Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist eine Gruppe von Leuten, die mit awork ihre Projekte managen. Meistens besteht ein Workspace aus den Menschen, die in einer Firma oder in einer anderen Form von Organisation zusammenarbeiten.

Wenn du dich das erste Mal bei awork registrierst, wirst du direkt aufgefordert deinen Namen und den Namen deines Workspace anzugeben.

Natürlich kannst du mit einem awork Account auch in mehreren awork-Workspaces aktiv sein.

Achtung: Premium (Enterprise) Lizenzen müssen für jeden Workspace einzeln gebucht werden.

Wie kann ich weitere Teammitglieder einladen?

Du kannst weitere Teammitglieder unter "Workspace" / "User" einladen.

Wie kann ich mein Workspace personalisieren?

Du kannst unter "Einstellungen" / "Workspace" den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen. Wenn dein Team den Enterprise Plan gebucht hat, kannst du hier auch die URL des Workspace anpassen.

Außerdem kannst du Daten in deinen Workspace importieren.

 

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt.

Des Weiteren kannst du deinen Projekttypen Projektstatus, Aufgabenstatus und Aufgabenpakete zuweisen. So kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung viel Zeit sparen.

Wie kann ich weitere Projekttypen erstellen?

Um neue Projekttypen zu erstellen, gehe zu Einstellungen / Projekttypen. Hier findest du alle bestehenden Projekttypen, kannst diese bearbeiten und neue erstellen.

Beim Erstellen eines neuen Typ öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen, eine Beschreibung, und ein Icon wählen kannst. Wenn du zum Typ wählst, wirst du zu den Details des Projekttypen weitergeleitet. Hier kannst du Projektstatus, Aufgabenstatus und Aufgabenpakete für den Projekttyp hinterlegen.

Projektstatus erstellen

Wenn du einen Projektstatus erstellst, musst du nur den Namen und die Projektphase einstellen.

Es stehen folgende Projektphasen zur Verfügung:

• In Planung
• Läuft
• Abgebrochen
• Beendet

Achtung: In den Phasen In Planung, Abgebrochen und Beendet werden Aufgaben nicht in Meine Aufgaben angezeigt bzw. Projekte werden nicht auf dem Dashboard angezeigt.

Aufgabenstatus hinzufügen

Wenn du einen Aufgabenstatus erstellst, musst du nur den Typ und den Namen des Status festlegen. Zusätzlich kann ein Logo gewählt werden. Das Logo ist vor allem dann hilfreich, wenn du mehrere Status mit der gleichen Farbe definierst. 

Die Bedeutung der Typen ist wie folgt:

• Blau (To-Do): Aufgaben, an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
• Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
• Rot (Geblockt): Aufgaben, an denen nicht aktiv gearbeitet werden kann, da es ein Problem gibt
• Lila (In Freigabe): Aufgaben, bei denen auf den Vorgesetzten oder Kunden gewartet wird
• Grün (Fertig): Aufgaben, die abgeschlossen sind

Aufgabenpakete hinzufügen

Hier kannst du einfach das Aufgabenpaket auswählen, dass du zu dem Projekttyp hinzufügen möchtest, sowie den Status in welchem dieses erstellt werden soll. Du kannst natürlich auch mehrere Aufgabenpakete zu einem Projekttypen hinzufügen.

Automatisierung hinzufügen

Du kannst zu deinem Projekttypen auch Automatisierungen hinzufügen. Klicke dazu auf das + Symbol und wähle den Auslöser sowie die Aktion. Mehr Informationen zu den Automatisierungen findest du hier.

Die Automatisierung wird nur bei neu erstellen Projekten verwendet. Bei bestehenden Projekten müssen diese händisch in den Projekteinstellungen ergänzt werden.

Bei einem Projekttypen können mehrere Automatisierungen hinterlegt werden.

