How-To

Dateien in Projekten

Die Dateiablage deines Projekts findest du in den Details eines Projekts unter dem Reiter Dateien.

Du kannst hier einfach Dateien hinzufügen über den grünen Button, den großen Button falls dein Projekt noch keine Dateien hat, oder indem du einfach eine oder mehrere Datein in das awork Fenster von deinem Computer ziehst.

Dateien die als Kommentare in dem Projekt angehängt werden, tauchen automatisch in den Projektdateien auf.

Ebenfalls automatisch tauchen hier Dateien aus Aufgaben auf. Über den Aufgabennamen unter dem Dateinamen kannst du sehen zu welcher Aufgabe die jeweilige Datei gehört und über den Link direkt zu ihr springen.

Die Dateien können nach belieben gruppiert und sortiert werden, so wie es für deine Arbeit am besten passt.

Um die Aufgaben eines Projekts sehen zu können, braucht deine Berechtigungsrolle Leserechte auf die Projektdetails. Für die Dateien aus Aufgaben werden entsprechend Leserechte für die Aufgaben benötigt. Zum Löschen bedarf es entsprechender Schreibrechte.

Projekt erstellen

Wenn du dein awork Workspace erstellst, wirst du direkt durch den Prozess zur Erstellung des ersten Projekts geleitet. Natürlich gibt es noch weitere Optionen Projekte zu erstellen.

Globaler Hinzufügen Button

Sc_1_-_deutsch.png

Dashboard Widget

Sc_2_-_deutsch.png

Projektübersicht

S_ProjectOVerview_GER.jpg

Hauptmenü

NewProject_GER.png

Projekt erstellen

Wenn ein Projekt erstellt wird, muss zunächst ein Projekttyp ausgewählt werden. Anschließend können weitere Daten zum Projekt eingegeben werden:

  • Projektname
  • Beschreibung
  • Start-Datum
  • Deadline
  • Kunde (Hier kann auch ein neuer Kunde erstellt werden)
  • Tag
  • Team

 Im nächsten Schritt muss noch der Projektstatus gewählt werden. Wenn die Checkbox „Zum Projekt gehen“ angeklickt ist, wirst du direkt zum Projekt weitergeleitet.

Project_Create_GER.gif

Projektübersicht

Du erreichst die Projektübersicht über Workspace / Projekte. Hier hast du folgende Optionen:

  • alle Projekte anzeigen
  • alle laufenden Projekte anzeigen
  • beendete Projekte anzeigen

Project_Overview-GER.jpg

In jeder Ansicht werden die Projekte nach Status sortiert. Hier hast du folgenden Optionen:

  1. Auf den Projektnamen klicken, um zu den Projektdetails zu gelangen.
  2. Den Timer für die Zeiterfassung auf das Projekt starten.
  3. Das Projekt bearbeiten.
  4. Den Projektstatus anpassen.
  5. Den Projekttyp anpassen.
  6. Das Projekt löschen.

Projekt_bersicht_-_GER.jpg

In den Projektdetails kannst du die Übersicht einfach einblenden, indem du auf den Projekte-Button (1) klickst. Du kannst dir die Übersicht auch dauerhaft anzeigen lassen (3).

GIF-Projectlist_GER.gif

Projekte anpinnen

Du kannst deine wichtigsten Projekte im Menü anpinnen. So werden sie immer ganz oben angezeigt.

Pin_Projects_GER.gif

Projektdetails

Detailseite

In den Projektdetails kannst du die folgenden Dinge einstellen:

  1. Name
  2. Beschreibung
  3. Tags
  4. Benachrichtigungen aktivieren / deaktivieren
  5. Kunde
  6. Projektteam
  7. Status des Projekts
  8. Timer für das Projekt starten
  9. Projekt bearbeiten / löschen und Projekttyp ändern

Screen_Projectdetails_GER.png

Wenn du auf Bearbeiten gehst kannst du auch folgende Elemente bearbeiten:

  • Start-Datum
  • Beschreibung
  • Deadline 
  • Kunde
  • Team

GIF_EditProjectDetails_GER.gif

Aktivitätslog

Das Aktivitätslog zeigt alle Veränderungen im Projekt in chronologischer Reihenfolge. Du kannst hier auch Kommentare hinterlassen, Dateien in den Kommentaren hochladen / herunterladen und andere Benutzer per @ taggen.

