How-To

Projekt erstellen

Wenn du dein awork Workspace erstellst, wirst du direkt durch den Prozess zur Erstellung des ersten Projekts geleitet. Natürlich gibt es noch weitere Optionen Projekte zu erstellen.

Globaler Hinzufügen Button

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Dashboard Widget

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Projektübersicht

S_ProjectOVerview_GER.jpg

Hauptmenü

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Projekt erstellen

Wenn ein Projekt erstellt wird, muss zunächst ein Projekttyp ausgewählt werden. Anschließend können weitere Daten zum Projekt eingegeben werden:

  • Projektname
  • Beschreibung
  • Start-Datum
  • Deadline
  • Kunde (Hier kann auch ein neuer Kunde erstellt werden)
  • Geplanter Aufwand
  • Team

 

Im nächsten Schritt muss noch der Projektstatus gewählt werden. Wenn die Checkbox „Zum Projekt gehen“ angeklickt ist, wirst du direkt zum Projekt weitergeleitet.

GIF-CreateProjekt-GER.gif

Projektübersicht

Du erreichst die Projektübersicht über "Workspace" / "Projekte". Hier hast du folgende Optionen:

  • Alle Projekte zeigen
  • Alle laufenden Projekte zeigen
  • Beendete Projekte zeigen

Project_Overview-GER.jpg

In jeder Ansicht werden die Projekte nach Status sortiert. Hier hast du folgenden Optionen:

  1. Auf den Projektnamen klicken, um zu den Projektdetails zu gelangen
  2. Timer für die Zeiterfassung auf das Projekt starten
  3. Projekt bearbeiten
  4. Projektstatus anpassen
  5. Projekttyp anpassen
  6. Projekt löschen

Projekt_bersicht_-_GER.jpg

In den Projektdetails kannst du die Übersicht einfach einblenden, indem du auf den Projekte-Button (1) klickst. Du kannst die Übersicht auch dauerhaft anzeigen lassen (3).

GIF-Projectlist_GER.gif

Projektdetails

Detailseite

In den Projektdetails kannst du die folgenden Dinge einstellen:

  1. Name
  2. Beschreibung
  3. Tags
  4. Benachrichtigungen aktivieren / deaktivieren
  5. Kunde
  6. Projektteam
  7. Status des Projekts
  8. Timer für das Projekt starten
  9. Projekt bearbeiten / löschen und Projekttyp ändern

Screen_Projectdetails_GER.png

Wenn du auf >Bearbeiten< gehst kannst du auch folgende Elemente bearbeiten:

  • Start-Datum
  • Beschreibung
  • Startdatun
  • Deadline 
  • Kunde
  • Team

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Aktivitätslog

Das Aktivitätslog zeigt alle Veränderungen im Projekt in chronologischer Reihenfolge. Du kannst hier auch Kommentare hinterlassen, Dateien in den Kommentaren hochladen / herunterladen und andere Benutzer per @ taggen.

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Projektaufgaben

In den Projektaufgaben gibt es mehrere Ansichten:

  1. Listen
  2. (Kanban-) Board
  3. Timeline

Du kannst in den Projektaufgaben oben zwischen den Ansichten wechseln. Egal in welcher Ansicht du arbeitest, die Tasks sind immer die gleichen. 

Screen_GER.png

Projektaufgaben - Aufgabenlisten

Listen

Um sich im Projekt besser zu organisieren, gibt es die Möglichkeit Listen zu erstellen. In den Listen können mehrere Aufgaben zusammengefasst werden. Die Reihenfolge der Listen kann per Drag-&-Drop angepasst werden. Ebenso können die Aufgaben per Drag-&-Drop zwischen den Listen verschoben werden. Um eine neue Liste zu erstellen kannst du einfach unter oder über einer Liste >Neue Liste hier einfügen< anklicken.

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Der einfachste Weg um mit mehreren Aufgaben zu arbeiten ist auf die Aufgaben zu klicken, um die Detailansicht zu öffnen. awork zeigt die Details der Aufgabe dann auf der rechten Seite an. Mit einem Klick auf eine Aufgabe kannst du zwischen den Details mehrerer Aufgaben springen. Mehr Informationen wie du Aufgabenlisten erstellen und bearbeiten kannst findest du hier.

GIF-Projectlistsdetails_GER.gif

Allgemein kannst du in der Listenansicht die folgenden Optionen wählen:

  1. Neue Aufgaben erstellen
  2. Entscheiden ob auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden
  3. Aufgabenpakete importieren
  4. Nach Aufgaben suchen

TaskList_List_GER.jpg

Projektaufgaben - Boards

Board (Kanban-Board)

Im Board wird für jeden Aufgabenstatus eine Spalte angezeigt. Weitere Spalten können über den Plus- Button ergänzt werden. Die Reihenfolge der Spalten kannst du per Drag-&-Drop ändern.