Aufgabenpakete helfen dir, deine Projekte besser zu organisieren und schneller zu erstellen. Sie sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst kannst du Standardprojektpläne erstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten in awork Aufgabenpakete zu erstellen:

1. Pakete eigenständig erstellen
2. Pakete aus unserer Bibliothek importieren

Aufgabenpakete eigenständig erstellen

Klicke unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Aufgabenpaket hinzufügen wählen. In nächsten Schritt kannst du einen Namen und eine Beschreibung für das Paket eingeben, sowie ein Logo auswählen.

Anschließend kannst du, wie in einem Projekt, Aufgabenlisten und Aufgaben zu dem Aufgabenpaket hinzufügen. 

Über die drei Punkte neben einer Aufgabe, kannst du die Aufgabendetails bearbeiten. Hier kannst du folgenden Elemente festlegen:

• Beschreibung
• Unteraufgaben
• Tätigkeitstyp
• Geplanter Aufwand

Außerdem kannst du festlegen, wie viele Stunden und Tage das Startdatum und die Deadline nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Das Grundlage hierfür ist der Zeitpunkt zu dem das Aufgabenpaket in ein Projekt geladen wird. Wenn Startdatum und Deadline hinterlegt werden, wird die Aufgabe direkt in der Timeline angezeigt. 

Aufgabenpakete aus unserer Bibliothek importieren

Gehe unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Vorlagen von awork wählen. Hier wird dir dann unsere Vorlagen-Bibliothek angezeigt. Du kannst die hier aufgeführten Aufgabenpakete direkt über den kleinen Pfeil importieren oder mit einem Klick auf das Paket die Details ansehen.

In den Details ist das Aufgabenpaket noch einmal genau beschrieben. Du hast auch die Option, den dazugehören Beitrag in unserem Blog zu lesen. Außerdem kannst du dir den genauen Inhalt der Listen und Aufgaben anzeigen lassen. Am Ende kannst du das Paket einfach in den Workspace importieren.

Natürlich kannst du das Aufgabenpaket dann noch entsprechend deiner Bedürfnisse anpassen. Klicke dazu in der Übersicht einfach auf den Namen und du hast alle unten beschriebenen Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Aufgabenpakete bearbeiten

Du kannst Aufgabenpakete jederzeit bearbeiten. Dazu kannst du das Paket in der Übersicht einfach anklicken. Neben den Optionen die du bei der Erstellung hast, kannst die auch die Listen neu anordnen, Listen löschen oder alle Aufgaben einer Liste löschen.

Tipp: Wenn du nachträglich ein Aufgabenpaket anpasst das bereits in Projekten oder einem Projekttypen verwendet wird, hat dies keine Auswirkungen auf das Projekt.  

Aufgabenpakete zu Projekttypen hinzufügen

Um das Aufgabenpaket einem Projekttypen zu verknüpfen, klickst du einfach oben auf die drei Punkte und wählst die Option Projekttypen verwalten. Hier kannst du bestehenden Verknüpfungen bearbeiten oder eine neue Verknüpfung (über den Button Projekttyp zuweisen) erstellen. 

Im nächsten Schritt kannst du einen Projekttypen auswählen. Danach gibt's noch die Option zu entscheiden in welchem Projektstatus das Aufgabenpaket im Projekt angelegt werden soll. Wird hier ein Projektstatus und nicht die Option Projekt erstellt gewählt, erscheinen die Aufgaben erst, wenn das Projekt in den entsprechenden Status versetzt wird. 

Du kannst Aufgabenpakete auch aus den Einstellungen für Projekttypen zu einem Projekttyp hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

Aufgabenpakete zu einem Projekt hinzufügen.

Wenn du Aufgabenpakete zu einem bestimmten Projekt, und nicht zu einem Projekttypen, hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf Aufgabenpakete importieren und alle Listen und Aufgaben werden zu deinem Projekt hinzugefügt.

Hier kannst du natürlich auch Pakete aus unserer Bibliothek importieren.

 

Was sind Tätigkeiten

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Das ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Wie kann ich neue Tätigkeitstypen hinzufügen?