GIF_PD_Log_GER.gif

Projektaufgaben

In den Projektaufgaben gibt es mehrere Ansichten:

  1. Listen
  2. (Kanban-) Board
  3. Timeline

Du kannst in den Projektaufgaben oben zwischen den Ansichten wechseln. Egal in welcher Ansicht du arbeitest, die Tasks sind immer die gleichen. 

Tipp: awork merkt sich die zuletzte verwendete Ansicht für jedes Projekt. 

Screen_GER.png

Projektaufgaben - Aufgabenlisten

Um sich im Projekt besser zu organisieren, gibt es die Möglichkeit Listen zu erstellen. In den Listen können mehrere Aufgaben zusammengefasst werden.

Listen erstellen

Um eine neue Liste zu erstellen, kannst du auf das "+" klicken oder den Mauszeiger zu der Stelle bewegen an der die Liste erstellt werden soll. Hier erscheint dann eine Option eine neue Leiste zu erstellen. Anschließend kann der Name der Liste eingegeben werden.

TaskLists_Create_GER.gif

Reihenfolge der Liste anpassen

Die Reihenfolge der Listen kann per Drag & Drop angepasst werden. Alternativ kann die Reihenfolge über den Button Aufgabenlisten managen angepasst werden.

Ebenso können die Aufgaben per Drag & Drop zwischen den Listen verschoben werden.

Task_Lists_Manage.gif

Quick-Aktionen in Listen

Einige Aktionen können direkt in Listen durchgeführt werden. So kannst du

  1. Den Status einer Aufgabe anpassen
  2. Die Aufgabe in eine andere Liste verschieben
  3. Die Deadline einer Aufgabe anpassen
  4. Zeiterfassung für eine Aufgabe starten
  5. Bearbeiter der Aufgabe ändern
  6. Weitere Details der Aufgabe bearbeiten

TaskLists_Inline_GER.png

Arbeitsfortschritt anzeigen

Sobald der Mauszeiger über eine Liste bewegt wird, zeigt diese den aktuellen Fortschritt an. Dieser kann auf zwei Arten angezeigt werden. Die Umstellung erfolgt über einen Klick auf den Fortschritt:

  • Abgeschlossene Aufgaben / Vorhandene Aufgaben
  • Erfasste Zeit / Geplante Zeit

TaskLists_Progress_GER.gif

Listen ausblenden & Archivieren

Du kannst die Aufgaben einer Liste ausblenden indem du auf den Pfeil oben rechts in der Liste klickst.

TaskLists_Collapse_GER.gif

Soll die Liste als Ganzes nicht mehr angezeigt werden, können Listen auch archiviert werden. Dazu klickst du auf Aufgabenlisten managen. Dort kannst du über die drei Punkte folgende Optionen wählen:

  • Liste archivieren
  • Liste löschen (Die Aufgaben werden in den Bereich Ohne Liste verschoben)
  • Alle Aufgaben der Liste löschen

Wenn du die Option "Liste archivieren" wählst, wird die Liste ausgeblendet. Sind in der Liste noch offene Aufgaben, hast du folgende Optionen:

  • Aufgaben in eine andere Liste verschieben
  • Aufgaben in Ohne Liste verschieben
  • Aufgaben auf Erledigt setzten
  • Aufgaben löschen

TaskLists_Archive.gif

Listen auf großen Bildschirmen

Auf großen Bildschirmen erweitert sich deine Aufgabenansicht um mehrere Spalten, die dir noch mehr Informationen zu deinen Aufgaben auf den ersten Blick geben.

