Integrationen

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Überblick Integrationen

In awork ist es ganz einfach einen Überblick über alle Integrationen, die du mit anderen Tools hergestellt hast, zu erhalten. Dazu gehst du einfach auf >Einstellungen< / >Integrationen<. Hier kannst du einfach Integrationen einrichten und testen.

Aktuell stehen dir folgende Integrationen zur Verfügung: 

In diesem Bereich findest du eine Liste aller aktiven Integrationen und kannst diese bearbeiten, löschen oder pausieren. Im Log findest du alle Einträge der letzten 20 Tage. Alle erfolgreichen Einträge sind grün, die nicht erfolgreichen rot (inkl. Anzeige des Fehlers).

Integration_Page_GER.png

 

 

Integration von Rechnungs-Tools

Mit der Integration können erfasste Zeiten aus awork direkt in ein Rechnungs-Tool auf eine Rechnung übertragen werden. Aktuell ist die Integration der folgenden Tools möglich:

Integration einrichten

Integration in awork einrichten

Um die Integration einzurichten, gehst du in awork im Menü auf Einstellungen / Integrationen. Dort wählst du im Bereich "Rechnungs-Tools" das Tool aus, mit dem du awork verbinden willst.

Nun öffnet sich ein Fenster in dem du den API-Schlüssel des Rechnungs-Tools eingeben musst. (Wo du diesen findest, beschreiben wir im nächsten Punkt.) Nachdem du den API-Schlüssel in das Feld kopiert hast, klickst du auf speichern und die Integration ist eingerichtet. 

Integration_GER.gif

API-Schlüssel des Rechnungs-Tool finden

sevDesk

Den API-Token findest du unter Einstellungen / Benutzer. Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen. 

sevDesk_GER.gif

lexoffice

Der API-Schlüssel kann unter folgendem Link generiert werden: https://app.lexoffice.de/login?redirect=%2Fsettings%2F%23%2Fpublic-api  Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen.

Mehr Informationen dazu findest du hier.

lexoffice_ger.gif

HQ

Den API Token findest du unter Admin / API Clients. Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen.

HQ_API_GER.png

Eine Rechnung erzeugen

Erfasste Zeiten können im Modul Zeitauswertungen in eine Rechnung übertragen werden. Mit einem Klick auf das Dollar-Icon wird eine neue Rechnung erzeugt.

Zunächst wird eine Übersicht über alle abrechenbaren, nicht-abrechenbaren und abgerechneten Zeiten angezeigt. 

First_Step.gif

Neue Rechnung vs. bestehender Rechnungsentwurf

Im nächste Schritt kannst du wählen, ob eine neue Rechnung erzeugt werden soll oder auf einen bestehenden Entwurf zurückgegriffen werden soll. 

second_step.gif

Zusammenfassung der Positionen

Nun kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

  • Gruppen = Positionen: Es werden nur die Gruppenüberschriften mit den addierten Summen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich, wenn die Daten in der Zeitauswertung gruppiert sind!)
  • Summen = Positionen: Es werden nur die Summen der Positionen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich wenn die Daten in der Zeitauswertung aufsummiert sind!)
  • Zeiten = Positionen: Jeder Zeiteintrag wird als eigene Position auf die Rechnung übernommen.

Third_Step.gif

Positionstext und Mengeneinheit wählen

In diesem Schritt kannst du wählen, was als Positionstext auf der Rechnung gezeigt werden soll. Es gibt die folgenden Optionen:

  • Projektname
  • Aufgabenname
  • Username

Außerdem kannst du entscheiden, ob die Zeiten in Stunden oder Tagen auf die Rechnung übernommen werden. Dabei hat ein Tag immer acht Stunden. 

fourth_step.gif

Daten anpassen und Preise eingeben

Nun können für die einzelnen Positionen die Preise eingegeben werden. Außerdem können alle Daten noch einmal angepasst und ggf. korrigiert werden. Dabei gibt es folgende Optionen:

  • Namen der Position ändern
  • Anzahl der Stunden / Tage anpassen
  • Position löschen
  • Reihenfolge der Positionen ändern
  • Neue Position erstellen

fifth_step.gif

Zeiten als abgerechnet markieren und Rechnung erstellen

Im letzten Schritt kannst du alle Zeiten die auf die Rechnung übernommen wurden als abgerechnet markieren und die Rechnung in deinem Rechnungs-Tool erstellen. Nun kannst du das Fenster schließen oder direkt zum Rechnungs-Tool gehen.

