In awork ist es ganz einfach einen Überblick über alle Integrationen, die du mit anderen Tools hergestellt hast, zu erhalten. Dazu gehst du einfach auf >Einstellungen< / >Integrationen<. Hier kannst du einfach Integrationen einrichten und testen.

Aktuell stehen dir folgende Integrationen zur Verfügung: 

• Integration von Rechnungs-Tools
• Kalender
• MS-Teams
• Slack
• Zapier
• Shift
• Google Assistant
• Webhooks
• Client Applications
• Shift
• noCRM.io
• timeBro

In diesem Bereich findest du eine Liste aller aktiven Integrationen und kannst diese bearbeiten, löschen oder pausieren. Im Log findest du alle Einträge der letzten 20 Tage. Alle erfolgreichen Einträge sind grün, die nicht erfolgreichen rot (inkl. Anzeige des Fehlers).

Mit der Integration können erfasste Zeiten aus awork direkt in ein Rechnungs-Tool auf eine Rechnung übertragen werden. Aktuell ist die Integration der folgenden Tools möglich:

• sevDesk
• lexoffice
• HQ

Integration einrichten

Integration in awork einrichten

Um die Integration einzurichten, gehst du in awork im Menü auf Einstellungen / Integrationen. Dort wählst du im Bereich "Rechnungs-Tools" das Tool aus, mit dem du awork verbinden willst.

Nun öffnet sich ein Fenster in dem du den API-Schlüssel des Rechnungs-Tools eingeben musst. (Wo du diesen findest, beschreiben wir im nächsten Punkt.) Nachdem du den API-Schlüssel in das Feld kopiert hast, klickst du auf speichern und die Integration ist eingerichtet. 

API-Schlüssel des Rechnungs-Tool finden

sevDesk

Den API-Token findest du unter Einstellungen / Benutzer. Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen. 

Lexoffice

Lexoffice wird seit dem 12.07.2020 über eine oAuth 2.0 Authentifizierung integriert. Wenn man also aus awork eine Integration zu Lexoffice startet, wird man zu Lexoffice weitergeleitet und muss sich dort mit seinem Lexoffice-Benutzer und Passwort anmelden. Man wird dann zurück zu awork geleitet und kann die Integration direkt nutzen. Der Austausch von API-Keys ist nicht mehr notwendig.

Die Integration is so lange gültig, bis der Nutzer (der die Lexoffice-Integration autorisiert hat) die Berechtigung in Lexoffice entfernt oder gesperrt wird.

HQ

Den API Token findest du unter Admin / API Clients. Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen.

Eine Rechnung erzeugen

Erfasste Zeiten können im Modul Zeitauswertungen in eine Rechnung übertragen werden. Mit einem Klick auf das Dollar-Icon wird eine neue Rechnung erzeugt.

Zunächst wird eine Übersicht über alle abrechenbaren, nicht-abrechenbaren und abgerechneten Zeiten angezeigt. 

Neue Rechnung vs. bestehender Rechnungsentwurf

Im nächste Schritt kannst du wählen, ob eine neue Rechnung erzeugt werden soll oder auf einen bestehenden Entwurf zurückgegriffen werden soll. 

Zusammenfassung der Positionen

Nun kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

• Gruppen = Positionen: Es werden nur die Gruppenüberschriften mit den addierten Summen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich, wenn die Daten in der Zeitauswertung gruppiert sind!)
• Summen = Positionen: Es werden nur die Summen der Positionen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich wenn die Daten in der Zeitauswertung aufsummiert sind!)
• Zeiten = Positionen: Jeder Zeiteintrag wird als eigene Position auf die Rechnung übernommen.

Positionstext und Mengeneinheit wählen

In diesem Schritt kannst du wählen, was als Positionstext auf der Rechnung gezeigt werden soll. Es gibt die folgenden Optionen:

• Projektname
• Aufgabenname
• Username

Außerdem kannst du entscheiden, ob die Zeiten in Stunden oder Tagen auf die Rechnung übernommen werden. Dabei hat ein Tag immer acht Stunden. 

