Du kannst die globale Zeiterfassung von überall aus awork heraus aktivieren. Dazu musst du einfach auf die Stoppuhr unten rechts klicken und der Timer startet. Das ist besonders hilfreich, wenn du spontan eine Zeiterfassung starten musst und später weitere Details ergänzt, z.B. wenn du einen Anruf annimmst.
Du kannst später oder direkt die folgenden Daten eintragen:
Bei der Zeiterfassung über das Zeiterfassungsfenster hast du die folgenden Optionen:
Wenn du Weitere Zeit? wählst bleibt das Fenster offen und du kannst direkt die nächste Zeit erfassen.
In "Meine erfassten Zeiten" gibt es drei Ansichten:
Auf der linken Seite gibt es einen Ladekreis. Dieser zeigt dir zu welchen Teilen du deinen Tag bereits erfasst hast (du kannst oben zwischen den verschiedenen Tagen wechseln). Direkt darunter ist eine Liste aller erfassten Zeiten des Tages, in der du diese bearbeiten oder löschen kannst. Außerdem kannst du hier weitere Zeiten erfassen.
In der Mitte kannst du per Drag-&-Drop neue Zeiterfassungseinträge erstellen. Die gestrichelten Linien zeigen zwei Dinge an: wann du dich eingeloggt hast und die aktuelle Uhrzeit. Wenn du eine neue Zeit erfasst, erscheint das Zeiterfassungsfenster.
Das Symbol in dem Eintrag zeigt dir den Tätigkeitstyp an. Direkt neben deinen erfassten Zeiten findest du Vorschläge von awork, zu welchen Elementen du eventuell noch Zeiten erfassen kannst. Auch die Einträge aus der Kalenderintegration findest du hier.
Unter "Meine Woche" kannst du alle Zeiten sehen, die du in einer Woche erfasst hast. Über den "+ Button" kannst du weitere Zeiten erfassen. Du kannst alle Einträge bearbeiten, löschen oder per Drag-&-Drop verlängern / verkürzen.
Oben kannst du zwischen den Wochen wechseln.
Unter "Meine Zeiten" kannst du alle deine erfassten Zeiten nach Woche oder Tag sortiert sehen. Timer die noch laufen werden hier nicht angezeigt.
Darüber hinaus kannst du hier die folgenden Aktionen durchführen:
Über eine Klick auf die drei Punkte können Zeiteinträge dupliziert werden. Dabei öffnet sich das Duplikat und kann ggf. noch angepasst werden.
Es gibt verschiedene Wege direkt in einem Projekt Zeiten zu erfassen:
Die Zeiterfassung kann auch aus Projektaufgaben direkt heraus erfolgen.
Innerhalb von Listen gibt es zwei Wege Zeiten zu erfassen:
Hier kannst du die Zeit auf folgende Art erfassen:
In den Zeitauswertungen kannst du die erfassten Zeiten deines Teams auf vielfältige Arten auswerten. Dabei sind verschiedene Filterungen, Gruppierungen und Summierungen möglich. Von hier aus lassen sich die Daten zur Weiterverarbeitung (z.B. Abrechnung) auch exportieren.
Die Übersichtsseite ist aufgeteilt in Meine Auswertungen und Freigegebene Auswertungen. Unter Meine Auswertungen findest du alle Auswertungen die du erstellt hast. Unter Freigegebene Auswertungen sind alle Auswertungen zu finden die andere Benutzer mit dir geteilt haben.
Über den + Button oder den Button + Neue Auswertung können neue Auswertungen erstellt werden. Um eine bestehende Auswertung zu öffnen, kannst du einfach auf den Namen klicken.
Für jede Auswertung wird dir der Name, der betrachtete Zeitraum und der Ersteller der Auswertung angezeigt. Über die Suche kann nach dem Namen einer Auswertung gesucht werden. Du kannst Auswertungen, die du erstellt hast, in der Übersicht löschen.
Wenn du eine neue Auswertung erstellst, kannst du oben einen Namen für die Auswertung eintragen. Dann kannst du verschiedene Filter anwenden (s.u.) und die Auswertung anschließend speichern. Über die drei Punkte kannst du den Report entweder löschen oder mit deinem Team teilen.
Die Filter sind in drei Bereiche unterteilt:
1. Zeitfilter
Hier kannst du den Zeitbereich wählen, der in der Auswertung verwendet wird. Wir unterscheiden zwischen relativen und absoluten Optionen. Wenn du einen konkreten Monat (z.B. August) auswählst, wird die Auswertung immer die Daten für den August zeigen. Natürlich kannst du dann trotzdem noch oben in der Auswertung manuell zwischen den Monaten wechseln. Wenn du aber einen relativen Zeitbereich wählst, z.B. Diesen Monat wird immer der aktuelle Monat angezeigt.
2. Datenfilter
Bei den Datenfiltern hast du verschiedene Optionen:
Alle Filter lassen sich in Kombination verwenden. Es wird immer eine "und-Operation" durchgeführt. Also z.B. alle abgerechneten Zeiteinträge und eine bestimmte Tätigkeit. Alle Filter werden erst angewendet, wenn der Aktualisieren-Button geklickt wird.
Userfilter
Hier kannst du einen oder mehrere User auswählen und nach diesen Filtern. Um wieder alle User anzuzeigen klicke einfach oben rechts auf Alle User.
Projektfilter
Hier hast du zwei Optionen. Du kannst direkt nach einem einzelnen Projekt filtern, oder weitergehende Filter wie Kunde, Projekttyp und Projektstatus anwenden.
