail-Seite und im Bearbeitungsfenster eine Team-Auswahl, über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann.
Wenn ausreichend Berechtigungen für das Projekt vorliegen, können die Teams geändert werden. Man hat hier allerdings immer nur die Projekte zur Auswahl, die man selbst sehen kann.
Legt man ein neues Projekt an und darf selbst als User nur die Projekte der eigenen Teams sehen, muss das Projekt beim Anlegen bereits einem der eigenen Teams zugeordnet werden.
Sichtbarkeit auf eigene Teams beschränken
In den Einstellungen der Berechtigungsrollen (Einstellungen -> Rechtemanagement -> Rollen Details) gibt es die zwei Optionen Nur Projekte vom eigenen Team und Nur User vom eigenen Team. Werden diese aktiviert, dürfen User dieser Berechtigungsrolle nur noch die Projekte oder User der eigenen Teams sehen, bzw. es gelten dann die eingestellten Berechtigungen.
Aktiviere ich beispielsweise Nur Projekte vom eigenen Team für eine Berechtigungsrolle und vergebe dann nur Leserechte für die Projektdetails, -Aufgaben und -Zeiten, so können User nur noch die Projekte des eigenen Teams sehen – und zwar nur mit Leserechten.
Ist die Einstellung nicht aktiviert, gelten die eigestellten Berechtigungen für Projektdetails, -Aufgaben und -Zeiten für alle Projekte des Workspaces.
Welche Projekte sehe ich trotzdem?
Wenn ein User auf ein Projekt besetzt wurde, dass nicht zu seinem Team gehört, wird der User dieses trotzdem sehen dürfen. Es gelten die Berechtigungen der jeweiligen Projektrolle, die der User auf dem Projekt hat.
Wenn der User der Ersteller des Projekts ist, darf dieser das Projekt jederzeit sehen und bearbeiten.
Wird ein User lediglich auf eine Aufgabe eines Projektes besetzt, das dieser eigentlich nicht sehen darf, so wird er Aufgaben sehen dürfen, jedoch nicht die Projektdetails einsehen können.
Nach Teams filtern
Sind im Workspace Teams angelegt, so gibt es Filter, die es erlauben, nach Teams zu filtern.
Diese Filter findest du beispielsweise hier:
- Teamplanung
- Zeitauswertungen
- Aufgabenansichten
- Projektübersicht
- User-Übersicht
Man beachte, dass es einen Unterscheid macht, ob man beispielsweise die Zeitauswertung nach Teams über die User oder die Projekte filtert.
Filtert man die Projekte nach Teams, so werden alle Zeiten der Projekte angezeigt, die dem Team zugeordnet sind. Das können auch Zeiten von Usern sein, die eigentlich nicht dem Team angehören.
Filtert man die User nach Teams, so werden alle Zeiten der User angezeigt, die dem Team angehören. Das müssen aber nicht alle Zeiten sein, die auf dem Projekt erfasst wurden.
Löschen von Teams
Teams können jederzeit in der Team-Übersicht unter Einstellungen -> Teams über das Menü des Mehr-Buttons gelöscht werden.
Die User werden automatisch von dem gelöschten Team entfernt.
Waren dem Team Projekte zugeordnet, können diese durch die Auswahl eines anderen Teams innerhalb des Löschfensters verschoben werden.
Team abschalten
Wenn du die Teams in deinem Workspace nicht mehr nutzen willst, musst du lediglich alle Teams entfernen und schon verschwinden auch die Team-Filter und Auswahlmöglichkeiten in deinem Workspace.
Nun wird das Browserfenster als App abgekoppelt und als separate App in der Taskleiste angezeigt. Dort kannst du awork dann anpinnen. Außerdem ist awork auch als App im Startmenü verfügbar.
