How-To

awork weiterempfehlen

Dir gefällt awork und du möchtest es gerne weiterempfehlen? Darüber würde wir uns natürlich riesig freuen und deshalb belohnen wir gerne deine Mühen. 🎁

Wenn du awork erfolgreich weiterempfiehlst und es zu einem 12- oder 24 Monatsvertrag kommt, erhältst du den Monatswert des Neuabschlusses auf deine nächste Rechnung gut geschrieben. Und das für jede einzelne erfolgreiche Empfehlung!

Rechenbeispiel

Du empfiehlst awork und es kommt zu einem Abschluss mit Premium-Plan, jährlichen Abrechnungsturnus und 10 Usern. Der Monatswert liegt bei 10 Usern x 10 EUR = 100 EUR.

Du erhältst damit eine 100 EUR Gutschrift auf deine nächste awork Rechnung. 🎉

Das empfohlene Team, erhält ebenfalls den selben Wert als Rabatt auf die erste Rechnung.

Das selbe gilt, wenn das Team erst einen monatlichen Plan bucht und später zu einem 12 oder 24 Monats-Turnus wechselt.

Vorraussetzungen

Um die Rabatte erhalten zu können, muss die Empfehlung über das automatische Formular unter Einstellungen -> Workspace -> awork Weiterempfehlen erfolgen.  

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Um die jeweiligen Rabatte zu erhalten muss sich dein Workspace beim Empfehlen als auch beim Buchen des Empfohlenen in einem bezahlten awork Plan befinden.  

 

Die Auszahlen von Gutschriften kann leider nicht vornehmen werden. Solltest du allerdings Geld mit der Empfehlung von awork verdienen wollen, schau dir doch mal unser Partner-Programm an.

Workspace

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist eine Gruppe von Leuten, die mit awork ihre Projekte managen. Meistens besteht ein Workspace aus den Menschen, die in einer Firma oder in einer anderen Form von Organisation zusammenarbeiten.

Wenn du dich das erste Mal bei awork registrierst, wirst du direkt aufgefordert deinen Namen und den Namen deines Workspace anzugeben.

Natürlich kannst du mit einem awork Account auch in mehreren awork-Workspaces aktiv sein.

Achtung: Premium (Enterprise) Lizenzen müssen für jeden Workspace einzeln gebucht werden.

Wie kann ich weitere Teammitglieder einladen?

Du kannst weitere Teammitglieder unter "Workspace" / "User" einladen.

Wie kann ich mein Workspace personalisieren?

Du kannst unter "Einstellungen" / "Workspace" den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen. Wenn dein Team den Enterprise Plan gebucht hat, kannst du hier auch die URL des Workspace anpassen.

Außerdem kannst du Daten in deinen Workspace importieren.

GER_Workspace.png

 

Teams

Mit Teams lassen sich Projekte und User deines Workspaces gruppieren und die Sichtbarkeit gegenüber anderen Teams einschränken.

So ist es möglich, dass Teams nur ihre eigenen Projekte sehen können, aber nicht die Projekte anderer Teams.

 

Anlegen von Teams

Im Menüpunkt Einstellungen -> Teams kannst du die Teams in deinem Workspace verwalten.

Solange du keine Teams angelegt hast, wirst du in deinem Workspace auch nicht Optionen sehen, um User oder Projekte zu Teams zuzuweisen oder nach ihnen zu filtern.

Um ein neues Team anzulegen, klicke zuerst auf die Team hinzufügen-Schaltfläche. Du musst deinem Team einen Namen geben, sowie eine Farbe und ein Icon auswählen. Die ausgegrauten Icons stellen Icons dar, die du bereits für andere Teams verwendet hast. Du kannst sie dennoch für weitere Teams verwenden.

Wenn du ein neues Team angelegt hast, wird dir sofort die User-Auswahl angezeigt. Hier kannst du dein neues Team direkt besetzen.

 

User zu Teams zuweisen

Die User kannst du in der Team-Übersicht unter Einstellungen -> Teams auf deine Teams verteilen. Jeder User kann dabei in beliebig vielen Teams gleichzeitig sein.