Sixt_step.gif

Kalender-Integration einrichten

Du kannst Termine aus externen Kalendern in deine awork-Zeiterfassung integrieren. Dazu kannst du die Kalender-Integration im Modul >Meine erfassten Zeiten< nutzen. Wenn du noch keinen Kalender hinzugefügt hast findest du am rechten Bildschirmrand eine Leiste, die dich zur Integration führt. 

Calender_1_GER.jpg

 Du kannst Kalender dieser 3 Anbieter in awork integrieren:

  • Google
  • Microsoft (Outlook & Exchange)
  • iCloud

Wenn du einen Google- oder Microsoft-Kalender verbindest wirst du auf eine Seite weitergeleitet auf der du die Logindaten für den Kalender eingeben musst und diesen für awork freigibst. Du kannst natürlich auch mehrere Kalender hinzufügen.

Wenn du einen iCloud-Kalender nutzt, dann öffnet sich zunächst ein weiteres Fenster in awork. Hier trägst du deine Apple-Id ein. Im folgenden Schritt wechselst du zu https://appleid.apple.com/  und folgst den Anweisungen aus dem Pop-Up in awork: Navigiere in deinem Apple-ID-Management zum Punkt Sicherheit/Security und generiere dort ein neues App-Passwort. Bestätige zunächst, dass du die Schritte befolgt hast. Dann gibst du das Passwort in der Textzeile in awork ein. Nun steht der Intergration deines Kalenders nichts mehr im Weg.

Alternativ kannst du zum Hinzufügen von neuen oder zum Verwalten von schon integrierten Kalendern auch den Button rechts oben im Bild nutzen:

Calender_2_GER.jpg


Nun werden dir alle Termine aus allen integrierten Kalendern in awork angezeigt. Du kannst anhand der Symbole in den Terminen zwischen den verschiedenen Anbietern unterscheiden. Möchtest du aus einem Termin direkt eine Zeiterfassung machen, kannst du dies ganz komfortabel per Klick auf den Termin tun. Die Dauer ist automatisch die des Termins, du kannst sie aber anpassen.

Calender_GIF_GER.gif

Achtung: awork unterstützt keine selbst-gehosteten Exchange Server

Slack-Integration für awork einrichten

Du kannst awork und Slack miteinander verbinden, sodass Aktivitäten in deinen awork Projekten auch in Slack sichtbar sind. Außerdem kannst du dann auch aus Slack heraus an awork Projekten arbeiten und z.B. direkt in Slack Aufgaben erstellen, Aufgaben bearbeiten und vieles mehr. 

Slack Integration einrichten

Um die Integration einzubinden, gehst du auf Einstellungen und Integrationen. Hier kannst du auf den Slack-Button klicken.

Anschließend wirst du zu Slack weitergeleitet. Hier musst du deinen Slack-Teamnamen eingeben und den Zugriff erlauben. Danach kommst geht es automatisch wieder in deinen awork Workspace zurück.

Create_SlackIntegration2_GER.gif

Nun muss noch jeder Benutzer, der die Slack-Integration aktiv verwenden will in Slack seinen Slack-Account mit dem awork Account verknüpfen. Benutzer die nur die Nachrichten im Channel sehen wollen, müssen dies nicht tun. Dazu werden Benutzer bei der ersten Interaktion mit der Integration aufgefordert beide Accounts miteinander zu verknüpfen. Alternativ kann ein Benutzer den Account auch über die Eingabe "/connect" verknüpfen. 