GIF-Board-GER.gif

Du kannst die Aufgaben per Drag-&-Drop zwischen den verschiedenen Status verschieben. Außerdem kannst du die folgenden Aktionen ausführen:

  1. Aufgabenstatus ändern (Verschiebt die Aufgabe in eine andere Spalte)
  2. Timer starten
  3. Deadline setzen
  4. Bearbeiter setzen
  5. Aufgabe bearbeiten
  6. Aufgabe duplizieren
  7. Neue Zeit erfassen
  8. Aufgabe löschen
  9. Neue Aufgabe erstellen
  10. Aufgabenpakete importieren
  11. Präsentationsmodus starten
  12. Suche

Kanban_Screen_GER.png

Im Präsentationsmodus wird das Board auf das wesentliche (Aufgabenname, Beschreibung, Bild) reduziert. Das hilft dir einen besseren Überblick zu gewinnen. 

Kanban_Gif_GER.gif

Projektaufgaben - Timeline

Achtung: Die Timeline ist nur in einem Premium Plan verfügbar.

In der Timeline kannst du alle Aufgaben eines Projektes im Zeitverlauf sehen. Alle noch nicht zeitlich geplanten Aufgaben sind rechts unter "Ungeplante Aufgaben" zu finden. In der Timeline können die Aufgabe untereinander und nebeneinander angeordnet werden. Du siehst direkt in der Übersicht welcher User auf die Aufgabe besetzt ist und die Farbe zeigt dir an in welchem Status (Blau = To-Do, Gelb = In Arbeit, Rot = Geblockt, Grün = Fertig) sich die Aufgabe befindet.

Um dich durch die Timeline zu bewegen, kannst du einfach nach links, rechts, oben oder unten scrollen. Dabei gibt es keine Begrenzung wie weit du in die Zukunft oder Vergangenheit scrollen kannst. Der heutige Tag ist durch die gelbe, gestrichelte Linie gekennzeichnet. 

Neue Aufgaben erstellen

Es gibt verschiedene Wege neue Aufgaben zu erstellen:

  1. Drag-&-Drop
  2. Aus ungeplanten Aufgaben
  3. "+Button"
  4. Aufgabenpakete importieren

1. Drag-&-Drop

Am einfachsten lassen sich Aufgaben in der Timeline erstellen, indem du mit der Maus über den Bereich ziehst in dem die Aufgabe liegen soll. Daraufhin erscheint ein Pop-up, in dem du den Namen und weitere Details festlegen kannst.  

Achtung: Wenn du eine Aufgabe per Drag & Drop erstellst, beginnt diese am 1. Tag um 08:00 Uhr und endet am letzten gewählten Tag um 18:00 Uhr. Du kannst das natürlich in den Aufgabendetails anpassen.

Timeline_1_GER.gif

2. Aus ungeplanten Aufgaben

Aufgaben die bereits existieren, aber kein Start- und Enddatum haben, liegen am rechten Rand im Bereich "Ungeplante Aufgaben" ab. Hier kannst du auch direkt neue Aufgaben eintippen. Danach können die Aufgaben einfach an die entsprechende Position in der Timeline gezogen werden.

Achtung: Wenn du eine Aufgabe in die Timeline ziehst, beginnt diese am 1. Tag um 08:00 Uhr und endet am letzten gewählten Tag um 18:00 Uhr. Du kannst das natürlich in den Aufgabendetails anpassen. 

Timeline_2_GER.gif

3. "+Button"

Über den "+Button" kann du neue Aufgaben erstellen. Dabei erscheint das gewohnte Pop-up zum Erstellen einer neuen Aufgabe. Details dazu findest du hier.

ScreenTimeline.png

4. Aufgabenpakete importieren

Über den entsprechenden Button kannst du neue Aufgabenpakte importieren. Diese erscheinen dann unter den "ungeplanten Aufgaben" und können von dort in die Timeline gezogen werden.

ScreenTimeline_2.png

Meilenstein erstellen

Die Timeline ermöglicht es dir einen oder mehrere Meilensteine für dein Projekt zu erstellen. Dafür kannst du einfach in der Zeitleiste auf dein gewünschtes Datum klicken. Nun erscheint ein Pop-up in dem Name, Datum und Farbe des Meilensteins festgelegt werden können. Anschließend wird das Datum in der entsprechenden Farbe markiert und eine Linie über die Timeline gezogen. So hast du immer im Blick, wenn sich das Projekt einem Meilenstein nähert. 