Tätigkeiten
Hier kannst du die verschieden Tätigkeitstypen wählen. Um wieder alle Tätigkeiten anzuzeigen, klicke einfach oben rechts auf Alle Tätigkeiten.
Tags
Du kannst nach Aufgabentags, Projekttags und Usertags filtern. Um wieder alle Tags anzuzeigen, klicke einfach oben rechts auf Alle Tags.
Notiz
Hier kannst du einfach den Inhalt der Notiz, nach dem du filtern möchtest eingeben. Um den Filter zu deaktivieren, kannst du einfach den Text aus dem Feld löschen.
3. Listenoptionen
Auch bei den Listenoptionen gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Alle Listenoptionen werden erst angewendet, wenn der Aktualisieren-Button geklickt wird. Alle ausgewählten Optionen haben auch Auswirkungen auf die Druckoption / PDF-Export und den Excel-Export nach Gruppierung.
Gruppierung
Hier kannst du festlegen, wie die Daten in der Auswertung gruppiert werden sollen. Die Gruppen werden dann als Überschrift in der Liste angezeigt.
Summierung
Hier kannst du Summierungen für die Liste einstellen. Wenn du z.B. nach Aufgaben summierst, wird in der Liste für jede Aufgabe ein Eintrag angezeigt. Dieser kann dann aufgeklappt werden, um die Einträge darunter sichtbar zu machen.
Sortieren
Hier entscheidest du nach welchem Feld die Liste aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll. Es kann auch nach Feldern sortiert werden, die du nicht in der Liste anzeigen lässt.
Spalten
Hier legst du fest, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Es können nur die Spalten angezeigt werden die hier zur Auswahl stehen. Es ist nicht möglich weitere Spalten anzulegen.
Rundung
Hier kannst du festlegen wie die Einträge gerundet werden. Dabei gibt es zwei Optionen: 1. zur nächsten vollen Einheit auf- oder abrunden (15 Min., 30 Min. oder Stunde). Dann wird z.B. 1:17 zu 1:15. 2. Aufrunden: dann wird immer der nächst größere Wert verwendet, z.B. 1:17 wird zu 1:30.
Die Daten der Auswertung können auf zwei Arten exportiert werden, per Druckfunktion (also PDF speichern) oder als Excel.
Um einen Auszug der gefilterten Werte als PDF zu erhalten und diese z.B. im Rechnungstool der Rechnung beizufügen, klickst du auf das Drucken-Icon. Nun öffnet sich das Drucken-Fenster deines Browsers. Hier kannst du nun noch verschiedene Einstellungen (abhängig vom Browser) vornehmen und den Auszug drucken oder als PDF speichern. Hierbei werden die Gruppen, Summen und Spaltenfilter, die du ausgewählt hast berücksichtigt.
Achtung: Wenn z.B. unten ein Link auf dem PDF sichtbar ist, liegt das wahrscheinlich an deinen Druckeinstellungen. Hier müssen diese Informationen im Drucken-Fenster deaktiviert werden.
In der Zusammenfassung werden dir die Summe aller angezeigten Zeiten (Lila), der abrechenbare Wert (Rot) und der bereits abgerechnete Wert (Grün) angezeigt. Für die Grafik gibt es drei Einstellungen: Balkendiagramm, Matrix und Tortendiagramm. awork zeigt automatisch das Balkendiagramm an, wenn die Daten nicht gruppiert sind und für gruppierte Daten wird automatisch die Matrixansicht verwendet.
1. Balkendiagramm
Ist die Auswertung nicht gruppiert, werden Balken in der Höhe der erfassten Zeiten für den jeweiligen Zeitbereich angezeigt. Durch bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt.
2. Matrix
Ist die Auswertung gruppiert, wird eine Matrix angezeigt. Die Zeilen entsprechen der jeweiligen Gruppe der Auswertung. In der Matrix selbst stehen die Einträge für die jeweilig betrachteten Einheiten, z.B. Tage, sowie am Ende die Gesamtsumme für die Gruppe. Durch bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt.
Achtung: Zur besseren Lesbarkeit werden alle Werte auf Stundenbasis gerundet. Beim Bewegen der Maus über den Eintrag wird der genaue Wert angezeigt.
3. Tortendiagramm
Wenn die Auswertung nicht gruppiert ist, wird hier das Verhältnis der nicht-abrechenbaren, der noch nicht abgerechneten und der bereits abgerechneten Zeiten angezeigt. Wird die Auswertung gruppiert, wird das Verhältnis der Gruppensummen angezeigt. Wenn die Maus über einen Eintrag bewegt wird, werden der Wert des Eintrags und der prozentuale Anteil angezeigt.
Es gibt zwei Möglichkeiten Zeiterfassungseinträge zu bearbeiten. Zum einen kannst du auf die drei Punkte klicken und das Fenster zur kompletten Bearbeitung des Eintrags öffnen. Alternativ kannst du einfach auf die Zeit in der Liste klicken und direkt den Zeiteintrag anpassen.
Um einen oder mehrere Zeiterfassungseinträge als abgerechnet zu markieren, kannst du sie zunächst einfach über den Kreis-Button links neben dem Eintrag auswählen. (Wenn die Einträge gruppiert sind, können auch ganze Gruppen auf einmal selektiert werden.)
Anschließend erscheint unten ein Menü, in dem du folgende Optionen hast:
Die Weiterberechnung der Zeiten über aworks Integration von Rechnungstools erfolgt über das Dollar-Icon ganz oben.