Um einen neuen Typ hinzuzufügen gehe auf >Einstellungen< / >Tätigkeiten<. Beim Erstellen musst du nur einen Namen eingeben und ein Icon auswählen.

Wo kann ich Tätigkeiten festlegen?

Die Tätigkeit wird in Aufgaben festgelegt und ist dann bei der Zeiterfassung vorausgewählt.

Wenn du deine Zeit nicht auf Aufgaben erfasst, kannst du die Tätigkeit bei der Zeiterfassung auswählen.

Im Rechtemanagement kannst du festlegen, wer aus deinem Workspace wo Lese- und Schreibrechte erhält.

Das Rechtemanagement basiert auf Berechtigungs- und Projektrollen. Die Berechtigungsrollen gelten für den kompletten Workspace und projektübergreifend. Projektrollen gelten nur in dem jeweiligen Projekt, in dem ein User auf der Rolle besetzt ist.

Du kannst für die Rollen festlegen welche Seiten sichtbar sind und ob diese Rolle hier Lese- oder Schreibrechte erhält. Die Admin-Rolle hat immer Zugriff auf alle Bereiche deines Worspaces. Das Rechtemanagement kann auch nur von Admins angepasst werden.

Berechtigungsrollen

Die Berechtigungsrollen legen die Berechtigung auf Workspace-Ebene und projektübergreifend fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob du diese eigenständig konfigurieren willst oder auf eine Vorlage von awork zurückgreifst. 

Mehr Informationen dazu wie du die Rollen konfigurieren kannst findest du hier.

Du kannst hier natürlich auch Rollen bearbeiten und löschen. Die Admin und die Gast Rolle können weder bearbeitet, noch gelöscht werden. Der Admin hat Zugriff auf alle Bereiche des Workspace. Mehr Informationen zum Gast findest du hier.

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

Tipp: Wenn du möchtest, dass ein User nur auf bestimmte Projekte Zugriff hat, kannst du einfach alle globalen Rechte entziehen und die Rechte für die entsprechenden Projekt über die Projektrolle vergeben.

Projektrollen

Die Projektrollen legen die Berechtigung auf Projektebene fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob Benutzer in dieser Rolle die Projektdetails sehen/bearbeiten, Projektaufgaben sehen/bearbeiten oder die Projekt-Zeiten sehen/bearbeiten dürfen.

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

Zugewiesene Berechtigungen

Hier siehst du eine Liste aller aktiven User deines Workspaces. Hier kannst du den Usern ihre entsprechende Berechtigungsrolle zuweisen. Ein User kann immer nur einer Berechtigungsrolle zugewiesen sein. 

Achtung: Dich selbst kannst du nicht aus der Admin-Rolle entfernen, da du dann den Zugriff auf diese Seite verlieren würdest. 

Grundsätzlich wird bei der Konfiguration von Rollen im Rechtemanagement zwischen Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeit unterschieden. Berechtigungen steuern den Zugriff auf Objekte, wie z.B. Projektaufgaben und legen fest, ob man diese bearbeiten oder nur lesen darf. Die Menü-Sichtbarkeit blendet Punkte aus dem Hauptmenü aus, sodass Benutzer diese nicht mehr erreichen können. 

Achtung: Die Berechtigungen gelten auch, sollte der Zugriff über die API erfolgen.

Berechtigungen

Projekte

1. Projekt erstellen

Aktiv:

• Benutzer können Projekte erstellen (unabhängig von den Berechtigungen unter Projekt-Basis-Informationen)

Inaktiv:

• Benutzer können keine Projekte erstellen

Der Benutzer, der ein Projekt erstellt, hat auf diesem immer alle Rechte. Die Rechte lassen sich auch nicht entziehen.

