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How-To

Workspace

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist eine Gruppe von Leuten, die mit awork ihre Projekte managen. Meistens besteht ein Workspace aus den Menschen, die in einer Firma oder in einer anderen Form von Organisation zusammenarbeiten.

Wenn du dich das erste Mal bei awork registrierst, wirst du direkt aufgefordert deinen Namen und den Namen deines Workspace anzugeben.

Natürlich kannst du auch in mehreren awork-Workspaces aktiv sein.

Gif-1-Ger-Settings.gif

Wie kann ich weitere Teammitglieder einladen?

Du kannst weitere Teammitglieder unter "Workspace" / "User" einladen.

Wie kann ich mein Workspacepersonalisieren?

Du kannst unter "Einstellungen" / "Workspace" den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen.

Projekttypen

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und du siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt.

Des Weiteren kannst du deinen Projekttypen Projektstatus, Aufgabenstatus und Aufgabenpakete zuweisen. Damit kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung viel Zeit sparen.

Wie kann ich weitere Projekttypen erstellen?

Um neue Projekttypen zu erstellen, gehe zu Einstellungen / Projekttypen. Hier findest du alle bestehenden Projekttypen, kannst diese bearbeiten und neue erstellen.

Beim Erstellen eines neuen Typ öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen, eine Beschreibung, und ein Icon wählen kannst. Wenn du zum Typ wählst, wirst du zu den Details des Projekttyps weitergeleitet. Hier kannst du Projektsatus Aufgabenstatus und Aufgabenpakete für den Projekttyp hinterlegen.

Task_Type_GER.gif 

Projektstatus erstellen

Wenn du einen Projektstatus erstellst, musst du nur den Namen und die Projektphase einstellen.

Es stehen folgenden Projektphasen zur Verfügung:

  • In Planung
  • Läuft
  • Abgebrochen
  • Beendet

Achtung: In den Phasen In Planing, Abgebrochen und Beendet werden Aufgaben nicht in Meine Aufgaben angezeigt bzw. Projekte werden nicht auf dem Dashboard angezeigt.

Projektstatus_GER.gif

Aufgabenstatus hinzufügen

Wenn du einen Aufgabenstatus erstellst, musst du nur den Typ und den Namen des Status festlegen. Zusätzlich kann ein Logo gewählt werden. Das Logo ist vor allem dann hilfreich, wenn du mehrere Status mit der gleichen Farbe definierst. 

Die Bedeutung der Typen ist wie folgt:

  • Blau (To-Do): Aufgaben an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
  • Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
  • Rot (Geblockt): Aufgaben bei denen es ein Projekt gibt, aufgrund dessen nicht aktiv an der Aufgabe gearbeitet werden kann
  • Lila (In Freigabe): Aufgaben bei denen auf den Vorgesetzten oder Kunden gewartet wird
  • Grün (Fertig): Aufgaben die abgeschlossen sind

Aufgabenstatus_GER.gif

Aufgabenpakete hinzufügen

Hier kannst du einfach das Aufgabenpaket auswählen, dass du zu dem Projekttyp hinzufügen möchtest, sowie den Status in welchem dieses erstellt werden soll. Du kannst natürlich auch mehrere Aufgabenpakete zu einem Projekttypen hinzufügen.

TaskBundle_GER.gif

Aufgabenpakete

Aufgabenpakete helfen dir, deine Projekte besser zu organisieren und schneller zu erstellen. Sie sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst kannst du Standardprojektpläne erstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten in awork Aufgabenpakete zu erstellen:

  1. Pakete eigenständig erstellen
  2. Pakete aus unserer Bibliothek importieren

Aufgabenpakete eigenständig erstellen

Klicke unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Aufgabenpaket hinzufügen wählen. In nächsten Schritt kannst du einen Namen und eine Beschreibung für das Paket eingeben, sowie ein Logo auswählen.

TaskBundle_Create.gif

Anschließend kannst du, wie in einem Projekt, Aufgabenlisten und Aufgaben zu dem Aufgabenpaket hinzufügen. 

