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How-To

Workspace

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist eine Gruppe von Leuten, die mit awork ihre Projekte managen. Meistens besteht ein Workspace aus den Menschen, die in einer Firma oder in einer anderen Form von Organisation zusammenarbeiten.

Wenn du dich das erste Mal bei awork registrierst, wirst du direkt aufgefordert deinen Namen und den Namen deines Workspace anzugeben.

Natürlich kannst du auch in mehreren awork-Workspaces aktiv sein.

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Wie kann ich weitere Teammitglieder einladen?

Du kannst weitere Teammitglieder unter "Workspace" / "User" einladen.

Wie kann ich mein Workspacepersonalisieren?

Du kannst unter "Einstellungen" / "Workspace" den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen.

Projekttypen

Was sind Projekttypen?

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und du siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt.

Des Weiteren kannst du deinen Projekttypen-Status, Rollen und Aufgabenpakete zuweisen. Damit kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung viel Zeit sparen.

Wie kann ich weitere Projekttypen erstellen?

Um neue Projekttypen zu erstellen, gehe zu >Einstellungen< / >Projekttypen<. Hier findest du alle bestehenden Projekttypen, kannst diese bearbeiten und neue erstellen.

Beim Erstellen eines neuen Typ öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen, eine Beschreibung, und ein Icon wählen kannst. Wenn du >zum Typ< wählst, wirst du zu den Details des Projekttyps weitergeleitet. Hier kannst du Projektrollen, Status und Aufgabenpakete für den Projekttyp hinterlegen.

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Projektrollen erstellen

Wenn du eine neue Projektrolle erstellst, musst du den Namen eingeben und die Bearbeitungs- und Leserechte für die Projektmodule einstellen.

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Projektstatus erstellen

Wenn du einen Projektstatus erstellst, musst du nur den Namen und die Projektphase einstellen. Denke daran, dass Aufgaben nicht in jedem Status unter >Meine Aufgaben< bzw. Projekte nicht in jedem Status auf dem Dashboard angezeigt werden.

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Aufgabenpakete hinzufügen

Hier kannst du einfach das Aufgabenpaket auswählen, dass du zu dem Projekttyp hinzufügen möchtest, sowie den Status in welchem dieses erstellt werden soll. Du kannst natürlich auch mehrere Aufgabenpakete zu einem Projekttypen hinzufügen.

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Aufgabenpakete

Was sind Aufgabenpakete?

Aufgabenpakete helfen dir, deine Projekte besser zu organisieren und schneller zu erstellen. Sie sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst kannst du Standardprojektpläne erstellen.

Wie kann ich Aufgabenpakete erstellen?

Du kannst Aufgabenpakete unter "Einstellungen" / "Aufgabenpakete" erstellen. Bei der Erstellung musst du einen Namen eingeben und ein Icon wählen. Anschließend kannst du Listen mit Aufgaben (und Unteraufgaben) zum Paket hinzufügen.

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Wie kann ich Aufgabenpakete zu meinen Projekten hinzufügen?

Es gibt zwei Wege Aufgabenpakte zu einem Projekt hinzuzufügen:

  1. Direkt im Projekt
  2. Über Projekttypen

Wenn du Aufgabenpakete zu einem Projekt hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf >Aufgabenpaket importieren< und alle Listen und Aufgaben werden zu deinem Projekt hinzugefügt.

Wie du Aufgabenpakete mit Projekttypen verbindest findest du hier.

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Tätigkeiten

Was sind Tätigkeiten

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Das ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Wie kann ich neue Tätigkeitstypen hinzufügen?

Um einen neuen Typ hinzuzufügen gehe auf >Einstellungen< / >Tätigkeiten<. Beim Erstellen musst du nur einen Namen eingeben und ein Icon auswählen.

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Wo kann ich Tätigkeiten festlegen?

Die Tätigkeit wird in Aufgaben festgelegt und ist dann bei der Zeiterfassung vorausgewählt.

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Wenn du deine Zeit nicht auf Aufgaben erfasst, kannst du die Tätigkeit bei der Zeiterfassung auswählen.

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Rechtemanagement

Warum benötige ich ein Rechtemanagement?

Im Rechtemanagement kannst du festlegen wer aus deinem Workspace in den verschiedenen Teilen von awork Lese- und Schreibrechte erhält.

Das Rechtemanagement basiert auf Rollen. Du kannst für die Rollen festlegen welche Seiten sichtbar sind und ob diese Rolle hier Lese- oder Schreibrechte hat. Die Adminrolle hat immer Zugriff auf alle Bereiche deines Worspaces. Das Rechtemanagement kann auch nur von Admins angepasst werden.

Wie erstelle ich neue Rollen?

