How-To

Projekt erstellen

Wenn du dein awork Workspace erstellst, wirst du direkt durch den Prozess zur Erstellung des ersten Projekts geleitet. Natürlich gibt es noch weitere Optionen Projekte zu erstellen.

Globaler Hinzufügen Button

Sc_1_-_deutsch.png

Dashboard Widget

Sc_2_-_deutsch.png

Projektübersicht

S_ProjectOVerview_GER.jpg

Hauptmenü

NewProject_GER.png

Projekt erstellen

Wenn ein Projekt erstellt wird, muss zunächst ein Projekttyp ausgewählt werden. Anschließend können weitere Daten zum Projekt eingegeben werden:

  • Projektname
  • Beschreibung
  • Start-Datum
  • Deadline
  • Kunde (Hier kann auch ein neuer Kunde erstellt werden)
  • Geplanter Aufwand
  • Tag
  • Team

 Im nächsten Schritt muss noch der Projektstatus gewählt werden. Wenn die Checkbox „Zum Projekt gehen“ angeklickt ist, wirst du direkt zum Projekt weitergeleitet.

Project_Create_GER.gif

Projektübersicht

Du erreichst die Projektübersicht über "Workspace" / "Projekte". Hier hast du folgende Optionen:

  • Alle Projekte zeigen
  • Alle laufenden Projekte zeigen
  • Beendete Projekte zeigen

Project_Overview-GER.jpg

In jeder Ansicht werden die Projekte nach Status sortiert. Hier hast du folgenden Optionen:

  1. Auf den Projektnamen klicken, um zu den Projektdetails zu gelangen
  2. Timer für die Zeiterfassung auf das Projekt starten
  3. Projekt bearbeiten
  4. Projektstatus anpassen
  5. Projekttyp anpassen
  6. Projekt löschen

Achtung: Im Free-Plan können keine Projekte gelöscht werden.

Projekt_bersicht_-_GER.jpg

In den Projektdetails kannst du die Übersicht einfach einblenden, indem du auf den Projekte-Button (1) klickst. Du kannst die Übersicht auch dauerhaft anzeigen lassen (3).

GIF-Projectlist_GER.gif

Projektdetails

Detailseite

In den Projektdetails kannst du die folgenden Dinge einstellen:

  1. Name
  2. Beschreibung
  3. Tags
  4. Benachrichtigungen aktivieren / deaktivieren
  5. Kunde
  6. Projektteam
  7. Status des Projekts
  8. Timer für das Projekt starten
  9. Projekt bearbeiten / löschen und Projekttyp ändern

Achtung: Im Free-Plan können keine Projekte gelöscht werden.

Screen_Projectdetails_GER.png

Wenn du auf >Bearbeiten< gehst kannst du auch folgende Elemente bearbeiten:

  • Start-Datum
  • Beschreibung
  • Startdatun
  • Deadline 
  • Kunde
  • Team

GIF_EditProjectDetails_GER.gif

Aktivitätslog

Das Aktivitätslog zeigt alle Veränderungen im Projekt in chronologischer Reihenfolge. Du kannst hier auch Kommentare hinterlassen, Dateien in den Kommentaren hochladen / herunterladen und andere Benutzer per @ taggen.

GIF_PD_Log_GER.gif

Projektaufgaben

In den Projektaufgaben gibt es mehrere Ansichten:

  1. Listen
  2. (Kanban-) Board
  3. Timeline

Du kannst in den Projektaufgaben oben zwischen den Ansichten wechseln. Egal in welcher Ansicht du arbeitest, die Tasks sind immer die gleichen. 

Tipp: awork merkt sich die zuletzte verwendete Ansicht für jedes Projekt. 

Screen_GER.png

Projektaufgaben - Aufgabenlisten

Um sich im Projekt besser zu organisieren, gibt es die Möglichkeit Listen zu erstellen. In den Listen können mehrere Aufgaben zusammengefasst werden.

Listen erstellen

Um eine neue Liste zu erstellen, kannst du auf das "+" klicken oder den Mauszeiger zu der Stelle bewegen an der die Liste erstellt werden soll. Hier erscheint dann eine Option eine neue Leiste zu erstellen. Anschließend kann der Name der Liste eingegeben werden.

