Die Einstellungen zur Zeiterfassung ermöglichen es dir, für den gesamten Workspace festzulegen für welche Projekte oder Zeiträume Zeiten erfasst und bearbeitet werden dürfen. 

Du findest die Einstellungsmöglichkeiten in den Workspace-Einstellungen.

Zeiterfassung auf abgeschlossenen Projekten verhindern

Wenn diese Einstellung aktiv ist, kann auf abgeschlossene Projekt keine Zeit mehr erfasst werden und die Zeiten auf diesen Projekten lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Zeiterfassung in der Zukunft verhindern

Diese Einstellung verhindert das Erfassen von Zeiten die weiter in der Zukunft liegen als heute.

Zeiterfassung in die Vergangenheit einschränken

Hier wird die Erfassung und Bearbeitung von Zeiten nur für ein paar Tage in die Vergangenheit erlaubt. Der Wert wird in Tagen angegeben. 0 Tage bedeutet, dass Zeiten nur für heute erfasst werden dürfen. Zeiten die vor diesem Zeitraum liegen, können nicht mehr bearbeiten werden. Ist das Feld leer, dürfen Zeiten beliebig in der Vergangenheit angelegt und bearbeitet dürfen, sofern sie nicht durch eine der anderen Einstellungen eingeschränkt sind.

 

Der Wert Abgerechnet lässt sich auch trotz der Einschränkung der Bearbeitbarkeit der Zeiten bearbeiten, so dass Zeiten auch nach dem Projektabschluss abgerechnet werden können und der entsprechende Status gesetzt wird.

User der Admin-Gruppe sind von den Einstellungen nicht betroffen und können Zeiten jederzeit bearbeiten, anlegen oder löschen. So können trotzdem Korrekturen auf abgeschlossene Projekte vorgenommen werden, ohne dass die Einstellungen aufgehoben werden müssen.

Du kannst die globale Zeiterfassung von überall aus awork heraus aktivieren. Dazu musst du einfach auf die Stoppuhr unten rechts klicken und der Timer startet. Das ist besonders hilfreich, wenn du spontan eine Zeiterfassung starten musst und später weitere Details ergänzt, z.B. wenn du einen Anruf annimmst.

Du kannst später oder direkt die folgenden Daten eintragen:

• Projekt
• Aufgaben
• Tätigkeit
• Aufgabe abrechenbar?
• Notiz

Bei der Zeiterfassung über das Zeiterfassungsfenster hast du die folgenden Optionen:

• Datum setzen
• Startzeit auswählen (Uhrzeit auswählen oder einfach eintippen)
• Endzeit auswählen (Uhrzeit auswählen oder einfach eintippen)
• Dauer eingeben
• Dauer über den Slider auswählen
• Tätigkeit auswählen
• Projekt auswählen
• Aufgabe auswählen
• Notiz eingeben
• Auswahl Zeit ist abrechenbar / nicht abrechenbar

Wenn du Weitere Zeit? auswählst, bleibt das Fenster offen und du kannst direkt die nächste Zeit erfassen.

In "Meine erfassten Zeiten" gibt es drei Ansichten:

• Mein Tag
• Meine Woche
• Meine Zeiten

Mein Tag

Auf der linken Seite gibt es einen Ladekreis. Dieser zeigt dir zu welchen Teilen du deinen Tag bereits erfasst hast (du kannst oben zwischen den verschiedenen Tagen wechseln). Direkt darunter ist eine Liste aller erfassten Zeiten des Tages, in der du diese bearbeiten oder löschen kannst. Außerdem kannst du hier weitere Zeiten erfassen.

In der Mitte kannst du per Drag-&-Drop neue Zeiterfassungseinträge erstellen. Die gestrichelten Linien zeigen zwei Dinge an: wann du dich eingeloggt hast und die aktuelle Uhrzeit. Wenn du eine neue Zeit erfasst, erscheint das Zeiterfassungsfenster.
Das Symbol in dem Eintrag zeigt dir den Tätigkeitstyp an. Direkt neben deinen erfassten Zeiten findest du Vorschläge von awork, zu welchen Elementen du eventuell noch Zeiten erfassen kannst. Auch die Einträge aus der Kalenderintegration findest du hier.

Meine Woche

Unter "Meine Woche" kannst du alle Zeiten sehen, die du in einer Woche erfasst hast. Über den "+ Button" kannst du weitere Zeiten erfassen. Du kannst alle Einträge bearbeiten, löschen oder per Drag-&-Drop verlängern / verkürzen.

Oben kannst du zwischen den Wochen wechseln.

Meine Zeiten

Unter "Meine Zeiten" kannst du alle deine erfassten Zeiten nach Woche oder Tag sortiert sehen. Timer die noch laufen werden hier nicht angezeigt.

Darüber hinaus kannst du hier die folgenden Aktionen durchführen:

1. Zwischen Monaten wechseln
2. Zwischen Tages- und Wochenansicht wechseln
3. Einträge bearbeiten, Duplizieren oder löschen

Zeiten duplizieren

Über eine Klick auf die drei Punkte können Zeiteinträge dupliziert werden. Dabei öffnet sich das Duplikat und kann ggf. noch angepasst werden.