Tipp: Die Nachrichten aus awork werden in der Sprache des Users gesendet, der die Verknüpfung erstellt hat. Private Nachrichten in der Sprache, die der User in awork verwendet.

ConnectAccount_ENG.gif

Projekt mit Slack verlinken

Ein Projekt kann in den Projektdetails mit Slack verlinkt werden. Klicke auf die drei Punkte und wähle die Option Zu Slack verlinken. Anschließend wählst du den Slack-Channel aus, in dem die Nachrichten gepostet werden sollen. Du kannst wählen für welche Aktionen Nachrichten in Slack erstellt werden.

Du kannst pro Slack-Channel nur ein Projekt verlinken. 

Connect_Project_GER.gif 

Aufgaben in Slack bearbeiten

Wenn nun z.B. eine neue Aufgabe in awork erstellt wird, erscheint diese als Benachrichtigung in Slack. Aufgaben können dann auch direkt in Slack bearbeitet werden. So kann bei einer Aufgaben über die Buttons in Slack der Status geändert, ein User besetzt, eine Deadline gesetzt oder die Aufgabe kommentiert werden.

Create_Task_GER.gif

Aufgaben/Zeiterfassung aus Slack heraus erstellen

Mit der awork Slack Integration kannst du auch direkt aus Slack heraus in awork arbeiten. Du kannst folgende "/" Befehle verwenden (Elemente in den eckigen Klammern [ ] sind die Namen von awork Elementen zur Verknüpfung oder beim Erstellen):

  • /add [task] - Erstellt eine neue Aufgabe im awork Projekt
  • /comment [task]:[Text] - Erstellt einen Kommentar zur eingegebenen Aufgabe
  • /connect - Slack-Account mit awork Account verbinden
  • /disconnect - Verbindung zwischen Slack und awork Account trennen
  • /link [project] - Projekt aus awork mit dem Slack-Channel verlinken
  • /start [task/project] - Zeiterfassung auf eine Aufgabe/ein Projekt starten
  • /stop - Laufende Zeiterfassung stoppen
  • /unlink - Verbindung zwischen awork Projekt und Slack-Channel trennen

Du kannst also z.B. einfach "/add Design für Logo erstellen" in Slack tippen und die Aufgabe "Design für Logo erstellen" wird im verlinkten Projekt erstellt. 

Slash_Create_Task_GER.gif

awork BOT/awork Benachrichtigungen in Slack anzeigen lassen

Wenn du deinen Slack-Account mit deinem awork Account verknüpft hast, findest du unten in Slack unter "Apps" awork. Dort kannst du dir z.B. deine awork Benachrichtigungen direkt in Slack anzeigen lassen. Dies musst du nur einmal in awork entsprechend konfigurieren.

Außerdem kannst du hier auch alle "/" Befehle verwenden und z.B. Private Aufgaben erstellen oder die Zeiterfassung starten. 

Priv_Not_2_ENG.gif

Zapier-Integration einrichten

Über die Integration

Mit der Hilfe von Zapier kannst du awork mit einer Menge anderer Anwendungen verbinden, selbst ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. 

Zapier funktioniert in zwei Richtungen: Du kannst Informationen aus awork beschaffen und sie in einer anderen Anwendung nutzen oder du nutzt Informationen einer anderen Anwendung und erstellst damit Instanzen in deinem awork. Wir bieten die folgenden Optionen: 

Informationen aus awork holen (Trigger)

  • Neue Aufgabe erstellt
  • Neue Zeit erfasst
  • Zeiteintrag aktualisiert

awork-Objekte erstellen (Action)

  • Erstelle ein neues Projekt
  • Erstelle ein neues Unternehmen
  • Erstelle eine neue Projekt-Aufgabe
  • Erstelle einen neuen Kunden

Wie man Zapier einrichtet

 

Um deinen ersten Zap (ja, so nennt man das) zu erstellen, gehst du auf >Einstellungen< / >Integration< und klickst auf das Zapier-Logo (oder wählst einen vordefinierten Zap). 