Zusätzlich wird eine Minimap am rechten Bildschirmrand angezeigt, die eine Vogelperspektive auf alle Aufgaben und Listen darstellt. Hier kannst du schnell erkennen, wo du dich gerade mit deiner Ansicht befindest und kannst durch ein Klicken auf den jeweiligen Bereich der Minimap zu der Aufgabenlisten navigieren.

Aufgabendetails öffnen

Der einfachste Weg, um mit mehreren Aufgaben zu arbeiten, ist auf die Aufgaben zu klicken und damit die Detailansicht zu öffnen. awork zeigt die Details der Aufgabe dann auf der rechten Seite an. Mit einem Klick auf eine Aufgabe kannst du zwischen den Details mehrerer Aufgaben springen. Mehr Informationen wie du Aufgabenlisten erstellen und bearbeiten kannst, findest du hier.

TaskLists_TaskDetails_GER.gif

Aufgabenpakete importieren

Du kannst zu deinen Projekte vorgefertigte Aufgabenpakete hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

 

Projektaufgaben - Boards

Board (Kanban-Board)

Im Board wird für jeden Aufgabenstatus eine Spalte angezeigt. Du kannst die Aufgaben per Drag-and-Drop oder durch das Ändern des Aufgabenstatus zwischen den verschiedenen Status verschieben.

MoveTasks_GER.gif

Weitere Spalten hinzufügen

Weitere Spalten können über den Plus-Button ergänzt werden. Die Reihenfolge der Spalten kannst du per Drag-and-Drop ändern.

Board_NewColumn_GER.gif

Aufgaben bearbeiten

Du kannst den Bearbeiter und die Deadline einer Aufgabe direkt durch einen Klick auf die jeweiligen Icons bearbeiten.

Edit_Task_1.gif

Weitere Details kannst du mit einem Klick auf den Aufgabennamen bearbeiten. Hier kannst du z.B. auch Unteraufgaben oder das Aktivitätslog sehen. 

Edit_Task_2.gif

Gruppieren nach Listen / User

Um eine bessere Übersicht über deine Aufgaben zu bekommen, kannst du sie auch nach Listen oder User gruppieren. 

Board_Group_GER.gif

Präsentationsmodus

Im Präsentationsmodus wird das Board auf das wesentliche (Aufgabenname, Beschreibung, Bild) reduziert. Das hilft dir, um einen besseren Überblick zu gewinnen. 

Board_ViewMode_GER.gif

Projektaufgaben - Timeline

In der Timeline kannst du alle Aufgaben eines Projektes im Zeitverlauf sehen. Alle noch nicht zeitlich geplanten Aufgaben sind rechts unter "Ungeplante Aufgaben" zu finden. In der Timeline können die Aufgabe untereinander und nebeneinander angeordnet werden. Du siehst direkt in der Übersicht welcher User auf die Aufgabe besetzt ist und die Farbe zeigt dir an in welchem Status (Blau = To-Do, Gelb = In Arbeit, Rot = Geblockt, Grün = Fertig) sich die Aufgabe befindet.

Um dich durch die Timeline zu bewegen, kannst du einfach nach links, rechts, oben oder unten scrollen. Dabei gibt es keine Begrenzung wie weit du in die Zukunft oder Vergangenheit scrollen kannst. Der heutige Tag ist durch die gelbe, gestrichelte Linie gekennzeichnet. 

Neue Aufgaben erstellen

Es gibt verschiedene Wege neue Aufgaben zu erstellen:

  1. Drag-&-Drop
  2. Aus ungeplanten Aufgaben
  3. "+Button"
  4. Aufgabenpakete importieren

1. Drag-&-Drop

Am einfachsten lassen sich Aufgaben in der Timeline erstellen, indem du mit der Maus über den Bereich ziehst in dem die Aufgabe liegen soll. Daraufhin erscheint ein Pop-up, in dem du den Namen und weitere Details festlegen kannst.  

Achtung: Wenn du eine Aufgabe per Drag & Drop erstellst, beginnt diese am 1. Tag um 08:00 Uhr und endet am letzten gewählten Tag um 18:00 Uhr. Du kannst das natürlich in den Aufgabendetails anpassen.

