awork App (iOS / Android)

Aufgaben

Kann ich andere User in Aufgaben / Projekten taggen?

Ja das ist möglich. Dazu kannst du im Aktivitätslog einfach auf das @ Symbol tippen oder ein @ eintippen. Dies funktioniert im Aktivitätslog in den Aufgabendetails und in den Projektdetails.

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Aufgaben erstellen

Die awork App ermöglicht das Erstellen von Aufgaben an verschiedenen Stellen. Du kannst diese unter "My Tasks" oder direkt in einem Projekt erstellen.

Eine neue Aufgabe erstellen

In der "My Tasks" Ansicht, kannst du einfach auf das "+" Symbol klicken

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Anschließend können die folgenden Aktionen durchgeführt werden:

  1. Name der Aufgabe eingeben
  2. Aufgabe einem Projekt zuordnen
  3. Aufgabe einem User zuordnen
  4. Deadline für die Aufgabe festlegen
  5. Tätigkeits-Typ festlegen
  6. Aufgabe speichern
  7. Fenster schließen / Abbrechen (Slide down)

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Aufgaben die ohne Projekt angelegt wurden, werden in "My Tasks" als Private Aufgaben angezeigt. Private Aufgaben können aber jederzeit mit einem Projekt verknüpft werden. (Achtung: Private Aufgaben sind nur für den jeweiligen User sichtbar. Sobald sie jedoch mit einem Projekt verknüpft werden, werden sie auch für weitere User sichtbar.)

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Aufgabendetails einstellen

Projekt zuweisen

Entweder kann nach dem entsprechenden Projekt gesucht (1) oder durch die Liste von aktiven Projekten gescrollt (2) werden. Wenn das Projekt noch nicht existiert, kann dieses auch direkt erstellt werden (3). Über das "x" (4) kann das Pop-up geschlossen werden.

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User zuweisen

Entweder kann nach dem entsprechenden User gesucht (1), durch die Liste von Usern gescrollt (2) oder ein neuer User in den Workspace eingeladen (3) werden. Über das "x" (3) kann das Pop-up geschlossen werden.

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Deadline setzten

Zunächst wird ein Datum ausgewählt (1). Durch links oder rechts wischen kann der Monat gewechselt werden. Außerdem schlägt awork vorgefertigte Zeiträume (Morgen, Nächste Woche, In 2 Wochen) vor (2). Über das "x" (3) kann das Pop-up geschlossen werden.

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Nun kann per Scrollrad eine Uhrzeit auswählt (1) oder auf eine von awork vorgeschlagene Uhrzeit zurückgegriffen werden.

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Aufgaben in Listen berabeiten

Um Aufgaben direkt aus der Listenansicht zu bearbeiten, musst nach links gewischt werden. Dann gibt es die Option einen User zuzuweisen, die Deadline zu ändern oder die Zeiterfassung für die Aufgabe zu starten.

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Außerdem kann auch der Status der Aufgabe bearbeitet werden.

Aufgabenliste erstellen

In der App können neue Aufgabenliste in den Projektdetails erstellt werden. Tippe auf "Aufgabenlisten verwalten", dann auf "Neue Liste anlegen" und trage einen Namen ein. Anschließend erscheint die Liste und du kannst neue Aufgaben in der Liste erstellen.

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Aufgabenstatus anpassen

Der Status einer Aufgabe kann direkt in der Aufgabenübersicht unter "Meine Aufgaben" angepasst werden. Dazu muss einfach nur in das Feld links vom Namen der Aufgabe gedrückt werden. Nun erscheint eine Auswahl aller verfügbaren Aufgabenstatus. So können Aufgaben auch als erledigt gekennzeichnet werden.

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Außerdem kann der Status in den Aufgabendetails angepasst werden.

Aufgabenübersicht

Der Bereich "Meine Aufgaben" zeigt alle Aufgaben die dir in awork zugewiesen sind. Dabei wird zwischen privaten und Projektaufgaben unterschieden. Die Aufgaben werden in Listenform angezeigt.

Die erste Liste zeigt die privaten Aufgaben (1). Diese sind nur für den User sichtbar, können aber nachträglich mit einem Projekt verknüpft werden. Darunter werden die verschiedenen Projekte (2), in denen der User Aufgaben zugeordnet ist, als Liste mit den Aufgaben angezeigt. Durch einen Klick auf den Projektnamen (2) wird man direkt in die Projektdetails weitergeleitet.

Mit einem klick auf den Aufgabennamen (3) öffnen sich die Aufgabendetails. Für jede Aufgabe wird, sofern vorhanden, die Deadline angezeigt (4). Wird die Aufgabe nach links gewischt (5), gibt es die Option einen User zuzuweisen, die Deadline zu ändern oder die Zeiterfassung für die Aufgabe zu starten. Links vom Namen der Aufgabe kann der Status angepasst (6), bzw. eine Aufgabe als erledigt markiert werden.

Über das "+" (7) ist es möglich, weitere Aufgaben zu erstellen

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Projekte

Projekt erstellen

Die awork App ermöglicht das Erstellen von Projekten an verschiedenen Stellen. Du kannst diese unter "Meine Projekte" oder beim erstellen einer Aufgabe anlegen.