Zapier_GER.jpg

Nun wirst du auf die Zapier-Homepage weitergeleitet. Hier kannst du nun eine App auswählen, die du mir awork verbinden willst (z. B. Slack).  

Screenshot_1.jpg

Nun werden dir häufig genutzte Optionen zu Verbindung angezeigt. Du hast aber auch die Möglichkeit einen Trigger (awork oder die andere App) auszuwählen und die Aktion im jeweiligen Pendent festzulegen. Wenn du auf >Connect< klickst kommst du zum nächsten Schritt.

Screnshot_2.jpg

Nun werden Trigger und ausgeführte Aktionen noch einmal zusammengefasst.

Screenshot_3.jpg

Nun musst du noch die gewählten Einstellungen in mehreren Schritten bestätigen. In unserem Beispiel wollen wir aus "Starred Messages" in Slack eine Aufgabe in awork anlegen. Du musst nun also festlegen welches Feld aus Slack den Namen der Aufgabe festlegt (1), welches Projekt in awork verwendet werden soll (2), welcher "Type of Work" in awork (3) und welcher Aufgabenstatus (4) genutzt werden soll. 

ACHTUNG: Die Eigenschaften die ausgewählt werden müssen, ändern sich natürlich je nach gewählter App und Aktion. 

Screenshot_4.jpg

Anschließend musst du einen Testlauf (Achtung die Daten werden bereits in dein awork-Workspace geschrieben) durchlaufen. Nun musst du den Zap nur noch speichern und aktivieren und die Verbindung ist aktiv.

Zapier Integration mit Webhooks

Falls du Informationen aus awork übertragen willst, die wir nicht standardisiert in Zapier anbieten, kannst du die Webhooks-Integration von Zapier verwenden.

Dazu gehst du auf zapier.com und wählst als trigger "Webhooks" aus. 

Zapier_1_GER.png

Dann wählst du die Option "Catch Hook"

Zapier_2_GER.png

Dann wird dir eine URL angezeigt. Diese musst du in einen Webhook in awork eintragen. Wie das geht erklären wir dir hier.

Zapier_3_GER.png

Nun musst du noch einen Filter ergänzen und kannst dort die Details bestimmen die den Zap triggern sollen, z.B. den Aufgabenstatus. Nun geht es einfach wie oben beschrieben weiter. 

Zapier_5_GER.png

Google Assistant (awork Voice)

awork voice heißt der Skill bzw. die Action von awork für den Google Assistant. Sie ermöglich es dir mittels Sprach- und Chat-Befehlen awork zu nutzen. 

Hierzu musst du den awork Voice Skill auf deinem Google Assistant Konto aktivieren und dich dort mit deinem awork Account anmelden. (Dafür brauchst du zwingend einen Google-Account!)

Danach kannst du auf all deinen Google Assistants und Google Homes awork Voice nutzen.

Was kann awork Voice?

awork Voice steckt noch in den Kinderschuhen, kann aber bereits eine Vielzahl nützlicher Dinge.

Eine neue Aufgabe anlegen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Lege eine Aufgabe an: Präsentation vorbereiten".

Die Aufgabe Präsentation vorbereiten würde jetzt in deinen privaten Aufgaben angelegt werden.

awork Voice kann aktuell nur private Aufgaben anlegen, da die Projektauswahl über die Stimmeingabe noch gewisse Herausforderungen birgt.

Nach dem Anlegen der Aufgabe, fragt dich awork Voice, ob du eine Deadline hinzufügen willst. Das geht z.B. mit "morgen", "Montag" oder "in einer Woche".

 

Zeiterfassung starten und stoppen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Starte den Timer."

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Stoppe den Timer." 

Lief deine letzte Zeiterfassung auf einer Aufgabe, so fragt dich awork Voice ob, du auf der selben Aufgabe weiterarbeiten willst.