TaskBundle_CreateTasks_GER.gif

Über die drei Punkte neben einer Aufgabe, kannst du die Aufgabendetails bearbeiten. Hier kannst du folgenden Elemente festlegen:

Außerdem kannst du festlegen, wie viele Stunden und Tage das Startdatum und die Deadline nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Das Grundlage hierfür ist der Zeitpunkt zu dem das Aufgabenpaket in ein Projekt geladen wird. Wenn Startdatum und Deadline hinterlegt werden, wird die Aufgabe direkt in der Timeline angezeigt. 

TaskBundles_GER.gif

Aufgabenpakete aus unserer Bibliothek importieren

Gehe unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Vorlagen von awork wählen. Hier wird dir dann unsere Vorlagen-Bibliothek angezeigt. Du kannst die hier aufgeführten Aufgabenpakete direkt über den kleinen Pfeil importieren oder mit einem Klick auf das Paket die Details ansehen.

TaskBundle_Lib1_GER.gif

In den Details ist das Aufgabenpaket noch einmal genau beschrieben. Du hast auch die Option, den dazugehören Beitrag in unserem Blog zu lesen. Außerdem kannst du dir den genauen Inhalt der Listen und Aufgaben anzeigen lassen. Am Ende kannst du das Paket einfach in den Workspace importieren.

TaskBundle_Lib2_GER.gif

Natürlich kannst du das Aufgabenpaket dann noch entsprechend deiner Bedürfnisse anpassen. Klicke dazu in der Übersicht einfach auf den Namen und du hast alle unten beschriebenen Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Aufgabenpakete bearbeiten

Du kannst Aufgabenpakete jederzeit bearbeiten. Dazu kannst du das Paket in der Übersicht einfach anklicken. Neben den Optionen die du bei der Erstellung hast, kannst die auch die Listen neu anordnen, Listen löschen oder alle Aufgaben einer Liste löschen.

TaskBundles_GER.gif

Tipp: Wenn du nachträglich ein Aufgabenpaket anpasst das bereits in Projekten oder einem Projekttypen verwendet wird, hat dies keine Auswirkungen auf das Projekt.  

Aufgabenpakete zu Projekttypen hinzufügen

Um das Aufgabenpaket einem Projekttypen zu verknüpfen, klickst du einfach oben auf die drei Punkte und wählst die Option Projekttypen verwalten. Hier kannst du bestehenden Verknüpfungen bearbeiten oder eine neue Verknüpfung (über den Button Projekttyp zuweisen) erstellen. 

Im nächsten Schritt kannst du einen Projekttypen auswählen. Danach gibt's noch die Option zu entscheiden in welchem Projektstatus das Aufgabenpaket im Projekt angelegt werden soll. Wird hier ein Projektstatus und nicht die Option Projekt erstellt gewählt, erscheinen die Aufgaben erst, wenn das Projekt in den entsprechenden Status versetzt wird. 

TaskBundle_to_ProjectType_GER.gif

Du kannst Aufgabenpakete auch aus den Einstellungen für Projekttypen zu einem Projekttyp hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

Aufgabenpakete zu einem Projekt hinzufügen.

Wenn du Aufgabenpakete zu einem bestimmten Projekt, und nicht zu einem Projekttypen, hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf Aufgabenpakete importieren und alle Listen und Aufgaben werden zu deinem Projekt hinzugefügt.

Hier kannst du natürlich auch Pakete aus unserer Bibliothek importieren.

TaskBundle_Import_GER.gif

 

Tätigkeiten

Was sind Tätigkeiten

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Das ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Wie kann ich neue Tätigkeitstypen hinzufügen?

Um einen neuen Typ hinzuzufügen gehe auf >Einstellungen< / >Tätigkeiten<. Beim Erstellen musst du nur einen Namen eingeben und ein Icon auswählen.

Gif-8-Ger-Settings.gif

Wo kann ich Tätigkeiten festlegen?

Die Tätigkeit wird in Aufgaben festgelegt und ist dann bei der Zeiterfassung vorausgewählt.