Klicke dazu auf den Mehr-Button (mit den 3 Punkten) des jeweiligen Teams und dort auf User zuweisen. Es öffnet sich ein Fenster, indem du die User aus- oder abwählen kannst.

User haben auf ihrer Detail-Seite eine Teams-Auswahl (direkt unterhalb des Namens), über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann. Da diese Änderungen Berechtigungsänderungen mit sich bringen können, bedarf es hier Admin-Rechte, um die Änderungen vornehmen zu können.

Beim Einladen von neuen Usern musst du ein Team auswählen, zu dem der jeweilige User zugewiesen wird. Du kannst die Teams nach der Einladung jeder Zeit in den Einstellungen oder User-Details ändern.

 

Projekte zu Teams zuweisen

Projekte haben auf ihrer Detail-Seite und im Bearbeitungsfenster eine Team-Auswahl, über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann.

Wenn ausreichend Berechtigungen für das Projekt vorliegen, können die Teams geändert werden. Man hat hier allerdings immer nur die Projekte zur Auswahl, die man selbst sehen kann.

Legt man ein neues Projekt an und darf selbst als User nur die Projekte der eigenen Teams sehen, muss das Projekt beim Anlegen bereits einem der eigenen Teams zugeordnet werden.

 

Sichtbarkeit auf eigene Teams beschränken

In den Einstellungen der Berechtigungsrollen (Einstellungen -> Rechtemanagement -> Rollen Details) gibt es die zwei Optionen Nur Projekte vom eigenen Team und Nur User vom eigenen Team. Werden diese aktiviert, dürfen User dieser Berechtigungsrolle nur noch die Projekte oder User der eigenen Teams sehen, bzw. es gelten dann die eingestellten Berechtigungen.

Aktiviere ich beispielsweise Nur Projekte vom eigenen Team für eine Berechtigungsrolle und vergebe dann nur Leserechte für die Projektdetails, -Aufgaben und -Zeiten, so können User nur noch die Projekte des eigenen Teams sehen – und zwar nur mit Leserechten. 

Ist die Einstellung nicht aktiviert, gelten die eigestellten Berechtigungen für Projektdetails, -Aufgaben und -Zeiten für alle Projekte des Workspaces.

 

Welche Projekte sehe ich trotzdem?

Wenn ein User auf ein Projekt besetzt wurde, dass nicht zu seinem Team gehört, wird der User dieses trotzdem sehen dürfen. Es gelten die Berechtigungen der jeweiligen Projektrolle, die der User auf dem Projekt hat.

Wenn der User der Ersteller des Projekts ist, darf dieser das Projekt jederzeit sehen und bearbeiten.

Wird ein User lediglich auf eine Aufgabe eines Projektes besetzt, das dieser eigentlich nicht sehen darf, so wird er Aufgaben sehen dürfen, jedoch nicht die Projektdetails einsehen können.

 

Nach Teams filtern

Sind im Workspace Teams angelegt, so gibt es Filter, die es erlauben, nach Teams zu filtern.

Diese Filter findest du beispielsweise hier:

  • Teamplanung
  • Zeitauswertungen
  • Aufgabenansichten
  • Projektübersicht
  • User-Übersicht

Man beachte, dass es einen Unterscheid macht, ob man beispielsweise die Zeitauswertung nach Teams über die User oder die Projekte filtert.

Filtert man die Projekte nach Teams, so werden alle Zeiten der Projekte angezeigt, die dem Team zugeordnet sind. Das können auch Zeiten von Usern sein, die eigentlich nicht dem Team angehören.

Filtert man die User nach Teams, so werden alle Zeiten der User angezeigt, die dem Team angehören. Das müssen aber nicht alle Zeiten sein, die auf dem Projekt erfasst wurden.

 

Löschen von Teams

Teams können jederzeit in der Team-Übersicht unter Einstellungen -> Teams über das Menü des Mehr-Buttons gelöscht werden.

Die User werden automatisch von dem gelöschten Team entfernt.

Waren dem Team Projekte zugeordnet, können diese durch die Auswahl eines anderen Teams innerhalb des Löschfensters verschoben werden.

 

Team abschalten

Wenn du die Teams in deinem Workspace nicht mehr nutzen willst, musst du lediglich alle Teams entfernen und schon verschwinden auch die Team-Filter und Auswahlmöglichkeiten in deinem Workspace.