Achtung: Meilensteine sind nur in der Timeline und nicht in der Listen- oder Boardansicht sichtbar.

Timeline_Milestone_GER.gif

Aufgaben verschieben / Dauer anpassen

Du kannst Aufgaben verschieben, indem du diese "greifst" und einfach per Drag-&-Drop verschiebst. Du kannst eine Aufgabe auch per Drag am Anfang oder Ende verlängern oder kürzen. Alternativ kannst du die Aufgabendetails öffnen und dort das Start- und Enddatum anpassen.

Achtung: Wenn du eigene Start- und Endzeiten angibst, bleiben diese erhalten, wenn die Aufgabe als ganzes verschoben wird. Änderst du nur den Anfang oder das Ende einer Aufgabe, setzt awork den Anfang auf 08:00 Uhr, bzw. das Ende auf 18:00 Uhr.

Timeline_MoveTask_GER.gif

Aufgabendetails öffnen

Wenn du auf eine Aufgabe klickst, öffnen sich die Aufgabendetails. Was genau du alles hier bearbeiten kannst, erfährst du hier

Wenn du über die Aufgabendetails die Dauer einer Aufgabe anpassen willst, klickst du auf die drei Punkte oben rechts und dort auf Bearbeiten. Hier hast du zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Timeline_TaskDetails_GER.gif

Aufgaben miteinander verknüpfen

Du kannst Aufgaben miteinander verknüpfen, indem du den Pfeil am Ende der Aufgabe "greifst" und ihn auf die zu verknüpfende Aufgabe ziehst. Der Link kann gelöscht werden, indem du die Maus über den Pfeil hältst und auf das "x" klickst das dann erscheint. 

Timeline_ConnectTasks_GER.gif

Minimap

Damit du den Gesamtüberblick über dein Projekt behältst und bei langen Projekten schnell auf einen anderen Zeitpunkt wechseln kannst, gibt es unten eine Minimap deiner Timeline. Wenn du hier auf einen Zeitpunkt klickst, wechselt die große Ansicht der Timeline automatisch auf diesen Zeitpunkt.

Timeline_Minimap_GER.gif

Ansicht einstellen

Um die Timeline möglichst einfach nutzen zu können, gibt es noch weitere Optionen, mit denen du arbeiten kannst:

  1. Zoom: Hier kannst du die Ansicht rein- oder rauszoomen
  2. Zum heutigen Tag springen
  3. Nach Aufgaben, Usern oder Tagen suchen

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Projekt-Zeiten

Hier werden alle Zeiten aufgeführt, die bisher auf ein Projekt erfasst wurden. Aktuell noch laufende Timer werden nicht angezeigt.

Du hast hier die folgenden Optionen:

  1. Ansicht zwischen Tagen und Wochen umschalten
  2. Monat wechseln
  3. Filter setzen
  4. Einträge löschen oder bearbeiten

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Kundenübersicht

Kunden helfen dir einen Überblick darüber zu gewinnen für wen ein Projekt durchgeführt wird. Es ist auch ein einfacher Weg zu sehen, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt. In den Kundendetails gibt es eine Übersicht über alle Projekte des Kunden.

Du findest eine Übersicht über alle Kunden unter "Workspace" / "Kunden". Hier kannst du neue Kunden erstellen (1) oder bestehende Kunden bearbeiten / löschen (2).

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Mit einem Klick auf den Namen des Kunden kannst du in die Kundendetails wechseln. Hier hast du zum einen eine Übersicht über die Kontaktinformationen des Kunden (1), sowie über alle aktiven Projekte (2). Du kannst auch in die Gesamtprojektübersicht (3) des Kunden wechseln, um dort nach aktiven und inaktiven Projekten zu filtern.

Kudendetails_GER.jpg

 

 

Neuen Kunden erstellen

Neue Kunden können über den >Globalen Hinzufügen-Button< oder aus der Kundenübersicht heraus erstellt werden. Wenn du beginnst den Namen des Kunden einzutippen, wird dir awork einen Namen vorschlagen. Wenn du einen der Vorschläge auswählst, werden auch direkt die Kontaktinformationen hinterlegt. Die Branche kann einfach eingetragen werden.

Außerdem können ein Logo und Kontaktinformationen wie Telefonnummern, E-Mails und Adressen hinterlegt werden.

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Um in die Kundendetails zu gelangen, klicke einfach auf den Namen des Kunden oder nutze die Suche.