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How-To

Workspace

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist eine Gruppe von Leuten, die mit awork ihre Projekte managen. Meistens besteht ein Workspace aus den Menschen, die in einer Firma oder in einer anderen Form von Organisation zusammenarbeiten.

Wenn du dich das erste Mal bei awork registrierst, wirst du direkt aufgefordert deinen Namen und den Namen deines Workspace anzugeben.

Natürlich kannst du auch in mehreren awork-Workspaces aktiv sein.

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Wie kann ich weitere Teammitglieder einladen?

Du kannst weitere Teammitglieder unter "Workspace" / "User" einladen.

Wie kann ich mein Workspacepersonalisieren?

Du kannst unter "Einstellungen" / "Workspace" den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen.

Projekttypen

Was sind Projekttypen?

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und du siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt.

Des Weiteren kannst du deinen Projekttypen-Status, Rollen und Aufgabenpakete zuweisen. Damit kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung viel Zeit sparen.

Wie kann ich weitere Projekttypen erstellen?

Um neue Projekttypen zu erstellen, gehe zu >Einstellungen< / >Projekttypen<. Hier findest du alle bestehenden Projekttypen, kannst diese bearbeiten und neue erstellen.

Beim Erstellen eines neuen Typ öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen, eine Beschreibung, und ein Icon wählen kannst. Wenn du >zum Typ< wählst, wirst du zu den Details des Projekttyps weitergeleitet. Hier kannst du Projektrollen, Status und Aufgabenpakete für den Projekttyp hinterlegen.

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Projektrollen erstellen

Wenn du eine neue Projektrolle erstellst, musst du den Namen eingeben und die Bearbeitungs- und Leserechte für die Projektmodule einstellen.

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Projektstatus erstellen

Wenn du einen Projektstatus erstellst, musst du nur den Namen und die Projektphase einstellen. Denke daran, dass Aufgaben nicht in jedem Status unter >Meine Aufgaben< bzw. Projekte nicht in jedem Status auf dem Dashboard angezeigt werden.

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Aufgabenpakete hinzufügen

Hier kannst du einfach das Aufgabenpaket auswählen, dass du zu dem Projekttyp hinzufügen möchtest, sowie den Status in welchem dieses erstellt werden soll. Du kannst natürlich auch mehrere Aufgabenpakete zu einem Projekttypen hinzufügen.

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Aufgabenpakete

Was sind Aufgabenpakete?

Aufgabenpakete helfen dir, deine Projekte besser zu organisieren und schneller zu erstellen. Sie sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst kannst du Standardprojektpläne erstellen.

Wie kann ich Aufgabenpakete erstellen?

Du kannst Aufgabenpakete unter "Einstellungen" / "Aufgabenpakete" erstellen. Bei der Erstellung musst du einen Namen eingeben und ein Icon wählen. Anschließend kannst du Listen mit Aufgaben (und Unteraufgaben) zum Paket hinzufügen.

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Wie kann ich Aufgabenpakete zu meinen Projekten hinzufügen?

Es gibt zwei Wege Aufgabenpakte zu einem Projekt hinzuzufügen:

  1. Direkt im Projekt
  2. Über Projekttypen

Wenn du Aufgabenpakete zu einem Projekt hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf >Aufgabenpaket importieren< und alle Listen und Aufgaben werden zu deinem Projekt hinzugefügt.

Wie du Aufgabenpakete mit Projekttypen verbindest findest du hier.

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Tätigkeiten

Was sind Tätigkeiten

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Das ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Wie kann ich neue Tätigkeitstypen hinzufügen?

Um einen neuen Typ hinzuzufügen gehe auf >Einstellungen< / >Tätigkeiten<. Beim Erstellen musst du nur einen Namen eingeben und ein Icon auswählen.

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Wo kann ich Tätigkeiten festlegen?

Die Tätigkeit wird in Aufgaben festgelegt und ist dann bei der Zeiterfassung vorausgewählt.

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Wenn du deine Zeit nicht auf Aufgaben erfasst, kannst du die Tätigkeit bei der Zeiterfassung auswählen.

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Rechtemanagement

Warum benötige ich ein Rechtemanagement?

Im Rechtemanagement kannst du festlegen wer aus deinem Workspace in den verschiedenen Teilen von awork Lese- und Schreibrechte erhält.

Das Rechtemanagement basiert auf Rollen. Du kannst für die Rollen festlegen welche Seiten sichtbar sind und ob diese Rolle hier Lese- oder Schreibrechte hat. Die Adminrolle hat immer Zugriff auf alle Bereiche deines Worspaces. Das Rechtemanagement kann auch nur von Admins angepasst werden.