Screen-9-Ger-Settings.png

Wenn du deine Zeit nicht auf Aufgaben erfasst, kannst du die Tätigkeit bei der Zeiterfassung auswählen.

Screen-10-Ger-Settings.png

Rechtemanagement

Im Rechtemanagement kannst du festlegen, wer aus deinem Workspace wo Lese- und Schreibrechte erhält.

Das Rechtemanagement basiert auf Berechtigungs- und Projektrollen. Die Berechtigungsrollen gelten für den kompletten Workspace und projektübergreifend. Projektrollen gelten nur in dem jeweiligen Projekt, in dem ein User auf der Rolle besetzt ist.

Du kannst für die Rollen festlegen welche Seiten sichtbar sind und ob diese Rolle hier Lese- oder Schreibrechte erhält. Die Admin-Rolle hat immer Zugriff auf alle Bereiche deines Worspaces. Das Rechtemanagement kann auch nur von Admins angepasst werden.

Berechtigungsrollen

Die Berechtigungsrollen legen die Berechtigung auf Workspace-Ebene und projektübergreifend fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob du diese eigenständig konfigurieren willst oder auf eine Vorlage von awork zurückgreifst. 

Mehr Informationen dazu wie du die Rollen konfigurieren kannst findest du hier.

Du kannst hier natürlich auch Rollen bearbeiten und löschen. Die Admin und die Gast Rolle können weder bearbeitet, noch gelöscht werden. Der Admin hat Zugriff auf alle Bereiche des Workspace. Mehr Informationen zum Gast findest du hier.

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

Tipp: Wenn du möchtest, dass ein User nur auf bestimmte Projekte Zugriff hat, kannst du einfach alle globalen Rechte entziehen und die Rechte für die entsprechenden Projekt über die Projektrolle vergeben.

Permission_Role_GER.gif

Projektrollen

Die Projektrollen legen die Berechtigung auf Projektebene fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob Benutzer in dieser Rolle die Projektdetails sehen/bearbeiten, Projektaufgaben sehen/bearbeiten oder die Projekt-Zeiten sehen/bearbeiten dürfen.

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

Permission_ProjectRole_GER.gif

Zugewiesene Berechtigungen

Hier siehst du eine Liste aller aktiven User deines Workspaces. Hier kannst du den Usern ihre entsprechende Berechtigungsrolle zuweisen. Ein User kann immer nur einer Berechtigungsrolle zugewiesen sein. 

Achtung: Dich selbst kannst du nicht aus der Admin-Rolle entfernen, da du dann den Zugriff auf diese Seite verlieren würdest. 

Permission_Assign_Role_GER.gif

Rechtemanagement: Was bedeuten die Einstellungen?

Grundsätzlich wird bei der Konfiguration von Rollen im Rechtemanagement zwischen Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeit unterschieden. Berechtigungen steuern den Zugriff auf Objekte, wie z.B. Projektaufgaben und legen fest, ob man diese bearbeiten oder nur lesen darf. Die Menü-Sichtbarkeit blendet Punkte aus dem Hauptmenü aus, sodass Benutzer diese nicht mehr erreichen können. 

Achtung: Die Berechtigungen gelten auch, sollte der Zugriff über die API erfolgen.

Berechtigungen

Projekte

Permission_Project.png

1. Projekt erstellen

Aktiv:

  • Benutzer können Projekte erstellen (unabhängig von den Berechtigungen unter Projekt-Basis-Informationen)

Inaktiv:

  • Benutzer können keine Projekte erstellen

Der Benutzer, der ein Projekt erstellt, hat auf diesem immer alle Rechte. Die Rechte lassen sich auch nicht entziehen.

2. Projektdetails

Verwalten:

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können Projektdetails für alle Projekte sehen und bearbeiten 
  • Benutzer können neue Projekte erstellen
  • Benutzer können Projekte löschen

Lesen: 

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können die Projektdetails aller Projekte sehen, aber nicht bearbeiten
  • Die Benutzer können keine neuen Projekte erstellen

Keine:

3. Projektaufgaben

Verwalten:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, bearbeiten, erstellen und löschen
  • Benutzer können Aufgabenpakete in Projekte laden.

