Erste Schritte in awork

Diese ersten Schritte enthalten alles Wichtige, um direkt mit awork durchzustarten. Schaut sie euch gern direkt in dieser Reihenfolge an.

Los geht's

Für awork registrieren / anmelden

Um dich für awork anzumelden kannst du entweder auf https://awork.io oder https://app.awork.io gehen. Dann klickst du auf 14 Tage kostenlos testen.

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Nun hast du die Option dich auf zwei Arten bei awork anzumelden und direkt deine 14 Tage kostenlose Trial zu starten:

  1. Mit deiner E-Mail-Adresse
  2. Per Google-Sign-up

Mit deiner E-Mail-Adresse

Einfach deine E-Mail-Adresse eingeben, ein Passwort festlegen und direkt mit awork loslegen. 

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Per Google-Sign-up

Mit dieser Option kannst du einfach deinen Google-Account zu Registrierung / Anmeldung in awork verwenden. Dazu musst du den AGSs zustillen und dann einfach auf Sign up mit Google klicken, wähle deinen Google-Account aus, bestätige die Verbindung mit awork und du hast deinen awork-Account erstellt.

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Um dich wieder in deinen Workspace einzuloggen, kannst du einfach die Option Login mit Google wählen. Auch hier musst du nur deinen verlinkten Google-Account auswählen und du wirst direkt in deinen awork-Workspace weitergeleitet.

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Natürlich kannst du deinen awork-Account auch nachträglich mit Google verknüpfen oder die Verknüpfung wieder löschen

 

Deine ersten Schritte in awork

Neu bei awork? Dann ist dieses Tutorial genau das Richtige für dich! Lucas zeigt dir in diesem kurzen Video was awork alles kann; das smarte Projektmanagement-Tool, das dich und dein Team dabei unterstützt, noch produktiver zu werden.

 

Tipps & Tricks

In diesem kurzen Video zeigt dir Lucas 10 coole awork hacks die du noch nicht kanntest, mit denen du aber viel produktiver arbeiten wirst. Egal ob du awork schon länger nutzt oder frisch gestartet bist, diese 10 Tricks solltest du kennen. awork ist das Projektmanagement-Tool für dich und dein Team.

So bekommst du Hilfe von uns

Natürlich unterstützen wir dich wenn du Fragen zu awork hast. Du kannst einfach im Hauptmenü den Punkt Hilfe aufrufen und findest dort folgende Optionen:

  • Über awork: Hier erfährst du Details zu deiner awork-Version
  • Helpcenter: Hier kommst du direkt in unser Helpcenter
  • Support-Ticket einreichen: Hier kannst du ein Ticket bei unserem Support-Team einreichen
  • Support-Chat starten: Hier erreichst du unser Support-Team von Mo – Fr von 09:00 – 18:00 Uhr per Chat

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Allgemeines

Dashboard

Dein Dashboard gibt dir eine Übersicht über die wichtigsten Dinge, die in deinem Workspace passieren. Über den Plus-Button kannst du dein Dashboard konfigurieren, d.h. auswählen welche Widgets angezeigt werden. Außerdem kannst du Widgets umbenennen und diese so anordnen, wie du es möchtest.

Achtung: Gast-User können ihr Dashboard nicht konfigurieren. 

Durch die Pfeile am Ende eines Widgets kannst du jedes Widget ausklappen bzw. weitere Elemente anzeigen. awork merkt sich diese Einstellungen (ausgenommen ist hier das Aktivitäten-Widget, da Aktivitäten sich danach richtig, wie aktiv ihr seid). 

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Einige Widgets können auch mehrfach zu deinem Dashboard hinzugefügt werden. Dazu gehören:

  • Listen von Projekten
  • Listen von Aufgaben
  • Zeitauswertugsdiagramme
  • Text-Notizen

Du kannst im Dashboard-Bearbeitungsmodus auch über das Zahnrad-Icon weitere Einstellungen an den Widgets vornehmen und z.B. bei den Aufgabenlisten zwischen Meine Aufgaben und gespeicherten Aufgabenansichten wählen oder eine neue Aufgabenansicht erstellen.

 

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Meine Zeiterfassung

Der Kreis in diesem Widget zeigt an, zu welchem Anteil du für den aktuellen Tag Zeiten erfasst hast (der Basis-Wert sind 8 Stunden). Über das + kannst du neue Zeiten erfassen und über den Button links des Kreises direkt zur detaillierten Zeiterfassung springen.

Darunter siehst du alle Zeiten, die du am jeweiligen Tag erfasst hast. Du kannst diese über das drei Punkte-Icon bearbeiten oder löschen.