Wie erstelle ich neue Rollen?

Gehe zu "Einstellungen" / "Rechtemanagement" um neue Rollen zu erstellen. Du musst nur einen Namen eingeben und kannst dann per Drag-&-Drop User zwischen den Rollen verschieben.

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Wie kann ich Berechtigungen für Rollen setzen?

Klicke einfach auf den Namen der Rolle. Berechtigungen unterscheiden sich immer zwischen den Lese- und Schreibrechten sowie der Option, einen Menübereich für Benutzergruppen auszublenden.

Projektbasierte Berechtigungen können auch über die Projektrolle vergeben werden. Projektrollen können in den Projekttypen erstellt / bearbeitet werden. 

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FAQ

Was passiert, wenn ich mich aus der Admin-Rolle entferne?

Es ist nicht möglich, dass kein User der Admin-Rolle zugeteilt ist. Dementsprechend kann der letzte Admin-User nicht aus der Rolle entfernt werden.

Falls du dich aus Versehen in eine nicht-Admin-Rolle geschoben hast, musst du dich an einen der verbliebenen Admin-User wenden, damit sie dich wieder zur Admin-Rolle hinzufügen.

Gibt es Tastenkürzel in awork?

Ja, dies Tastenkürzel kannst du überall nutzen:

  • Drücke >f<, >s< oder >u> um die Suche zu öffnen
  • Drücke >m< um das Menü zu öffnen

Wie kann ich mein Workspace löschen?

Solltest du dein awork Workspace nicht mehr benötigen kannst du dieses in deinem Benutzerprofil löschen. Dazu gehst du einfach auf dein Profil und wählst die Option "Workspace löschen". Anschließend bekommst du eine E-Mail, um diesen Schritt zu bestätigen.

Alle Daten des Workspace werden unwiederbringlich gelöscht. Denk daran, alles zu exportieren, was du noch brauchst. 

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awork Updates

Wie geht es weiter? Die awork Roadmap

Wenn du dich fragst welche neuen spannenden Features dich in awork erwarten ist unsere Roadmap genau das richtige für dich. 

Work-Space-Time - 24.04.2019

Unteraufgaben erstellen

Du kannst jetzt für alle Aufgaben in den Aufgabendetails Unteraufgaben erstellen. Damit werden deine Projektaufgaben noch übersichtlicher.

Neue Filter in den Zeiterfassungsreports

Du kannst in den Zeiterfassungsreports in den Filtern nun nach "Abrechenbar" und "Abgerechnet" filtern. Das macht das Controlling deiner Zeiten noch einfacher. 

Vereinfachtes Wechseln zwischen Projekten

Bisher bist du beim Wechseln zwischen Projekten immer auf der Projektübersichtsseite gelandet. Ab sofort bleibst du in der Projektaufgaben- oder Boardansicht, wenn du über die Projektübersicht zwischen Projekten wechselst. 

Teams heißen jetzt Workspace

Da der Begriff des Teams nicht allen Usern direkt klar geworden ist, haben wir Teams in Workspace umbenannt. An den Funktionen ändert sich für dich nichts.

Real Social - 07.03.2019

Detaillierte Informationen zum Update findest du hier.

awork - 04.02.2019

Aus Q. wird awork. Alle Details hier.

Fluffy Spacetime - 03.09.2018 (Q.)

Kalender Integration

Die Q. Kalender Integration ermöglicht es dir, Termine aus Deinem Kalender direkt in Q. anzeigen zu lassen. Auf diese Art kannst du für deine Termine direkt Zeiterfassungseinträge erstellen.

Crispy Nebula - 13.08.2018 (Q.)

Komplette Projektliste in Benutzern und Unternehmen

Du kannst jetzt in einem Benutzer oder Unternehmen alle zugehörigen Projekte sehen. Die Listen haben alle Funktionen die du von der normalen Projektliste gewohnt bist.

 

Übersichtsseite für Deine Q. Integration 

Wir haben unsere Übersichtsseite für die Integrationen zwischen Q. und andere Tools verbessert. Du kannst nun direkt aus Q. Integrationen erstellen und testen. Außerdem gibt es ein Log in dem du alle Aktivitäten sehen kannst.

 

Zeiterfassung in der Wochenübersicht per Drag & Drop

Du kannst nun deine Zeiten in Q. noch einfacher erfassen. In der Wochenübersicht kannst du per Drag & Drop den Zeitraum für einen Zeiterfassungseintrag bestimmen. 

 

Iconcheck beim Anlegen neuer Inhalte

Wenn du neue Inhalte, z.B. einen Task-Typen, anlegst prüft Q. nun ob du bestimmte Icons bereits verwendest.