Lesen:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, jedoch nicht bearbeiten, erstellen oder löschen
  • Aufgabendetails können nicht bearbeitet werden, d.h. es können z.B. keine Aufgaben kommentiert werden

Keine:

4. Projektzeiten

Verwalten:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können Zeiten in allen Projekten sehen, bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können die erfassten Zeiten anderer Benutzer in allen Projekten sehen
  • Benutzer können die aggregierten Zeiten für ein Projekt oder Projektaufgaben sehen

Keine:

User

Permission_User.png

1. User-Details

Verwalten:

  • Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
  • Ermöglicht das Deaktivieren von Benutzern
  • Ermöglicht es, in der User-Übersicht andere Benutzer zu bearbeiten
  • Ermöglichst es, User-Tags in den User-Details zuzuweisen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen
  • Neue User können nur von Admins angelegt werden, Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
  • Benutzer können die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen

Keine:

  • Benutzer können weder die User-Übersicht noch die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können nur User auf Aufgaben besetzen oder taggen, mit denen sie in einem gemeinsamen Projektteam besetzt sind

2. User-Zeiten

Verwalten:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können für andere Benutzer in den User-Details Zeiterfassungseinträge vornehmen

Lesen:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen

Keine:

  • Benutzer können keine Zeiterfassungseinträge anderer Benutzer in den User-Details anderer Benutzer einsehen. Für Projekte können separate Rechte vergeben werden (s.o.)

Kunden

Permission_Clients.png

1. Kunden Informationen

Verwalten:

Lesen:

Keine:

Einstellungen

Permission_Settings.png

1. Projekteinstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können neue Projekttypen anlegen sowie bestehende Typen bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können die Einstellungen der Projekttypen sehen, aber nicht bearbeiten

2. Aufgabenpakete verwalten

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Aufgabenpakete in den Einstellungen sehen

3. Tätigkeiten verwalten

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Tätigkeiten in den Einstellungen sehen

4. Workspace-Einstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen
  • Benutzer können den Namen und das Logo eines Workspaces anpassen
  • Der Workspace kann nur von Admins gelöscht werden. Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen

Menü-Sichtbarkeit

Auf dieser Seite kannst du festlegen welche Menüpunkte für Benutzer in der Rolle sichtbar sind. Klicke einfach auf das Auge, um Menüpunkte zu aktivieren/deaktivieren. 

MenuItem_GER.gif

Meine Arbeit

  • Meine Aufgaben
  • Meine erfassten Zeiten

Workspace

  • Projekte
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekt-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekte in der Projektliste. 
  • Users
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den User-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Benutzer in der Übersicht. 
  • Kunden
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Kunden-Rechten. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Kunden in der Übersicht. 
  • Aufgabenansichten
  • Zeitauswertungen

Einstellungen

  • Workspace
  • Projekttypen
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekteinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekttypen. 
  • Aufgabenpakete
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Aufgabeneinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Aufgabenpakete in den Einstellungen.
  • Tätigkeiten
  • Rechtemanagement
  • Integrationen

FAQ

Rechtemanagement: Ist es möglich, dass Benutzer nur eigene Projekte / Aufgaben sehen? (Freelancer, Kunden, Gäste, Externe)

Ja, es ist möglich in awork eine Rolle anzulegen in der Benutzer nur Projekte sehen, in denen sie im Team besetzt sind. In diesem Fall kann der User keine weiteren Projekte oder von anderen Benutzern erfasste Zeiten sehen. Diese Rolle eignet sich besonders, wenn Freelancer oder Kunden ins Team eingeladen werden.

Dazu kannst du einfach unserer vordefinierte Berechtigungsrolle "Externer User" verwenden. Mehr dazu findest du hier.

Alternativ kann auch die Gastrolle verwendet werden. User in dieser Rolle verbrauchen im Premium Plan auch keine volle Lizenz.