2. Projektdetails

Verwalten:

• Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
• Benutzer können Projektdetails für alle Projekte sehen und bearbeiten 
• Benutzer können neue Projekte erstellen
• Benutzer können Projekte löschen

Lesen: 

• Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
• Benutzer können die Projektdetails aller Projekte sehen, aber nicht bearbeiten
• Die Benutzer können keine neuen Projekte erstellen

Keine:

• Benutzer können keine Projekt sehen oder bearbeiten (außer sie erhalten über die Projektrolle entsprechende Berechtigungen).

3. Projektaufgaben

Verwalten:

• Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, bearbeiten, erstellen und löschen
• Benutzer können Aufgabenpakete in Projekte laden.

Lesen:

• Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, jedoch nicht bearbeiten, erstellen oder löschen
• Aufgabendetails können nicht bearbeitet werden, d.h. es können z.B. keine Aufgaben kommentiert werden

Keine:

• Benutzer können keine Projektaufgaben sehen oder bearbeiten (außer sie erhalten über die Projektrolle entsprechende Berechtigungen)
• Benutzer können private Aufgaben erstellen und bearbeiten

4. Projektzeiten

Verwalten:

• Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
• Benutzer können Zeiten in allen Projekten sehen, bearbeiten oder löschen

Lesen:

• Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
• Benutzer können die erfassten Zeiten anderer Benutzer in allen Projekten sehen
• Benutzer können die aggregierten Zeiten für ein Projekt oder Projektaufgaben sehen

Keine:

• Benutzer können keine Zeiten auf Projekte erfassen oder sehen (außer sie erhalten über die Projektrolle entsprechende Berechtigungen)
• Benutzer können keine aggregierten Zeiten für ein Projekt oder Projektaufgaben sehen

User

1. User-Details

Verwalten:

• Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
• Ermöglicht das Deaktivieren von Benutzern
• Ermöglicht es, in der User-Übersicht andere Benutzer zu bearbeiten
• Ermöglichst es, User-Tags in den User-Details zuzuweisen
• Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen
• Neue User können nur von Admins angelegt werden, Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

• Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
• Benutzer können die User-Details anderer Benutzer einsehen
• Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen

Keine:

• Benutzer können weder die User-Übersicht noch die User-Details anderer Benutzer einsehen
• Benutzer können nur User auf Aufgaben besetzen oder taggen, mit denen sie in einem gemeinsamen Projektteam besetzt sind

2. User-Zeiten

Verwalten:

• Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen
• Benutzer können für andere Benutzer in den User-Details Zeiterfassungseinträge vornehmen

Lesen:

• Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen

Keine:

• Benutzer können keine Zeiterfassungseinträge anderer Benutzer in den User-Details anderer Benutzer einsehen. Für Projekte können separate Rechte vergeben werden (s.o.)

Kunden

1. Kunden Informationen

Verwalten:

• Benutzer sehen Kunden in der Kunden-Übersicht
• Benutzer können neue Kunden anlegen
• Benutzer können Kunden bearbeiten oder löschen

Lesen:

• Benutzer sehen Kunden in der Kunden-Übersicht
• Benutzer können die Kunden-Details sehen

Keine:

• Benutzer haben keinen Zugriff auf die Kunden-Übersicht oder Kunden-Details

Einstellungen

1. Projekteinstellungen

Verwalten:

• Benutzer können neue Projekttypen anlegen sowie bestehende Typen bearbeiten oder löschen

Lesen:

• Benutzer können die Einstellungen der Projekttypen sehen, aber nicht bearbeiten

2. Aufgabenpakete verwalten

Verwalten:

• Benutzer können bestehende Aufgabenpakete in den Einstellungen sehen
• Benutzer können neue Aufgabenpakete anlegen

Lesen:

• Benutzer können bestehende Aufgabenpakete in den Einstellungen sehen

3. Tätigkeiten verwalten

Verwalten:

• Benutzer können bestehende Tätigkeiten in den Einstellungen sehen
• Benutzer können neue Tätigkeiten anlegen

Lesen:

• Benutzer können bestehende Tätigkeiten in den Einstellungen sehen

4. Workspace-Einstellungen

Verwalten:

• Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen
• Benutzer können den Namen und das Logo eines Workspaces anpassen
• Der Workspace kann nur von Admins gelöscht werden. Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

• Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen

Menü-Sichtbarkeit

Auf dieser Seite kannst du festlegen welche Menüpunkte für Benutzer in der Rolle sichtbar sind. Klicke einfach auf das Auge, um Menüpunkte zu aktivieren/deaktivieren. 

