FAQ

Kann ich mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten oder verschieben?

Du kannst in awork in den Listenansichten mehrere Aufgaben auswählen und bestimmte Aktionen durchführen.

Das geht unter Meine Aufgaben, der Listenansicht der Aufgaben in einem Projekt sowie in den Aufgabenansichten.ezgif-2-d1c2d4e3e6da.gif

Wähle dazu die jeweiligen Aufgaben oder ganze Listen über die Checkboxen links neben der Aufgabenliste aus. Diese tauchen auf, wenn du mit der Maus über die Aufgabenzeilen gehst.

Am unteren Fensterrand taucht jetzt eine Leiste auf, die dir anzeigt wieviele Aufgaben ausgewählt und welche Aktionen möglich sind. Hier kannst du die Aufgaben wieder abwählen (dann verschwindet die Leiste wieder) oder eine Aktion auf alle ausgewählten Aufgaben ausführen.

 

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Verfügbare Mehrfachauswahl

Aufgabenstatus ändern
Ändert den Status der ausgewählten Aufgaben. Diese Aktion ist nur möglich, sofern die ausgewählten Aufgaben alle zu dem selben Projekt gehören, denn die Aufgabenstatus können sich für jedes Projekt unterscheiden.

Bearbeiter ändern

Ändert den Bearbeiter für alle ausgewählten Aufgaben. Der Bearbeiter kann auch entfernt werden.

Deadline ändern
Ändert die Deadline für alle ausgewählten Aufgaben. Die Deadline kann auch entfernt werden.

Projekt ändern

Ändert das Projekt für alle ausgewählten Aufgaben. Hier muss ebenfalls ein neuer Aufgabenstatus ausgewählt werden, denn die Aufgabenstatus können in dem neuen Projekt ganz andere sein. Es kann ebenfalls eine Liste ausgewählt werden, in die die Aufgaben verschoben werden sollen.

Liste ändern

Verschiebt alle ausgewählten Aufgaben in eine anderen Liste. Die Aufgaben werden automatisch aus allen anderen Listen entfernt. Es gibt jedoch auch die Option, die Aufgaben in den aktuellen Listen zu belassen und nur zusätzlich zu der ausgewählten Liste hinzuzufügen.

Tags ändern

Fügt einen Tag zu allen ausgewählten Aufgaben hinzu.

Tätigkeit ändern

Ändert die Tätigkeit für alle ausgewählten Aufgaben. Hier kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die selbe Tätigkeit auch für alle Zeiten, die auf die Aufgabe erfasst wurden, geändert werden soll.

Priorität setzen

Ändert die Prio für alle ausgewählten Aufgaben.

Aufgaben löschen

Löscht die ausgewählten Aufgaben.

Notwendige Berechtigungen

In den Aufgabenansichten werden globale Bearbeitungsrechte für Aufgaben benötigt, um die Mehrfachauswahl von Aufgaben aus den frei definierten Filtern heraus durchführen zu können.

In der Listenansicht der Aufgaben eines Projekts, werden lediglich Bearbeitungsrechte für die Aufgaben des Projekt benötigt.

Unter Meine Aufgaben kann jeder User seine eigenen privaten und Projektaufgaben gleichzeitig bearbeiten.

 

Was geht aktuell nicht?

Aktuell sind keine weiteren Aktionen möglich, die nicht oben aufgeführt werden.

Des Weiteren ist es aktuell nicht möglich, mehrere Aufgaben vom Dashboard, der Board- oder Timeline-Ansicht gleichzeitig auszuwählen und zu bearbeiten.

Wie kann ich mein Google-Drive oder Microsoft One-Drive verknüpfen?

Du kannst Aufgaben, Projekten und Kommentaren auch Dateien aus dem Google-Drive oder Microsoft One-Drive / Sharepoint anhängen.

 

So geht's

  1. Währe dazu beim Upload das jeweilige Cloud-Drive aus. Es öffnet sich ein Fenster zur Anmeldung (wenn sich keins öffnet, schau weiter unten in dem Artikel). 
  2. Melde dich mit deinem Account an und schon kannst du dein Cloud-Drive durchsuchen.
  3. Wähle die Datei aus, die du anhängen willst.
  4. Die Datei erscheint danach in deiner Aufgabe, dem Projekt oder als Platzhalter in deinem Kommentar. 