 

Aufgabenpakete: Kann ich die Reihenfolge der Listen in Aufgabenpaketen anpassen?

Ja das ist möglich. Dazu klickst du einfach auf die drei Punkt neben dem Listennamen und wählst die Option "Aufgabenliste umordnen". Nun kann die einfach die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen.

Reorder_TaskBundles_GER.gif

Gibt es einen Darkmode?

Ja es gibt einen Darkmode. Um diesen zu aktivieren, gehe einfach auf Mein Profil / Meine Einstellungen und wähle zwischen folgenden Optionen:

  • Aus: Der Darkmode ist immer deaktiviert.
  • Auto: Der Darkmode ist aktiv, wenn dein Browser den Darkmode verwendet.
  • An: Der Darkmode ist immer aktiviert.

Achtung: In der mobile App aktiviert / deaktiviert sich der Darkmode entsprechend deiner Systemeinstellungen.

Darkmode_GER.gif

Welcher Browser werden von awork unterstützt?

awork unterstützt die folgenden Browser (Versionen):

  • Chrome (ab v57)
  • Edge (ab v40)
  • Safari (ab v10)
  • Mobile Safari (ab v10)
  • Firefox (ab v52)
  • Opera (ab v44)

Gibt es eine awork App für den Mac / PC (Desktop-App)?

Eine direkte App im Store gibt es nicht. Einige Browser (z.B. Chrome, Edge) erlauben es jedoch Webapps wie awork direkt aus dem Browser zu installieren. 

Chrome

Dazu gehst du in Chrome einfach in deinen awork Workspace und klickst im Browser auf die 3 Punkte oben rechts. Nun wählst du "Weitere Tools" und "Verknüpfung erstellen".  

App_GER_1.png

Dann öffnet sich ein Fenster, in den du einen Namen für die awork App eingeben kannst. Wichtig ist, dass du die Option "In neuem Fenster öffnen" wählst, damit awork auch als "App" und nicht als  Browser-Tab geöffnet wird. 

App_GER_2.png

Mac: Nun öffnet sich der Finder mit dem Ordner "Chrome Apps" und du kannst die awork "App" in dein Dock ziehen und awork als "App" benutzen. 

Windows: awork erscheint nun im Startmenü unter den "Zuletzt hinzugefügten" Apps und kann per Rechtsklick zum Startmenü oder der Taskleiste hinzugefügt werden. 

App_GER_3.png

Edge

Dazu gehst du in Edge einfach in deinen awork Workspace und klickst im Browser auf die 3 Punkte oben rechts. Nun wählst du "Apps" und "Diese Seite als eine App installieren".  

Edge_1.png

Dann öffnet sich ein Fenster, in den du einen Namen für die awork App eingeben kannst.

Edge_2.png

Nun wird das Browserfenster als App abgekoppelt und als separate App in der Taskleiste angezeigt. Dort kannst du awork dann anpinnen. Außerdem ist awork dann auch als App im Startmenü verfügbar.

Was passiert, wenn ich mich aus der Admin-Rolle entferne?

Es ist nicht möglich, dass kein User der Admin-Rolle zugeteilt ist. Dementsprechend kann der letzte Admin-User nicht aus der Rolle entfernt werden.

Falls du dich aus Versehen in eine nicht-Admin-Rolle geschoben hast, musst du dich an einen der verbliebenen Admin-User wenden, damit sie dich wieder zur Admin-Rolle hinzufügen.

awork Premium

Premium-Trial

Du hast die Möglichkeit alle Premium-Features von awork 14 Tage kostenlos zu testen. Diese beinhalten:

  • Unbegrenzte Anzahl von Usern einladen (Free-Plan: 10 User)
  • Unbegrenzte Anzahl von Projekten erstellen (Free-Plan: 3 Projekte)
  • Timeline-Feature

Premium-Trial aktivieren

Du kannst die Premium-Trial auf zwei Arten starten:

  1. Beim Signup
  2. In awork selbst

1. Während des Signup starten

Wähle dazu einfach auf unserer Webseite die Option den Premium Plan zu testen. Dann kommst du in den normalen Signup Prozess, hast aber direkt alle Premium Features zur Verfügung.