Meine Arbeit

• Meine Aufgaben
• Meine erfassten Zeiten

Workspace

• Projekte
  • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekt-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekte in der Projektliste. 
• Users
  • Diese Einstellung ist verknüpft mit den User-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Benutzer in der Übersicht. 
• Kunden
  • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Kunden-Rechten. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Kunden in der Übersicht. 
• Aufgabenansichten
• Zeitauswertungen

Einstellungen

• Workspace
• Projekttypen
  • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekteinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekttypen. 
• Aufgabenpakete
  • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Aufgabeneinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Aufgabenpakete in den Einstellungen.
• Tätigkeiten
• Rechtemanagement
• Integrationen

Ja, es ist möglich in awork eine Rolle anzulegen in der Benutzer nur Projekte sehen, in denen sie im Team besetzt sind. In diesem Fall kann der User keine weiteren Projekte oder von anderen Benutzern erfasste Zeiten sehen. Diese Rolle eignet sich besonders, wenn Freelancer oder Kunden ins Team eingeladen werden.

Dazu kannst du einfach unserer vordefinierte Berechtigungsrolle "Externer User" verwenden. Mehr dazu findest du hier.

Alternativ kann auch die Gastrolle verwendet werden. User in dieser Rolle verbrauchen im Premium Plan auch keine volle Lizenz.

 

Ja das ist möglich. Dazu klickst du einfach auf die drei Punkt neben dem Listennamen und wählst die Option "Aufgabenliste umordnen". Nun kann die einfach die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen.

Ja es gibt einen Darkmode. Um diesen zu aktivieren, gehe einfach auf Mein Profil / Meine Einstellungen und wähle zwischen folgenden Optionen:

• Aus: Der Darkmode ist immer deaktiviert.
• Auto: Der Darkmode ist aktiv, wenn dein Browser den Darkmode verwendet.
• An: Der Darkmode ist immer aktiviert.

Achtung: In der mobile App aktiviert / deaktiviert sich der Darkmode entsprechend deiner Systemeinstellungen.

awork unterstützt die folgenden Browser (Versionen):

• Chrome (ab v57)
• Edge (ab v40)
• Safari (ab v10)
• Mobile Safari (ab v10)
• Firefox (ab v52)
• Opera (ab v44)

Eine direkte App im Store gibt es nicht. Einige Browser (z.B. Chrome, Edge) erlauben es jedoch Web-Apps, wie awork, direkt aus dem Browser zu installieren. 

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ACHTUNG: Aufgrund eines Problems erscheint dieser Button (siehe Beschreibung unten) aktuell nicht. Es gibt trotzdem die Option awork über den Browser als App zu installieren:

Chrome

Edge

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Chrome

awork wird von Chrome als Web-App erkannt. D.h. du kannst einfach auf das + in der Adressleiste klicken und dann Installieren auswählen. Nun öffnet sich awork in einem eigenen Fenster.

Mac: Nun öffnet sich der Finder mit dem Ordner Chrome Apps und du kannst die awork App in dein Dock ziehen und awork als App benutzen. 

Windows: awork erscheint im Startmenü unter den Zuletzt hinzugefügten Apps und kann per Rechtsklick zum Startmenü oder der Taskleiste hinzugefügt werden. 

Edge

awork wird von Edge als Web-App erkannt. D.h. du kannst einfach auf das + in der Adressleiste klicken und dann Installieren wählen. Nun öffnet sich awork in einem eigenen Fenster.

Nun wird das Browserfenster als App abgekoppelt und als separate App in der Taskleiste angezeigt. Dort kannst du awork dann anpinnen. Außerdem ist awork auch als App im Startmenü verfügbar.