Gehe zu "Einstellungen" / "Rechtemanagement" um neue Rollen zu erstellen. Du musst nur einen Namen eingeben und kannst dann per Drag-&-Drop User zwischen den Rollen verschieben.

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Wie kann ich Berechtigungen für Rollen setzen?

Klicke einfach auf den Namen der Rolle. Berechtigungen unterscheiden sich immer zwischen den Lese- und Schreibrechten sowie der Option, einen Menübereich für Benutzergruppen auszublenden.

Projektbasierte Berechtigungen können auch über die Projektrolle vergeben werden. Projektrollen können in den Projekttypen erstellt / bearbeitet werden. 

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Rechtemanagement: Was bedeuten die Einstellungen?

Grundsätzlich wird bei der Konfiguration von Rollen im Rechtemanagement zwischen Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeit unterschieden. Berechtigungen steuern den Zugriff auf Objekte, wie z.B. Projektaufgaben und legen fest, ob man diese bearbeiten oder nur lesen darf. Die Menü-Sichtbarkeit blendet Punkte aus dem Hauptmenü aus, sodass Benutzer diese nicht mehr erreichen können. 

Achtung: Die Berechtigungen gelten auch, sollte der Zugriff über die API erfolgen.

Projekte

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Berechtigungen

1. Projekt-Basis-Informationen

Verwalten:

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können Projektdetails für alle Projekte sehen und bearbeiten 
  • Benutzer können neue Projekte erstellen
  • Benutzer können Projekte löschen

Lesen: 

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können die Projektdetails aller Projekte sehen, aber nicht bearbeiten
  • Die Benutzer können keine neuen Projekte erstellen

Keine:

2. Projektaufgaben

Verwalten:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, bearbeiten, erstellen und löschen

Lesen:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, jedoch nicht bearbeiten, erstellen oder löschen
  • Aufgabendetails können nicht bearbeitet werden, D.h. es können z.B. keine Aufgaben kommentiert werden

Keine:

3. Projekt-Zeiten

Verwalten:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können Zeiten in allen Projekten sehen, bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können die erfassten Zeiten anderer Benutzer in allen Projekten sehen

Keine:

4. Projekteinstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können neue Projekttypen anlegen sowie bestehende Typen bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können die Einstellungen der Projekttypen sehen, aber nicht bearbeiten

Keine:

  • Benutzer können die Einstellungen der Projekttypen weder sehen noch bearbeiten

Menü-Sichtbarkeit

5. Projektliste

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Workspace" / "Projekte" sehen bzw. nicht sehen.

Diese Einstellung ist Verknüpft mit den Projekt-Basis-Informationen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekte in der Projektliste. 

6. Projekttypen

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Einstellungen" / "Projekttypen" sehen bzw. nicht sehen.

Diese Einstellung ist Verknüpft mit den Projekteinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekttypen.

 

Projektrollen

Projektrollen sind ein Sonderfall. Die Berechtigungen greifen nur auf Projekten auf denen die Benutzer mit der entsprechenden Rolle besetzt sind. Mehr Informationen zur genauen Konfiguration hier.

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1. Projekt-Basis-Informationen

Verwalten:

  • Benutzer sehen im Menü unter "Meine Projekte" und auf dem Dashboard alle Projekte auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind
  • Benutzer können Projektdetails für alle Projekte, auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind, sehen und bearbeiten
  • Benutzer können Projekte löschen
  • Benutzer können keine Projekte erstellen, außer sie haben die entsprechenden Rechte im Bereich "Projekt" (s.o.).

Lesen: 

  • Benutzer sehen im Menü unter "Meine Projekte" und auf dem Dashboard alle Projekte auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind
  • Benutzer können Projektdetails für alle Projekte, auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind, sehen

2. Projektaufgaben

Verwalten:

  • Benutzer können in allen Projekten, auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind, Aufgaben sehen, bearbeiten, erstellen und löschen

Lesen:

  • Benutzer können in allen Projekten, auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind, Aufgaben sehen, jedoch nicht bearbeiten, erstellen oder löschen
  • Aufgabendetails können nicht bearbeitet werden, D.h. es können z.B. keine Aufgaben kommentiert werden

3. Projekt-Zeiten

Verwalten:

  • Benutzer können in allen Projekten, auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind, Zeiten erfassen
  • Benutzer können in allen Projekten, auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind, Zeiten sehen, bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können die erfassten Zeiten anderer Benutzer in allen Projekten, auf denen sie in der entsprechenden Rolle besetzt sind, sehen

 

User

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Berechtigungen

1. User Basis-Informationen

Verwalten:

  • Benutzer können in der User Übersicht alle Benutzer eines Workspace sehen
  • Ermöglicht das Deaktivieren von Benutzern
  • Ermöglicht es, in der User Übersicht andere Benutzer zu bearbeiten
  • Ermöglichst es, User Tags in den User-Details zuzuweisen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen
  • Neue User können nur von Admins angelegt werden, Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können in der User Übersicht alle Benutzer eines Workspace sehen
  • Benutzer können die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen

Keine:

  • Benutzer können weder die User Übersicht noch die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können nur User auf Aufgaben besetzen oder taggen, mit denen sie in einem gemeinsamen Projektteam besetzt sind

2. User-Zeiten

Verwalten:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können für andere Benutzer in den User-Details Zeiterfassungseinträge vornehmen

Lesen:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen

Keine:

  • Benutzer können keine Zeiterfassungseinträge anderer Benutzer in den User-Details anderer Benutzer einsehen. Für Projekte können separate Rechte vergeben werden (s.o.)