Timeline_1_GER.gif

2. Aus ungeplanten Aufgaben

Aufgaben die bereits existieren, aber kein Start- und Enddatum haben, liegen am rechten Rand im Bereich "Ungeplante Aufgaben" ab. Hier kannst du auch direkt neue Aufgaben eintippen. Danach können die Aufgaben einfach an die entsprechende Position in der Timeline gezogen werden.

Achtung: Wenn du eine Aufgabe in die Timeline ziehst, beginnt diese am 1. Tag um 08:00 Uhr und endet am letzten gewählten Tag um 18:00 Uhr. Du kannst das natürlich in den Aufgabendetails anpassen. 

Timeline_2_GER.gif

3. "+Button"

Über den "+Button" kann du neue Aufgaben erstellen. Dabei erscheint das gewohnte Pop-up zum Erstellen einer neuen Aufgabe. Details dazu findest du hier.

ScreenTimeline.png

4. Aufgabenpakete importieren

Über den entsprechenden Button kannst du neue Aufgabenpakte importieren. Diese erscheinen dann unter den "ungeplanten Aufgaben" und können von dort in die Timeline gezogen werden.

ScreenTimeline_2.png

Meilenstein erstellen

Die Timeline ermöglicht es dir einen oder mehrere Meilensteine für dein Projekt zu erstellen. Dafür kannst du einfach in der Zeitleiste auf dein gewünschtes Datum klicken. Nun erscheint ein Pop-up in dem Name, Datum und Farbe des Meilensteins festgelegt werden können. Anschließend wird das Datum in der entsprechenden Farbe markiert und eine Linie über die Timeline gezogen. So hast du immer im Blick, wenn sich das Projekt einem Meilenstein nähert. 

Achtung: Meilensteine sind nur in der Timeline und nicht in der Listen- oder Boardansicht sichtbar.

Timeline_Milestone_GER.gif

Aufgaben verschieben / Dauer anpassen

Du kannst Aufgaben verschieben, indem du diese "greifst" und einfach per Drag-&-Drop verschiebst. Du kannst eine Aufgabe auch per Drag am Anfang oder Ende verlängern oder kürzen. Alternativ kannst du die Aufgabendetails öffnen und dort das Start- und Enddatum anpassen.

Achtung: Wenn du eigene Start- und Endzeiten angibst, bleiben diese erhalten, wenn die Aufgabe als ganzes verschoben wird. Änderst du nur den Anfang oder das Ende einer Aufgabe, setzt awork den Anfang auf 08:00 Uhr, bzw. das Ende auf 18:00 Uhr.

Timeline_MoveTask_GER.gif

Aufgabendetails öffnen

Wenn du auf eine Aufgabe klickst, öffnen sich die Aufgabendetails. Was genau du alles hier bearbeiten kannst, erfährst du hier

Wenn du über die Aufgabendetails die Dauer einer Aufgabe anpassen willst, klickst du auf die drei Punkte oben rechts und dort auf Bearbeiten. Hier hast du zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Timeline_TaskDetails_GER.gif

Aufgaben miteinander verknüpfen

Du kannst Aufgaben miteinander verknüpfen, indem du den Pfeil am Ende der Aufgabe "greifst" und ihn auf die zu verknüpfende Aufgabe ziehst. Der Link kann gelöscht werden, indem du die Maus über den Pfeil hältst und auf das "x" klickst das dann erscheint. 

Timeline_ConnectTasks_GER.gif

Minimap

Damit du den Gesamtüberblick über dein Projekt behältst und bei langen Projekten schnell auf einen anderen Zeitpunkt wechseln kannst, gibt es unten eine Minimap deiner Timeline. Wenn du hier auf einen Zeitpunkt klickst, wechselt die große Ansicht der Timeline automatisch auf diesen Zeitpunkt.