Es ist nicht möglich, dass kein User der Admin-Rolle zugeteilt ist. Dementsprechend kann der letzte Admin-User nicht aus der Rolle entfernt werden.

Falls du dich aus Versehen in eine nicht-Admin-Rolle geschoben hast, musst du dich an einen der verbliebenen Admin-User wenden, damit sie dich wieder zur Admin-Rolle hinzufügen.

Um awork Premium zu buchen klickst du im Hauptmenü einfach auf "Hol dir Premium".

Zunächst musst du dich nun zwischen dem Premium- und Enterprise-Plan entscheiden. Mehr Informationen zu den Plänen und Preisen findest du hier.

Nun erscheint ein Fenster in welchem du festlegen kannst, für welchen Zeitraum du awork buchen möchtest. Dabei stehen die folgenden Optionen zur Auswahl (1):

• 1 Monat (Zahlung jeden Monat, Account kann monatlich gekündigt werden)
• 12 Monate (Zahlung jährlich, Account kann nach 12 Monaten gekündigt werden)
• 24 Monate (Zahlung zweijährlich, Account kann nach 24 Monaten gekündigt werden)

Außerdem kannst du die Anzahl an benötigten Usern (2) festlegen. 

Nun muss du einmal die Buchung überprüfen und dann weiter zum Checkout (3).

Anschließend muss die Rechnungsadresse eingegeben werden.

Hier kannst du dann als Zahlungsart entweder eine Kreditkarte oder das Lastschriftverfahren wählen.

Nun kannst du die Buchung noch einmal überprüfen und ggf. Daten wie Rechnungsadresse oder Zahlungsart anpassen (4-6). Anschließend müssen die Terms of Service (7) akzeptiert werden. Dann kannst du auf "bezahlen und abonnieren" (8) klicken. Nun hast du awork im Premium Plan gebucht.

Ja man kann Gäste zu awork einladen und ihnen die Gastrolle zuweisen. Diese findet man in den globalen Berechtigungsrollen und heißt Gast.

Tipp: Die Berechtigungen der Rolle sind vordefiniert und können nicht bearbeitet werden.

Was kostet ein Gast?

Ein Gast verbraucht 1/3 einer Lizenz, während ein normaler User 1 volle Lizenz verbraucht. 

Beispiel: In einem Workspace wurden 10 Lizenzen gebucht, diese können nun z.B. wie folgt genutzt werden:

• Beispiel 1: 10 User
• Beispiel 2: 9 User + 3 Gäste
• Beispiel 3: 5 User + 15 Gäste

Wenn z.B. 5 Lizenzen gebucht sind und es 4 User und 2 Gäste im Workspace gibt, kann nur noch ein weiterer Gast eingeladen werden. Ein weiterer normaler User würde eine weitere Lizenz benötigen, da nur noch eine 1/3 Lizenz frei ist. 

Welche Rechte haben Gäste?

Gäste können nur den Bereich Meine Arbeit sehen. Die Berechtigungen, um an einem Projekt  arbeiten zu dürfen, erhält der User über die Projektrolle. Ein Gast kann immer nur Mitglied in einem Projekt sein – niemals gleichzeitig in mehreren.

Einem User die Gastrolle zuweisen

Damit ein User die Gastrolle einnimmt, muss er einfach der entsprechenden Benutzergruppe zugeordnet werden. Da Gäste nur einem Projekt zugeordnet sein dürfen, müssen User, die vorher bereits mehreren Projekten zugeordnet waren, erst einmal aus diesen Projektteams (inkl. Projektaufgaben) entfernt werden. 

Um die Rechnung herunterzuladen gehst du im Menü ganz unten auf Plan Verwalten. Dann öffnet sich ein Fenster in dem du auf Konto und Zahlungsdaten klickst. Da wählst du die Option Billing History und wählst die Rechnung(en) aus die du herunterladen willst.

Falls wir dich bei der Nutzung von awork oder Vertragsfragen unterstützen können, melde dich jederzeit bei unserem kostenfreien Support unter support@awork.io, hier im Live-Chat oder per Telefon unter +49 40 882 15 33 20.

Um dein Abonnement zu kündigen, kannst du im Hauptmenü auf den Punkt "Plan verwalten" klicken.

Nun wählst du die Option "Konto und Zahlungsdaten".

Hier klickst du dann auf deinen Plan.

Im nächsten Fenster gibt es dann die Option das Abonnement zu kündigen.

Anschließend kannst du eine Begründung eingeben und die Kündigung bestätigen. (Eine Begründung hilft uns sehr dabei awork noch besser zu machen.) Du erhältst dann eine E-Mail zur Bestätigung der Kündigung. 

Du kannst immer zum Ende des aktuellen Zahlungsturnus kündigen. Im Fenster wird dir angezeigt, bis zu welchem Datum du die awork Premium-Funktionen nutzen kannst. Nach diesem Datum hast du keinen Zugriff mehr auf deinen Workspace. 

Um Daten (Kunden, Projekte und Aufgaben) in deinen Workspace zu importieren, musst du im Hauptmenü im Bereich Einstellungen auf Workspace gehen. Dort gibt es die Option Daten zu importieren.

Daten in awork hochladen

Wenn du auf den Button Daten importieren geklickt hast, öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du dir unsere Importvorlage (Excel) herunterladen (1). In diese kannst du deine Daten einfügen. Hier findest du auch eine Beschreibung, wie du die Daten aus deinem alten Tool exportieren kannst (2). Wenn deine Daten bereits im Excel-Format vorliegen, kannst du die Datei (oder die ausgefüllte Importvorlage) einfach hochladen (3). 

Felder zwischen awork und Excel abgleichen 

Sollten die Spaltenüberschriften der Excel-Datei nicht mit den Feldnamen in awork übereinstimmen, kannst du im nächsten Schritt die awork Felder per Drag-and-Drop den Spaltenüberschriften zuordnen.

Wenn die Feldnamen in awork und deiner Excel-Datei bereits übereinstimmen, wird dieser Schritt einfach übersprungen. 

Daten überprüfen und korrigieren

Nun werden alle Daten noch einmal in einer Übersicht angezeigt. Oben wird die Anzahl an Aufgaben angezeigt (1), damit du sicherstellen kannst, dass alle Daten übernommen werden. Außerdem wird dir auch angezeigt, falls es noch Probleme mit den Daten gibt (2). Zusätzlich sind die Zellen mit einem roten Punkt gekennzeichnet (3). Wenn ein Projekt oder Kunde bereits in deinem Workspace hinterlegt ist, werden die Felder mit einem Stern gekennzeichnet (4). D.h. es werden keine neuen Datensätze angelegt, sondern die bereits in awork vorhandenen Daten verwendet. 

Außerdem hast du die Option, alle Zellen noch einmal zu bearbeiten. Klicke dazu einfach in die entsprechende Zelle.

Wenn du nun auf Importieren klickst, werden die Daten in deinen Workspace geladen. Sobald der Import erfolgt ist, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail. 

Zunächst musst du deine Daten aus Trello exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Trello exportieren. 

Achtung: Trello erlaubt den Export von Daten nur für "Business-Class" Kunden. Eine Alternative ist es die Trello Chrome Extension zu installieren.