Du kannst die Datei genau wie regulär hochgeladene Dateien wieder löschen. Dabei wird nur die Verknüpfung der Datei zu awork gelöscht. Die Datei bleibt in deinem Cloud-Drive davon unberührt.

 

Das Fenster öffnet nicht

Sollte sich das Fenster nicht automatisch öffnen, dann verhindert dein Browser wahrscheinlich das Öffnen des Popups. Je nach Browser, mache dann folgendes:

Chrome: Oben rechts in der URL-Zeile taucht ein kleines Symbol auf, das darauf hinweist, dass ein Popup unterbunden wurde. Klicke darauf und erlaube es für deine awork URL. Dann wähle erneut dein Cloud-Drive zum Anhängen der Datei aus.

Firefox: Es taucht ein gelber Hinweis-Balken auf, der besagt, dass ein Popup unterbunden wurde. Klicke auf "Einstellungen" rechts in dem Balken und erlaube es für deine awork URL. Dann wähle erneut dein Cloud-Drive zum Anhängen der Datei aus.

Safari: Es taucht ein Hinweis in der URL auf, der besagt, dass ein Popup unterbunden wurde. Klicke auf den Hinweis oder rechts auf das kleine Fenster-Symbol und das Popup wird sich öffnen.

Sollte das nicht helfen, kann es sein, dass dein Browser notwendige Cookies blockiert. 🍪

 

Mein*e Kollege*in kann die Datei nicht öffnen

Die Datei aus deinem Cloud-Drive wird nur mit awork verknüpft.

Nicht jeder, der die Aufgabe oder das Projekt in awork sehen darf, darf automatisch auch die Dateien in dem ausgewählten Cloud-Drive sehen.

Es kann deshalb sein, dass mal jemand keinen Zugang auf die Datei hat. Das muss dann in dem Drive separat geregelt werden.

Für den Google-Drive lässt sich das einfach mit einer Berechtigungs-Anfrage machen, die man absenden kann, wenn man eine Datei öffnet, für die man keine Rechte hat.

Am einfachsten ist es sogar, wenn du awork und Google-Drive mit deinem Slack verbindest. Dann kannst du diese Berechtigungs-Anfragen mit einem Klick aus Slack heraus beantworten. 

 

Ich muss mein Passwort jedes Mal eingeben

Am besten speicherst du deinen Google- oder One-Drive-Login im Browser, dann ist es nur eine Account-Auswahl. 

Wenn man mit mehreren Accounts arbeitet ist, das sehr praktisch. Des Weiteren sorgt das Verfahren dafür, dass in awork keine Zugänge pro Nutzer gespeichert werden müssen.  

 

Kann ich Aufgaben exportieren?

Ja, klar!

Du kannst alle Aufgaben eines Projekts oder einer Aufgabenansicht in einer Excel-Tabelle (.xlsx) exportieren und dann weiterverarbeiten.

In dem Projekt findest du den Export-Button oben rechts im Reiter Aufgaben in der Listen-Ansicht.

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In den Aufgabenansichten befindet sich der Export-Button ebenfalls oben rechts, in dem Aktions-Menü.

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Kann ich Aufgabenstatus anpassen bzw. neue Status im Board erstellen?

Grundsätzlich werden die Aufgabenstatus in den Projekttypen definiert.

Es ist allerdings auch möglich innerhalb eines Projektes weitere Status anzulegen. Dazu kann im Board ganz rechts über das "+" eine neue Spalte, und damit ein neuer Aufgabenstatus, angelegt werden. Du kannst dann die Spalte per Drag & Drop an die Stelle verschieben, an der du sie benötigst. So lassen sich Workflows ideal abbilden. Der neue Status ist dann natürlich auch in der Listenansicht verfügbar. 

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Die Bedeutung der Farben ist wie folgt:

  • Blau (To-Do): Aufgaben an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
  • Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
  • Rot (Geblockt): Aufgaben bei denen es ein Projekt gibt, aufgrund dessen nicht aktiv an der Aufgabe gearbeitet werden kann
  • Lila (In Freigabe): Aufgaben bei denen auf den Vorgesetzten oder Kunden gewartet wird
  • Grün (Fertig): Aufgaben die abgeschlossen sind

Kann ich Unteraufgaben erstellen?

Ja, es ist möglich Unteraufgaben zu erstellen. Mehr Informationen dazu, wie du dies genau tust, findest du im Artikel zu den Aufgabendetails.