Menü-Sichtbarkeit

3. Benutzer-Liste

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Workspace" / "User" sehen bzw. nicht sehen.

Diese Einstellung ist Verknüpft mit den User-Basis-Informationen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Benutzer in der Übersicht. 

 

Kunden

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Berechtigungen

1. Kunden-Basis-Informationen

Verwalten:

Lesen:

Keine:

Menü-Sichtbarkeit

2. Unternehmensliste

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Workspace" / "Kunden" sehen bzw. nicht sehen.

Diese Einstellung ist Verknüpft mit den Kunden-Basis-Informationen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Kunden in der Übersicht. 

 

Aufgaben

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Berechtigungen

1. Aufgabeneinstellungen

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Aufgabenpakete in den Einstellungen sehen.

Menü-Sichtbarkeit

2. Meine Aufgaben

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Meine Arbeit" / "Meine Aufgaben" sehen bzw. nicht sehen.

3. Aufgabenpaket-Einstellungen

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Einstellungen" / "Aufgabenpakete" sehen bzw. nicht sehen.

Diese Einstellung ist Verknüpft mit den Aufgabeneinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Aufgabenpakete in den Einstellungen.

 

Zeiterfassung

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Berechtigungen

1. Zeiterfassungs-Einstellungen

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Tätigkeiten in den Einstellungen sehen.

Menü-Sichtbarkeit

2. Zeiterfassungs-Report

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Workspace" / "Zeiterfassungs-Reports" sehen bzw. nicht sehen.

3. Meine erfassten Zeiten

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Meine Arbeit" / "Meine erfassten Zeiten" sehen bzw. nicht sehen.

 

Workspace-Einstellungen

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Berechtigungen

1. Workspace-Einstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können die Workspace Einstellungen sehen
  • Benutzer können den Namen und das Logo eines Workspace anpassen
  • Der Workspace kann nur von Admins gelöscht werden. Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können die Workspace Einstellungen sehen

Menü-Sichtbarkeit

3. Workspace-Einstellungen

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Einstellungen" / "Workspace" sehen bzw. nicht sehen.

4. Berechtigungs-Einstellungen

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Einstellungen" / "Rechtemanagement" sehen bzw. nicht sehen.

5. Tätigkeitsart-Einstellungen

Benutzer können im Hauptmenü den Punkt "Einstellungen" / "Tätigkeiten" sehen bzw. nicht sehen.

 

FAQ

Rechtemanagement: Ist es möglich, dass Benutzer nur eigene Projekte / Aufgaben sehen? (Freelancer, Kunden, Gäste, Externe)

Ja, es ist möglich in awork eine Rolle anzulegen in der Benutzer nur Projekte sehen, in denen sie im Team besetzt sind. In diesem Fall kann der User keine weiteren Projekte oder von anderen Benutzern erfasste Zeiten sehen. Diese Rolle eignet sich besonders, wenn Freelancer oder Kunden ins Team eingeladen werden.

Eigenschaften der Rolle

Benutzer in dieser Rolle haben die folgenden Berechtigungen:

  • Bereich "Meine Arbeit"
    • Dashboard
    • Meine Aufgaben
    • Meine erfassten Zeiten
  • Projektdetails sehen (nur wenn sie Teil des Projektteams sind)
  • Projektaufgaben sehen (nur wenn sie Teil des Projektteams sind)
  • Aufgabenansichten (Nur eigene Aufgaben)

Alle anderen Bereiche sind mit der unten stehenden Konfiguration für Benutzer in dieser Rolle nicht sichtbar / erreichbar. 

Rolle konfigurieren

Gehe dazu im Menü auf "Rechtemanagement". Hier kann über das "+" eine neue Rolle angelegt werden.

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Nun müssen die Berechtigungen der Rolle konfiguriert werden. Dazu klickst du einfach auf den Namen der Rolle.

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Hier müssen die Berechtigungen für sämtliche Bereiche auf "Keine" gesetzt werden. Anschließend werden über den Button "Projektrollen verwalten" Rechte für die speziellen Projektrollen vergeben. Beim Besetzen eines Benutzers auf ein Projekt wird die Rolle für den Benutzer ausgewählt und er erhält die entsprechenden Rechte. 

