Integrationen

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Überblick Integrationen

In awork ist es ganz einfach einen Überblick über alle Integrationen, die du mit anderen Tools hergestellt hast, zu erhalten. Dazu gehst du einfach auf >Einstellungen< / >Integrationen<. Hier kannst du einfach Integrationen einrichten und testen.

Aktuell stehen dir folgende Integrationen zur Verfügung: 

In diesem Bereich findest du eine Liste aller aktiven Integrationen und kannst diese bearbeiten, löschen oder pausieren. Im Log findest du alle Einträge der letzten 20 Tage. Alle erfolgreichen Einträge sind grün, die nicht erfolgreichen rot (inkl. Anzeige des Fehlers).

Integrations_GER.jpg

 

 

Kalender-Integration einrichten

Du kannst Termine aus externen Kalendern in deine awork-Zeiterfassung integrieren. Dazu kannst du die Kalender-Integration im Modul >Meine erfassten Zeiten< nutzen. Wenn du noch keinen Kalender hinzugefügt hast findest du am rechten Bildschirmrand eine Leiste, die dich zur Integration führt. 

Calender_1_GER.jpg

 Du kannst Kalender dieser 3 Anbieter in awork integrieren:

  • Google
  • Microsoft (Outlook & Exchange)
  • iCloud

Wenn du einen Google- oder Microsoft-Kalender verbindest wirst du auf eine Seite weitergeleitet auf der du die Logindaten für den Kalender eingeben musst und diesen für awork freigibst. Du kannst natürlich auch mehrere Kalender hinzufügen.

Wenn du einen iCloud-Kalender nutzt, dann öffnet sich zunächst ein weiteres Fenster in awork. Hier trägst du deine Apple-Id ein. Im folgenden Schritt wechselst du zu https://appleid.apple.com/  und folgst den Anweisungen aus dem Pop-Up in awork: Navigiere in deinem Apple-ID-Management zum Punkt Sicherheit/Security und generiere dort ein neues App-Passwort. Bestätige zunächst, dass du die Schritte befolgt hast. Dann gibst du das Passwort in der Textzeile in awork ein. Nun steht der Intergration deines Kalenders nichts mehr im Weg.

Alternativ kannst du zum Hinzufügen von neuen oder zum Verwalten von schon integrierten Kalendern auch den Button rechts oben im Bild nutzen:

Calender_2_GER.jpg


Nun werden dir alle Termine aus allen integrierten Kalendern in awork angezeigt. Du kannst anhand der Symbole in den Terminen zwischen den verschiedenen Anbietern unterscheiden. Möchtest du aus einem Termin direkt eine Zeiterfassung machen, kannst du dies ganz komfortabel per Klick auf den Termin tun. Die Dauer ist automatisch die des Termins, du kannst sie aber anpassen.

Calender_GIF_GER.gif

Slack-Integration für awork einrichten

Du kannst awork mit deinem Slack verbinden und es somit integrieren. Hier kannst du für verschiedene Aktionen Nachrichten in bestimmten Slack-Channels ausgeben lassen. Eine Liste, bei welchen Aktionen eine Nachricht ausgelöst wird, findest du ganz unten.

Um die Integration einzubinden, gehst du auf >Einstellungen< / >Integrationen<. Hier kannst du auf den >Slack-Button< klicken.

Slack_GER.jpg

Anschließend wirst du zu Slack weitergeleitet. Hier musst du deinen Slack-Teamnamen eingeben, einen Channel oder eine Person auswählen und den Zugriff erlauben. Danach wirst du zurück in awork geleitet und musst dich einmal neu anmelden und den Workspace auswählen, das mit Slack verknüpft werden soll. 

Slack3.png

Screensho.png

In dem erscheinenden Pop-up-Fenster kannst dunun festlegen, bei welcher Aktion eine Nachricht in Slack erstellt werden soll. Diese Einstellungen gelten immer global in deinem awork-Workspace und kann nicht nur für bestimmte Projekte angewendet werden.

Screenshot_2.png 

Liste von Aktionen

  • Benutzer hinzugefügt
  • Benutzer gelöscht
  • Benutzer-Status geändert
  • Benutzer aktiviert/deaktiviert
  • Neues Projekt erstellt
  • Projekt gelöscht
  • Neue Aufgabe erstellt
  • Aufgabe gelöscht
  • Aufgaben-Status geändert
  • Unternehmen hinzugefügt
  • Unternehmens-Status geändert
  • Zeiterfassung hinzugefügt
  • Zeiterfassung gelöscht
  • Projekt-Kommentar hinzugefügt
  • Aufgaben-Kommentar hinzugefügt
  • Projektmitglied hinzugefügt
  • Projektmitglied gelöscht
  • Aufgabenzuweisung hinzugefügt
  • Aufgabenzuweisung gelöscht

Zapier-Integration einrichten

Über die Integration

Mit der Hilfe von Zapier kannst du awork mit einer Menge anderer Anwendungen verbinden, selbst ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. 