Timeline_Minimap_GER.gif

Ansicht einstellen

Um die Timeline möglichst einfach nutzen zu können, gibt es noch weitere Optionen, mit denen du arbeiten kannst:

  1. Zoom: Hier kannst du die Ansicht rein- oder rauszoomen
  2. Zum heutigen Tag springen
  3. Nach Aufgaben, Usern oder Tagen suchen

ScreenTimeline_3.png

Projekt - Einstellungen

In diesem Modul können die Grundeinstellungen für das Projekt festgelegt werden.

Project_Settings_GER.png

Aufgabenstatus (Board-Spalten) konfigurieren

Hier können für das betreffende Projekt die bestehenden Aufgabenstatus angepasst oder neue Status hinzugefügt werden. Diese sind nur für das jeweilige Projekt verfügbar und haben keinen Einfluss auf den Projekttypen.  

Autopilot

Hier kannst du den Autopiloten aktivieren oder die Autopilot-Einstellungen anpassen. 

Integrationen

Hier können Integrationen für das Projekt hinzugefügt und verwaltet werden.

Automatisierungen

Hier können Automatisierungen für das Projekt hinzugefügt und verwaltet werden. 

Teamplanung

Die Teamplanung ermöglicht eine projektübergreifende Planung. Dafür gibt es zwei Ansichten:

  • Projekte
  • Team

In der Projektansicht ist der Fokus auf den Projekten und allen Aufgaben eines Projekts. Die angezeigte Dauer der Projekte ergibt sich aus dem Start der ersten Aufgabe und dem Ende der letzten Aufgabe. 

In der Teamansicht werden alle Aufgaben der User angezeigt. Diese Ansicht ist ideal, um z.B. die wöchentliche Teamplanung durchzuführen. 

Projekte planen

Projekte & User auswählen

Im ersten Schritt wirst du aufgefordert die Projekte, die in der Teamplanung angezeigt werden sollen, auszuwählen. Diese Auswahl kann über die Filter (rechts) jederzeit angepasst werden. Außerdem können dort die User gewählt werden, die innerhalb der Projekte angezeigt werden.

Der Filter kann geschlossen werden, um mehr Platz für die Projekte zu haben, und jederzeit über den Filter-Button rechts wieder geöffnet werden.

Filter.gif

Projektdetails

In der Teamplanung werden nun alle gewählten Projekte angezeigt. Der lila Balken zeigt die Dauer des Projekts vom Start der ersten Aufgabe bis zum Ende der letzten Aufgabe an. Außerdem werden Projektdeadline, sowie alle Meilensteine angezeigt. 

Projects_GER.png

Über einen Klick auf den Projektnamen öffnet sich das Projekt und es werden alle User angezeigt, die im Projektteam sind. Für jeden User werden in seiner Zeile alle Projektaufgaben angezeigt. Ganz unten ist eine Zeile mit unzugeteilten Aufgaben. Die Reihenfolge der Aufgaben (von oben nach unten) wird automatisch von awork festgelegt und kann nicht verändert werden.

OpenTask_GER.gif

Mit Aufgaben arbeiten

Neue Aufgaben können einfach per Drag-and-Drop für den jeweiligen User oder als unzugeteilt erstellt werden.

Create_Task__GER.gif

Aufgaben können per Drag-and-Drop zeitlich verschoben werden. Durch ziehen am Start oder Ende kann auch die Dauer einer Aufgabe angepasst werden.

Aufgaben können auch per Drag-and-Drop von einem User auf einen anderen verschoben werden. Alternativ kann einfach auf das Bild des Users geklickt und ein anderer User gewählt werden.

Move_Task_GER.gif

Mit einem Klick auf den Aufgabennamen öffnen sich die Aufgabendetails. Hier können alle weiteren Elemente wie z.B. Status, Unteraufgaben, Kommentare, usw. bearbeitet werden. 

Task_Details_GER.gif

Team planen

User & Projekte auswählen

Im ersten Schritt wirst du aufgefordert die User, die in der Planung angezeigt werden sollen, zu wählen. Diese Auswahl kann über die Filter (rechts) jederzeit angepasst werden. Außerdem können dort die Projekte gewählt werden die innerhalb der User angezeigt werden.

Der Filter kann geschlossen werden, um mehr Platz für die Projekte zu haben und kann jederzeit über den Filter-Button rechts wieder geöffnet werden.

Team_Filter_GER.gif

Userdetails

In der Planung werden nun alle gewählten User angezeigt. Der blaue Bereich zeigt die Auslastung eines Users in einem Zeitraum an. Die Auslastung berechnet sich aus dem geplanten Aufwand von allen Aufgaben, die einem User in dem entsprechendem Zeitraum zugewiesen sind. Der Aufwand wird dabei gleichmäßig über den kompletten Zeitraum verteilt. Der Aufwand für abgeschlossene Aufgaben beträgt immer 0, d.h. diese werden aus der Aufwandsbetrachtung herausgenommen.

Beispiel: Eine Aufgabe startet Montag und endet Freitag, mit einem geplanten Aufwand von 10h. Nun werden für jeden Wochentag 2h als Aufwand berechnet.

Die schraffierten Tage zeigen an wann ein User abwesend ist.

Team_Overview_GER.png

Durch einen Klick auf den Namen des Users öffnen sich dessen Details. In der obersten Zeile sind die Abwesenheiten vermerkt. Neue Abwesenheiten können einfach per Drag-and-Drop erstellt werden. Abwesenheiten können nur für komplette Tage hinterlegt werden.

Team_Details_GER.gif

Darunter werden alle Projekte angezeigt, die im Filter gewählt sind und in denen der User Aufgaben zugewiesen ist. Die Aufgaben werden daneben in der Teamplanung angezeigt. 

Mit Aufgaben arbeiten

Neue Aufgaben können einfach per Drag-and-Drop für den jeweiligen User erstellt werden.

Aufgaben können per Drag-and-Drop zeitlich verschoben werden. Durch ziehen am Start oder Ende kann auch die Dauer einer Aufgabe angepasst werden.

Team_CreateTask_GER.gif

Aufgaben können anderen Usern zugewiesen werden indem auf das Bild des Users geklickt und ein anderer User gewählt wird.

Team_MoveTask_GER.gif

Mit einem Klick auf den Aufgabennamen öffnen sich die Aufgabendetails. Hier können alle weiteren Elemente wie z.B. Status, Unteraufgaben, Kommentare, usw. bearbeitet werden. 

Team_TaskDetails_GER.gif

Projekt-Zeiten

Hier werden alle Zeiten aufgeführt, die bisher auf ein Projekt erfasst wurden. Aktuell noch laufende Timer werden nicht angezeigt.

Du hast hier die folgenden Optionen:

  1. Ansicht zwischen Tagen und Wochen umschalten
  2. Monat wechseln
  3. Filter setzen
  4. Einträge löschen oder bearbeiten

Screen_ProjectTimes_GER.jpg

Autopilot

Läuft das Projekt wie geplant? Sind wir im Zeitplan? Kommen wir mit den eingeplanten Ressourcen zurecht? Anstatt sich selbst ständig den Kopf über diese Fragen zu zerbrechen, kann die Beantwortung nun getrost an den Autopiloten abgegeben werden. Solange der Autopilot nicht Alarm schlägt, ist alles in Ordnung. Sollte das Zeitbudget oder eine Deadline nach der anderen überschritten werden, greift der Autopilot ein und informiert mit entsprechenden Mailings.

Der Autopilot von awork besteht aus einer Reihe von smarten Mailings, die den Projektmanager und das Projektteam über den Projektverlauf informiert halten. Dabei unterscheiden sich die Mails, die der Projektverantwortliche erhält von denen, die an das Team verschickt werden. Während das Team hauptsächlich über die eigenen kommenden und dringendsten To-Dos informiert wird, unterstützt der awork Autopilot den Projektleiter bei seiner Hauptaufgabe: dem Projektmanagement.

Autopilot für Projekt aktivieren

GER_Setup.gif

Wenn du ein neues Projekt erstellst, fragt dich awork ob du den Autopiloten aktiveren möchtest. Wenn du dich dafür entscheidest, hast du die Option zwischen einem Agilen- oder Wasserfall-Projekt zu unterscheiden. 

Im Autopilot solltest du den agilen Modus für alle Projekte wählen, die keinen festen Zeitplan haben. Bei diesen Projekten orientierst du dich also eher an den Arbeitszeiten, die zur Verfügung stehen als an fixen Terminen (z.B. Kanban oder Scrum). Die Wasserfall-Methode ist wiederum dann am besten geeignet, wenn du Deadlines und feste Verantwortlichkeiten schon ganz genau kennst. Wenn du also mit Meilensteinen und einem Gantt-Chart arbeitest und der zeitliche Faktor sehr wichtig ist, ist die Wasserfall-Methode die bessere Wahl.

Der der Projektverantwortliche andere Mails erhält, als das Projektteam (s.o.), ist es wichtig diesen korrekt im Projekt zu hinterlegen 

Screenshot.png

Einstellungen für den Autopiloten

GER_Settings.gif

Wenn du im Projekt auf den awork Bot klickst, öffnen sich die Optionen für den Autopiloten. Hier kannst du den Autopiloten jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Außerdem kannst du zwischen agilem oder Wasserfall-Projekt umschalten. 

Unten kannst du entscheiden welche Benachrichtigungen vom Autopiloten ausgelöst werden sollen.

Nachrichten

Projektverantwortlicher

Nachrichten für den Projektverantwortlichen zeigen, abhängig von der Nachricht, die folgenden Informationen:

  • Deadline des Projekts
  • Offene Aufgaben
  • Erfasste Zeit
  • Verbleidender geplanter Aufwand
  • Verbleibendes Budget in Tagen

Diese Informationen werden oberhalb der Hauptnachricht angezeigt.

Mails_Responsible.png

Für Projektverantwortliche gibt es die folgenden Nachrichten:

Neues Projekt

Wasserfalls-Modus

  • Erinnert den Projektverantwortlichen daran, dass es noch To-Dos zur Planung eines Projekts gibt
  • Wird ausgelöst, wenn nicht alle benötigten Planungsschritte durchgeführt wurden

Agiler-Modus

  • Erinnert den Projektverantwortlichen daran, dass es noch To-Dos zur Planung eines Projekts gibt
  • Wird ausgelöst, wenn nicht alle benötigten Planungsschritte durchgeführt wurden

Projekt gestartet

Wasserfalls-Modus

  • Informiert den Projektverantwortlichen darüber, dass ein Projekt gestartet und das Team gebrieft wurde
  • Wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird. 

Agiler-Modus

  • Informiert den Projektverantwortlichen darüber, dass ein Projekt gestartet und das Team gebrieft wurde
  • Wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird. 

Projekt noch nicht gestartet

Wasserfalls-Modus

  • Informiert der Projektverantwortlichen, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde.

Agiler-Modus

  • Informiert der Projektverantwortlichen, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde.

Projekt hinter Zeitplan

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben die hinter dem Zeitplan sind
  • Zeigt Aufgaben die bereits starten sollten, aber noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben

Agiler-Modus

  • Zeigt Aufgaben die hinter dem Zeitplan sind
  • Zeigt Aufgaben die bereits starten sollten, aber noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben
  • Für agile Projekte wird ein linearer Burndown aller Aufgaben angenommen. Wenn das Projekt dahinter zurückfällt, wird die Nachricht ausgelöst

Projekt hinter Zeitbudget

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs erfasste Zeit)
  • Es werden auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt
  • Wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt

Agiler-Modus

  • Zeigt Aufgaben die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs erfasste Zeit)
  • Es werden auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt
  • Wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt

Projekt kurz vor Deadline

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projekt-Zeitbudget bald erreicht

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projekt-Deadline überschritten

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projektzeitbudget überschritten

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Agiler-Modus

  • Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwan die noch nicht gestartet wurden
  • Zeigt überfällige Aufgaben
  • Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind

Projekt abgeschlossen

Wasserfalls-Modus

  • Information das ein Projekt in den Status Beendet (grün) gesetzt wurde

Agiler-Modus

  • Information das ein Projekt in den Status Beendet (grün) gesetzt wurde

Projekt gestoppt

Wasserfalls-Modus

  • Information das ein Projekt in den Status Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Agiler-Modus

  • Information das ein Projekt in den Status Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Projekt vernachlässigt

Wasserfalls-Modus

  • Information das es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat.