Ein neues Projekt anlegen

In der "Meine Projekte" Ansicht, kannst du einfach auf das "+" Symbol klicken

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Anschließend können die folgenden Aktionen durchgeführt werden:

  1. Namen des Projekts eingeben
  2. Projektteam festlegen
  3. Kunden für das Projekt wählen
  4. Projekttyp festlegen
  5. Deadline für das Projekt festlegen
  6. Projekt speichern
  7. Fenster schließen / Abbrechen (Slide down)

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Projektdetails festlegen

Projektteam festlegen

Entweder kann nach dem entsprechenden User gesucht (1), durch die Liste von Usern gescrollt (2) oder ein neuer User in den Workspace eingeladen (3) werden. Über das "x" (3) kann das Pop-up geschlossen werden.

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Anschließend muss die Rolle des Teammitglieds ausgewählt (1) werden.

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Kunden zuweisen

Entweder kann nach dem entsprechenden Kunden gesucht (1), durch die Liste von Kunden gescrollt (2) oder ein neuer Kunde angelegt (3) werden. Über das "x" (3) kann das Pop-up geschlossen werden.

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Projekttyp festlegen

Hier kannst du dem Projekt einen Typen zuweisen. Es kann einfach durch die Typen gescrollt (1) und per "Fertig" (2) der gewählte Typ ausgewählt werden. 

Achtung: neue Projekttypen können nur in der Web Version von awork erstellt werden.

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Deadline setzten

Zunächst wird ein Datum ausgewählt (1). Durch links oder rechts wischen kann der Monat gewechselt werden. Außerdem schlägt awork vorgefertigte Zeiträume (Morgen, Nächste Woche, In 2 Wochen) vor (2). Über das "x" (3) kann das Pop-up geschlossen werden.

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Nun kann per Scrollrad eine Uhrzeit auswählt (1) oder auf eine von awork vorgeschlagene Uhrzeit (2)zurückgegriffen werden.

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Projektdetails edtieren

Um die Basisinformationen eines Projekts zu bearbeiten, muss in den Projektdetails auf den Projektnamen getippt werden. Dann können die folgenden Aktionen durchgeführt werden:

  1. Projektnamen anpassen
  2. Projektbeschreibung anpassen
  3. Projekttyp anpassen
  4. Kunden anpassen
  5. Projektteam festlegen
  6. Deadline für das Projekt festlegen
  7. Geplanten Aufwand für das Projekt festlegen (in Stunden oder Tagen)
  8. Aufgabenlisten bearbeiten (Neue Listen erstellen / Listen verschieben)
  9. Aktivitätslog des Projekt
  10. Projekt löschen
  11. Projekt kommentieren
  12. Status des Projekts anpassen
  13. Bearbeitungsmaske schließen

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Projektübersicht

In der Projektübersicht sind alle Projekte des ausgewählte Workspace. Dort kann zwischen drei Ansichtsopsitionen (1) gewählt werden.

  • Aktiv: Alle Projekte die aktiv laufen (Statusname gelb markiert)
  • Meine Aktiven: Aktive Projekte bei denen der User im Projektteam ist
  • Alle: Alle Projekte (unabhängig davon in welchem Status sie sich befinden)

Darunter werden die Projekte mit Namen, Kunden und Status angezeigt (2). Durch tippen auf den Projektnamen kann in die Projektdetails gewechselt werden.

Über das "+" (3) ist es möglich neue Projekte zu erstellen.

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Projektdetails

Die Projektdetails werden geöffnet, wenn in der Projektübersicht auf ein Projekt getippt wird. 

Hier gibt es die folgenden Optionen:

  1. Projektdetails editieren
  2. Aufgabenlisten
  3. Aufgabe zu einer Liste hinzufügen
  4. Projektaufgaben (Durch tippen können die Aufgabendetails geöffnet werden)
  5. Deadline für Aufgabe (nur Anzeige)
  6. Quick Bearbeitungsfunktionen der Aufgaben durch wischen öffnen
  7. User zuweisen
  8. Deadline festlegen
  9. Zeiterfassung / Timer für Aufgaben starten
  10. Neue Aufgabe erstellen
  11. Anzahl erledigter Aufgaben anzeigen (Erst durch Swipe nach unten sichtbar)
  12. Erledigte Aufgaben anzeigen (Erst durch Swipe nach unten sichtbar)
  13. Zurück zur Projektübersicht

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Zeiterfassung

Zeiten erfassen

Die awork App ermöglicht die Zeiterfassung an verschiedenen Stellen in der App:

  • Zeiterfassung per Timer
  • Nachträgliche Zeiterfassung
  • Zeiterfassung in Aufgabenlisten

Zeiterfassung per Timer

Um die Zeiterfassung zu starten, wird einfach auf das Play Symbol in der Übersicht geklickt. Nun startet direkt ein Timer und es können Projekt und Aufgabe ausgewählt werden. Wenn das Fenster wieder geschlossen wird, läuft der Timer einfach weiter. Der aktuelle Stand des Timers wird unten im Menü angezeigt.