TaskLists_Create_GER.gif

Reihenfolge der Liste anpassen

Die Reihenfolge der Listen kann per Drag & Drop angepasst werden. Alternativ kann die Reihenfolge über den Button Aufgabenlisten managen angepasst werden.

Ebenso können die Aufgaben per Drag & Drop zwischen den Listen verschoben werden.

Task_Lists_Manage.gif

Quick-Aktionen in Listen

Einige Aktionen können direkt in Listen durchgeführt werden. So kannst du

  1. Den Status einer Aufgabe anpassen
  2. Die Aufgabe in eine andere Liste verschieben
  3. Die Deadline einer Aufgabe anpassen
  4. Zeiterfassung für eine Aufgabe starten
  5. Bearbeiter der Aufgabe ändern
  6. Weitere Details der Aufgabe bearbeiten

TaskLists_Inline_GER.png

Arbeitsfortschritt anzeigen

Sobald der Mauszeiger über eine Liste bewegt wird, zeigt diese den aktuellen Fortschritt an. Dieser kann auf zwei Arten angezeigt werden. Die Umstellung erfolgt über einen Klick auf den Fortschritt:

  • Abgeschlossene Aufgaben / Vorhandene Aufgaben
  • Erfasste Zeit / Geplante Zeit

TaskLists_Progress_GER.gif

Listen ausblenden & Archivieren

Du kannst die Aufgaben einer Liste ausblenden indem du auf den Pfeil oben rechts in der Liste klickst.

TaskLists_Collapse_GER.gif

Soll die Liste als Ganzes nicht mehr angezeigt werden, können Listen auch archiviert werden. Dazu klickst du auf Aufgabenlisten managen. Dort kannst du über die drei Punkte folgende Optionen wählen:

  • Liste archivieren
  • Liste löschen (Die Aufgaben werden in den Bereich Ohne Liste verschoben)
  • Alle Aufgaben der Liste löschen

Wenn du die Option "Liste archivieren" wählst, wird die Liste ausgeblendet. Sind in der Liste noch offene Aufgaben, hast du folgende Optionen:

  • Aufgaben in eine andere Liste verschieben
  • Aufgaben in Ohne Liste verschieben
  • Aufgaben auf Erledigt setzten
  • Aufgaben löschen

TaskLists_Archive.gif

Aufgabendetails öffnen

Der einfachste Weg, um mit mehreren Aufgaben zu arbeiten, ist auf die Aufgaben zu klicken und damit die Detailansicht zu öffnen. awork zeigt die Details der Aufgabe dann auf der rechten Seite an. Mit einem Klick auf eine Aufgabe kannst du zwischen den Details mehrerer Aufgaben springen. Mehr Informationen wie du Aufgabenlisten erstellen und bearbeiten kannst, findest du hier.

TaskLists_TaskDetails_GER.gif

Aufgabenpakete importieren

Du kannst zu deinen Projekte vorgefertigte Aufgabenpakete hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

 

Projektaufgaben - Boards

Board (Kanban-Board)

Im Board wird für jeden Aufgabenstatus eine Spalte angezeigt. Weitere Spalten können über den Plus- Button ergänzt werden. Die Reihenfolge der Spalten kannst du per Drag-&-Drop ändern.

GIF-Board-GER.gif

Du kannst die Aufgaben per Drag-&-Drop zwischen den verschiedenen Status verschieben. Außerdem kannst du die folgenden Aktionen ausführen:

  1. Aufgabenstatus ändern (Verschiebt die Aufgabe in eine andere Spalte)
  2. Timer starten
  3. Deadline setzen
  4. Bearbeiter setzen
  5. Aufgabe bearbeiten
  6. Aufgabe duplizieren
  7. Neue Zeit erfassen
  8. Aufgabe löschen
  9. Neue Aufgabe erstellen
  10. Aufgabenpakete importieren
  11. Präsentationsmodus starten
  12. Suche

Kanban_Screen_GER.png

Präsentationsmodus

Im Präsentationsmodus wird das Board auf das wesentliche (Aufgabenname, Beschreibung, Bild) reduziert. Das hilft dir einen besseren Überblick zu gewinnen. 