Website_GER.png

2. In awork starten

Klicke einfach unten im Hauptmenü auf "Hol dir Premium".

1_GER.png

Hier kannst du direkt einen Premium Plan buchen oder deine 14 Tage Premium-Trial starten.

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Achtung: Du kannst die Premium-Trial nur ein mal pro Workspace starten.

Premium-Trial beenden

Am Ende der 14 Tage hast du zwei Optionen:

  1. Du wechselst in einen awork Premium Plan
  2. Du wechselst wieder in den Free Plan
  3. Deinen Workspace löschen

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1. Premium Plan buchen

Am Ende der 14 Tage erscheint ein Pop-up über das du den ganz normalen Buchungsprozess starten kannst. Mehr Informationen dazu findest du hier.

Natürlich musst du nicht bis zum Ende der 14 Tage warten. Du kannst jederzeit während der Premium-Trial eine awork Premium Plan buchen.

2. In den Free Plan wechseln

Am Ende der 14 Tage erscheint ein Pop-Up über das du wieder in den Free Plan wechseln kannst. Falls in in der Zeit mehr als 3 Projekte angelegt und 10 User eingeladen hast, musst du die Anzahl nun reduzieren.

awork gibt die die Option die Projekte die du löschen möchtest du wählen, bzw. die User zu wählen die deaktiviert werden sollen.

Nun kannst du wie gewohnt awork kostenlos nutzen.

3. Workspace löschen

Wenn du diese Option wählst, wird der Workspace gelöscht.

Wie kann ich awork Premium buchen?

Um awork Premium zu buchen klickst du im Hauptmenü einfach auf "Hol dir Premium".

Buchung1_GER.png

Nun erscheint ein Fenster in welchem du festlegen kannst, für welchen Zeitraum du awork buchen möchtest. Dabei stehen die folgenden Optionen zur Auswahl (1):

  • 1 Monat (Zahlung jeden Monat, Account kann monatlich gekündigt werden)
  • 12 Monate (Zahlung jährlich, Account kann nach 12 Monaten gekündigt werden)
  • 24 Monate (Zahlung zweijährlich, Account kann nach 24 Monaten gekündigt werden)

Außerdem kannst du die Anzahl an benötigten Usern (2) festlegen. 

Tipp: Die aktuellen Pläne und Preise findest du hier.

Buchung2_GER.png

Nun muss du einmal die Buchung überprüfen und dann weiter zum Checkout (3).

Buchung3_GER.png

Anschließend muss die Rechnungsadresse eingegeben werden.

Buchung4_GER.png

Hier kannst du dann als Zahlungsart entweder eine Kreditkarte oder das Lastschriftverfahren wählen.

Buchung5.1_GER.pngBuchung5.2_GER.png

Nun kannst du die Buchung noch einmal überprüfen und ggf. Daten wie Rechnungsadresse oder Zahlungsart anpassen (4-6). Anschließend müssen die Terms of Service (7) akzeptiert werden. Dann kannst du auf "bezahlen und abonnieren" (8) klicken. Nun hast du awork im Premium Plan gebucht.

Buchung6_GER.png

Kann ich Gäste einladen?

Ja man kann Gäste zu awork einladen und ihnen die Gastrolle zuweisen. Diese findet man in den globalen Berechtigungsrollen und heißt Gast.

Tipp: Die Berechtigungen der Rolle sind vordefiniert und können nicht bearbeitet werden.

Guest_Access_GER.png

Was kostet ein Gast?

Ein Gast verbraucht 1/3 einer Lizenz, während ein normaler User 1 volle Lizenz verbraucht. 