Für die Rolle können drei Optionen gesetzt werden:

Projekt-Basis-Informationen

Verwalten: Der Benutzer kann die Projektdetails bearbeiten.

Lesen: Der Benutzer kann die Projektdetails sehen, jedoch nicht bearbeiten.

Projektaufgaben

Verwalten: Der Benutzer kann Aufgaben sehen, erstellen und bearbeiten.

Lesen: Der Benutzer kann Aufgaben sehen, jedoch keine Aufgaben bearbeiten oder erstellen.

Keine: Der Benutzer hat keine Zugriffsrechte auf die Projektaufgaben.

Projekt-Zeiten

Verwalten: Der Benutzer kann erfasste Zeiten sehen, erstellen und bearbeiten. Achtung: Dies betrifft auch die Zeiten die andere Benutzer erfasst haben.

Lesen: Der Benutzer kann erfasste Zeiten sehen, jedoch keine Zeiten bearbeiten oder erstellen. Achtung: Der Benutzer kann dann auch Zeiten anderer Benutzer sehen.

Keine: Der Benutzer hat keine Zugriffsrechte auf die Projektzeiten.

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Anschließend können Benutzer per Drag & Drop der Rolle zugewiesen werden:

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Welcher Browser werden von awork unterstützt?

awork unterstützt die folgenden Browser (Versionen):

  • Chrome (ab v57)
  • Edge (ab v40)
  • Safari (ab v10)
  • Mobile Safari (ab v10)
  • Firefox (ab v52)
  • Opera (ab v44)

Was passiert, wenn ich mich aus der Admin-Rolle entferne?

Es ist nicht möglich, dass kein User der Admin-Rolle zugeteilt ist. Dementsprechend kann der letzte Admin-User nicht aus der Rolle entfernt werden.

Falls du dich aus Versehen in eine nicht-Admin-Rolle geschoben hast, musst du dich an einen der verbliebenen Admin-User wenden, damit sie dich wieder zur Admin-Rolle hinzufügen.

Gibt es Tastenkürzel in awork?

Ja, dies Tastenkürzel kannst du überall nutzen:

  • Drücke >f<, >s< oder >u> um die Suche zu öffnen
  • Drücke >m< um das Menü zu öffnen

Wie kann ich mein Workspace löschen?

Solltest du dein awork Workspace nicht mehr benötigen kannst du dieses in deinem Benutzerprofil löschen. Dazu gehst du einfach auf dein Profil und wählst die Option "Workspace löschen". Anschließend bekommst du eine E-Mail, um diesen Schritt zu bestätigen.

Alle Daten des Workspace werden unwiederbringlich gelöscht. Denk daran, alles zu exportieren, was du noch brauchst. 

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awork Updates

Wie geht es weiter? Die awork Roadmap

Wenn du dich fragst welche neuen spannenden Features dich in awork erwarten ist unsere Roadmap genau das richtige für dich. 

Team's Work - 13.05.2019

Aufgabenansichten erstellen

Mit den neuen projektübergreifenden Aufgabenansichten kannst du eigene Filter über alle Projekte hinweg erstellen und dir z.B. alle Aufgaben deines Teams oder eine bestimmten Kunden anzeigen lassen.

Work-Space-Time - 24.04.2019

Unteraufgaben erstellen

Du kannst jetzt für alle Aufgaben in den Aufgabendetails Unteraufgaben erstellen. Damit werden deine Projektaufgaben noch übersichtlicher.

Neue Filter in den Zeiterfassungsreports

Du kannst in den Zeiterfassungsreports in den Filtern nun nach "Abrechenbar" und "Abgerechnet" filtern. Das macht das Controlling deiner Zeiten noch einfacher. 

Vereinfachtes Wechseln zwischen Projekten

Bisher bist du beim Wechseln zwischen Projekten immer auf der Projektübersichtsseite gelandet. Ab sofort bleibst du in der Projektaufgaben- oder Boardansicht, wenn du über die Projektübersicht zwischen Projekten wechselst. 

Teams heißen jetzt Workspace

Da der Begriff des Teams nicht allen Usern direkt klar geworden ist, haben wir Teams in Workspace umbenannt. An den Funktionen ändert sich für dich nichts.

Real Social - 07.03.2019

Detaillierte Informationen zum Update findest du hier.

awork - 04.02.2019

Aus Q. wird awork. Alle Details hier.

Fluffy Spacetime - 03.09.2018 (Q.)

Kalender Integration

Die Q. Kalender Integration ermöglicht es dir, Termine aus Deinem Kalender direkt in Q. anzeigen zu lassen. Auf diese Art kannst du für deine Termine direkt Zeiterfassungseinträge erstellen.