Projekttypen

Projekttypen helfen dir dabei einen Überblick über all deine Projekte zu behalten. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Projekte klassifizieren und siehst direkt, um was für ein Projekt es sich dabei handelt.

Des Weiteren kannst du deinen Projekttypen Projektstatus, Aufgabenstatus und Aufgabenpakete zuweisen. So kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung viel Zeit sparen.

Wie kann ich weitere Projekttypen erstellen?

Um neue Projekttypen zu erstellen, gehe zu Einstellungen / Projekttypen. Hier findest du alle bestehenden Projekttypen, kannst diese bearbeiten und neue erstellen.

Beim Erstellen eines neuen Typ öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen, eine Beschreibung, und ein Icon wählen kannst. Wenn du zum Typ wählst, wirst du zu den Details des Projekttypen weitergeleitet. Hier kannst du Projektstatus, Aufgabenstatus und Aufgabenpakete für den Projekttyp hinterlegen.

GER_Project_Types_1.gif

Projektstatus erstellen

Wenn du einen Projektstatus erstellst, musst du nur den Namen und die Projektphase einstellen.

Es stehen folgende Projektphasen zur Verfügung:

  • In Planung
  • Läuft
  • Abgebrochen
  • Beendet

Achtung: In den Phasen In Planung, Abgebrochen und Beendet werden Aufgaben nicht in Meine Aufgaben angezeigt bzw. Projekte werden nicht auf dem Dashboard angezeigt.

GER_Project_Types_2.gif

Aufgabenstatus hinzufügen

Wenn du einen Aufgabenstatus erstellst, musst du nur den Typ und den Namen des Status festlegen. Zusätzlich kann ein Logo gewählt werden. Das Logo ist vor allem dann hilfreich, wenn du mehrere Status mit der gleichen Farbe definierst. 

Die Bedeutung der Typen ist wie folgt:

  • Blau (To-Do): Aufgaben, an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird
  • Gelb (In Arbeit): Aufgaben an denen aktiv gearbeitet wird
  • Rot (Geblockt): Aufgaben, an denen nicht aktiv gearbeitet werden kann, da es ein Problem gibt
  • Lila (In Freigabe): Aufgaben, bei denen auf den Vorgesetzten oder Kunden gewartet wird
  • Grün (Fertig): Aufgaben, die abgeschlossen sind

GER_Project_Types_3.gif

Aufgabenpakete hinzufügen

Hier kannst du einfach das Aufgabenpaket auswählen, dass du zu dem Projekttyp hinzufügen möchtest, sowie den Status in welchem dieses erstellt werden soll. Du kannst natürlich auch mehrere Aufgabenpakete zu einem Projekttypen hinzufügen.

GER_Project_Types_4.gif

Automatisierung hinzufügen

Du kannst zu deinem Projekttypen auch Automatisierungen hinzufügen. Klicke dazu auf das + Symbol und wähle den Auslöser sowie die Aktion. Mehr Informationen zu den Automatisierungen findest du hier.

Die Automatisierung wird nur bei neu erstellen Projekten verwendet. Bei bestehenden Projekten müssen diese händisch in den Projekteinstellungen ergänzt werden.

Bei einem Projekttypen können mehrere Automatisierungen hinterlegt werden.

GER_Automations_Project_Type.gif

Aufgabenpakete

Aufgabenpakete helfen dir, deine Projekte besser zu organisieren und schneller zu erstellen. Sie sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst, kannst du Standardprojektpläne erstellen.

Es gibt drei Möglichkeiten in awork Aufgabenpakete zu erstellen:

  1. Händisch Pakete erstellen
  2. Pakete aus unserer Bibliothek importieren
  3. Paket aus einem Projekt erstellen

Aufgabenpakete händisch erstellen

Klicke unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Aufgabenpaket hinzufügen wählen. Im nächsten Schritt kannst du einen Namen und eine Beschreibung für das Paket eingeben, sowie ein Logo auswählen.

TaskBundle_Create.gif

Anschließend kannst du, wie in einem Projekt, Aufgabenlisten und Aufgaben zu dem Aufgabenpaket hinzufügen. 