Kann man Benutzer in Aufgaben taggen?

Ja, das ist im Aktivitätslog in den Aufgabendetails möglich. Du kannst einfach @ + den Namen des Benutzers eintippen.

Je nach den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen wird der Nutzer von awork automatisch über deinen Kommentar informiert.

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Kann ich eine Aufgabe mehreren Benutzern zuweisen?

Nein, eine Aufgabe kann immer nur einem Benutzer zugewiesen werden. D.h. Aufgaben müssen auf die einzelnen Bestandteile für jeden Benutzer herunter gebrochen werden. 

Kann ich Aufgaben aus E-Mails erstellen?

Du kannst private und Projekt-Aufgaben aus E-Mails in awork erstellen. Schau mal in diesem Artikel vorbei: Aufgaben aus E-Mails

Kann ich Dateien an Aufgaben anhängen?

Ja, gehe einfach in die Aufgabendetails und klicke auf >Datei anhängen<. Oder du ziehst die Datei einfach per Drag-&-Drop hinein. Du kannst Anhänge einzeln oder mehrere gleichzeitig hochladen. Für die Anzahl von Anhängen gibt es keine Begrenzung.

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Außerdem kannst du auch Dateien über die Kommentare im Aktivitätslog hochladen. Füge dazu deine Dateien einfach einem Kommentar hinzu. 

Dateien, die du als Anhang an ein Kommentar anhängst, tauchen automatisch in der Aufgabe als Anhang auf.

Wenn du einen Kommentar löscht 🗑, wird die angehängte Datei an der Aufgabe nicht direkt mitgelöscht.

Die angehängten Dateien der Aufgabe werden automatisch in den Projektdateien angezeigt, sofern die notwendigen Leserechte für die Aufgaben vorhanden sind. Hier erfährt du mehr zu den Projekt-Dateien.

 

Dateien in Kommentaren erwähnen

Neben Usern können auch bestehende Dateien in Kommentaren erwähnt werden. Diese werden dann automatisch in dem Kommentar verlinkt und bei Bilder auch eine Vorschau angezeigt.

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In Aufgaben können nur Dateien erwähnt werden, die auch zur Aufgabe gehören.

Im Projekt können alle Dateien aus dem Projekt und den Aufgaben erwähnt werden, sofern entsprechende Rechte vorhanden sind. Eine Datei, auf die ein User kein Zugriff hat, wird für diesen User auch in dem Kommentar nicht sichtbar gemacht.

Gibt es eine Größenbegrenzung für Aufgabenanhänge?

Einzelne Dateien können maximal 1GB Größe haben. Für den Workspace an sich gibt es keine Begrenzung.

Warum sollte ich Aufgaben taggen?

Wenn eine Aufgabe getaggt ist, kannst du diese einfach über die Suche (Tag eintippen) finden.

Gibt es wiederkehrende Aufgaben?

Ja es gibt wiederkehrende Aufgaben. Um eine Aufgabe als wiederkehrend zu markieren, gehst du in die Aufgabendetails, klickst auf das 3-Punkte-Icon oben rechts und wählst als Option Wiederkehrend. 

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Allgemeines

Wiederkehrende Aufgaben sind in Aufgabenlisten mit dem entsprechendem Symbol gekennzeichnet. Mit einem Klick auf das Symbol kann die Regel bearbeitet werden. Wenn die Regel von einer Aufgabe, die nicht die Ursprungs-Aufgabe ist, bearbeitet wird, gibt es die Möglichkeit die Ursprungs-Aufgabe zu bearbeiten. Der Grund dafür ist, dass für die wiederkehrenden Aufgaben immer die Ursprungs-Aufgabe kopiert wird. 

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Es werden folgende Elemente kopiert:

  • Name
  • Beschreibung
  • Unteraufgaben
  • Dateien
  • Beobachter
  • Bearbeiter
  • Liste(n)
  • Initialer Status
  • Tags
  • Tätigkeit
  • Priorität
  • Geplant

Intervalle

Du hast folgende Optionen für das Intervall:

  • Tag(e)
  • Woche(n)
  • Monat(e)
  • Jahr(e)

Für die unterschiedlichen Intervalle gibt es auch verschiedene Optionen:

Tag(e)

Für die Tage kann gewählt werden, an welchen Wochentagen eine Aufgabe erstellt werden soll (1). Anschließend kann gewählt werden, wie viele Tage / Wochen nach Erstellung die Deadline der Aufgabe liegt (2). 