Daten anpassen und Preise eingeben

Nun können für die einzelnen Positionen die Preise eingegeben werden. Außerdem können alle Daten noch einmal angepasst und ggf. korrigiert werden. Dabei gibt es folgende Optionen:

• Namen der Position ändern
• Anzahl der Stunden / Tage anpassen
• Position löschen
• Reihenfolge der Positionen ändern
• Neue Position erstellen

Zeiten als abgerechnet markieren und Rechnung erstellen

Im letzten Schritt kannst du alle Zeiten die auf die Rechnung übernommen wurden als abgerechnet markieren und die Rechnung in deinem Rechnungs-Tool erstellen. Nun kannst du das Fenster schließen oder direkt zum Rechnungs-Tool gehen.

Du kannst Termine aus externen Kalendern in deine awork-Zeiterfassung integrieren. Dazu kannst du die Kalender-Integration im Modul >Meine erfassten Zeiten< nutzen. Wenn du noch keinen Kalender hinzugefügt hast findest du am rechten Bildschirmrand eine Leiste, die dich zur Integration führt. 

 Du kannst Kalender dieser 3 Anbieter in awork integrieren:

• Google
• Microsoft (Outlook & Exchange)
• iCloud

Wenn du einen Google- oder Microsoft-Kalender verbindest wirst du auf eine Seite weitergeleitet auf der du die Logindaten für den Kalender eingeben musst und diesen für awork freigibst. Du kannst natürlich auch mehrere Kalender hinzufügen.

Achtung: es können nur cloudbasierte Exchange Server verknüpft werden. awork unterstützt keine selbst-gehosteten lokalen Exchange Server.

Wenn du einen iCloud-Kalender nutzt, dann öffnet sich zunächst ein weiteres Fenster in awork. Hier trägst du deine Apple-Id ein. Im folgenden Schritt wechselst du zu https://appleid.apple.com/  und folgst den Anweisungen aus dem Pop-Up in awork: Navigiere in deinem Apple-ID-Management zum Punkt Sicherheit/Security und generiere dort ein neues App-Passwort. Bestätige zunächst, dass du die Schritte befolgt hast. Dann gibst du das Passwort in der Textzeile in awork ein. Nun steht der Intergration deines Kalenders nichts mehr im Weg.

Alternativ kannst du zum Hinzufügen von neuen oder zum Verwalten von schon integrierten Kalendern auch den Button rechts oben im Bild nutzen:

Nun werden dir alle Termine aus allen integrierten Kalendern in awork angezeigt. Du kannst anhand der Symbole in den Terminen zwischen den verschiedenen Anbietern unterscheiden. Möchtest du aus einem Termin direkt eine Zeiterfassung machen, kannst du dies ganz komfortabel per Klick auf den Termin tun. Die Dauer ist automatisch die des Termins, du kannst sie aber anpassen.

Teams Integration einrichten

Um die Integration einzurichten gehst du auf den Kanal in Microsoft Teams, den du mit awork verbinden willst. Dort gehst du auf Optionen und wählst Connectors aus. Nun kannst du oben rechts nach der awork App suchen. Dann klickst du bei der awork App auf Konfigurieren, loggst dich in deinen awork Workspace ein und wählst das Projekt aus, das du mit dem Teams-Kanal verbinden möchtest.

Anschließend wählst du die Benachrichtigungen aus, die in deinem Teams-Kanal gepostet werden sollen.

awork Tab in Teams erstellen

Um awork als Tab im Teams-Kanal anzuzeigen, klickst du einfach auf den Plus-Button in den Tab-Leiste. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem du nach awork suchen kannst. Nun klickst du einfach auf das awork Logo, loggst dich in deinen Workspace ein und verbindest das Projekt mit dem Kanal. Du musst dich noch ein zweites Mal in awork einloggen. Danach ist awork als Tab im Teams-Kanal verfügbar. 

Aufgaben in Teams bearbeiten

Wenn nun z.B. eine neue Aufgabe in awork erstellt wird, erscheint diese als Benachrichtigung in Teams.

Aufgaben können dann auch direkt in Teams bearbeitet werden. So kann bei einer Aufgaben über die Buttons in Microsoft Teams der Status geändert, ein User besetzt, eine Deadline gesetzt oder die Aufgabe kommentiert werden.