TaskBundle_CreateTasks_GER.gif

Über die drei Punkte neben einer Aufgabe, kannst du die Aufgabendetails bearbeiten. Hier kannst du folgenden Elemente festlegen:

Außerdem kannst du festlegen, wie viele Stunden und Tage das Startdatum und die Deadline nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Die Grundlage hierfür ist der Zeitpunkt zu dem das Aufgabenpaket in ein Projekt geladen wird. Wenn Startdatum und Deadline hinterlegt werden, wird die Aufgabe direkt in der Timeline angezeigt. 

TaskBundles_GER.gif

Aufgabenpakete aus unserer Bibliothek importieren

Gehe unter Einstellungen auf Aufgabenpakete. Nun kannst du die Option Vorlagen von awork wählen. Hier wird dir unsere Vorlagen-Bibliothek angezeigt. Du kannst die hier aufgeführten Aufgabenpakete direkt über den kleinen Pfeil importieren oder mit einem Klick auf das Paket die Details ansehen.

TaskBundle_Lib1_GER.gif

In den Details ist das Aufgabenpaket noch einmal genau beschrieben. Du hast auch die Option, den dazugehören Beitrag in unserem Blog zu lesen. Außerdem kannst du dir den genauen Inhalt der Listen und Aufgaben anzeigen lassen. Am Ende kannst du das Paket einfach in den Workspace importieren.

TaskBundle_Lib2_GER.gif

Natürlich kannst du das Aufgabenpaket entsprechend deiner Bedürfnisse anpassen. Klicke dazu in der Übersicht einfach auf den Namen und du hast alle unten beschriebenen Bearbeitungsmöglichkeiten. 

Aufgabenpakete aus Projekt erstellen

Ein neues Aufgabenpaket kann aus den bestehenden Aufgaben und Listen eines Projekts erzeugt werden.

Gehe dazu in die Projekt-Aufgaben in die Listenansicht. Über den Mehr-Button lässt sich das ganze Projekt als Aufgabenpaket speichern. Alle Aufgabenlisten und Aufgaben inkl. ihrer Details werden als Aufgabenpaket gespeichert und können in anderen Projekten wiederverwendet werden.

Es können auch einzelne Listen eines Projekts als Aufgabenpaket gespeichert werden. Gehe dazu über den Mehr-Button an der jeweiligen Aufgabenliste und wähle dort die Aktion zum Anlegen eines neuen Aufgabenpakets aus.

Aufgabenpakete bearbeiten

Du kannst Aufgabenpakete jederzeit bearbeiten. Dazu kannst du das Paket in der Übersicht einfach anklicken. Neben den Optionen, die du bei der Erstellung hast, kannst du auch Listen neu anordnen, Listen löschen oder alle Aufgaben einer Liste löschen.

TaskBundles_GER.gif

Tipp: Wenn du nachträglich ein Aufgabenpaket anpasst, das bereits in Projekten oder einem Projekttypen verwendet wird, hat dies keine Auswirkungen auf das Projekt.  

Aufgabenpakete zu Projekttypen hinzufügen

Um das Aufgabenpaket mit einem Projekttypen zu verknüpfen, klickst du einfach oben auf das drei-Punkte-Symbol und wählst die Option Projekttypen verwalten. Hier kannst du bestehende Verknüpfungen bearbeiten oder eine neue Verknüpfung (über den Button Projekttyp zuweisen) erstellen. 

Im nächsten Schritt kannst du einen Projekttypen auswählen. Danach gibt es noch die Option zu entscheiden in welchem Projektstatus das Aufgabenpaket im Projekt angelegt werden soll. Wird hier ein Projektstatus und nicht die Option Projekt erstellt gewählt, erscheinen die Aufgaben erst, wenn das Projekt in den entsprechenden Status versetzt wird. 

TaskBundle_to_ProjectType_GER.gif

Du kannst Aufgabenpakete auch aus den Einstellungen für Projekttypen zu einem Projekttyp hinzufügen. Mehr dazu findest du hier.

Aufgabenpakete zu einem Projekt hinzufügen.

Wenn du Aufgabenpakete zu einem bestimmten Projekt, und nicht zu einem Projekttypen, hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf Aufgabenpakete importieren und alle Listen und Aufgaben werden zu deinem Projekt hinzugefügt.