Es gibt verschiedene Wege direkt in einem Projekt Zeiten zu erfassen:

Den Timer in der Projektübersicht starten

Den Timer in den Projektdetails starten

Innerhalb von Projektaufgaben

Die Zeiterfassung kann auch aus Projektaufgaben direkt heraus erfolgen.

Listen

Innerhalb von Listen gibt es zwei Wege Zeiten zu erfassen:

1. Timer für eine Aufgabe starten
2. Neue Zeit erfassen

(Kanban-) Board

Hier kannst du die Zeit auf folgende Art erfassen:

1. Timer für eine Aufgabe starten
2. Neue Zeit erfassen

In den Zeitauswertungen kannst du die erfassten Zeiten deines Teams auf vielfältige Arten auswerten. Dabei sind verschiedene Filterungen, Gruppierungen und Summierungen möglich. Von hier aus lassen sich die Daten zur Weiterverarbeitung (z.B. Abrechnung) auch exportieren. 

Übersichtsseite

Die Übersichtsseite ist aufgeteilt in Meine Auswertungen und Freigegebene Auswertungen. Unter Meine Auswertungen findest du alle Auswertungen die du erstellt hast. Unter Freigegebene Auswertungen sind alle Auswertungen zu finden die andere Benutzer mit dir geteilt haben.

Über den + Button oder den Button + Neue Auswertung können neue Auswertungen erstellt werden. Um eine bestehende Auswertung zu öffnen, kannst du einfach auf den Namen klicken. 

Für jede Auswertung wird dir der Name, der betrachtete Zeitraum und der Ersteller der Auswertung angezeigt. Über die Suche kann nach dem Namen einer Auswertung gesucht werden. Du kannst Auswertungen, die du erstellt hast, in der Übersicht löschen.

Auswertung Erstellen, Speichern & Teilen

Wenn du eine neue Auswertung erstellst, kannst du oben einen Namen für die Auswertung eintragen. Dann kannst du verschiedene Filter anwenden (s.u.) und die Auswertung anschließend speichern. Über die drei Punkte kannst du den Report entweder löschen oder mit deinem Team teilen.

Filter verwenden

Die Filter sind in drei Bereiche unterteilt: 

1. Zeitfilter
2. Datenfilter
3. Listenoptionen

1. Zeitfilter

Hier kannst du den Zeitbereich wählen, der in der Auswertung verwendet wird. Wir unterscheiden zwischen relativen und absoluten Optionen. Wenn du einen konkreten Monat (z.B. August) auswählst, wird die Auswertung immer die Daten für den August zeigen. Natürlich kannst du dann trotzdem noch oben in der Auswertung manuell zwischen den Monaten wechseln. Wenn du aber einen relativen Zeitbereich wählst, z.B. Diesen Monat wird immer der aktuelle Monat angezeigt.

2. Datenfilter

Bei den Datenfiltern hast du verschiedene Optionen:

• Filtern nach User
• Filtern nach Projekt
• Filtern nach Tätigkeit
• Filtern nach Tags
• Filtern nach Abrechnungsstatus
• Filtern nach Notiz der Zeiterfassungseinträge

Alle Filter lassen sich in Kombination verwenden. Es wird immer eine "und-Operation" durchgeführt. Also z.B. alle abgerechneten Zeiteinträge und eine bestimmte Tätigkeit. Alle Filter werden erst angewendet, wenn der Aktualisieren-Button geklickt wird. 

Userfilter

Hier kannst du einen oder mehrere User auswählen und nach diesen Filtern. Um wieder alle User anzuzeigen klicke einfach oben rechts auf Alle User.

Projektfilter

Hier hast du zwei Optionen. Du kannst direkt nach einem einzelnen Projekt filtern, oder weitergehende Filter wie  Kunde, Projekttyp und Projektstatus anwenden. 

Tätigkeiten

Hier kannst du die verschieden Tätigkeitstypen wählen. Um wieder alle Tätigkeiten anzuzeigen, klicke einfach oben rechts auf Alle Tätigkeiten.

Tags

Du kannst nach Aufgabentags, Projekttags und Usertags filtern. Um wieder alle Tags anzuzeigen, klicke einfach oben rechts auf Alle Tags.

Notiz

Hier kannst du einfach den Inhalt der Notiz, nach dem du filtern möchtest eingeben. Um den Filter zu deaktivieren, kannst du einfach den Text aus dem Feld löschen.

3. Listenoptionen

Auch bei den Listenoptionen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Gruppierung auswählen
• Summierung nach Feld wählen
• Liste sortieren nach
• Angezeigte Spalten auswählen
• Rundung festlegen

Alle Listenoptionen werden erst angewendet, wenn der Aktualisieren-Button geklickt wird. Alle ausgewählten Optionen haben auch Auswirkungen auf die Druckoption / PDF-Export und den Excel-Export nach Gruppierung. 