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Meine Notizen

Hier kannst du völlig frei Notizen hinterlegen. Das ist z.B. super praktisch, um bei Telefonaten direkt mitzuschreiben. Über den Plus-Button kannst du direkt weitere Notizen anlegen. 

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Meine Projekte 

Hier werden dir alle Projekte angezeigt, in denen du Teil des Projektteams bist. Über den Titel des Widgets kannst du zur Projektübersicht springen, über das + ein neues Projekt erstellen oder per Klick auf den Projektnamen direkt in ein Projekt navigieren. 

Tipp: Wenn es in deinem Workspace mehr als drei Projekte gibt, werden in der meine aktiven Projekte-Einstellung nur laufende Projekte angezeigt.

Du kannst auch gespeicherte Filter aus der Projektübersicht auswählen bzw. im Bearbeitungsmodus direkt einen neuen Filter erstellen.

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Meine Aufgaben 

Hier werden alle Aufgaben angezeigt, die dir zugewiesen sind. Mit einem Klick auf den Titel kommst du in die detaillierte Aufgabenübersicht. Wenn du auf eine Aufgabe anklickst, öffnen sich die Aufgabendetails. Über das drei Punkte-Symbol kannst du Aufgaben bearbeiten, Zeiten für die Aufgabe erfassen oder diese löschen.

Zusätzlich wird für jede Aufgabe das dazugehörige Projekt und die Deadline angezeigt.

Tipp: Wenn es in deinem Workspace mehr als 3 Projekte gibt, werden nur Aufgaben aus laufenden Projekten angezeigt.

Du kannst neben deinen Aufgaben auch eine gespeicherte Aufgabenansicht auswählen oder eine neue Aufgabenansicht erstellen.

Das Aufgabenwidget ist immer nach Deadline gruppiert. 

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Zeitauswertungsdiagramme

Über dieses Widget kannst du die Diagramme aus deinen Zeitauswertungen auf dem Dashboard einblenden. Beim Hinzufügen des Widgets wählst du einfach die entsprechende Auswertung aus. Über den Toggle-Button oben rechts kannst du die zwischen Tabelle und Tortendiagramm wechseln.

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Aktivitäten

In diesem Widget werden dir die Aktivitäten aus allen laufenden Projekten angezeigt, in denen du im Projektteam bist oder die du beobachtest. Die Aktivitäten sind nach Tag und Projekt gruppiert. Du kannst dir Aktivitäten anzeigen lassen, die bis zu sieben Tage in der Vergangenheit liegen.

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Abwesenheiten

In diesem Widget werden die Abwesenheiten, die in der Teamplanung eingetragen werden, angezeigt. Mit den Pfeil-Button oben rechts kannst zukünftige oder vergangene Abwesenheiten anzeigen oder zur aktuellen Woche springen.

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Geburtstag

Hier werden die kommenden Geburtstage deiner Team-Mitglieder angezeigt.

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Wie funktioniert die Suche?

Du kannst die Suche über die Lupe oder durch das Tastenkürzel >s< aktivieren. awork wird dir automatisch Vorschläge machen, basierend auf deiner Historie und vergangenen Suchen. Du kannst aber natürlich auch einfach dein Suchanfrage eintippen.

Manche Elemente, wie z. B. Aufgaben, kannst du auch direkt über die Suche bearbeiten und z. B. als abgeschlossen markieren.

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Wie funktionieren Tabellenfilter?

Um die Tabellenfilter zu aktivieren, klickst du einfach auf den Button über der Tabelle. Du kannst nun neue Filter erstellen oder gespeicherte Filter laden.

Wenn du neue Filter erstellt, kannst du aus verschiedenen Elementen wählen. Du kannst dann einen Namen für den Filter eingeben und diesen über das >Speichern-Icon< speichern.

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Wie funktionieren Benachrichtigungen?

awork bietet dir verschiedenste Benachrichtigungen. Diese helfen dir dabei keine wichtigen Dinge zu verpassen. Beispiele sind fällige Aufgaben, Änderungen an Projektstatus oder auch Geburtstage.

Du findest die Benachrichtigungen mit einem Klick auf das Glocken-Icon. Neue Benachrichtigungen werden dir zunächst oben rechts in awork angezeigt, wo du direkt mit ihnen interagieren kannst.

Natürlich kannst du entscheiden welche Benachrichtigungen du erhalten willst. Mehr dazu hier.

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Wo kann ich einstellen welche Benachrichtigungen ich erhalte?