Hier kannst du natürlich auch Pakete aus unserer Bibliothek importieren.

TaskBundle_Import_GER.gif

 

Tätigkeiten

Was sind Tätigkeiten

Tätigkeiten geben dir mehr Information darüber, auf was für einen Typ von Arbeit bereits Zeit erfasst wurde. Das ist hilfreich, wenn du z. B. für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Hierfür findest du in den Zeiterfassungs-Reports eine aggregierte Ansicht.

Wie kann ich neue Tätigkeitstypen hinzufügen?

Um einen neuen Typ hinzuzufügen gehe auf >Einstellungen< / >Tätigkeiten<. Beim Erstellen musst du nur einen Namen eingeben und ein Icon auswählen.

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Wo kann ich Tätigkeiten festlegen?

Die Tätigkeit wird in Aufgaben festgelegt und ist dann bei der Zeiterfassung vorausgewählt.

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Wenn du deine Zeit nicht auf Aufgaben erfasst, kannst du die Tätigkeit bei der Zeiterfassung auswählen.

Screen-10-Ger-Settings.png

Rechtemanagement

Im Rechtemanagement kannst du festlegen, wer aus deinem Workspace wo Lese- und Schreibrechte erhält.

Das Rechtemanagement basiert auf Berechtigungs- und Projektrollen. Die Berechtigungsrollen gelten für den kompletten Workspace und projektübergreifend. Projektrollen gelten nur in dem jeweiligen Projekt, in dem ein User auf der Rolle besetzt ist.

Du kannst für die Rollen festlegen welche Seiten sichtbar sind und ob diese Rolle hier Lese- oder Schreibrechte erhält. Die Admin-Rolle hat immer Zugriff auf alle Bereiche deines Worspaces. Das Rechtemanagement kann auch nur von Admins angepasst werden.

Berechtigungsrollen

Die Berechtigungsrollen legen die Berechtigung auf Workspace-Ebene und projektübergreifend fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob du diese eigenständig konfigurieren willst oder auf eine Vorlage von awork zurückgreifst. 

Mehr Informationen dazu wie du die Rollen konfigurieren kannst findest du hier.

Du kannst hier natürlich auch Rollen bearbeiten und löschen. Die Admin und die Gast Rolle können weder bearbeitet, noch gelöscht werden. Der Admin hat Zugriff auf alle Bereiche des Workspace. Mehr Informationen zum Gast findest du hier.

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

Tipp: Wenn du möchtest, dass ein User nur auf bestimmte Projekte Zugriff hat, kannst du einfach alle globalen Rechte entziehen und die Rechte für die entsprechenden Projekt über die Projektrolle vergeben.

Permission_Role_GER.gif

Projektrollen

Die Projektrollen legen die Berechtigung auf Projektebene fest.

Um eine neue Rolle zu erstellen klickst du einfach auf + Rolle hinzufügen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob Benutzer in dieser Rolle die Projektdetails sehen/bearbeiten, Projektaufgaben sehen/bearbeiten oder die Projekt-Zeiten sehen/bearbeiten dürfen.

Durch einen Klick auf eine bestehende Rolle öffnen sich die Rollendetails.

Permission_ProjectRole_GER.gif

Zugewiesene Berechtigungen

Hier siehst du eine Liste aller aktiven User deines Workspaces. Hier kannst du den Usern ihre entsprechende Berechtigungsrolle zuweisen. Ein User kann immer nur einer Berechtigungsrolle zugewiesen sein. 

Achtung: Dich selbst kannst du nicht aus der Admin-Rolle entfernen, da du dann den Zugriff auf diese Seite verlieren würdest. 

Permission_Assign_Role_GER.gif

Rechtemanagement: Was bedeuten die Einstellungen?

Grundsätzlich wird bei der Konfiguration von Rollen im Rechtemanagement zwischen Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeit unterschieden. Berechtigungen steuern den Zugriff auf Objekte, wie z.B. Projektaufgaben und legen fest, ob man diese bearbeiten oder nur lesen darf. Die Menü-Sichtbarkeit blendet Punkte aus dem Hauptmenü aus, sodass Benutzer diese nicht mehr erreichen können. 