Zapier funktioniert in zwei Richtungen: Du kannst Informationen aus awork beschaffen und sie in einer anderen Anwendung nutzen oder du nutzt Informationen einer anderen Anwendung und erstellst damit Instanzen in deinem awork. Wir bieten die folgenden Optionen: 

Informationen aus awork holen (Trigger)

  • Neue Aufgabe erstellt
  • Neue Zeit erfasst
  • Zeiteintrag aktualisiert

awork-Objekte erstellen (Action)

  • Erstelle ein neues Projekt
  • Erstelle ein neues Unternehmen
  • Erstelle eine neue Projekt-Aufgabe

Wie man Zapier einrichtet

 

Um deinen ersten Zap (ja, so nennt man das) zu erstellen, gehst du auf >Einstellungen< / >Integration< und klickst auf das Zapier-Logo (oder wählst einen vordefinierten Zap). 

Zapier_GER.jpg

Nun wirst du auf die Zapier-Homepage weitergeleitet. Hier kannst du nun eine App auswählen, die du mir awork verbinden willst (z. B. Slack).  

Screenshot_1.jpg

Nun werden dir häufig genutzte Optionen zu Verbindung angezeigt. Du hast aber auch die Möglichkeit einen Trigger (awork oder die andere App) auszuwählen und die Aktion im jeweiligen Pendent festzulegen. Wenn du auf >Connect< klickst kommst du zum nächsten Schritt.

Screnshot_2.jpg

Nun werden Trigger und ausgeführte Aktionen noch einmal zusammengefasst.

Screenshot_3.jpg

Nun musst du noch die gewählten Einstellungen in mehreren Schritten bestätigen. In unserem Beispiel wollen wir aus "Starred Messages" in Slack eine Aufgabe in awork anlegen. Du musst nun also festlegen welches Feld aus Slack den Namen der Aufgabe festlegt (1), welches Projekt in awork verwendet werden soll (2), welcher "Type of Work" in awork (3) und welcher Aufgabenstatus (4) genutzt werden soll. 

ACHTUNG: Die Eigenschaften die ausgewählt werden müssen, ändern sich natürlich je nach gewählter App und Aktion. 

Screenshot_4.jpg

Anschließend musst du einen Testlauf (Achtung die Daten werden bereits in dein awork-Workspace geschrieben) durchlaufen. Nun musst du den Zap nur noch speichern und aktivieren und die Verbindung ist aktiv. 

Google Assistant (awork Voice)

Über den awork Google Assistant

awork voice heißt der Skill bzw. die Action von awork für den Google Assistant. Sie ermöglich es dir mittels Sprach- und Chat-Befehlen awork zu nutzen. 

Hierzu musst du den awork Voice Skill auf deinem Google Assistant Konto aktivieren und dich dort mit deinem awork Account anmelden. (Dafür brauchst du zwingend einen Google-Account!)

Danach kannst du auf all deinen Google Assistants und Google Homes awork Voice nutzen.

 

Was kann awork Voice?

awork Voice steckt noch in den Kinderschuhen, kann aber bereits eine Vielzahl nützlicher Dinge.

Eine neue Aufgabe anlegen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Lege eine Aufgabe an: Präsentation vorbereiten".

Die Aufgabe Präsentation vorbereiten würde jetzt in deinen privaten Aufgaben angelegt werden.

awork Voice kann aktuell nur private Aufgaben anlegen, da die Projektauswahl über die Stimmeingabe noch gewisse Herausforderungen birgt.

Nach dem Anlegen der Aufgabe, fragt dich awork Voice, ob du eine Deadline hinzufügen willst. Das geht z.B. mit "morgen", "Montag" oder "in einer Woche".

 

Zeiterfassung starten und stoppen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Starte den Timer."

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Stoppe den Timer." 

Lief deine letzte Zeiterfassung auf einer Aufgabe, so fragt dich awork Voice ob, du auf der selben Aufgabe weiterarbeiten willst.