Um festzulegen welche Benachrichtigungen du erhältst, klicke auf dein Benutzerprofil und wechsele in den Tab >Meine Benachrichtigungen<.

Du kannst für jede Art von Benachrichtigung wählen, ob du sie per Mail oder direkt in awork erhalten möchtest.

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awork Konfigurieren

Übersicht

Mit nur wenigen Einstellungen kann euer Team das volle Potential von awork ausnutzen und noch produktiver werden. 

Du kannst entweder direkt das Video zur Gesamten Einführung ansehen oder unten der Schritt für Schritt Anleitung folgen. 

Damit ihr eure Konfiguration auch im awork steuern könnt, haben wir ein Aufgabenpaket für euch erstellt, das ihr in euren Workspace laden könnt.

Schritt 1: Fühlt euch wie zu Hause - importiert eure Daten

Schritt 2: Projektabläufe standardisieren - Aufgabenpakete erstellen

Schritt 3: Strukturiert eure Projekte - Projekttypen einrichten

Schritt 4: Wer darf was - Rechtemanagement konfigurieren

Starte jetzt mit der Konfiguration eures Workspace und hole noch mehr für dein Team aus awork heraus. 😎

Direkt mit Schritt 1 starten!

Fühlt euch wie zu Hause - importiert eure Daten

Damit du eure bestehenden Daten möglichst einfach in awork übernehmen kannst, gibt es unseren Importer. Um ihn zu verwenden, müssen eure Projekte und Aufgaben einfach nur im Excel Format (.xlsx) vorliegen. 

Ihr könnt die Datei dann einfach unter Einstellungen / Workspace hochladen. Wie du das im Detail machst, haben wir im folgenden Artikel beschrieben: Daten in awork importieren.

Damit du die Daten aus euren bestehenden Tools exportieren kannst, haben wir zu einigen Tools Anleitungen für dich vorbereitet:

Nun siehst du eure Kunden, Projekte und Aufgaben in deinem awork Workspace. 

Weiter mit Schritt 2!

Projektabläufe standardisieren - Aufgabenpakete erstellen

Du hast immer wieder die selben Abläufe und Aufgaben in deinen Projekten, zum Beispiel ähnliche To-Dos in Konzeption und Kreation? Mit Aufgabenpaketen kannst du bestimmte Sets von Aufgaben vordefinieren und in dann einfach in Projekte laden.

Du kannst entweder eigene Aufgabenpakete entsprechend eurer Prozesse erstellen oder auf unsere Bibliothek zurückgreifen. Vielleicht gibt es dort ja das ideale Pakete für euch. 

Wie du die Aufgabenpakete konkret einrichten kannst, erfährst du hier.

Weiter mit Schritt 3

Strukturiert eure Projekte - Projekttypen einrichten

 

Du möchtest deine standardisierten Projekte schneller und einfacher Abbilden? Du möchtest nicht jede Aufgabe einzeln anlegen, sondern diese sollen automatisch im Projekt auftauchen? Dann sind Projekttypen genau richtig für euch. 

Um deine Projekt zu standardisieren, kannst du dir z.B. einen Projekttypen Website anlegen in dem du den Standardablauf für Website-Projekte hinterlegst. Dazu kannst du einfach Aufgabenpakete zum Projekttypen hinzufügen und die Aufgaben werden direkt bei Projekterstellung automatisch angelegt. 

Außerdem kannst du für den Typ die Projektrollen, die zur Auswahl stehen, festlegen, die Projektstatus definieren und bestimmen welche Aufgabenstatus (Spalten im Board) es geben soll. 

Wie du deinen Projekttypen im Detail einrichten kannst, erfährst du hier.

Weiter mit Schritt 4

Wer darf was - Rechtemanagement konfigurieren

Du möchtest Freelancer in dein Team einladen? Du hast Projekte, die nicht jeder direkt sehen soll? Dann solltest du in deinem Workspace die Rechte entsprechend konfigurieren.

Das Rechtemanagement basiert auf Berechtigungs- und Projektrollen. Die Berechtigungsrollen gelten für den kompletten Workspace und projektübergreifend. Projektrollen gelten nur in dem jeweiligen Projekt, in dem ein User mit der entsprechenden Rolle besetzt ist.

Du kannst die Berechtigungsrollen eigenständig konfigurieren oder auf eine unserer Vorlagen zurückgreifen. 

Unsere Vorlagen findest du hier

Wie du die Rollen selbst konfigurieren kannst, zeigen wir dir hier.

Das war's - Jetzt kannst du mit awork durchstarten!