Achtung: Die Berechtigungen gelten auch, sollte der Zugriff über die API erfolgen.

Berechtigungen

Projekte

Permission_Project.png

1. Projekt erstellen

Aktiv:

  • Benutzer können Projekte erstellen (unabhängig von den Berechtigungen unter Projekt-Basis-Informationen)

Inaktiv:

  • Benutzer können keine Projekte erstellen

Der Benutzer, der ein Projekt erstellt, hat auf diesem immer alle Rechte. Die Rechte lassen sich auch nicht entziehen.

2. Projektdetails

Verwalten:

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können Projektdetails für alle Projekte sehen und bearbeiten 
  • Benutzer können neue Projekte erstellen
  • Benutzer können Projekte löschen

Lesen: 

  • Benutzer sehen in der Projektübersicht alle Projekte
  • Benutzer können die Projektdetails aller Projekte sehen, aber nicht bearbeiten
  • Die Benutzer können keine neuen Projekte erstellen

Keine:

3. Projektaufgaben

Verwalten:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, bearbeiten, erstellen und löschen
  • Benutzer können Aufgabenpakete in Projekte laden.

Lesen:

  • Benutzer können in allen Projekten Aufgaben sehen, jedoch nicht bearbeiten, erstellen oder löschen
  • Aufgabendetails können nicht bearbeitet werden, d.h. es können z.B. keine Aufgaben kommentiert werden

Keine:

4. Projektzeiten

Verwalten:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können Zeiten in allen Projekten sehen, bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können Zeiten für alle Projekte erfassen
  • Benutzer können die erfassten Zeiten anderer Benutzer in allen Projekten sehen
  • Benutzer können die aggregierten Zeiten für ein Projekt oder Projektaufgaben sehen

Keine:

User

Permission_User.png

1. User-Details

Verwalten:

  • Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
  • Ermöglicht das Deaktivieren von Benutzern
  • Ermöglicht es, in der User-Übersicht andere Benutzer zu bearbeiten
  • Ermöglichst es, User-Tags in den User-Details zuzuweisen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen
  • Neue User können nur von Admins angelegt werden, Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können in der User-Übersicht alle Benutzer eines Workspaces sehen
  • Benutzer können die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Ermöglicht es, User auf Projekte zu besetzen

Keine:

  • Benutzer können weder die User-Übersicht noch die User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können nur User auf Aufgaben besetzen oder taggen, mit denen sie in einem gemeinsamen Projektteam besetzt sind

2. User-Zeiten

Verwalten:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen
  • Benutzer können für andere Benutzer in den User-Details Zeiterfassungseinträge vornehmen

Lesen:

  • Benutzer können die Zeiterfassungseinträge in den User-Details anderer Benutzer einsehen

Keine:

  • Benutzer können keine Zeiterfassungseinträge anderer Benutzer in den User-Details anderer Benutzer einsehen. Für Projekte können separate Rechte vergeben werden (s.o.)

Kunden

Permission_Clients.png

1. Kunden Informationen

Verwalten:

Lesen:

Keine:

Einstellungen

Permission_Settings.png

1. Projekteinstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können neue Projekttypen anlegen sowie bestehende Typen bearbeiten oder löschen

Lesen:

  • Benutzer können die Einstellungen der Projekttypen sehen, aber nicht bearbeiten

2. Aufgabenpakete verwalten

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Aufgabenpakete in den Einstellungen sehen

3. Tätigkeiten verwalten

Verwalten:

Lesen:

  • Benutzer können bestehende Tätigkeiten in den Einstellungen sehen

4. Workspace-Einstellungen

Verwalten:

  • Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen
  • Benutzer können den Namen und das Logo eines Workspaces anpassen
  • Der Workspace kann nur von Admins gelöscht werden. Verwaltungsrechte reichen hier nicht aus

Lesen:

  • Benutzer können die Workspace-Einstellungen sehen

Menü-Sichtbarkeit

Auf dieser Seite kannst du festlegen welche Menüpunkte für Benutzer in der Rolle sichtbar sind. Klicke einfach auf das Auge, um Menüpunkte zu aktivieren/deaktivieren. 

MenuItem_GER.gif

Meine Arbeit

  • Meine Aufgaben
  • Meine erfassten Zeiten

Workspace

  • Projekte
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekt-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekte in der Projektliste. 
  • Users
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den User-Details. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Benutzer in der Übersicht. 
  • Kunden
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Kunden-Rechten. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Kunden in der Übersicht. 
  • Aufgabenansichten
  • Zeitauswertungen

Einstellungen

  • Workspace
  • Projekttypen
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Projekteinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Projekttypen. 
  • Aufgabenpakete
    • Diese Einstellung ist verknüpft mit den Aufgabeneinstellungen. Sollten Benutzer hier keine Rechte haben, sehen sie ebenfalls keine Aufgabenpakete in den Einstellungen.
  • Tätigkeiten
  • Rechtemanagement
  • Integrationen

Rechtemanagement: Vordefinierte Rollen

awork stellt euch vordefinierte Berechtigungsrollen für das Rechtemanagement zur Verfügung. So könnt Ihr Euren Workspace noch einfacher konfigurieren. Die verfügbaren Presets haben die folgenden Berechtigungen:

Berechtigungen

Permissions.png

Menü-Sichtbarkeit

Permissions_GER.png

 

Automatisierungen

Mit unseren Automatisierungen kannst du nun Prozesse auf Basis von Auslösern und Aktionen automatisch ablaufen lassen, wenn bestimmte Bedingungen (Auslöser) eintreten.

Du kannst die Automatisierung für einzelne Projekte oder für Projekttypen anlegen.

Automatisierung einrichten

Auslöser wählen

Zuerst wird ein Auslöser gewählt, also das Event das eintreten muss, damit die Automatisierung startet. Dazu kannst du im Fenster zwischen verschiedenen Bereichen wählen oder einfach per Suche nach dem von dir wünschten Auslöser suchen.

GER_Trigger_1.gif

Teilweise musst du innerhalb des Auslösers noch bestimmte Bedingungen festlegen. Elemente die eine Bedingung erfordern sind unterstrichen. Wenn du auf die Markierung klickst, erscheinen die passenden Optionen, oder du kannst eine Eingabe vornehmen. 

GER_Trigger_2.gif

Achtung: Auslöser können nicht durch andere Automatisierungen ausgelöst werden, d.h. Verkettungen sind nicht möglich. In diesem Fall würde einfach nichts passieren. 

Auslöser werden auch nur einmal am Tag (Morgens) ausgelöst.

Aktion festlegen

Nun wählst du welche Aktion(en) ausgelöst werden sollen. Auch hier kannst du wieder den Bereich auswählen oder alle Aktionen durchsuchen. 

GER_Action_1.gif

Auch bei Aktionen ist es teilweise notwendig weitere Bedingungen festzulegen. Auch hier sind die Elemente, bei denen du eine Bedingung hinterlegen musst, unterstrichen. Wenn du auf die Markierung klickst, erscheinen die passenden Optionen oder du kannst eine Eingabe vornehmen. 

GER_Action_2.gif

Du kannst für eine Automatisierung auch mehrere Aktionen festlegen. 

Automatisierung in Projekttypen

Um eine Automatisierung zu einem Projekttypen hinzuzufügen, gehst du in den Projekttypen und klickst bei Automatisierungen auf das + Symbol. Gehe nun wie oben beschrieben vor. 

Die Automatisierung wird nur bei neu erstellen Projekten verwendet. Bei bestehenden Projekten müssen diese händisch in den Projekteinstellungen ergänzt werden (s.u.).

Bei einem Projekttypen können mehrere Automatisierungen hinterlegt werden.

GER_Automations_Project_Type.gif

Automatisierung in einzelnen Projekten

Um eine Automatisierung zu einem Projekt hinzuzufügen, gehst du in die Projekt-Einstellung und klickst bei Automatisierungen auf das + Symbol. Gehe nun wie oben beschrieben vor. Diese Automatisierung ist nun nur bei diesem Projekt vorhanden. Andere Projekte mit dem gleichen Projekttypen sind nicht betroffen. 

Bei einem Projekt können mehrere Automatisierungen hinterlegt werden.

GER_Project_Settings.gif