Läuft bereits ein Zeiterfassung, während du den Timer starten willst, fragt dich awork Voice, ob du den laufenden Timer stoppen willst, um einen neuen Timmer zu starten, oder ob dein Befehl ignoriert werden soll.

 

Eine Aufgabe vorschlagen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Was gibt's zu tun?" 

awork Voice schlägt dir nun die Aufgabe vor, die du am dringlichsten bearbeiten solltest. Möchtest du eine andere Aufgabe, kannst du mit "weiter" oder "gibt mit eine andere Aufgabe" dir andere Aufgabe vorschlagen lassen.

Mit "Timer starten" kannst du direkt deine Zeiterfassung auf der Aufgabe beginnen.

 

Nach fälligen Aufgaben fragen

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Habe ich fällige Aufgaben bis Montag?"

awork Voice gibt die Menge der fälligen Aufgaben zurück, die bis spätestens zu dem Datum fällig sind.  

 

Neue Benachrichtigungen checken

"Ok Google, sprich mit awork Voice. Habe ich neue Benachrichtigungen?" 

Solltest du neue Benachrichtigungen haben, wird dir awork Voice das mitteilen.

 

awork Voice einrichten

Die Einrichtung von awork Voice funktioniert nicht über ein Google Home Gerät, da ein Display und eine Tastatur zur Anmeldung erforderlich sind. Nutze deshalb dein Smartphone oder den Browser zur Einrichtung. Ist awork Voice einmal mit deinem Google Account verbunden, kannst den Dienst auch problemlos an deinen Google Home Geräten nutzen.

1. Lade die Google Assistant App herunter

Aus dem Web-Browser heraus kannst du den Google Assistant leider nicht nutzen.

 

2. Schritt: Aktiviere awork Voice

  • Öffne den folgenden Link auf deinem Smartphoneawork - Google Assistant 
  • Dein Smartphone sollte dich nun zur Google Assistant App weiterleiten oder dort die Details von awork Voice anzeigen. Klicke dort auf ausprobieren. awork Voice ist jetzt für deinen Google Assistant aktiviert.
  • Wenn du bei Google angemeldet bist und die Google Assistant App auf deinem Smartphone installiert und eingerichtet hast, kannst du aus dem Web Browser heraus awork Voice an deine verknüpften Geräte (bspw. dein Smartphone) senden (link). Der Skill ist dann ebenfalls verfügbar.

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3. Schritt: Verknüpfe deinen awork Account mit Google

Damit awork Voice weiß, mit welchen User in welchem Workspace du in awork arbeiten willst, musst du dich mit awork Voice bei awork anmelden. Die Login-Informationen (oAuth Token-Ident), wird in deinem Google Account gespeichert.

  • In der Google Assistant App musst du nur awork Voice starten indem du sagst oder schreibst "(Ok Google), sprich mit awork Voice". Du wirst dann aufgefordert dich bei awork anzumelden um den Skill nutzen zu können.
  • Das Verknüpfen kannst du auch Web-Browser machen, unter diesem Link, wenn du dort auf Verknüpfen klickst. Du wirst auf die awork Anmelde-Maske geleitet, auf der du dich anmelden musst. Du siehst den Button nur, wenn du bei Google angemeldet bist und den Google Assistant auf deinem Smartphone eingerichtet hast.

 

3. Schritt: Aktiviere den Assistant

Du aktivierst awork Voice immer über den Befehl: "(Ok Google), sprich mit awork Voice". Der Assistant wird sich melden und freut sich über deine Befehle.

Nach jeder Konversation wird awork Voice automatisch geschlossen, so dass du den Vorgang wiederholen musst für alle weiteren Befehle.  

 

Hinweise

  • Da awork Voice einen Login zu awork erfordert, behandelt der Google Assistant die Befehle zu awork Voice als privat und limitiert diese durch Voice Match. Nur der Nutzer des Google Accounts kann deshalb die Funktionen von awork Voice über die Sprachsteuerung verwenden.

 

 

Shift-Integration einrichten

Aktuell gibt es keine native Integration mit Shift.

Der Shift Support hat uns den folgenden Workaround zur Integration von awork empfohlen:

  1. Gehe zum Apps Menü
  2. Nach der Jira App suchen und auf den "+" Button klicken
  3. Auf "Use Custom URL" klicken
  4. Die URL eures awork Workspace eingeben
  5. Namen den App eingeben, Farbe auswählen und speichern klicken

Die App wird dann mit dem Jira Logo in der Seitenleiste erscheinen.

Für weitere Fragen bitten wir euch den Shift Support (https://support.tryshift.com/home/) zu kontaktieren.