Kanban_Gif_GER.gif

Projektaufgaben - Timeline

Achtung: Die Timeline ist nur in einem Premium Plan verfügbar.

In der Timeline kannst du alle Aufgaben eines Projektes im Zeitverlauf sehen. Alle noch nicht zeitlich geplanten Aufgaben sind rechts unter "Ungeplante Aufgaben" zu finden. In der Timeline können die Aufgabe untereinander und nebeneinander angeordnet werden. Du siehst direkt in der Übersicht welcher User auf die Aufgabe besetzt ist und die Farbe zeigt dir an in welchem Status (Blau = To-Do, Gelb = In Arbeit, Rot = Geblockt, Grün = Fertig) sich die Aufgabe befindet.

Um dich durch die Timeline zu bewegen, kannst du einfach nach links, rechts, oben oder unten scrollen. Dabei gibt es keine Begrenzung wie weit du in die Zukunft oder Vergangenheit scrollen kannst. Der heutige Tag ist durch die gelbe, gestrichelte Linie gekennzeichnet. 

Neue Aufgaben erstellen

Es gibt verschiedene Wege neue Aufgaben zu erstellen:

  1. Drag-&-Drop
  2. Aus ungeplanten Aufgaben
  3. "+Button"
  4. Aufgabenpakete importieren

1. Drag-&-Drop

Am einfachsten lassen sich Aufgaben in der Timeline erstellen, indem du mit der Maus über den Bereich ziehst in dem die Aufgabe liegen soll. Daraufhin erscheint ein Pop-up, in dem du den Namen und weitere Details festlegen kannst.  

Achtung: Wenn du eine Aufgabe per Drag & Drop erstellst, beginnt diese am 1. Tag um 08:00 Uhr und endet am letzten gewählten Tag um 18:00 Uhr. Du kannst das natürlich in den Aufgabendetails anpassen.

Timeline_1_GER.gif

2. Aus ungeplanten Aufgaben

Aufgaben die bereits existieren, aber kein Start- und Enddatum haben, liegen am rechten Rand im Bereich "Ungeplante Aufgaben" ab. Hier kannst du auch direkt neue Aufgaben eintippen. Danach können die Aufgaben einfach an die entsprechende Position in der Timeline gezogen werden.

Achtung: Wenn du eine Aufgabe in die Timeline ziehst, beginnt diese am 1. Tag um 08:00 Uhr und endet am letzten gewählten Tag um 18:00 Uhr. Du kannst das natürlich in den Aufgabendetails anpassen. 

Timeline_2_GER.gif

3. "+Button"

Über den "+Button" kann du neue Aufgaben erstellen. Dabei erscheint das gewohnte Pop-up zum Erstellen einer neuen Aufgabe. Details dazu findest du hier.

ScreenTimeline.png

4. Aufgabenpakete importieren

Über den entsprechenden Button kannst du neue Aufgabenpakte importieren. Diese erscheinen dann unter den "ungeplanten Aufgaben" und können von dort in die Timeline gezogen werden.

ScreenTimeline_2.png

Meilenstein erstellen

Die Timeline ermöglicht es dir einen oder mehrere Meilensteine für dein Projekt zu erstellen. Dafür kannst du einfach in der Zeitleiste auf dein gewünschtes Datum klicken. Nun erscheint ein Pop-up in dem Name, Datum und Farbe des Meilensteins festgelegt werden können. Anschließend wird das Datum in der entsprechenden Farbe markiert und eine Linie über die Timeline gezogen. So hast du immer im Blick, wenn sich das Projekt einem Meilenstein nähert. 

Achtung: Meilensteine sind nur in der Timeline und nicht in der Listen- oder Boardansicht sichtbar.

Timeline_Milestone_GER.gif

Aufgaben verschieben / Dauer anpassen

Du kannst Aufgaben verschieben, indem du diese "greifst" und einfach per Drag-&-Drop verschiebst. Du kannst eine Aufgabe auch per Drag am Anfang oder Ende verlängern oder kürzen. Alternativ kannst du die Aufgabendetails öffnen und dort das Start- und Enddatum anpassen.