Beispiel: In einem Workspace wurden 10 Lizenzen gebucht, diese können nun z.B. wie folgt genutzt werden:

  • Beispiel 1: 10 User
  • Beispiel 2: 9 User + 3 Gäste
  • Beispiel 3: 5 User + 15 Gäste

Wenn z.B. 5 Lizenzen gebucht sind und es 4 User und 2 Gäste im Workspace gibt, kann nur noch ein weiterer Gast eingeladen werden. Ein weiterer normaler User würde eine weitere Lizenz benötigen, da nur noch eine 1/3 Lizenz frei ist. 

Achtung: Im Free-Plan sind 10 freie User enthalten. Hier verbraucht ein Gast einen vollen Platz.

Guest_User_Plan_GER.png

Welche Rechte haben Gäste?

Gäste können nur den Bereich Meine Arbeit sehen. Die Berechtigungen, um an einem Projekt  arbeiten zu dürfen, erhält der User über die Projektrolle. Ein Gast kann immer nur Mitglied in einem Projekt sein – niemals gleichzeitig in mehreren.

Einem User die Gastrolle zuweisen

Damit ein User die Gastrolle einnimmt, muss er einfach der entsprechenden Benutzergruppe zugeordnet werden. Da Gäste nur einem Projekt zugeordnet sein dürfen, müssen User, die vorher bereits mehreren Projekten zugeordnet waren, erst einmal aus diesen Projektteams entfernt werden. 

Guest_GER.gif

Premium-Abonnement kündigen

Um dein Abonnement zu kündigen, kannst du im Hauptmenü auf den Punkt "Plan verwalten" klicken.

1_Cancellation_Button_GER.png

Nun wählst du die Option "Konto und Zahlungsdaten".

2_Cancellation_Popup_GER.png

Hier klickst du dann auf deinen Plan.

3_Cancellation_SelectPlan_GER.png

Im nächsten Fenster gibt es dann die Option das Abonnement zu kündigen.

4_Cancellation_Cancel_GER.png

Anschließend kannst du eine Begründung eingeben und die Kündigung bestätigen. (Eine Begründung hilft uns sehr dabei awork noch besser zu machen.) Du erhältst dann eine E-Mail zur Bestätigung der Kündigung. 

Du kannst immer zum Ende des aktuellen Zahlungsturnus kündigen. Im Fenster wird dir angezeigt, bis zu welchem Datum du die awork Premium-Funktionen nutzen kannst. Nach diesem Datum hast du keinen Zugriff mehr auf deinen Workspace. 

5_Cancellation_Confirmation_GER.png

Datenimport

Daten in awork importieren

Um Daten (Kunden, Projekte und Aufgaben) in deinen Workspace zu importieren, musst du im Hauptmenü im Bereich Einstellungen auf Workspace gehen. Dort gibt es die Option Daten zu importieren.

Importer_Overview_GER.png

Daten in awork hochladen

Wenn du auf den Button Daten importieren geklickt hast, öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du dir unsere Importvorlage (Excel) herunterladen (1). In diese kannst du deine Daten einfügen. Hier findest du auch eine Beschreibung, wie du die Daten aus deinem alten Tool exportieren kannst (2). Wenn deine Daten bereits im Excel-Format vorliegen, kannst du die Datei (oder die ausgefüllte Importvorlage) einfach hochladen (3). 

Importer_Explanation_GER.png

Felder zwischen awork und Excel abgleichen 

Sollten die Spaltenüberschriften der Excel-Datei nicht mit den Feldnamen in awork übereinstimmen, kannst du im nächsten Schritt die awork Felder per Drag-and-Drop den Spaltenüberschriften zuordnen.

Importer_MatchFiles_GER.gif

Wenn die Feldnamen in awork und deiner Excel-Datei bereits übereinstimmen, wird dieser Schritt einfach übersprungen. 

Daten überprüfen und korrigieren

Nun werden alle Daten noch einmal in einer Übersicht angezeigt. Oben wird die Anzahl an Aufgaben angezeigt (1), damit du sicherstellen kannst, dass alle Daten übernommen werden. Außerdem wird dir auch angezeigt, falls es noch Probleme mit den Daten gibt (2). Zusätzlich sind die Zellen mit einem roten Punkt gekennzeichnet (3). Wenn ein Projekt oder Kunde bereits in deinem Workspace hinterlegt ist, werden die Felder mit einem Stern gekennzeichnet (4). D.h. es werden keine neuen Datensätze angelegt, sondern die bereits in awork vorhandenen Daten verwendet. 