Agiler-Modus

  • Information das es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat.

Projekt Team

Nachrichten für das Projekt Team zeigen immer folgenden Informationen:

  • Deadline des Projekts
  • Offene Aufgaben
  • Verbleidender geplanter Aufwand

Diese Informationen werden oberhalb der Hauptnachricht angezeigt.

Mails_Team.png

Für das Projekt Team gibt es die folgenden Nachrichten:

Neues Projekt gestartet

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt die nächsten Aufgaben für den User
  • Wird ausgelöst, wenn das Projekt in dem Status Läuft (gelb) gesetzt wird

Agiler-Modus

  • Zeigt die wichtigsten Aufgaben (nach geplantem Aufwand) oder die ersten 5, falls kein Aufwand geplant wurde
  • Wird ausgelöst, wenn das Projekt in dem Status Läuft (gelb) gesetzt wird

Projekt hinter Zeitplan

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt kritische (überfällige) Aufgaben des Users

Agiler-Modus

  • Zeigt kritische (überfällige) Aufgaben des Projekts

Projekt kurz vor Deadline

Wasserfalls-Modus

  • Zeigt offene Aufgaben des Users

Agiler-Modus

  • Zeigt offene Aufgaben des Projekts

Project abgebrochen

Wasserfalls-Modus

  • Informiert das Team, das ein Projekt abgebrochen wurde
  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Agiler-Modus

  • Informiert das Team, das ein Projekt abgebrochen wurde
  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Abgebrochen (rot) gesetzt wurde

Project abgeschlossen

Wasserfalls-Modus

  • Informiert das Team, das ein Projekt abgeschlossen wurde
  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Beendet (grün) gesetzt wurde

Agiler-Modus

  • Informiert das Team, das ein Projekt abgeschlossen wurde
  • Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Beendet (grün) gesetzt wurde

Kundenübersicht

Kunden helfen dir einen Überblick darüber zu gewinnen für wen ein Projekt durchgeführt wird. Es ist auch ein einfacher Weg zu sehen, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt. In den Kundendetails gibt es eine Übersicht über alle Projekte des Kunden.

Du findest eine Übersicht über alle Kunden unter "Workspace" / "Kunden". Hier kannst du neue Kunden erstellen (1) oder bestehende Kunden bearbeiten / löschen (2).

Kunden_bersicht_GER.jpg

Mit einem Klick auf den Namen des Kunden kannst du in die Kundendetails wechseln. Hier hast du zum einen eine Übersicht über die Kontaktinformationen des Kunden (1), sowie über alle aktiven Projekte (2). Du kannst auch in die Gesamtprojektübersicht (3) des Kunden wechseln, um dort nach aktiven und inaktiven Projekten zu filtern.

Kudendetails_GER.jpg

 

 

Neuen Kunden erstellen

Neue Kunden können über den >Globalen Hinzufügen-Button< oder aus der Kundenübersicht heraus erstellt werden. Wenn du beginnst den Namen des Kunden einzutippen, wird dir awork einen Namen vorschlagen. Wenn du einen der Vorschläge auswählst, werden auch direkt die Kontaktinformationen hinterlegt. Die Branche kann einfach eingetragen werden.

Außerdem können ein Logo und Kontaktinformationen wie Telefonnummern, E-Mails und Adressen hinterlegt werden.

Gif-1-Ger.gif

Um in die Kundendetails zu gelangen, klicke einfach auf den Namen des Kunden oder nutze die Suche.