Achtung: Wenn du eigene Start- und Endzeiten angibst, bleiben diese erhalten, wenn die Aufgabe als ganzes verschoben wird. Änderst du nur den Anfang oder das Ende einer Aufgabe, setzt awork den Anfang auf 08:00 Uhr, bzw. das Ende auf 18:00 Uhr.

Timeline_MoveTask_GER.gif

Aufgabendetails öffnen

Wenn du auf eine Aufgabe klickst, öffnen sich die Aufgabendetails. Was genau du alles hier bearbeiten kannst, erfährst du hier

Wenn du über die Aufgabendetails die Dauer einer Aufgabe anpassen willst, klickst du auf die drei Punkte oben rechts und dort auf Bearbeiten. Hier hast du zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Timeline_TaskDetails_GER.gif

Aufgaben miteinander verknüpfen

Du kannst Aufgaben miteinander verknüpfen, indem du den Pfeil am Ende der Aufgabe "greifst" und ihn auf die zu verknüpfende Aufgabe ziehst. Der Link kann gelöscht werden, indem du die Maus über den Pfeil hältst und auf das "x" klickst das dann erscheint. 

Timeline_ConnectTasks_GER.gif

Minimap

Damit du den Gesamtüberblick über dein Projekt behältst und bei langen Projekten schnell auf einen anderen Zeitpunkt wechseln kannst, gibt es unten eine Minimap deiner Timeline. Wenn du hier auf einen Zeitpunkt klickst, wechselt die große Ansicht der Timeline automatisch auf diesen Zeitpunkt.

Timeline_Minimap_GER.gif

Ansicht einstellen

Um die Timeline möglichst einfach nutzen zu können, gibt es noch weitere Optionen, mit denen du arbeiten kannst:

  1. Zoom: Hier kannst du die Ansicht rein- oder rauszoomen
  2. Zum heutigen Tag springen
  3. Nach Aufgaben, Usern oder Tagen suchen

ScreenTimeline_3.png

Projekt-Zeiten

Hier werden alle Zeiten aufgeführt, die bisher auf ein Projekt erfasst wurden. Aktuell noch laufende Timer werden nicht angezeigt.

Du hast hier die folgenden Optionen:

  1. Ansicht zwischen Tagen und Wochen umschalten
  2. Monat wechseln
  3. Filter setzen
  4. Einträge löschen oder bearbeiten

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Kundenübersicht

Kunden helfen dir einen Überblick darüber zu gewinnen für wen ein Projekt durchgeführt wird. Es ist auch ein einfacher Weg zu sehen, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt. In den Kundendetails gibt es eine Übersicht über alle Projekte des Kunden.

Du findest eine Übersicht über alle Kunden unter "Workspace" / "Kunden". Hier kannst du neue Kunden erstellen (1) oder bestehende Kunden bearbeiten / löschen (2).

Kunden_bersicht_GER.jpg

Mit einem Klick auf den Namen des Kunden kannst du in die Kundendetails wechseln. Hier hast du zum einen eine Übersicht über die Kontaktinformationen des Kunden (1), sowie über alle aktiven Projekte (2). Du kannst auch in die Gesamtprojektübersicht (3) des Kunden wechseln, um dort nach aktiven und inaktiven Projekten zu filtern.

Kudendetails_GER.jpg

 

 

Neuen Kunden erstellen

Neue Kunden können über den >Globalen Hinzufügen-Button< oder aus der Kundenübersicht heraus erstellt werden. Wenn du beginnst den Namen des Kunden einzutippen, wird dir awork einen Namen vorschlagen. Wenn du einen der Vorschläge auswählst, werden auch direkt die Kontaktinformationen hinterlegt. Die Branche kann einfach eingetragen werden.

Außerdem können ein Logo und Kontaktinformationen wie Telefonnummern, E-Mails und Adressen hinterlegt werden.

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Um in die Kundendetails zu gelangen, klicke einfach auf den Namen des Kunden oder nutze die Suche.