Importer_Correction_Screen_GER.png

Außerdem hast du die Option, alle Zellen noch einmal zu bearbeiten. Klicke dazu einfach in die entsprechende Zelle.

Importer_Import_GER.gif

Wenn du nun auf Importieren klickst, werden die Daten in deinen Workspace geladen. Sobald der Import erfolgt ist, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail. 

Daten aus Trello importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Trello exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Trello exportieren

Achtung: Trello erlaubt den Export von Daten nur für "Business-Class" Kunden. Eine Alternative ist es die Trello Chrome Extension zu installieren.

Trello exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf "Daten" und dann "Text in Spalten"
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option "getrennt"
  4. Wähle die Option "Komma" und klicke auf fertig stellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Trello
Projektname <->      "Name des Boards"
Kunde <->      Name
Aufgabenname     <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Beschreibung <->      desc
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Deadline <->      due
Aufwand <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Members
Status <->      idList

 

Via Chrome Extension:

awork   Trello
Projektname <->      "Name des Boards"
Kunde <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Title
Beschreibung <->      Description
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Deadline <->      Due
Aufwand <->      Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Member
Status <->      List

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Daten aus Asana importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Asana exportieren. Asana ermöglicht es dir einzelne Projekte oder das komplette Unternehmen (nur für Enterprise-Kunden) zu exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Asana exportieren.

Asana exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt in einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf "Daten" und dann "Text in Spalten"
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option "getrennt"
  4. Wähle die Option "Komma" und klicke auf fertig stellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Asana
Projektname <->      Projects
Kunde <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Name
Beschreibung <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Start Date
Deadline <->      Due Date
Aufwand <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Assignee
Status <->      Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Daten von Monday importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Monday exportieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten

In beiden Fällen wird für jedes Board eine eigene Excel Datei angelegt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist das Mapping der Felder wie folgt:

awork   Monday
Projektname <->      "Name des Boards"
Kunde <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Name
Beschreibung <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Deadline <->      Date
Aufwand <->      Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      Person
Status <->      Status

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Tipp: Der direkte Export von Monday lässt sich nicht importieren, da u.a. eine Bilddatei in der Excel exportiert wird. Diese muss zunächst gelöscht werden.

Daten aus Jira importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Jira exportieren. Um ein Jira-Projekt zu exportieren gehst du in das Projekt, wählst den Punkt Vorgänge und Filter aus und gehst auf Erweiterte Suche. Nun erscheint oben rechts ein Exportieren-Button. Wähle hier die Option Excel CSV (alle Felder) exportieren und es wird eine .csv Datei heruntergeladen.  

Screenshot_1_-_GER.png

Screenshot_2_-_GER.png

Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option getrennt
  4. Wähle die Option Komma und klicke auf fertigstellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Jira
Projektname <->      Project Name
Kunde <->      Feld ist im Jira-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      Summary
Beschreibung <->      Description
Tätigkeitstyp <->      Issue Type
Startdatum <->      Feld ist im Jira-Export nicht vorhanden
Deadline <->      Due Date
Aufwand <->      Original Estimate
Bearbeiter <->      Assignee
Status <->      Status

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Daten aus Meistertask importieren

Zunächst musst du deine Daten aus Meistertask exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Meistertask exportieren.

Meistertask exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

  1. Markiere die Spalte mit den Daten
  2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten
  3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option getrennt
  4. Wähle die Option Komma und klicke auf fertig stellen

Screen_1.png

Screen_2.png

Screen_3.png

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork   Meistertask
Projektname <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Kunde <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Aufgabenname     <->      name
Beschreibung <->      notes
Tätigkeitstyp <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Startdatum <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Deadline <->      due_date
Aufwand <->      Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Bearbeiter <->      assignee
Status <->      section

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren.