How-To

Workspace

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist eine Gruppe von Leuten, die mit awork ihre Projekte managen. Meistens besteht ein Workspace aus den Menschen, die in einer Firma oder in einer anderen Form von Organisation zusammenarbeiten.

Wenn du dich das erste Mal bei awork registrierst, wirst du direkt aufgefordert deinen Namen und den Namen deines Workspace anzugeben.

Natürlich kannst du auch in mehreren awork-Workspaces aktiv sein.

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Wie kann ich weitere Teammitglieder einladen?

Du kannst weitere Teammitglieder unter "Workspace" / "User" einladen.

Wie kann ich mein Workspacepersonalisieren?

Du kannst unter "Einstellungen" / "Workspace" den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen.

Projekttypen

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und du siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt.

Des Weiteren kannst du deinen Projekttypen-Status, Rollen und Aufgabenpakete zuweisen. Damit kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung viel Zeit sparen.

Wie kann ich weitere Projekttypen erstellen?

Um neue Projekttypen zu erstellen, gehe zu >Einstellungen< / >Projekttypen<. Hier findest du alle bestehenden Projekttypen, kannst diese bearbeiten und neue erstellen.

Beim Erstellen eines neuen Typ öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen, eine Beschreibung, und ein Icon wählen kannst. Wenn du >zum Typ< wählst, wirst du zu den Details des Projekttyps weitergeleitet. Hier kannst du Projektrollen, Status und Aufgabenpakete für den Projekttyp hinterlegen.

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Projektrollen erstellen

Wenn du eine neue Projektrolle erstellst, musst du den Namen eingeben und die Bearbeitungs- und Leserechte für die Projektmodule einstellen.

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Projektstatus erstellen

Wenn du einen Projektstatus erstellst, musst du nur den Namen und die Projektphase einstellen. Denke daran, dass Aufgaben nicht in jedem Status unter >Meine Aufgaben< bzw. Projekte nicht in jedem Status auf dem Dashboard angezeigt werden.

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Aufgabenpakete hinzufügen

Hier kannst du einfach das Aufgabenpaket auswählen, dass du zu dem Projekttyp hinzufügen möchtest, sowie den Status in welchem dieses erstellt werden soll. Du kannst natürlich auch mehrere Aufgabenpakete zu einem Projekttypen hinzufügen.

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Aufgabenpakete

Aufgabenpakete helfen dir, deine Projekte besser zu organisieren und schneller zu erstellen. Sie sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst kannst du Standardprojektpläne erstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten in awork Aufgabenpakete zu erstellen:

  1. Pakete eigenständig erstellen
  2. Pakete aus unserer Bibliothek importieren

Aufgabenpakete eigenständig erstellen

Klicke unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Aufgabenpaket hinzufügen wählen. In nächsten Schritt kannst du einen Namen und eine Beschreibung für das Paket eingeben, sowie ein Logo auswählen.

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Anschließend kannst du, wie in einem Projekt, Aufgabenlisten und Aufgaben zu dem Aufgabenpaket hinzufügen. 

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Über die drei Punkte neben einer Aufgabe, kannst du die Aufgabendetails bearbeiten. Hier kannst du folgenden Elemente festlegen:

Außerdem kannst du festlegen, wie viele Stunden und Tage das Startdatum und die Deadline nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Das Grundlage hierfür ist der Zeitpunkt zu dem das Aufgabenpaket in ein Projekt geladen wird. Wenn Startdatum und Deadline hinterlegt werden, wird die Aufgabe direkt in der Timeline angezeigt. 

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Aufgabenpakete aus unserer Bibliothek importieren

Gehe unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Vorlagen von awork wählen. Hier wird dir dann unsere Vorlagen-Bibliothek angezeigt. Du kannst die hier aufgeführten Aufgabenpakete direkt über den kleinen Pfeil importieren oder mit einem Klick auf das Paket die Details ansehen.

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In den Details ist das Aufgabenpaket noch einmal genau beschrieben. Du hast auch die Option, den dazugehören Beitrag in unserem Blog zu lesen. Außerdem kannst du dir den genauen Inhalt der Listen und Aufgaben anzeigen lassen. Am Ende kannst du das Paket einfach in den Workspace importieren.

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Natürlich kannst du das Aufgabenpaket dann noch entsprechend deiner Bedürfnisse anpassen. Klicke dazu in der Übersicht einfach auf den Namen und du hast alle unten beschriebenen Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Aufgabenpakete bearbeiten

Du kannst Aufgabenpakete jederzeit bearbeiten. Dazu kannst du das Paket in der Übersicht einfach anklicken. Neben den Optionen die du bei der Erstellung hast, kannst die auch die Listen neu anordnen, Listen löschen oder alle Aufgaben einer Liste löschen.