Trello exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

1. Markiere die Spalte mit den Daten
2. Gehe in Excel auf "Daten" und dann "Text in Spalten"
3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option "getrennt"
4. Wähle die Option "Komma" und klicke auf fertig stellen

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork		Trello
Projektname	<->	"Name des Boards"
Kunde	<->	Name
Aufgabenname	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Beschreibung	<->	desc
Tätigkeitstyp	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Startdatum	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Deadline	<->	due
Aufwand	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Bearbeiter	<->	Members
Status	<->	idList

 

Via Chrome Extension:

awork		Trello
Projektname	<->	"Name des Boards"
Kunde	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Aufgabenname	<->	Title
Beschreibung	<->	Description
Tätigkeitstyp	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Startdatum	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Deadline	<->	Due
Aufwand	<->	Feld ist im Trello-Export nicht vorhanden
Bearbeiter	<->	Member
Status	<->	List

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Zunächst musst du deine Daten aus Asana exportieren. Asana ermöglicht es dir einzelne Projekte oder das komplette Unternehmen (nur für Enterprise-Kunden) zu exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Asana exportieren.

Asana exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt in einzelne Spalten bringen:

1. Markiere die Spalte mit den Daten
2. Gehe in Excel auf "Daten" und dann "Text in Spalten"
3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option "getrennt"
4. Wähle die Option "Komma" und klicke auf fertig stellen

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork		Asana
Projektname	<->	Projects
Kunde	<->	Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Aufgabenname	<->	Name
Beschreibung	<->	Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Tätigkeitstyp	<->	Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Startdatum	<->	Start Date
Deadline	<->	Due Date
Aufwand	<->	Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden
Bearbeiter	<->	Assignee
Status	<->	Feld ist im Asana-Export nicht vorhanden

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Zunächst musst du deine Daten aus Monday exportieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten

• Einzelne Boards exportieren
• Den kompletten Workspace exportieren

In beiden Fällen wird für jedes Board eine eigene Excel Datei angelegt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist das Mapping der Felder wie folgt:

awork		Monday
Projektname	<->	"Name des Boards"
Kunde	<->	Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Aufgabenname	<->	Name
Beschreibung	<->	Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Tätigkeitstyp	<->	Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Startdatum	<->	Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Deadline	<->	Date
Aufwand	<->	Feld ist im Monday-Export nicht vorhanden
Bearbeiter	<->	Person
Status	<->	Status

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Tipp: Der direkte Export von Monday lässt sich nicht importieren, da u.a. eine Bilddatei in der Excel exportiert wird. Diese muss zunächst gelöscht werden.

Zunächst musst du deine Daten aus Jira exportieren. Um ein Jira-Projekt zu exportieren gehst du in das Projekt, wählst den Punkt Vorgänge und Filter aus und gehst auf Erweiterte Suche. Nun erscheint oben rechts ein Exportieren-Button. Wähle hier die Option Excel CSV (alle Felder) exportieren und es wird eine .csv Datei heruntergeladen.  

Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

1. Markiere die Spalte mit den Daten
2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten
3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option getrennt
4. Wähle die Option Komma und klicke auf fertigstellen

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork		Jira
Projektname	<->	Project Name
Kunde	<->	Feld ist im Jira-Export nicht vorhanden
Aufgabenname	<->	Summary
Beschreibung	<->	Description
Tätigkeitstyp	<->	Issue Type
Startdatum	<->	Feld ist im Jira-Export nicht vorhanden
Deadline	<->	Due Date
Aufwand	<->	Original Estimate
Bearbeiter	<->	Assignee
Status	<->	Status

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren. 

Zunächst musst du deine Daten aus Meistertask exportieren. Wie du die Daten exportierst findest du hier: Daten aus Meistertask exportieren.

Meistertask exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Komma getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt ein einzelne Spalten bringen:

1. Markiere die Spalte mit den Daten
2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten
3. Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle nun die Option getrennt
4. Wähle die Option Komma und klicke auf fertig stellen

Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt:

awork		Meistertask
Projektname	<->	Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Kunde	<->	Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Aufgabenname	<->	name
Beschreibung	<->	notes
Tätigkeitstyp	<->	Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Startdatum	<->	Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Deadline	<->	due_date
Aufwand	<->	Feld ist im Meistertask-Export nicht vorhanden
Bearbeiter	<->	assignee
Status	<->	section

 

Nun kannst du die Daten im awork Importmodul, wie hier beschrieben, in deinen Workspace importieren.