Aufgaben / Zeiterfassung aus Teams heraus erstellen

Mit der awork Teams-Integration kannst du auch direkt aus Teams heraus in awork arbeiten. Du kannst folgende @-Befehle verwenden (Elemente in den eckigen Klammern [ ] sind die Namen von awork Elementen zur Verknüpfung oder beim Erstellen):

• /add [task] - Erstellt eine neue Aufgabe im awork Projekt
• /comment [task]:[Text] - Erstellt einen Kommentar zur eingegebenen Aufgabe
• /start [task/project] - Zeiterfassung auf eine Aufgabe / ein Projekt starten
• /stop - Laufende Zeiterfassung stoppen
• /help- Zeigt dir alle Optionen für den awork Bot an

Du kannst also z.B. einfach @awork add Design für Logo erstellen in Teams tippen und die Aufgabe Design für Logo erstellen wird im verlinkten Projekt erstellt. 

Du kannst awork und Slack miteinander verbinden, sodass Aktivitäten in deinen awork Projekten auch in Slack sichtbar sind. Außerdem kannst du dann auch aus Slack heraus an awork Projekten arbeiten und z.B. direkt in Slack Aufgaben erstellen, Aufgaben bearbeiten und vieles mehr. 

Slack Integration einrichten

Um die Integration einzubinden, gehst du auf Einstellungen und Integrationen. Hier kannst du auf den Slack-Button klicken.

Anschließend wirst du zu Slack weitergeleitet. Hier musst du deinen Slack-Teamnamen eingeben und den Zugriff erlauben. Danach kommst geht es automatisch wieder in deinen awork Workspace zurück.

Nun muss noch jeder Benutzer, der die Slack-Integration aktiv verwenden will in Slack seinen Slack-Account mit dem awork Account verknüpfen. Benutzer die nur die Nachrichten im Channel sehen wollen, müssen dies nicht tun. Dazu werden Benutzer bei der ersten Interaktion mit der Integration aufgefordert beide Accounts miteinander zu verknüpfen. Alternativ kann ein Benutzer den Account auch über die Eingabe "/connect" verknüpfen. 

Tipp: Die Nachrichten aus awork werden in der Sprache des Users gesendet, der die Verknüpfung erstellt hat. Private Nachrichten in der Sprache, die der User in awork verwendet.

Projekt mit Slack verlinken

Ein Projekt kann in den Projektdetails mit Slack verlinkt werden. Klicke auf die drei Punkte und wähle die Option Zu Slack verlinken. Anschließend wählst du den Slack-Channel aus, in dem die Nachrichten gepostet werden sollen. Du kannst wählen für welche Aktionen Nachrichten in Slack erstellt werden.

Der verlinkte Channel wird in den Projektdetails angezeigt. 

Du kannst pro Slack-Channel nur ein Projekt verlinken. Pro Projekt kann ebenfalls nur ein Slack-Channel verlinkt werden.

Geschlossene Slack-Channel verlinken

Geschlossene Slack-Channel können nur aus dem Slack-Channel selbst heraus verknüpft werden. 

Zuerst muss die Slack-Integration in awork eingerichtet werden (s.o.).  

1. Öffne den geschlossenen Channel in Slack, der verknüpft werden soll.
2. Lade den awork-Bot in den Channel ein indem du eine Nachricht mit dem Text "@awork" in den Channel postest. Es öffnet sich ein Fenster mit der Anfrage awork dem Channel hinzuzufügen. Bestätige die Einladung.
   
3. Für das Slash-Command "/link" aus. Es öffnet sich eine Projekt-Auswahl. Wähle das Projekt aus, welches mit dem Channel verknüpft werden soll.
   
4. Das Projekt ist jetzt mit dem geschlossenen Channel verknüpft.
5. Die Benachrichtigungseinstellungen können wir oben beschrieben in dem awork-Projekt vorgenommen werden.

Aufgaben in Slack bearbeiten

Wenn nun z.B. eine neue Aufgabe in awork erstellt wird, erscheint diese als Benachrichtigung in Slack. Aufgaben können dann auch direkt in Slack bearbeitet werden. So kann bei einer Aufgaben über die Buttons in Slack der Status geändert, ein User besetzt, eine Deadline gesetzt oder die Aufgabe kommentiert werden.