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Tipp: Wenn du nachträglich ein Aufgabenpaket anpasst das bereits in Projekten oder einem Projekttypen verwendet wird, hat dies keine Auswirkungen auf das Projekt.  

Aufgabenpakete zu Projekttypen hinzufügen

Um das Aufgabenpaket einem Projekttypen zu verknüpfen, klickst du einfach oben auf die drei Punkte und wählst die Option Projekttypen verwalten. Hier kannst du bestehenden Verknüpfungen bearbeiten oder eine neue Verknüpfung (über den Button Projekttyp zuweisen) erstellen. 

Im nächsten Schritt kannst du einen Projekttypen auswählen. Danach gibt's noch die Option zu entscheiden in welchem Projektstatus das Aufgabenpaket im Projekt angelegt werden soll. Wird hier ein Projektstatus und nicht die Option Projekt erstellt gewählt, erscheinen die Aufgaben erst, wenn das Projekt in den entsprechenden Status versetzt wird. 

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Du kannst Aufgabenpakete auch aus den Einstellungen für Projekttypen zu einem Projekttyp hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

Aufgabenpakete zu einem Projekt hinzufügen.

Wenn du Aufgabenpakete zu einem bestimmten Projekt, und nicht zu einem Projekttypen, hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf Aufgabenpakete importieren und alle Listen und Aufgaben werden zu deinem Projekt hinzugefügt.

Hier kannst du natürlich auch Pakete aus unserer Bibliothek importieren.

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Tätigkeiten

Was sind Tätigkeiten

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Das ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Wie kann ich neue Tätigkeitstypen hinzufügen?

Um einen neuen Typ hinzuzufügen gehe auf >Einstellungen< / >Tätigkeiten<. Beim Erstellen musst du nur einen Namen eingeben und ein Icon auswählen.

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Wo kann ich Tätigkeiten festlegen?

Die Tätigkeit wird in Aufgaben festgelegt und ist dann bei der Zeiterfassung vorausgewählt.

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Wenn du deine Zeit nicht auf Aufgaben erfasst, kannst du die Tätigkeit bei der Zeiterfassung auswählen.

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Rechtemanagement

Im Rechtemanagement kannst du festlegen, wer aus deinem Workspace wo Lese- und Schreibrechte erhält.

Das Rechtemanagement basiert auf Berechtigungs- und Projektrollen. Die Berechtigungsrollen gelten für den kompletten Workspace und projektübergreifend. Projektrollen gelten nur in dem jeweiligen Projekt, in dem ein User auf der Rolle besetzt ist.

Du kannst für die Rollen festlegen welche Seiten sichtbar sind und ob diese Rolle hier Lese- oder Schreibrechte erhält. Die Admin-Rolle hat immer Zugriff auf alle Bereiche deines Worspaces. Das Rechtemanagement kann auch nur von Admins angepasst werden.

Berechtigungsrollen

Die Berechtigungsrollen legen die Berechtigung auf Workspace-Ebene und projektübergreifend fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob du diese eigenständig konfigurieren willst oder auf eine Vorlage von awork zurückgreifst. 

Mehr Informationen dazu wie du die Rollen konfigurieren kannst findest du hier.

Du kannst hier natürlich auch Rollen bearbeiten und löschen. Die Admin-Rolle kann weder bearbeitet, noch gelöscht werden. 

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

Tipp: Wenn du möchtest, dass ein User nur auf bestimmte Projekte Zugriff hat, kannst du einfach alle globalen Rechte entziehen und die Rechte für die entsprechenden Projekt über die Projektrolle vergeben.

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Projektrollen

Die Projektrollen legen die Berechtigung auf Projektebene fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob Benutzer in dieser Rolle die Projektdetails sehen/bearbeiten, Projektaufgaben sehen/bearbeiten oder die Projekt-Zeiten sehen/bearbeiten dürfen.

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

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Zugewiesene Berechtigungen

Hier siehst du eine Liste aller aktiven User deines Workspaces. Hier kannst du den Usern ihre entsprechende Berechtigungsrolle zuweisen. Ein User kann immer nur einer Berechtigungsrolle zugewiesen sein. 

Achtung: Dich selbst kannst du nicht aus der Admin-Rolle entfernen, da du dann den Zugriff auf diese Seite verlieren würdest. 

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Rechtemanagement: Was bedeuten die Einstellungen?

Grundsätzlich wird bei der Konfiguration von Rollen im Rechtemanagement zwischen Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeit unterschieden. Berechtigungen steuern den Zugriff auf Objekte, wie z.B. Projektaufgaben und legen fest, ob man diese bearbeiten oder nur lesen darf. Die Menü-Sichtbarkeit blendet Punkte aus dem Hauptmenü aus, sodass Benutzer diese nicht mehr erreichen können. 

Achtung: Die Berechtigungen gelten auch, sollte der Zugriff über die API erfolgen.

Berechtigungen

Projekte

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1. Projekt erstellen

Aktiv:

  • Benutzer können Projekte erstellen (unabhängig von den Berechtigungen unter Projekt-Basis-Informationen)

Inaktiv:

  • Benutzer können keine Projekte erstellen

Der Benutzer, der ein Projekt erstellt, hat auf diesem immer alle Rechte. Die Rechte lassen sich auch nicht entziehen.

2. Projektdetails

Verwalten:

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können Projektdetails für alle Projekte sehen und bearbeiten 
  • Benutzer können neue Projekte erstellen
  • Benutzer können Projekte löschen

Lesen: 

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können die Projektdetails aller Projekte sehen, aber nicht bearbeiten
  • Die Benutzer können keine neuen Projekte erstellen

Keine:

3. Projektaufgaben

Verwalten:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, bearbeiten, erstellen und löschen
  • Benutzer können Aufgabenpakete in Projekte laden.

Lesen:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, jedoch nicht bearbeiten, erstellen oder löschen
  • Aufgabendetails können nicht bearbeitet werden, d.h. es können z.B. keine Aufgaben kommentiert werden

Keine:

4. Projektzeiten

Verwalten:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können Zeiten in allen Projekten sehen, bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können die erfassten Zeiten anderer Benutzer in allen Projekten sehen

Keine:

User

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1. User-Details

Verwalten:

  • Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
  • Ermöglicht das Deaktivieren von Benutzern
  • Ermöglicht es, in der User-Übersicht andere Benutzer zu bearbeiten
  • Ermöglichst es, User-Tags in den User-Details zuzuweisen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen
  • Neue User können nur von Admins angelegt werden, Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
  • Benutzer können die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen

Keine:

  • Benutzer können weder die User-Übersicht noch die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können nur User auf Aufgaben besetzen oder taggen, mit denen sie in einem gemeinsamen Projektteam besetzt sind

2. User-Zeiten

Verwalten:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können für andere Benutzer in den User-Details Zeiterfassungseinträge vornehmen

Lesen:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen

Keine:

  • Benutzer können keine Zeiterfassungseinträge anderer Benutzer in den User-Details anderer Benutzer einsehen. Für Projekte können separate Rechte vergeben werden (s.o.)

Kunden

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1. Kunden Informationen

Verwalten:

Lesen:

Keine:

Einstellungen

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1. Projekteinstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können neue Projekttypen anlegen sowie bestehende Typen bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können die Einstellungen der Projekttypen sehen, aber nicht bearbeiten

2. Aufgabenpakete verwalten

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Aufgabenpakete in den Einstellungen sehen

3. Tätigkeiten verwalten

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Tätigkeiten in den Einstellungen sehen

4. Workspace-Einstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen
  • Benutzer können den Namen und das Logo eines Workspaces anpassen
  • Der Workspace kann nur von Admins gelöscht werden. Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen

Menü-Sichtbarkeit

Auf dieser Seite kannst du festlegen welche Menüpunkte für Benutzer in der Rolle sichtbar sind. Klicke einfach auf das Auge, um Menüpunkte zu aktivieren/deaktivieren. 

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Meine Arbeit

  • Meine Aufgaben
  • Meine erfassten Zeiten

Workspace

  • Projekte
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekt-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekte in der Projektliste. 
  • Users
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den User-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Benutzer in der Übersicht. 
  • Kunden
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Kunden-Rechten. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Kunden in der Übersicht. 
  • Aufgabenansichten
  • Zeitauswertungen

Einstellungen

  • Workspace
  • Projekttypen
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekteinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekttypen. 
  • Aufgabenpakete
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Aufgabeneinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Aufgabenpakete in den Einstellungen.
  • Tätigkeiten
  • Rechtemanagement
  • Integrationen

Rechtemanagement: Vordefinierte Rollen

awork stellt euch vordefinierte Berechtigungsrollen für das Rechtemanagement zur Verfügung. So könnt Ihr Euren Workspace noch einfacher konfigurieren. Die verfügbaren Presets haben die folgenden Berechtigungen:

Berechtigungen

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Menü-Sichtbarkeit

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