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Woche(n)

Für die Wochen kann gewählt werden, ob eine Aufgabe jede Woche oder eine andere Zahl an Wochen wiederholt werden soll (1). Außerdem kann der Wochentag der Wiederholung festgelegt werden (2). Anschließend kann gewählt werden, wie viele Tage / Wochen nach Erstellung die Deadline der Aufgabe liegt (3).

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Monat(e)

Bei den Monaten gibt es zwei Optionen:

Option 1: Einen festen Tag im Monat, an dem die Aufgabe wiederholt wird

Für die Monate kann gewählt werden, ob eine Aufgabe jeden Monat oder eine andere Zahl an Monaten wiederholt werden soll (1). Außerdem kann der Tag im Monat für die Wiederholung festgelegt werden (2). Anschließend kann gewählt werden, wie viele Tage / Wochen nach Erstellung die Deadline der Aufgabe liegt (3).

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Option 2: Eine Woche im Monat, in der die Aufgabe wiederholt wird

Für die Monate kann gewählt werden, ob eine Aufgabe jeden Monat oder eine andere Zahl an Monaten wiederholt werden soll (1). Außerdem kann die Woche im Monat (2) und der Tag in der Woche (3) für die Wiederholung festgelegt werden. Anschließend kann gewählt werden, wie viele Tage / Wochen nach Erstellung die Deadline der Aufgabe liegt (4). 

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Jahr(e)

Für die Jahre kann gewählt werden, ob eine Aufgabe jedes Jahr oder eine andere Zahl an Jahren wiederholt werden soll (1). Außerdem kann der Monat und der Tag im Monat für die Wiederholung festgelegt werden (2). Anschließend kann gewählt werden, wie viele Tage / Wochen nach Erstellung die Deadline der Aufgabe liegt (3).

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Startzeitpunkt

In dem Feld Beginnend kannst du auswählen, ab wann die Regel in Kraft treten soll. Ab diesem Zeitpunkt wird mit dem Interval begonnen. Standardmäßig steht die Regel hier auf heute. Das bedeutet, das beim Anlegen der Regel das Interval beginnt.

Beispiel: Du erstellst eine wiederkehrende Aufgabe, die alle vier Wochen erscheinen soll. Mit der Einstellung heute wird die Aufgabe (unter Berücksichtigung der Details des eingestellten Intervals) in vier Wochen erneut erstellt.

Du kannst das Datum jedoch auch frei wählen, oder die Aufgaben-Deadline als Startzeitpunkt auswählen. In diesem Falle würde die Zählung der vier Wochen erst mit der Deadline der aktuellen Aufgabe beginnen. Dazu muss die Deadline in der Aufgabe gesetzt sein.

Als Hilfestellung findest du in dem Fenster ganz unten den Hinweis, an welchem Datum genau die nächste Aufgabe erstellt wird.

Uhrzeit

Die Uhrzeit des Felds Beginnend stellt die Uhrzeit dar, zu der die Aufgabe erstellt wird.

Standardmäßig steht diese auf 8:00 Uhr (Ortszeit des Users). Stellt man diese beispielsweise auf 6:00 Uhr, so wird die Aufgabe 2h früher erstellt.  

Deadline

Die Deadline der Aufgabe wird relativ zu der Erstellung angegeben, z.B. sieben Tage nach Erstellung.

Wird deine Aufgabe alle vier Wochen erstellt, so kannst du ihr z.B. eine relative Deadline von sieben Tagen geben. So taucht die Aufgabe entsprechend alle vier Wochen neu auf, ist aber noch nicht sofort fällig und der zugewiesene User hat sieben Tage Zeit für die Erledigung.

Regel löschen

Um zu verhindern, daas eine Aufgabe weiterhin als wiederkehrende Aufgabe erscheint, kann in den Aufgabendetails auf den Wiederkehrend-Button geklickt werden und dort die Regel entfernt werden.

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Kann ich Aufgaben eine Priorität zuweisen?

Ja, du musst einfach nur das entsprechende Icon in den Aufgabendetails anklicken, um Aufgaben als besonders wichtig zu markieren.

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Kann ich mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten / löschen?

Aktuell ist dies nicht möglich.