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Der Eintrag kann jederzeit wieder geöffnet und eine Notiz erstellt, der Eintrag als abrechenbar markiert oder der Tätigkeitstyp geändert werden. 

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Zum Stoppen des Eintrags kann einfach wieder auf das Stop-Symbol bei dem laufenden Timer getippt werden.

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Zeiten nachträglich erfassen

Um nachträglich eine Zeit zu erfassen, wird ebenfalls auf das Play Symbol geklickt. Nun startet zwar ebenfalls ein Timer, dieser kann jedoch ignoriert werden. Stattdessen werden im Pop-up alle benötigten Informationen wie z.B. Projekt oder Aufgabe hinterlegt und einfach eine Dauer oder Endzeit gewählt. Wird nun auf speichern geklickt, stoppt der Timer und der Eintrag ist in der App hinterlegt. 

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Zeiterfassung in Aufgabenlisten

Die Zeiterfassung über Aufgabenlisten kann sowohl unter "Meine Aufgaben", als auch über die Aufgaben in den Projektdetails und die Suche gestartet werden. Hierzu wird die Aufgabe nach links gewischt und im Menü kann dann über den Play Button der Timer gestartet werden. Um den Timer zu stoppen, kann wieder auf der Aufgabe nach links gewischt oder der Timer in der Zeiterfassungsübersicht gestoppt werden.

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Erfasste Zeiten bearbeiten

Bereits erfasste Zeiten können über die Zeiterfassungsübersicht bearbeitet werden.

Hier gibt es folgende Optionen:

  1. Notiz ergänzen / bearbeiten
  2. Tätigkeitstyp wählen
  3. Datum auswählen
  4. Startzeit festlegen
  5. Endzeit festlegen (Beim Bearbeiten sollte nur die Endzeit oder die Dauer bearbeitet werden)
  6. Dauer festlegen (Beim Bearbeiten sollte nur die Endzeit oder die Dauer bearbeitet werden)
  7. Projekt für den Eintrag festlegen
  8. Aufgabe für den Eintrag festlegen
  9. Zeit als abrechenbar markieren
  10. Zeit als abgerechnet markieren
  11. Eintrag löschen
  12. Maske schließen

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Zeiterfassung Übersicht

In der Zeiterfassungsübersicht sind alle erfassten Zeiten des Users zu sehen. 

Ganz oben wird angezeigt (1), wie viel Zeit an welchem Tag der Woche erfasst wurde. Durch wischen nach links und rechts kann die Woche gewechselt werden. 

Darunter wird für den aktuellen Tag angezeigt, wie viel Zeit erfasst wurde und durch einen Balken dargestellt (2). Ein voller Tag sind 8 Stunden (dann ist der Balken voll). 

In der Mitte werden alle bisher erfassten Zeiten angezeigt (3). Durch tippen auf die Einträge können diese bearbeitet werden.

Über den Play Button (4) können neue Zeiterfassungseinträge erstellt werden oder ein Timer gestartet werden.

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Benachrichtigungen

Benachrichtigungen verwalten

Damit du bei deinen Projekten immer auf dem Laufenden bleibst, bietet die awork App verschiedene Formen der Benachrichtigungen:

  • Benachrichtigungsübersicht
  • Push-Benachrichtigungen
  • In-App Benachrichtigungen

Achtung: Die Benachrichtigungseinstellungen können nur in der Web Version von awork bearbeitet werden.

Benachrichtigungsübersicht

In der Benachrichtigungsübersicht werden alle Benachrichtigungen, die du erhältst, in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Ähnliche Nachrichten, wie z.B. dass du von einer Person zu einer Aufgabe zugewiesen wurdest, werden gruppiert (1).

Benachrichtigungen, welche noch nicht gelesen wurden, werden mit einem roten Punkt (2) markiert. Im unteren Menü wird die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen angezeigt (3).

Wenn eine Benachrichtigung angetippt wird (4), gilt diese als gelesen und es öffnen sich z.B. Projektdetails oder Aufgabendetails. Diese können direkt aus der Benachrichtigungsübersicht heraus bearbeitet werden.  

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Push-Benachrichtigungen

Wenn die App geschlossen ist, erscheint die Benachrichtigung als Push-Benachrichtigung auf dem Handy, bzw. befindet sich in der Mitteilungszentrale.

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In-App Benachrichtigungen

Erscheint eine Benachrichtigung während die App geöffnet wird, wird oben ein Banner mit der Nachricht angezeigt. Dieser kann entweder geklickt werden um direkt zum entsprechenden Bereich weitergeleitet zu werden, oder ignoriert und die Nachricht später in der Benachrichtigungsübersicht angesehen werden.

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Suche

In der App suchen

Die Suche kann im Menü unten über das Symbol ganz recht geöffnet werden.

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Wenn die Suche geöffnet ist, schlägt awork direkt für den User relevante Elemente vor (1). Der User kann aber auch einfach eine neue Suchanfrage eingeben (2).

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Mit einem Klick auf das Suchergebnis öffnet sich das Element direkt aus der Suche heraus. So können von hier z.B. direkt Aufgaben oder Projekte bearbeitet werden.

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