Läuft bereits ein Zeiterfassung, während du den Timer starten willst, fragt dich awork Voice, ob du den laufenden Timer stoppen willst, um einen neuen Timmer zu starten, oder ob dein Befehl ignoriert werden soll.

 

Eine Aufgabe vorschlagen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Was gibt's zu tun?" 

awork Voice schlägt dir nun die Aufgabe vor, die du am dringlichsten bearbeiten solltest. Möchtest du eine andere Aufgabe, kannst du mit "weiter" oder "gibt mit eine andere Aufgabe" dir andere Aufgabe vorschlagen lassen.

Mit "Timer starten" kannst du direkt deine Zeiterfassung auf der Aufgabe beginnen.

 

Nach fälligen Aufgaben fragen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Habe ich fällige Aufgaben bis Montag?"

awork Voice gibt die Menge der fälligen Aufgaben zurück, die bis spätestens zu dem Datum fällig sind.  

 

Neue Benachrichtigungen checken

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Habe ich neue Benachrichtigungen?" 

Solltest du neue Benachrichtigungen haben, wird dir awork Voice das mitteilen.

awork Voice einrichten

Die Einrichtung von awork Voice funktioniert nicht über ein Google Home Gerät, da ein Display und eine Tastatur zur Anmeldung erforderlich sind. Nutze deshalb dein Smartphone oder den Browser zur Einrichtung. Ist awork Voice einmal mit deinem Google Account verbunden, kannst den Dienst auch problemlos an deinen Google Home Geräten nutzen.

1. Lade die Google Assistant App herunter

Aus dem Web-Browser heraus kannst du den Google Assistant leider nicht nutzen.

 

2. Schritt: Aktiviere awork Voice

  • Öffne den folgenden Link auf deinem Smartphoneawork - Google Assistant 
  • Dein Smartphone sollte dich nun zur Google Assistant App weiterleiten oder dort die Details von awork Voice anzeigen. Klicke dort auf ausprobieren. awork Voice ist jetzt für deinen Google Assistant aktiviert.
  • Wenn du bei Google angemeldet bist und die Google Assistant App auf deinem Smartphone installiert und eingerichtet hast, kannst du aus dem Web Browser heraus awork Voice an deine verknüpften Geräte (bspw. dein Smartphone) senden (link). Der Skill ist dann ebenfalls verfügbar.

Screenshot_2019-05-14_at_18.33.25.png

 

3. Schritt: Verknüpfe deinen awork Account mit Google

Damit awork Voice weiß, mit welchen User in welchem Workspace du in awork arbeiten willst, musst du dich mit awork Voice bei awork anmelden. Die Login-Informationen (oAuth Token-Ident), wird in deinem Google Account gespeichert.

  • In der Google Assistant App musst du nur awork Voice starten indem du sagst oder schreibst "(Ok Google), sprich mit awork Voice". Du wirst dann aufgefordert dich bei awork anzumelden um den Skill nutzen zu können.
  • Das Verknüpfen kannst du auch Web-Browser machen, unter diesem Link, wenn du dort auf Verknüpfen klickst. Du wirst auf die awork Anmelde-Maske geleitet, auf der du dich anmelden musst. Du siehst den Button nur, wenn du bei Google angemeldet bist und den Google Assistant auf deinem Smartphone eingerichtet hast.

 

4. Schritt: Aktiviere den Assistant

Du aktivierst awork Voice immer über den Befehl: "(Ok Google), sprich mit awork Voice". Der Assistant wird sich melden und freut sich über deine Befehle.

Nach jeder Konversation wird awork Voice automatisch geschlossen, so dass du den Vorgang wiederholen musst für alle weiteren Befehle.  

Hinweise

  • Da awork Voice einen Login zu awork erfordert, behandelt der Google Assistant die Befehle zu awork Voice als privat und limitiert diese durch Voice Match. Nur der Nutzer des Google Accounts kann deshalb die Funktionen von awork Voice über die Sprachsteuerung verwenden.