Aufgaben/Zeiterfassung aus Slack heraus erstellen

Mit der awork Slack Integration kannst du auch direkt aus Slack heraus in awork arbeiten. Du kannst folgende "/" Befehle verwenden (Elemente in den eckigen Klammern [ ] sind die Namen von awork Elementen zur Verknüpfung oder beim Erstellen):

• /add [task] - Erstellt eine neue Aufgabe im awork Projekt
• /comment [task]:[Text] - Erstellt einen Kommentar zur eingegebenen Aufgabe
• /connect - Slack-Account mit awork Account verbinden
• /disconnect - Verbindung zwischen Slack und awork Account trennen
• /link [project] - Projekt aus awork mit dem Slack-Channel verlinken
• /start [task/project] - Zeiterfassung auf eine Aufgabe/ein Projekt starten
• /stop - Laufende Zeiterfassung stoppen
• /unlink - Verbindung zwischen awork Projekt und Slack-Channel trennen

Du kannst also z.B. einfach "/add Design für Logo erstellen" in Slack tippen und die Aufgabe "Design für Logo erstellen" wird im verlinkten Projekt erstellt. 

awork BOT/awork Benachrichtigungen in Slack anzeigen lassen

Wenn du deinen Slack-Account mit deinem awork Account verknüpft hast, findest du unten in Slack unter "Apps" awork. Dort kannst du dir z.B. deine awork Benachrichtigungen direkt in Slack anzeigen lassen. Dies musst du nur einmal in awork entsprechend konfigurieren.

Außerdem kannst du hier auch alle "/" Befehle verwenden und z.B. Private Aufgaben erstellen oder die Zeiterfassung starten. 

Über die Integration

Mit der Hilfe von Zapier kannst du awork mit einer Menge anderer Anwendungen verbinden, selbst ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. 

Zapier funktioniert in zwei Richtungen: Du kannst Informationen aus awork beschaffen und sie in einer anderen Anwendung nutzen oder du nutzt Informationen einer anderen Anwendung und erstellst damit Instanzen in deinem awork. Wir bieten die folgenden Optionen: 

Informationen aus awork holen (Trigger)

• Neue Aufgabe erstellt
• Neue Zeit erfasst
• Zeiteintrag aktualisiert

awork-Objekte erstellen (Action)

• Erstelle ein neues Projekt
• Erstelle ein neues Unternehmen
• Erstelle eine neue Projekt-Aufgabe
• Erstelle einen neuen Kunden

Wie man Zapier einrichtet

Um deinen ersten Zap (ja, so nennt man das) zu erstellen, gehst du auf >Einstellungen< / >Integration< und klickst auf das Zapier-Logo (oder wählst einen vordefinierten Zap). 

Nun wirst du auf die Zapier-Homepage weitergeleitet. Hier kannst du nun eine App auswählen, die du mir awork verbinden willst (z. B. Slack).  

Nun werden dir häufig genutzte Optionen zu Verbindung angezeigt. Du hast aber auch die Möglichkeit einen Trigger (awork oder die andere App) auszuwählen und die Aktion im jeweiligen Pendent festzulegen. Wenn du auf >Connect< klickst kommst du zum nächsten Schritt.

Nun werden Trigger und ausgeführte Aktionen noch einmal zusammengefasst.

Nun musst du noch die gewählten Einstellungen in mehreren Schritten bestätigen. In unserem Beispiel wollen wir aus "Starred Messages" in Slack eine Aufgabe in awork anlegen. Du musst nun also festlegen welches Feld aus Slack den Namen der Aufgabe festlegt (1), welches Projekt in awork verwendet werden soll (2), welcher "Type of Work" in awork (3) und welcher Aufgabenstatus (4) genutzt werden soll. 

ACHTUNG: Die Eigenschaften die ausgewählt werden müssen, ändern sich natürlich je nach gewählter App und Aktion. 

Anschließend musst du einen Testlauf (Achtung die Daten werden bereits in dein awork-Workspace geschrieben) durchlaufen. Nun musst du den Zap nur noch speichern und aktivieren und die Verbindung ist aktiv.

Zapier Integration mit Webhooks

Falls du Informationen aus awork übertragen willst, die wir nicht standardisiert in Zapier anbieten, kannst du die Webhooks-Integration von Zapier verwenden.

Dazu gehst du auf zapier.com und wählst als trigger "Webhooks" aus. 

Dann wählst du die Option "Catch Hook"

Dann wird dir eine URL angezeigt. Diese musst du in einen Webhook in awork eintragen. Wie das geht erklären wir dir hier.

Nun musst du noch einen Filter ergänzen und kannst dort die Details bestimmen die den Zap triggern sollen, z.B. den Aufgabenstatus. Nun geht es einfach wie oben beschrieben weiter.