Gruppierung

Hier kannst du festlegen, wie die Daten in der Auswertung gruppiert werden sollen. Die Gruppen werden dann als Überschrift in der Liste angezeigt. 

Summierung

Hier kannst du Summierungen für die Liste einstellen. Wenn du z.B. nach Aufgaben summierst, wird in der Liste für jede Aufgabe ein Eintrag angezeigt. Dieser kann dann aufgeklappt werden, um die Einträge darunter sichtbar zu machen. 

Sortieren

Hier entscheidest du nach welchem Feld die Liste aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll. Es kann auch nach Feldern sortiert werden, die du nicht in der Liste anzeigen lässt. 

Spalten

Hier legst du fest, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Es können nur die Spalten angezeigt werden die hier zur Auswahl stehen. Es ist nicht möglich weitere Spalten anzulegen. 

Rundung

Hier kannst du festlegen wie die Einträge gerundet werden. Dabei gibt es zwei Optionen: 1. zur nächsten vollen Einheit auf- oder abrunden (15 Min., 30 Min. oder Stunde). Dann wird z.B. 1:17 zu 1:15. 2. Aufrunden: dann wird immer der nächst größere Wert verwendet, z.B. 1:17 wird zu 1:30. 

Daten exportieren (.pdf & .xlsx)

Die Daten der Auswertung können auf zwei Arten exportiert werden, per Druckfunktion (also PDF speichern) oder als Excel. 

Um einen Auszug der gefilterten Werte als PDF zu erhalten und diese z.B. im Rechnungstool der Rechnung beizufügen, klickst du auf das Drucken-Icon. Nun öffnet sich das Drucken-Fenster deines Browsers. Hier kannst du nun noch verschiedene Einstellungen (abhängig vom Browser) vornehmen und den Auszug drucken oder als PDF speichern. Hierbei werden die Gruppen, Summen und Spaltenfilter, die du ausgewählt hast berücksichtigt. 

Du kannst unter Einstellungen / Workspace dein Logo hinterlegen, damit es auf dem PDF erscheint.

Achtung: Wenn z.B. unten ein Link auf dem PDF sichtbar ist, liegt das wahrscheinlich an deinen Druckeinstellungen. Hier müssen diese Informationen im Drucken-Fenster deaktiviert werden.

Zusammenfassung

In der Zusammenfassung werden dir die Summe aller angezeigten Zeiten (Lila), der abrechenbare Wert (Rot) und der bereits abgerechnete Wert (Grün) angezeigt. Für die Grafik gibt es drei Einstellungen: Balkendiagramm, Matrix und Tortendiagramm. awork zeigt automatisch das Balkendiagramm an, wenn die Daten nicht gruppiert sind und für gruppierte Daten wird automatisch die Matrixansicht verwendet. 

1. Balkendiagramm

Ist die Auswertung nicht gruppiert, werden Balken in der Höhe der erfassten Zeiten für den jeweiligen Zeitbereich angezeigt. Durch bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt.

2. Matrix

Ist die Auswertung gruppiert, wird eine Matrix angezeigt. Die Zeilen entsprechen der jeweiligen Gruppe der Auswertung. In der Matrix selbst stehen die Einträge für die jeweilig betrachteten Einheiten, z.B. Tage, sowie am Ende die Gesamtsumme für die Gruppe. Durch bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt.

Achtung: Zur besseren Lesbarkeit werden alle Werte auf Stundenbasis gerundet. Beim Bewegen der Maus über den Eintrag wird der genaue Wert angezeigt. 

3. Tortendiagramm

Wenn die Auswertung nicht gruppiert ist, wird hier das Verhältnis der nicht-abrechenbaren, der noch nicht abgerechneten und der bereits abgerechneten Zeiten angezeigt. Wird die Auswertung gruppiert, wird das Verhältnis der Gruppensummen angezeigt. Wenn die Maus über einen Eintrag bewegt wird, werden der Wert des Eintrags und der prozentuale Anteil angezeigt.

Zeiterfassungseinträge bearbeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten Zeiterfassungseinträge zu bearbeiten. Zum einen kannst du auf die drei Punkte klicken und das Fenster zur kompletten Bearbeitung des Eintrags öffnen. Alternativ kannst du einfach auf die Zeit in der Liste klicken und direkt den Zeiteintrag anpassen.

Zeiterfassungseinträge als abgerechnet markieren

Um einen oder mehrere Zeiterfassungseinträge als abgerechnet zu markieren, kannst du sie zunächst einfach über den Kreis-Button links neben dem Eintrag auswählen. (Wenn die Einträge gruppiert sind, können auch ganze Gruppen auf einmal selektiert werden.)

Anschließend erscheint unten ein Menü, in dem du folgende Optionen hast:

• Auswahl aufheben
• Einträge löschen
• Einträge als abgerechnet markieren
• Einträge als abrechenbar markieren
• Einträge als nicht-abgerechnet markieren
• Tätigkeitstyp der Einträge anpassen

Weiterberechnung der Zeiten

Die Weiterberechnung der Zeiten über aworks Integration von Rechnungstools erfolgt über das Dollar-Icon ganz oben.